draw.io und Confluence: Wie du Prozesse im Gesundheitswesen treffsicher visualisierst

draw.io und Confluence im Gesundheitswesen - Flussdiagramme

Das Aus für den Autopiloten!

Vielleicht kennst du das: Du fährst nach der Arbeit, einem Besuch bei Freunden oder einer anderen Gelegenheit nach Hause – und plötzlich passiert etwas Merkwürdiges: Du bist Zuhause, kannst dich aber nicht erinnern, wie du dorthin gekommen bist. Dieses Phänomen ist als “Highway Hypnosis” (auch “White Line Fever”) bekannt: Es beschreibt die Tatsache, dass Menschen ein Fahrzeug auch über lange Strecken steuern können, ohne den Weg bewusst wahrzunehmen.

Während dieser Zeit “funktioniert” unsere Wahrnehmung so weit, dass wir ein Auto sicher steuern und die richtigen Entscheidungen (z. B. an Kreuzungen) treffen können, allerdings sind unsere Gedanken woanders. Es ist ein nahezu tranceartiger Zustand, der schon in den 1920er Jahren entdeckt wurde und der vor allem bei längeren Strecken auftritt, aber auch - oder gerade - bei gewohnten Routen vorkommen kann. (Fun Fact: Der verstorbene Sänger der Band Motörhead, Lemmy Kilmister, betitelte seine Autobiographie ebenfalls “White Line Fever”.) Heute würden wir es vielleicht “auf Autopilot schalten” nennen, nur dass in diesem Fall unser Gehirn (und keine Software) selbstständig den Schalter umlegt.

Klar ist: Ein solcher Bewusstseinszustand sollte – natürlich im übertragenen Sinne – nicht bei Menschen vorherrschen, die in einer Branche arbeiten, in der ein hohes Maß an Sicherheit unabdingbar ist (und in der die Leute stets wissen sollten, was sie tun). Ein Paradebeispiel dafür ist die Gesundheitsbranche, in der es schließlich um nichts weniger als die körperliche und geistige Unversehrtheit von Patient*innen geht.

Deshalb verlegen sich medizinische Teams häufig – im Sinne guten Risikomanagements – darauf, verpflichtende Schritt-für-Schritt-Prozesse zu implementieren. Es ist sozusagen eine Präventionsmaßnahme, um zu verhindern, dass Fachkräfte in den “Autopilot-Modus” schalten – und dass keine Schritte aufgrund menschlichen Versagens vergessen werden. Denn die meisten Abläufe im Gesundheitsbereich sind hochkomplex. Wie stellt man sicher, dass Mitarbeitende innerhalb wie außerhalb des Teams diese Abläufe nachvollziehen und damit auch die Aufgaben ausführen, die ihnen zugeordnet sind?

Eine mögliche Antwort: Visualisierungen (du kennst den Spruch bestimmt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte). Sie machen es leichter, Prozesse zu verstehen – und jede*r, der*die die entsprechenden Dokumentationen liest, erhält dadurch einen besseren Zugang zu dem niedergelegten Ablauf, was wiederum die Akzeptanz fördert.

In diesem Blogartikel beleuchten wir, wie du Richtlinien und Prozesse in Confluence mit Unterstützung der Diagramm-App draw.io so aufbereiten kannst, dass deine medizinischen Fachkräfte jederzeit Zugriff auf die neueste Dokumentation haben, sie nutzen und gemeinsam daran arbeiten können, sie stetig weiter zu verbessern. Entdecke, wie mächtig Visualisierungen sein können!

Die Köpfe zusammenstecken

Robuste Prozesse und Richtlinien im Gesundheitswesen fallen nicht vom Himmel – vielmehr sind es Arbeitsdokumente, die wieder und wieder angeschaut, in Teilen revidiert oder neu geschrieben werden müssen, bevor sie implementiert werden. Selbst dann, wenn sie bereits veröffentlicht wurden, sollten sie in regelmäßigen Abständen überprüft werden, damit sie immer auf dem neuesten Stand sind und ihren Zweck erfüllen.

Dieser Prozess wird um einiges effektiver, wenn mehrere Personen an den Entwürfen werkeln. So haben Teammitglieder die Chance, zu kommentieren oder Fragen zu stellen, die das Ganze voranbringen, z. B.: Fehlt etwas in einem Guideline-Dokument? Ist es präzise genug formuliert und gut verständlich? Ist die Reihenfolge der einzelnen Schritte innerhalb eines Prozesses logisch? Du kannst deine Teams dazu ermuntern, all diese Dinge gemeinsam zu reflektieren und zusammen an den Dokumenten zu arbeiten – das verbessert nicht nur die Qualität deiner Dokumentation, sondern dein Team lernt dabei auch eine Menge.

Wenn du Confluence als Plattform für deine Richtlinien und Abläufe nutzt, kannst du mit dem Team und ohne große Reibungsverluste an der Dokumentation arbeiten. Darüber hinaus profitiert ihr dabei von verschiedenen Features, die die Kollaboration wirklich erleichtern:

  • So könnt ihr die Revision History eines Dokuments einsehen – damit ist nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen,
  • die Dokumentation kommentieren, bspw. um Unklarheiten bei einer Textpassage, die ein anderes Teammitglied verfasst hat, auszuräumen,
  • andere Personen mittels @-mention auf bestimmte Bereiche im Dokument aufmerksam machen, um z. B. Feedback zu erhalten (bei Eingabe des @ öffnet sich eine Liste möglicher Kolleg*innen, die man erwähnen möchte).

1 - draw.io und Confluence Flussdiagramme einbetten und Kolleg*innen per @-mention erwähnen

Nicht zu vergessen: Wenn ihr eure Entwürfe in Confluence bearbeitet und speichert, habt ihr alles an einem Ort. Und je nachdem, welche Freigaben die einzelnen Seiten erhalten, können die Dokumentationen immer von den richtigen Mitarbeitenden eingesehen und bearbeitet werden. So kann das Team selbst dafür sorgen, dass die Informationen auf den Seiten jederzeit aktuell und präzise genug sind.

Möchtest du weiteren Leuten Zugriff auf eine Seite geben oder eine Seite auf “privat” stellen, klickst du lediglich auf das Schloss-Symbol rechts oben auf deiner Confluence-Seite. Dort kannst du die Berechtigungen anpassen.

2 - draw.io und Confluence Berechtigungen auf Confluence-Seiten ändern

Alles im gesunden Fluss – mit den Flussdiagrammen von draw.io

Haben deine Prozessentwürfe in Confluence erst einmal alle Revisionen durchlaufen und sind bereit, implementiert zu werden, ist die Zeit der Visualisierung gekommen! Der bekannteste Weg, über- wie untergeordnete Abläufe zu visualisieren, führt über Flussdiagramme (Flowcharts): In diesen Diagrammen sind die wichtigsten Punkte festgehalten, sie leiten die Betrachterin bzw. den Betrachter durch die logische Abfolge des dargestellten Ablaufs.

Flussdiagramme unterstützen medizinische Teams und Stakeholder dabei, die implementierten Prozesse sowie die Reihenfolge der Aufgaben und die Rollen der Teammitglieder zu verstehen. Dieses Verständnis spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Healthcare-Prozesse effektiv zu koordinieren und zu kommunizieren.

Erstellst du deine Prozess-Flussdiagramme mit Hilfe von draw.io, hat das den entscheidenden Vorteil, dass du jedes Diagramm direkt in das entsprechende Dokument in deinen Confluence-Seiten einbetten kannst. Und das funktioniert wie folgt:

Öffne eine Confluence-Seite, tippe an der Stelle, an der du das Diagramm einbetten möchtest, “/draw” ein und wähle aus dem Menü “draw.io Diagramm” aus. Nun kannst du entweder

  • direkt auf “Erstellen” klicken – dann beginnst du mit einer leeren Vorlage,
  • “Flowchart” in die Suchleiste eingeben und aus den angezeigten Vorlagen auswählen oder
  • eine “Smarte Vorlage” verwenden, um ein KI-generiertes Flussdiagramm anhand deiner spezifizierten Kriterien zu erstellen. Mehr Infos zu smarten Vorlagen bei draw.io findest du in diesem Blogartikel.

3 - Vorlagen für draw.io Flussdiagramme die auf Confluence-Seiten eingebaut werden können

 

Bild 4 - ein draw.io Flussdiagramm auf einer Confluence-Seite eingebettet

draw.io und Confluence – Dreamteam at work im Gesundheitswesen

Die Zusammenarbeit in Confluence und die Visualisierung in draw.io spielen perfekt zusammen. Beide Tools ergänzen sich hervorragend und können gut genutzt werden, um die hohen Standards im Gesundheitswesen einzuhalten. Flussdiagramme bieten einen ganzheitlichen Überblick über eure Richtlinien und Verfahren, während Confluence-Seiten, auf denen dein Team seine Entwürfe festhält, Arbeitsdokumente sind, zu denen alle Beteiligten beitragen und den Prozess voranbringen können, bevor am Ende eine implementierbare Version steht.

Für medizinische Teams wiederum ermöglicht all das einen fruchtbaren Wissensaustausch und den gemeinsamen Aufbau von Best Practices – und schafft damit die Basis für eine bessere Patientenversorgung und mehr Patientensicherheit.

Mit draw.io zur Visualisierung und Confluence für die Dokumentation sicherst du alle zugehörigen Inhalte an einer zentralen Stelle, die nur für die zugänglich ist, die daran mitarbeiten können und sollen.

Also: Gib “Highway Hypnosis” keine Chance – und lass nicht zu, dass sie die Sicherheit eurer Patient*innen gefährdet! Nutze Confluence, um eure Schlüsselprozesse zu fixieren und draw.io, um sie zu visualisieren.

Du möchtest tiefer in die Welt von draw.io eintauchen und herausfinden, was das Tool noch so drauf hat? Gerne! Folge uns doch einfach auf Social Media – wir haben eine aktive Community, die gerne ihr Wissen und nützliche Tipps teilt, um das Beste aus draw.io herauszuholen.

Oder kennst du draw.io noch gar nicht? Dann überzeuge dich selbst von den Vorteilen der App und sichere dir die kostenfreie 30-Tage-Testversion. Alternativ zeigen wir dir in einer unverbindlichen Demo, wie draw.io den Arbeitsalltag einfacher und produktiver machen kann – nicht nur deinen, sondern den deines gesamten Teams.

Und nun: Happy Diagramming!

 

Weiterführende Infos

Bessere Prozessplanung mit draw.io und Treiberdiagrammen – ein Beispiel aus dem Gesundheitswesen
draw.io und Visio im Vergleich – die richtige Visualisierung in Confluence
Schön anzusehen und angenehm für deine Augen – der neue Dark Mode in draw.io
Deine Sprint-Retrospektive in Confluence und Jira leicht gemacht – Retro-Feeling mit draw.io
Mit draw.io die Zusammenarbeit erfolgreich auf ein neues Level heben oder: Wie du das Whiteboard optimal nutzen kannst

Diese Schulung richtet sich an alle, die sicherer im Umgang mit den administrativen Funktionen im Confluence Backend werden und für Ihre Kolleg*innen als kompetente*r Ansprechpartner*in bereitstehen wollen.