Mit draw.io die Zusammenarbeit erfolgreich auf ein neues Level heben oder: Wie du das Whiteboard optimal nutzen kannst

Wir schreiben das Jahr 2020 a. D. Eine Geisel namens “Corona” hält die ganze Welt in ihrem Würgegriff. Während an der medizinischen Front mit Hochdruck an einer Lösung geforscht wird, müssen sich Menschen und Unternehmen rund um den Globus mit einer nie dagewesenen Situation arrangieren: Wie soll man zusammenarbeiten, wenn man sich nicht mehr von Angesicht zu Angesicht treffen darf?

Remote-Zusammenarbeit: Improvisationstalent gefragt!

Und während andernorts diskutiert, telefoniert, die Hände gerungen und Faxe versendet werden, gibt es natürlich auch die Unternehmen, die das alles recht gelassen sehen (können). Insbesondere die, die schon in den vergangenen Jahren die Digitalisierung konsequent vorangetrieben haben, sind nun im Vorteil und haben mitunter sogar schon recht solide Erfahrungen im Remote-Bereich gemacht.

Doch je länger der “Pandemie-Zustand” andauert, umso mehr vermissen auch die Menschen in solchen Pionier-Unternehmen den persönlichen Kontakt untereinander. Remote gut und schön – aber nach und nach stößt man auch hier an Grenzen. Was ist mit großen Veranstaltungen? Wie lassen sich “Co-workings” organisieren? Was ist mit Retrospektiven, Brainstormings, der Entwicklung von Prototypen?

Doch genau solche Situationen befeuern ja oft die Innovationskraft. Und ein Resultat davon stand beim Webinar “Zusammenarbeit auf einem neuen Level: Ein Whiteboard in Confluence mit draw.io” im Mittelpunkt. Alisa Tietz, eine unserer Partner-Managerinnen, und Christina Schantin, Business-Line-Managerin Atlassian Business Solutions bei Communardo Software, gaben einen Einblick in den neuen Whiteboard-Editor von draw.io, mit dem Echtzeit-Zusammenarbeit an Diagrammen bzw. bildgestützten Projekten kinderleicht möglich ist.

Die Ausgangssituation in der Pandemie

Sowohl Seibert Media als auch Communardo gehören zu den Unternehmen, denen die Umstellung durch die Corona-Pandemie nicht sonderlich schwer fiel, da wichtige Rahmenbedingungen – Kommunikation, Geschäftsprozesse, Zusammenarbeit – auch zuvor schon stark digitalisiert waren. Doch die Mitarbeitenden machten die Erfahrung, dass sich bestimmte Szenarien remote nicht gut abbilden ließen.

Als Ersatz für den Einsatz von Post-its, Whiteboards, Wänden usw. bei gemeinsamen Co-workings kam bei Seibert Media Miro zum Einsatz. Optimal war dies jedoch nicht, da wir eigentlich Confluence als Wiki nutzen – bei Miro lagen auf einmal Daten außerhalb der gewohnten Infrastruktur. Das machte nicht nur die Auffindbarkeit mitunter zur Herausforderung. Auch mussten Sicherheitsfragen im Eilverfahren durchgewunken werden, weil die Nutzung dieses Tools in unseren Sicherheitskonzepten nicht angedacht war …

Die Consultants und Trainer*innen bei Communardo mussten umsteigen auf Remote-Formate, auch die persönliche Zusammenarbeit und Vorbereitung vor Ort wurde obsolet. Auf der Suche nach einer Lösung wurde erwogen, PowerPoint und den Kollaborationsmodus von Office 365 zu nutzen, alternativ Confluence, da es ebenfalls “Collaborative Editing” ermöglicht, allerdings nur beschränkte grafische Optionen bietet. Am Ende einigte man sich bei Communardo auf Mural.

Zusammenarbeit: Von “Es geht erstmal so” hin zu “Aber …”

Dieser Status quo war, in Anbetracht der Lage, ok, sollte aber kein Dauerzustand werden. Schnell kristallisierten sich bestimmte Anforderungen heraus, die für eine gelungene Remote-Zusammenarbeit notwendig sind:

Eine Lösung muss einfach sein.
Sie muss mit möglichst wenig Systembrüchen auskommen.
Dazu ermöglicht sie Kollaboration in Echtzeit.
Erweiterte grafische Möglichkeiten sind inklusive (Standard in Confluence reicht nicht aus).
Lizenzkosten müssen sich im Rahmen halten (bestenfalls Null).
Sie muss den Compliance-Richtlinien standhalten.

Die Lösung heißt: draw.io!

Weder Miro noch Mural entsprachen zu 100 % diesen Wünschen. Die Suche nach weiteren Alternativen förderte Potenzial zutage, darunter draw.io.

Vielleicht kennst du draw.io schon – es ist ein einfaches, intuitiv zu bedienendes Diagramm-Tool, mit dem sich UML-Charts, Flowcharts, auch UX-Diagramme usw. visualisieren lassen. Diagramme waren auch lange Zeit der Fokus der App – doch sie kann noch viel mehr! So ist draw.io bereits in Confluence integriert – du kannst draw.io z. B. über den Atlassian Marketplace herunterladen und hast es dann automatisch mit an Bord. Deine Arbeitsergebnisse werden daher in Confluence gespeichert, zudem gelten die Sicherheitsbestimmungen für die Erstellung und Sichtbarkeit von Inhalten gemäß den Standards, die du in Confluence definiert hast. Für alle deine Kolleg*innen, aber auch Kunden, die Zugriff auf Confluence haben, sind damit ebenso alle mit draw.io erstellten Visualisierungen verfügbar. Und natürlich bietet die Diagramm-App umfangreiche grafische Möglichkeiten.

Was fehlte, erkannte das Entwicklungsteam bei draw.io rasch: Ein Whiteboard inklusive der Option, auch dort in Echtzeit zusammenarbeiten zu können. Für letzteres hatte die Atlassian Cloud die technische Basis geschaffen. Also ging es ans Werk!

Nach 6 Monaten waren die ersten Ergebnisse vorzeigbar. Mittlerweile ist der Whiteboard-Editor in allen Confluence-Deployments (Cloud, Data Center und Server) verfügbar. Es handelt sich um ein separates Makro innerhalb der draw.io Diagrams & Whiteboards for Confluence App, der dir alles bietet, was du dir von einem Whiteboard wünschst: Post-its, Shapes, Farben, Text etc.

Vorhang auf für den Whiteboard-Editor in draw.io

Zu diesem Zeitpunkt zeigte Alisa eine Live-Demo in Confluence Cloud.

Ob du ein bereits existierendes Diagramm in deine Seite einbinden, ein neues Diagramm oder eben ein draw.io-Whiteboard erstellen willst: All das ist möglich. Ebenso kannst du entscheiden, ob du mit einem Template oder mit einem Blanko-Board starten möchtest.

Der Funktionsumfang des Whiteboard-Editors umspannt drei Navigationsleisten. Sie bieten unterschiedliche Shapes, die du einfügen und nach Belieben anpassen kannst, ebenso wie Text oder Verbindungslinien. Es gibt eine große Shape Library, zudem kannst du eine eigene Galerie anlegen und bspw. Unternehmensdesigns dort einbinden. Arbeitest du mit mehreren Kolleg*innen zusammen, siehst du deren Cursor – in Echtzeit! Zusätzlich bietet der Editor Post-its, die du einfach in eure Grafik hineinziehen und beschriften kannst. Für einen “persönlichen” Touch gibt es eine Freihand-zeichnen-Funktion. Alles in allem stimmen der Funktionsumfang von Diagramm-Modus und Whiteboard-Editor in draw.io komplett überein.

Davon konnten sich die Teilnehmer*innen im Webinar auch tatsächlich selbst überzeugen – 10 Minuten lang wurde gemeinsam auf einem Whiteboard gearbeitet und herumexperimentiert. Sogar Sterne und ein Herzchen fanden ihren Weg auf das Board.

Viele Anwendungsfälle denkbar

Die Whiteboard-Funktion ist nicht nur für Menschen attraktiv, die Diagramme erstellen wollen – man kann mit dem Whiteboard auch ganz einfach z. B. Brainstorming-Ergebnisse festhalten. Oder eine Retrospektive dokumentieren. Ideen für Kampagnen sammeln, weiterentwickeln und planen – oder das nächste Team-Event. Gerade die Echtzeit-Zusammenarbeit eröffnet die Chance, auch etwas “dynamischere” Runden abbilden zu können, ohne dass etwas verloren geht.

Ein kleiner Wermutstropfen ist dennoch vorhanden: Die Server- und die Data-Center-Variante von Confluence beinhalten zwar den Whiteboard-Editor, jedoch sind die Cursor der anderen Kolleg*innen nicht sichtbar, das heißt eine wirkliche Echtzeit-Kollaboration ist nicht realisierbar. Das Entwicklungsteam hat intensiv daran gearbeitet, eine Möglichkeit zu finden, das Feature auch für Confluence On-Premises verfügbar zu machen, die technischen Voraussetzungen sind jedoch leider ausschließlich in der Cloud gegeben.

Dafür ist ein Wechsel, z. B. von Gliffy, problemlos machbar – und auch alle bestehenden Diagramme können dabei mit migriert werden.

Was macht der Whiteboard-Editor von draw.io besser?

Du erinnerst dich: Gerade durch Remote- oder auch hybrid arbeitende Teams gibt es spezielle Anforderungen, an denen sich auch das draw.io Whiteboard messen lassen muss. Schauen wir doch noch einmal auf die Checkliste, die am Anfang aufgestellt wurde:

"Eine Lösung muss einfach sein": Nach der Live-Demo kann dieser Aspekt definitiv bejaht werden.
"Sie muss mit möglichst wenig Systembrüchen auskommen": draw.io ist in Confluence integriert und du kannst direkt auf deiner Confluence-Seite damit arbeiten. Es gibt also keinen krassen Systembruch.
"Dazu ermöglicht sie Kollaboration in Echtzeit": Verschiedenfarbige Cursor mit dem Namen deiner Kolleg*innen dran werkeln parallel mit deinem eigenen im Diagramm herum – Check in Sachen Echtzeit-Zusammenarbeit.
"Erweiterte grafische Möglichkeiten sind inklusive (Standard in Confluence reicht nicht aus)": Falls die große Shape Library nicht ausreicht, kannst du auch eigene Bilder/Icons hochladen und nutzen.
"Lizenzkosten müssen sich im Rahmen halten (bestenfalls Null)": Siehe Punkt 2: Wenn du draw.io in Confluence bereits abonniert/lizenziert hast, steht dir das Whiteboard automatisch zur Verfügung.

Doch was ist mit dem Punkt: "Sie muss den Compliance-Richtlinien standhalten"? Nun wird es noch einmal spannend! In der Tat findet bei draw.io in Confluence Cloud kein App-Tracking statt – das heißt du kannst die App nutzen, ohne dass irgendwelche Daten über dich gesammelt werden. Alle Daten, die du selbst erzeugst, landen dort, wo auch deine anderen Confluence-Daten gespeichert werden.

Die Echtzeit-Kollaborations-Funktion erfordert einen 2. Server: Hierfür bietet draw.io aber Data Residency und Data Governance an, das heißt als Nutzer*in mit Sitz in Deutschland kannst du darauf vertrauen, dass der Server dort ansässig ist, wo auch deine Confluence-Cloud-Instanz gehostet wird (z. B. in einem Rechenzentrum in Frankfurt).

Das heißt: Compliance-Standards werden eingehalten! Wenn das mal keine guten Nachrichten sind …

Du willst mehr wissen?

Dann schau dir gerne die Aufzeichnung des kompletten Webinars an! Du kannst sie ganz einfach bei Communardo anfordern:

Webinar anschauen!

Mit draw.io in die Zukunft

Mittlerweile schreiben wir das Jahr 2023. So gut wie alle sind im sogenannten “New Normal” angekommen. Corona hat etwas von seinem Schrecken verloren, mehr und mehr Beschäftigte kehren zaghaft in die Büros zurück. Die Whiteboard-Funktion von draw.io wird jedoch auch weiterhin rege genutzt, z. B. wenn einige Teammitglieder vom Homeoffice aus arbeiten und andere am Arbeitsplatz sind.

Hast du den Editor auch schon ausprobiert? Berichte uns und anderen Nutzer*innen gerne von deinen Erfahrungen damit, beispielsweise auf unseren Social-Media-Kanälen – wir freuen uns, von dir zu hören!

Du kennst draw.io noch gar nicht richtig? Das macht nichts – auf dem Atlassian Marketplace kannst du dir die App inklusive Whiteboard-Funktion herunterladen. Oder du buchst dir einfach eine kostenlose und unverbindliche Demo bei uns: Wir zeigen dir, wie draw.io den Arbeitsalltag einfacher und produktiver machen kann – nicht nur deinen, sondern den deines gesamten Teams.

Du suchst nach Tipps und Tricks? Dann schau dir z. B. unsere Tutorials und andere Kurzvideos an – die findest du auf unserem YouTube-Kanal. In unserer One-Stop-Tutorial-Bibliothek sammeln wir zudem interaktive Tutorials und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für dich. Und nun: Happy Collaborating!