Zwischen den Business- und technischen Teams innerhalb eines Unternehmens klafft oft eine systematische kommunikative Lücke. Dabei sollten sie im erstrebenswerten Idealfall ein dynamisches, sich gegenseitig ergänzendes Duo bilden.

Die Business-Teams wissen, was die Zielkunden wollen und brauchen. Die Tech-Teams kennen sich damit aus, Produkte und Features zu entwickeln, die diese Bedürfnisse befriedigen. Wenn diese unterschiedlichen Organisationseinheiten nicht synchron zusammenarbeiten, stehen die Chancen gut, dass unnötige Reibungsverluste entstehen und Zeit und Geld in Lösungen fließen, die das Ziel verfehlen.

Das führt wiederum zu entgangenen Umsätzen und enttäuschten Kunden. Wer würde sich das wünschen? Durch den Abbau von Blockaden und Hürden können Business- und Tech-Teams ein übergreifendes Alignment schaffen und gemeinsam mehr Kundenwert ausliefern.

Neustrukturierung und Integration der Tool-Landschaft

Wenn die Business- und Tech-Teams unterschiedliche, nicht miteinander verknüpfte Tools nutzen, ist es schwierig, eine effektive crossfunktionale Zusammenarbeit zu erreichen. Und es wird umso schwieriger, je mehr Tools im Einsatz sind. Es besteht keine teamübergreifende Sichtbarkeit dahingehend, wer an welchem Projekt arbeitet und warum es für das Unternehmen bedeutsam ist. Hinzu kommen ständige Kontextwechsel, weil Verantwortliche zwischen nicht integrierten Plattformen hin und her springen müssen. Es herrscht Unsicherheit, Arbeiten finden doppelt statt, Prozesse laufen quälend langsam ab. Das wirkt sich negativ auf die Produkt-Roadmaps aus und führt zu Launch-Verzögerungen und unzufriedenen Kunden.

Es ist kein Geheimnis, dass crossfunktionale Teams profitieren, wenn sie mit einer integrierten Software-Lösung arbeiten, die als "Quell der Wahrheit" dient. Eine standardisiertes Zentralplattform für Informationen eröffnet Business- und Tech-Teams schnelle Einblicke in die Tagesgeschäfts-Workflows, reduziert Überlappungen und erleichtert die Lösung von Problemen, bevor sie zu einer echten Gefahr für einen Launch oder eine Kampagne anwachsen.

Teams, die Atlassian-Software einsetzen, können sich in Echtzeit synchronisieren und finden zentralisierte, teamübergreifende, dynamisch aktualisierte Informationen jederzeit in ihren Tools wie Confluence und Jira bzw. Jira Work Management. Und es ist gar nicht besonders schwer, unnötige Anwendungen über Bord zu werfen und den Toolstack zu verschlanken, indem die Teams sich die folgenden Fragen stellen:

• Wo bestehen Überlappungen zwischen Tools?
• Welche Tools dienen eigenständigen Zwecken und sind notwendig, damit die einzelnen Teams ihre Arbeit machen können?
• Wie viel kostet jedes Tool? Wie sehen die Kostenstrukturen im Vergleich zu ähnlichen Lösungen aus?
• Lässt sich das Tool in unseren technischen Stack integrieren?

Das Downsizing führt nicht nur zu einer besser teamübergreifenden Zusammenarbeit, sondern spart auch Kosten. Für die Organisation ist es ein doppelter Gewinn.

Schlüsselressourcen verfügbar machen

Kunden-Feedback, das nicht auf breiter Ebene geteilt wird, Produktinfos, die begraben in einem Meer aus Dateien enden – so etwas ist in nicht vernetzten Teams keine Seltenheit. Und letztlich verlieren sowohl die Business- als auch die Tech-Teams dadurch Gelegenheiten, bessere Produkte und Nutzererlebnisse auszuliefern.

Ein Beispiel: Für ein Produkt ist ein neues Login-Security-Update erfolgt, das die User jedoch als verwirrend empfinden. Und leider besitzt das Business-Team lediglich Basisinformationen zu dieser Neuerung. In den Social-Media-Kanälen und beim Kundensupport türmen sich schnell die Produktfragen der irritierten Kunden. Die Mitglieder des Entwicklungsteams sind indes schwer zu erreichen, weil es keine gemeinsame digitale Plattform gibt. Und das FAQ-Dokument zu den technischen Details des Launchs ist in der verteilten Infrastruktur ebenfalls nicht zu finden. Für das gestresste Business-Team ist es wahrlich ein gebrauchter Tag.

Was wäre, wenn alle wesentlichen Informationen im Vorfeld geteilt worden oder wenigstens einfacher zugänglich gewesen wären? Statt direkt in (vorhersehbare) Probleme hinein zu schlittern, hätte das Unternehmen proaktiv mit den Usern kommuniziert und dadurch eine reibungsarme Transition vorbereitet. Ohne Transparenz auf interner und externer Ebene entsteht allerorten Frustration. Die internen Teams müssen erst Kommunikationssilos aufbrechen, ehe sie Kundenprobleme überhaupt sinnvoll bearbeiten können.

Beide Teams können diese kostspieligen Herausforderungen lösen, indem sie Best Practices für das Teilen von Wissen habitualisieren und so die Voraussetzungen für eine effiziente Kommunikation schaffen. Dazu gehören zum Beispiel diese Maßnahmen:

• Standardisierung der Verschlagwortung von Seiten und Dateien, um die Auffindbarkeit zu verbessern
• Aufbau und Etablierung einer zentral verfügbaren Wissensbasis
• Erstellung von Checklisten zu benötigten Ressourcen zu Beginn eines jeden Projekts
• Intensive Nutzung von Tech-Features wie den Smart Links in Confluence, um Informationen unternehmensweit zu teilen

Solche Maßnahmen reduzieren die Gefahr, dass kritische Informationen durch Lücken rutschen und Teams aufgrund mangelnder Transparenz in der Luft hängen.

Mit KPI und Fortschritts-Updates gemeinsame Ziele abstecken und erreichen

Gemeinsame und vor allem messbare Ziele helfen Business- und Tech-Teams, ihre Arbeit direkt auf Ergebnisse auszurichten, die Kundenwert schaffen. Ohne solche Ziele besteht die Gefahr, Zeit und Ressourcen auf Initiativen zu verschwenden, die am Ende nicht zu den richtigen Resultaten führen. Um klare Erfolgsmetriken zu definieren, müssen Business- und Tech-Teams von Beginn an zusammenarbeiten. Erst wenn ein gemeinsames Bild entsteht, lassen sich Aufgaben strategisch priorisieren, um sicherzustellen, dass alle Teams gemeinsam ankommen.

Aber es genügt nicht, sich Ziele zu setzen und sie dann zu vergessen oder zu ignorieren. Die Teams müssen ihre Fortschritte im Hinblick auf diese Ziele tracken. Dieses kontinuierliche Monitoring zeigt Teams und Abteilungen, ob sie auf Kurs sind, und signalisiert proaktiv, wenn eine Korrektur des aktuellen Ansatzes notwendig ist.

Ein simples Beispiel: Die Teams haben sich das Ziel gesetzt, die Kundenbindung innerhalb von drei Monaten um zehn Prozent zu erhöhen und die Fortschritte bezüglich dieses Ziels systematisch sichtbar und überprüfbar zu machen. Früher wären die Teams kurz vor Toreschluss, im schlimmsten Fall erst an Tag 89, in hektischen, frustrierenden Aktionismus verfallen, nachdem sie realisiert hätten, dass sie lediglich fünf Prozent erreichen würden. Mit einem systematischen Tracking hingegen wissen sie deutlich früher Bescheid, dass sie das Ziel verfehlen werden, wenn sie keine Korrekturen vornehmen. Das eröffnet ihnen die Möglichkeit, proaktiv über strategische Anpassungen und die Implementierung neuer Aktionen nachzudenken, die die Zielerreichung wahrscheinlicher machen – sei es ein neues Feature, ein neuer Tarif oder eine dedizierte Marketing-Kampagne.

Einen einfachen Weg, Ziele auf einer zentralen Plattform sichtbar zu machen, sie im Zweifel einfach anpassen zu können und jederzeit Echtzeit-Updates zu erhalten, bietet das Work-Management-Tool Atlas. In diesem System haben Abteilungen zum Beispiel die Möglichkeit, unterschiedlichen Teammitgliedern einzelne Ziele zuzuweisen, wobei klare Statusbalken und Deadlines für Transparenz sorgen.

Mit Unterstützung eines solchen Tools, das Ziele und ihre Status generell sichtbar macht, können Teams viel einfacher als nahtlos ineinander greifende, produktive Einheit operieren.

Strukturierte Agendas für effektive Meetings

Es gehört zu den besonders frustrierenden Erlebnissen der Arbeitswelt von heute: Man kommt aus einem Meeting und denkt sich: Was für eine Zeitverschwendung! Und in der Remote-Welt, in der viele Meetings über Zeitzonen hinweg organisiert werden müssen, ist es teils noch schlimmer. Dafür habe ich mich spät abends nochmal an den Rechner gesetzt? Oder: Für diese nutzlosen Infos bin ich um 6 Uhr aufgestanden?

In zahllosen Meetings wird ziellos improvisiert, im nächsten fehlen wichtige Informationen, in anderen sind entscheidende Personen nicht eingeladen. Wertlose Besprechungen gehören zu den größten Zeit- und Produktivitätskillern in Organisationen. Deshalb ist jedes Team gut beraten, Meetings auf das Minimum zu reduzieren und die wirklich notwendigen synchronen Besprechungen gut vorzubereiten.

Deshalb ist eine aussagefähige, für alle sichtbare Agenda eine wichtige Voraussetzung für ein produktives, sinnvolles Meeting. Die Leute sind inhaltlich im Bilde, wenn es losgeht, und sie verlassen den Raum mit aktionablen nächsten Schritten im Gepäck. In diesem Zusammenhang kann Confluence als Dokumentations- und Social-Collaboration-Plattform erfahrungsgemäß eine zentrale Rolle einnehmen. Auch die Agenda-Vorlagen, die Trello mitbringt, sind hilfreich.

Crossfunktionale Teamzusammenarbeit mit Atlassian-Tools

Wenn es um effektive Teamarbeit geht, ist Einfachheit der Schlüssel. Je mehr Reifen Abteilungen durchspringen müssen, um sich miteinander zu verbinden, desto schwieriger ist es, effizient und wirksam zusammenzuarbeiten. Die Lösungen von Atlassian helfen Business- und Tech-Teams, einen offenen, teamübergreifenden Zugang zu Informationen zu schaffen und dadurch auf ein und derselben Seite zu agieren. Sie bieten eine flexible, skalierbare Projektmanagement- und Kollaborations-Infrastruktur, Vorlagen, Best Practices und Features, die gute Voraussetzungen für ein organisationsweites Alignment und einen reibungslosen Wissensfluss über Teams und Organisationseinheiten hinweg schaffen.

Weiterführende Infos

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