In einem Enterprise-Unternehmen ist es kein Problem, wenn es so viele unterschiedliche Projektmanagement-Tools wie Teams gibt, oder doch? Es ist in der Tat ein Problem, denn: In welchem Unternehmen agiert schon jedes Team völlig isoliert von den anderen?

Wenn Teams zusammenarbeiten, sich abstimmen und sich übergreifend organisieren müssen, werden die Dinge komplex. Ineffiziente Meetings, fehlende Schnittstellen, ein mangelhafter Informationsfluss, hohe Kosten für unterschiedliche Plattformen, die eigentlich dasselbe tun – das sind nur einige der Herausforderungen, die in solchen Szenarien auftreten.

Eine moderne Work-Management-Lösung muss mehr können als Projektmanagement; sie sollte Transparenz schaffen, die Effizienz fördern, die digitale Kommunikation erleichtern und Team- und Abteilungsgrenzen überwinden. Sehen wir uns mal an, welche Funktionen gute Work-Management-Software haben und welche Anforderungen sie erfüllen sollte, damit Enterprise-Teams effektiv und effizient zusammenarbeiten können.

Automatisierung statt repetitiver manueller Tätigkeiten

Herausforderung #1: Die hochtalentierten und gut bezahlten Leute im Unternehmen verschwenden ihre Zeit mit repetitiven manuellen Tätigkeiten, die sie davon abhalten, an innovativen Projekten zu arbeiten und Kundenwert auszuliefern. Das ist nicht nur kostspielig für das Unternehmen, es führt auch zu Unzufriedenheit und Frustration.

Eine ausgereifte Work-Management-Lösung wie Jira kann repetitive Aufgaben automatisieren, sodass sich die Teams auf Arbeiten konzentrieren können, die hohen Wert generieren. Fast zwei Drittel aller IT-Leiter stimmen zu, dass ihre Teammitglieder durch Automatisierungen zwischen 10 und 30 Prozent der Zeit sparen können, die für manuelle Prozesse draufgehen. Und 90 Prozent aller Wissensarbeiter geben an, dass Automatisierungen ihnen das Arbeitsleben erleichtern.

Konsolidierung und Integration

Herausforderung #2: Abgeschottete Systeme führen zu unvollständigen und inkonsistenten Daten, doppelten Prozessen und Compliance-Risiken. Laut einer aktuellen Befragung von BetterCloud kommen in Unternehmen durchschnittlich 130 unterschiedliche SaaS-Tools zum Einsatz.

Abhilfe schafft die Konsolidierung der redundanten Apps (beispielsweise der unterschiedlichen Projektmanagement-Tools) und die Etablierung einer Work-Management-Lösung, die die anderen beliebten Werkzeuge der Teams integriert, etwa Figma, Slack, Miro etc.

Atlassian unterstützt ein diverses App-Ökosystem und damit eine erhöhte Sichtbarkeit und reibungsarme Prozesse. Wenn ein User beispielsweise per Copy & Paste eine URL in eine Confluence-Seite einkopiert, generiert das System automatisch einen Smart Link, der mehr Kontext bietet und die Möglichkeit eröffnet, direkt mit dem Content auf anderen Plattformen zu interagieren, ohne die Confluence-Seite verlassen zu müssen. Das ist effizient!

Asynchrone Kommunikation und übergreifende Informationsflüsse

Herausforderung #3: Teams haben keine standardisierten Wege, um wichtige Informationen und Neuigkeiten zu kommunizieren. Das führt zu langwierigen Suchen, Ablenkungen und Mehrarbeit. In einer Umfrage sagen 63 Prozent der Angestellten, dass bereits Informationen an ihnen vorbeigegangen sind, weil diese nur in abgeschotteten Quellen vorgehalten wurden.

Effiziente Organisationen brauchen zentrale Systeme, auf die alle Teams jederzeit zugreifen können. Ein Teamwork-Verzeichnis wie Atlas hilft, allen Teams mit ihren Apps und Arbeiten eine zentralisierte Austausch- und Update-Plattform bereitzustellen.

Atlas dient dazu, das Was, Warum, Wer und Wie bezüglich der Teams und ihrer Projekte zu kommunizieren und transparent zu machen. Crossfunktionale Teams können einfach auf Projektinhalte zugreifen und Fortschritte im größeren Kontext der Unternehmensziele visualisieren. Dadurch werden ermüdende Statusmeetings obsolet, Teammitglieder brauchen Kollegen nicht mehr bei der Arbeit unterbrechen, um Fragen zu stellen, Aufgabenduplikate fallen weg.

Zentralisierte Plattformen für die Zusammenarbeit über Teamgrenzen hinweg

Herausforderung #4: Eine schlechte Zusammenarbeit zwischen den Teams kostet nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern gefährdet auch Zeitpläne und belastet die Teammoral. 45 Prozent aller Angestellten sehen im Fehlen einer klaren Richtung und Agenda eine Herausforderung, ebenso viele Leute empfinden mangelnde Möglichkeiten, wichtige Fragen zu kommunizieren und Themen zu folgen, als Problem.

Die Lösung liegt auf der Hand: Eine Wiki-Plattform als zentralisierte Social-Collaboration-Lösung macht Informationen aller Art sichtbar und die Zusammenarbeit an Inhalten zu einer denkbar simplen Übung. Confluence versetzt Teams in die Lage, alle Informationen, die sie brauchen, im richtigen Kontext abzurufen, gemeinsam an der Dokumentation von Wissen zu arbeiten und ihre Teaminformationen zu organisieren.

Sichtbarkeit für den gesamten Projekt-Lebenszyklus

Herausforderung #5: Immerhin 12 Prozent aller Projektmanager machen die Erfahrung, dass ein Mangel an Sichtbarkeit die größte Herausforderung für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist. 29 Prozent von ihnen verfolgen die Projektfortschritte hauptsächlich über persönliche und virtuelle Meetings.

Diesen Projektmanagern muss daran gelegen sein, die Projekte über große Teams hinweg zu straffen und Aufgaben, Deadlines und Deliverables an einem zentralen Ort sichtbar zu machen. Jira Work Management ist eine geeignete Lösung, um diese Ziele zu erreichen.

Digitale Scrum- und Kanban-Boards helfen den Teams, effizient zu arbeiten, Roadmaps bieten den richtigen Kontext, Reports und Dashboards ermöglichen Entscheidungen, die auf belastbaren, akkuraten Daten basieren.

Sicherheit und Datenschutz für Enterprise-Anforderungen

Herausforderung #6: Die Themen Sicherheit, Datenschutz und Compliance stehen in jedem Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Aber die rasant evolvierende IT-Landschaft, die stetig steigende Komplexität und neue hybride Arbeitsmodelle machen es immer schwieriger, die Anforderungen stets zu erfüllen.

43 Prozent der IT- und Security-Profis haben im Verlauf der letzten zwölf Monate mindestens eine neue Anwendung hinzugefügt, die sensible Daten speichert. 42 Prozent geben zu, dass sie Schwierigkeiten haben, die Nutzeraktivitäten vollumfänglich abzusichern.

Atlassian Access bietet die Möglichkeit, die Work-Management-Plattform mit einem Identity Provider wie Okta, Idaptive oder Azure AD zu verknüpfen und die Nutzung kontinuierlich zu überwachen. Admins können sich auf ein Identitäts- und Zugriffs-Management auf Enterprise-Niveau stützen, das organisationsweite Audit-Logs bietet, die Erstellung individueller Authentisierungsrichtlinien ermöglicht und viele fehlerbehaftete manuelle Prozesse automatisiert.

Modernes Work Management mit Atlassian Together

Die Software-Suite Atlassian Together ist eine umfassende Work-Management-Lösung, die die genannten Herausforderungen löst, denen sich Teams und Organisationen heute gegenübersehen. Sie bildet eine moderne Basis für ein transparentes Projekt- und Aufgabenmanagement, für ein zentrales Wissensmanagement, für eine effiziente asynchrone Zusammenarbeit und Abstimmung.

Zu Atlassian Together gehören die folgenden Lösungen:

Confluence ist das Wiki- und Social-Collaboration-System zur teamübergreifenden Zusammenarbeit an Inhalten und zur zentralen Abbildung des Unternehmenswissens.

Jira Work Management richtet sich an größere Teams mit strukturierten Workflows, die ihre Projekte, Aufgaben und Prozesse systematisch verwalten müssen.

Atlas ist das neue Teamwork-Portal zur Förderung des Alignments durch das Sichtbarmachen und die Kommunikation von Teams, Arbeit und Zielen quer durch die Organisation.

Trello wird in verteilten Teams genutzt, um Aufgaben, Meetings, Brainstormings etc. zu managen und zu organisieren.

Access bildet das Sicherheitstor zu den Cloud-Lösungen von Atlassian und kommt als Nutzer- und Zugangsmanagement-Werkzeug zum Einsatz.

Hast du Fragen zu den Produkten, die in Atlassian Together gebündelt sind? Möchtest du mehr über die Atlassian Cloud und ihre Potenziale für die Teams in deinem Unternehmen wissen? Oder benötigt deine Organisation Unterstützung beim Umstieg von den alten Server-Lösungen in die Cloud? Unsere Atlassian-Fachleute kommen gerne mit dir ins Gespräch: Melde dich bei uns!

Weiterführende Infos

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