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“Hier könnte Ihre Werbung stehen” – ein nahezu ikonischer Satz, der uns vergegenwärtigt, dass Werbung aus unserer Wirtschaft, ja sogar aus unserer Welt nicht mehr wegzudenken ist. Das gilt im Besonderen natürlich für Werbeagenturen, die so bunt und vielfältig wie der Markt selbst sind. Einige Agenturen konzentrieren sich auf bestimmte Medienarten, wie etwa auf Anzeigen in Zeitschriften und Zeitungen, während andere sich beispielsweise auf die Vermarktung von Kinderspielzeug spezialisieren. Völlig unabhängig von ihrer Ausrichtung haben Werbeagenturen allerdings eines gemeinsam: Sie handeln mit Werbeanzeigen.

Zu ihrem täglichen Geschäft zählt das Schalten von vielen verschiedenen Anzeigen für etliche Kunden. Je mehr Werbekampagnen und Kunden eine Werbeagentur hat, desto besser für sie. Dieser Erfolg hat allerdings auch eine Kehrseite, nämlich einen hohen organisatorischen Aufwand. Wie kann eine Agentur ihre Kampagnen im Blick behalten, mit allen Details und beteiligten Personen? Eine mögliche Antwort auf diese Frage ist die Aufgabenmanagement-Software Jira!

Jira für Werbekampagnen

Mit Jira ist Atlassian einer der führenden Anbieter von Software zur Problemverfolgung und Arbeitsverwaltung. Jira basiert auf dem Konzept von Issues, mit denen Aufgaben definiert werden können. Dafür gibt es verschiedene “Issue Types”. Alle Issues folgen einem Workflow: Er hält präzise fest, in welchem Arbeitsschritt sich die To-dos einer Aufgabe in jedem Moment befinden. Dadurch, dass die verschiedenen Aufgaben und Abläufe in Jira vollständig angepasst und abgebildet werden können, kannst du nahezu jede Art von Arbeit damit verfolgen – auch deine Werbekampagnen. Wie das aussehen kann, zeigen wir dir nun.

Werbeanzeigen als Issues

Wenn du in einer Werbeagentur oder im Bereich Marketing und PR arbeitest und Jira verwenden möchtest, dann empfehlen wir dir, eine Kampagne als Issue anzulegen. Am besten eignet sich dafür der Issue Type auf der Ebene Epic oder höher. Danach kannst du unterhalb dieses Kampagnen-Issues einen Issue Type für die verschiedenen Aufgaben festlegen. Sollten diese Aufgaben innerhalb deiner Kampagne nicht zu umfangreich oder komplex sein, bietet sich einfach der Standard-Issue-Type – die “Task” – an. Im folgenden Bild siehst du, wie eine Kampagne als Epic dargestellt werden würde.

Wir haben in dem Beispiel ein Epic mit den user-definierten Feldern “Region” und “Target Audience” unter der Ticketbeschreibung sowie das Feld “Budget” im rechten Reiter für Details hinzugefügt. Außerdem haben wir sogenannte Child Issues angelegt, also kleinere, untergeordnete Aufgaben, die im Rahmen des Kampagnen-Epics zu erledigen sind. Diese befinden sich am unteren Rand in einem eigenen Kasten, wie im nächsten Bild zu sehen ist.

So weit, so gut. Das war jetzt ein überschaubares Beispiel für die Darstellung einer Werbekampagne in Jira. In deinem Alltag arbeitest du aber wahrscheinlich an mehreren Kampagnen parallel, von denen einige ausführlicher und komplexer sind als andere. Wenn du sie alle – wie hier gezeigt – mit Jira anlegen willst, ist das ein zeitaufwändiges (und leider auch fehleranfälliges) Unterfangen. Das ist uns bei Seibert Media übrigens auch nicht fremd: Es hat uns viele Nerven und noch mehr Zeit gekostet, Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben ständig manuell anzulegen. Dem wollten wir ein Ende setzen – und haben deshalb ein Tool entwickelt, das Jira ergänzt und das Erstellen von neuen Projekten erheblich vereinfacht. Bühne frei für Templating.app!

Jira-Vorlagen mit Templating.app

Mit unserer App Templating.app kannst du schnell und einfach Issue-Vorlagen in Jira Cloud konfigurieren. Das ist insbesondere für Kampagnen nützlich, die sich häufiger wiederholen. Und das Beste: Es funktioniert ganz intuitiv! Überzeuge dich selbst – in unserem Tutorial:

Zunächst gilt es, die App in deiner Jira-Instanz zu installieren: Wende dich dafür entweder an deinen Admin oder übernimm es selbst (sofern du Admin-Status hast). Anschließend kannst du schon deine erste Vorlage erstellen, indem du oben in Jira das Menü “Apps” ausklappst und dort “Issue Templates” wählst.

Daraufhin klickst du auf “Create a Template” und gibst alle Details deiner Vorlage im neuen Fenster ein, je nach Bedarf.

Doch wie fügst du deiner neuen Vorlage nun Issues hinzu? Der schnellste Weg besteht darin, ein bereits vorhandenes Issue zu verwenden.

Dafür nutzt du den Button "Insert existing issue". Damit kannst du nach einem passenden Issue suchen, das du importieren möchtest und kannst wählen, ob du die untergeordneten Child Issues einbeziehen möchtest oder nicht. Wenn du deine Wahl getroffen hast, kannst du die Details deines Issues importieren.

Und schon ist die erste Vorlage fertig! Für die eingangs erwähnten Werbeagenturen ist das eine frohe Botschaft: Kampagnen-Teams können so bspw. neue YouTube-Kampagnen mühelos in Jira anlegen, indem sie diese Standard-Kampagnenvorlage nutzen.

Es gibt aber auch einen zweiten Weg, ohne ein bereits vorhandenes Issue zu importieren: Du kannst alle benötigten Issues und Hierarchien auch einfach innerhalb von Templating.app anlegen. Das sieht dann aus wie folgt:

Das Ergebnis kann sich sehen lassen! Für alle deine zukünftigen Youtube-Kampagnen kannst du die einmal erstellte Vorlage nutzen und musst nicht mehr jede Kampagne manuell mit jeder Menge Issues versehen.

Dynamische Vorlagen

Du siehst: Mit Templating.app kannst du Zeit (und Nerven) sparen! Doch was ist eigentlich mit den kleinen Details, an die man im Rahmen einer Kampagne auch oft denken muss – und die wichtig sind, um den Kontext der gesamten Kampagne zu wahren? Diese solltest du nach wie vor – in unserem Fall für die benutzerdefinierten Felder, das Budget, die Zielgruppe und die Region – eingeben. Manuell.

Doch wird dadurch nicht nicht die zunächst eingesparte Zeit in gewisser Weise wieder zunichte gemacht? Was können wir also tun?

Templating.app bietet die Möglichkeit, sogenannte ”Variables”, zu deinen Vorlagen hinzuzufügen. Variables geben dem User Felder vor, die er ausfüllen muss – erst dann wird daraus eine Vorlage erstellt. Die Variables können dynamisch in verschiedene Felder des Templates eingefügt werden, sobald dieses erstellt wird. Wir schauen uns das einmal näher an:

Um eine Variable hinzuzufügen, navigiere zu deiner Issue-Vorlage und wähle "Forms & Variables" auf der linken Seite aus.

Durch einen Klick auf "Add variable" erhältst du eine Liste mit verschiedenen Typen von Variables (s. Bild): Text, Zahlen, ein bestimmter User, Datum usw.

Bleiben wir bei unserem Eingangsbeispiel, der Erstellung einer neuen Anzeigenkampagne: Dafür haben wir uns für eine Text-Variable entschieden und sie als “Kampagnenname” angelegt. Darüber hinaus haben wir jeweils eine Variable für das Budget, die Zielgruppe und die Region festgelegt. Auf diese Weise müssen wir die Daten nämlich nur einmal eingeben, wenn wir die Issues-Sammlung erstellen – und sparen somit wieder Zeit!

Mithilfe der Variablen "Region", "Zielgruppe" und "Kampagnenname" können wir die Zusammenfassung füllen. Dadurch erhalten wir eine Standard-Namenskonvention für alle unsere YouTube-Kampagnenausgaben. Wenn wir nun auch das Feld “Budget” mit der Variable “Budget” füllen, könnte unsere Issue-Vorlage aussehen wie folgt:

Wenn du nun eine Kampagne erstellen möchtest, wirst du aufgefordert, ein kurzes Formular mit deinen Variablen auszufüllen:

Sobald du damit fertig bist und auf "Submit" geklickt hast, präsentiert sich dein Issue samt aller untergeordneten “Children Issues” in etwa so:

Aufgaben automatisiert erstellen – schnellere Planung für deine Werbekampagnen

Werbeagenturen starten Kampagnen auf Social-Media-Plattformen für ihre Auftraggeber mit dem Ziel, Kunden für deren Produkte zu gewinnen. Der wichtigste Aspekt einer Werbekampagne ist der Inhalt selbst – für die Nachverfolgung existiert eine Vielzahl verschiedener Work-Management-Tools. Agenturen sollten sich also klar auf den Inhalt und den kreativen Part ihrer Kampagnen fokussieren, nicht auf das Projektmanagement.

Mit Templating.app können Social-Media-Teams gerade bei repetitiven Aufgaben im Projektmanagement Zeit sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: Hervorragende Inhalte zu erstellen.

Hol dir Templating.app und mach dein Projektmanagement leichter!

Du kannst Templating.app kostenlos auf dem Atlassian Marketplace testen und selbst herausfinden, ob wir zu viel versprochen haben! Du möchtest tiefer eintauchen oder hast konkrete Fragen? Dann schreibe uns eine E-Mail oder buche eine kostenlose Demo.

Weiterführende Informationen

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