Herzlich willkommen zum 2. Teil unserer Artikelserie zum Thema (App-)Migration! Nachdem wir im 1. Teil, rechtzeitig zum Ende des Atlassian-Server-Supports, einen Blick in die Glaskugel riskiert hatten, schauen wir heute mit dir auf die Phasen, die dein Unternehmen im Zuge einer Migration durchlaufen muss, und worauf du achten solltest, damit das Unterfangen gelingt!
Hier ein Überblick, welche Themen wir dir noch vorstellen werden:
- Die Zukunft von draw.io nach dem Ende von Atlassian Server
- Die Phasen der Migration (heute)
- Wie man reibungslos das Deployment wechselt
- Auf Wiedersehen Server!
- Warum du ein Diagramm-Tool nutzen solltest, das eine Integration in Confluence/Jira bietet
- Im Vergleich: Gliffy und eine Anleitung zur Migration
Atlassian auf dem Weg in die Zukunft: Aus Alt mach Neu
Wir schreiben den Februar 2024 und was lange angekündigt war, ist nun Realität: Atlassian hat das Server-Deployment abgekündigt. Doch wie geht es nun weiter, für die vielen Atlassian-Kunden rund um den Globus?
Einer davon bist vielleicht du bzw. dein Unternehmen. Und ihr müsst nun entscheiden: Cloud oder Data Center? Wie auch immer eure Wahl ausfällt: Genau jetzt ist der optimale Zeitpunkt, um einmal “Inventur” zu machen und euer Atlassian-Setup unter die Lupe zu nehmen. Passt alles noch zu 100 %? Bietet die aktuelle Konfiguration alles, was eure Teams brauchen, um gut zusammenarbeiten zu können?
In diesem Artikel beleuchten wir daher die Frage: Migrieren oder nicht migrieren? Außerdem geben wir dir einen Überblick über alle Phasen des Migrationsprozesses, damit du weißt, was dich erwartet, wenn du euren Umzug – egal wohin – in Angriff nehmen möchtest.
Das Wichtigste jedoch: Ganz gleich, ob es für euch darum geht, den großen Schritt von Server auf Data Center/Cloud zu tun oder “nur” darum, von einer bestehenden Visualisierungslösung auf draw.io umzusteigen: Wir unterstützen dich gerne! Du benötigst Hilfe oder hast Fragen zum Ablauf deiner Migration? Und stehst du noch ganz am Anfang, steckst du schon mittendrin oder kämpfst du mit Widrigkeiten nach dem eigentlichen Umzug? Egal, wo der Schuh drückt: Melde dich einfach bei uns!
Die große Frage oder: Never change a running system?
Doch die Frage aller Fragen, die du dir stellen musst, wenn du eine Migration planst, lautet: Solltest du dir den Aufwand machen, ein bereits laufendes, funktionierendes System für etwas Neues einzutauschen?
Manchmal ist die Antwort völlig klar. Nutzt du z. B. noch Confluence in der Server-Version – wir erinnern uns, seit dem 15. Februar ist Server Geschichte – ist eine Migration dringend angeraten. Doch es gibt auch Fälle, die nicht ganz so eindeutig sind, beispielsweise dann, wenn ihr darüber nachdenkt, ein bestimmtes Tool durch ein anderes zu ersetzen.
Häufig scheint es dann leichter zu sein, beim Bewährten zu bleiben – anstatt das Risiko einzugehen, dass ein neues Tool Probleme bereitet und nicht wie gewünscht funktioniert. Auf längere Sicht kann dies aber dazu führen, dass unnötig hohe Kosten anfallen. Schlimmer noch: Das “running system” kann sich auch negativ auf die Produktivität und Effizienz auswirken, indem es euch daran hindert, Alternativen zu testen, die eure Bedürfnisse möglicherweise besser abdecken können.
Daher ist es aus unserer Sicht in den meisten Fällen empfehlenswert, den Status quo herauszufordern und bereits im Einsatz befindliche Apps und Tools regelmäßig zu evaluieren, um zu checken, ob ihr wirklich das Meiste aus ihnen herausholt.
Die vor euch liegende Migration mag einfach oder komplex sein – der Schlüssel zum Erfolg ist, so oder so, eine vorausschauende Planung (plus jederzeit aktuelle Informationen).
Im Folgenden werfen wir einen Blick darauf, wie du eure Migration planen und dabei Schritt für Schritt vorgehen kannst:
#Schritt 1: Vergleichen
Was ist dein Ausgangspunkt, und wohin soll die Reise gehen? Jetzt, am Anfang,solltest du Zeit investieren, um das Für und Wider eines Umzugs abzuwägen. Ein Beispiel:
Umzug von On-Premises in die Cloud:
Vorteile: Du bist mit deinem System und deinen Apps jederzeit auf dem neuesten Stand, seien es Updates oder neue Features – und das in Echtzeit.
Nachteile: Du musst deine Daten aus dem Schutz deiner Firewall herausholen und in die Cloud verschieben, das heißt du hast weniger Einfluss darauf, wo deine Daten gehostet werden.
In Bezug auf draw.io haben wir an diesem Punkt eine gute Nachricht für dich: Deine Daten bleiben sicher – denn alle deine primären Daten verbleiben in der Confluence- oder Jira-Instanz in der von dir gewählten Region. Du willst mehr Details? In diesem Blogpost (Englisch) erfährst du, was du wissen musst.
Umzug von Gliffy zu draw.io:
Vorteile: Wenn du von einem Confluence-Deployment auf ein anderes wechselt, kannst du deine Shape-Links einfach per Update umwandeln. Du kannst Diagramme mit Hilfe von AI erstellen.
Nachteile: Keine ;)*
* Spaß beiseite: Wir haben einen ehrlichen Vergleich zwischen Gliffy und draw.io angestellt.
#Schritt 2: Planen
Nun ist es an der Zeit, deinen Migrationsplan zu skizzieren – gerne so, dass er an einem zentralen Ort für alle Beteiligten sichtbar ist, z. B. als Roadmap in Jira.
Dabei solltest du Folgendes festlegen:
- Welche Schritte sind nötig, um den Prozess effektiv durchzuführen?
- Wer ist für welche Phase der Migration verantwortlich, und wie tauschen sich die Beteiligten im Verlauf aus?
- Welcher zeitliche Rahmen erscheint realistisch? Hier sollte möglichst viel Flexibilität gewahrt werden. Plane daher am besten Pufferzeit ein, sodass ihr rechtzeitig fertig werdet, selbst wenn sich einzelne Phasen länger hinziehen.
Empfehlenswert ist auch, herauszufinden, ob du dir einen Support sichern kannst:
- Atlassian bietet das “Atlassian Migration Program” (AMP) an – es umfasst Schritt-für-Schritt-Anleitungen, kostenfreie Migrations-Tools, ein Support-Team sowie (nur für Data-Center-Kunden) ein ebenfalls kostenloses Cloud Migration Trial.
- draw.io unterstützt dich gerne ebenfalls mit einem speziellen Migrations-Support plus transparenter Dokumentation und Empfehlungen, je nachdem ob du von Server auf Data Center oder in die Cloud wechselst oder von einem anderen Anbieter zu draw.io. Mehr Infos findest du in unserem Whitepaper.
Atlassian hat überdies einige nützliche Checklisten bereitgestellt, in denen du viele Infos rund um eine Migration findest. Dazu gehören Empfehlungen, beispielsweise welche Version des Migration-Assistants sich am besten für euer Upgrade eignet, auch mit Blick darauf, dass deine User-Tier in Confluence und/oder Jira nicht überschritten werden sollte. Sofern ihr derzeit überlegt, mehr Nutzer*innen aufzunehmen, ist es wichtig, dass ihr das VOR eurer Migration tun! Außerdem solltest du sicherstellen, dass alle in die Migration eingebundenen Personen alle notwendigen Zugriffsrechte in eurer Instanz haben. Hier geht es direkt zu den Checklisten:
Die Confluence Vor-der-Migration-Checkliste
Der Jira Cloud Migrations-Assistent – Vor-der-Migration-Checkliste
#Schritt 3: Vorbereiten und testen
An dieser Stelle ist es sinnvoll, eine Sandbox-Umgebung anzulegen, in der nach Belieben getestet werden kann, wie sich das Arbeiten nach der Migration gestalten kann. Als Data-Center-Kunde kannst du dafür das kostenfreie Cloud Migration Trial nutzen – dort stehen dir die aktuellen Cloud-only Features in einer Testumgebung zur Verfügung.
Willst du dein draw.io von deiner aktuellen Confluence-Instanz auf eine andere umziehen, musst du als erstes deine PageIDs exportieren, bevor du sie in deine Confluence Cloud Ziel-Instanz importieren kannst. Auch hier gilt: Ausführliches Material dazu haben wir dir bereits zusammengestellt.
Sind dann alle Personen, Daten und vorhandene Instanzen bereit für den entscheidenden Schritt, hast du alle deine Daten per Backup gesichert und alle Probleme, die während der Testphase aufgetreten sind, behoben, kannst du die Migrationsphase einläuten.
#Schritt 4: Migrieren
Du hast die drei Schritte mit der gebotenen Sorgfalt bewältigt und alle Blocker sind soweit entfernt? Hervorragend! Wenn es nichts mehr gibt, was dich zurückhält, heißt es: Zeit für die Migration!
#Schritt 5: Überwachen
Natürlich ist das nicht das Ende – anschließend stellt sich die Frage: Funktioniert alles wie erwartet? Zumindest wenn es um draw.io geht, wird die Antwort auf diese Frage mit hoher Wahrscheinlichkeit “Ja” lauten – sofern du dich an unsere Leitlinien in Schritt 3 gehalten hast ;). Du hast dich doch daran gehalten – oder?
Leider lassen sich nicht alle Herausforderungen vorhersehen, und das gilt auch für eure Migration. Manchmal treten Probleme unmittelbar nach der Migration auf, manchmal erst nach einem längeren Zeitraum. Daher ist eine anschließende, engmaschige Überwachung sinnvoll. Zudem ist es hilfreich, wenn du allen betroffenen Kolleg*innen und Teams im Unternehmen mitteilst, wo sie im Falle eines Problems Support erhalten können. So sollte es gar nicht erst zu unüberwindbaren Hürden kommen.
Ein letzter, entscheidender Punkt: Dokumentiere den kompletten Prozess so detailliert wie möglich! Denn nur dann könnt ihr Lerneffekte gewinnbringend nutzen. Also: Was lief gut während der Migration und was könnte beim nächsten Mal verbessert werden? Gab es Phasen, die mehr Zeit in Anspruch genommen haben als erwartet – und, falls ja, warum?
Und jetzt ab auf das nächste Level!
Sobald ihr euch entschieden habt, zu migrieren, sei es von Server auf Data Center/Cloud oder von einer Diagramm-App zu draw.io – macht euch beherzt auf den Weg! Solltest du zu irgendeinem Zeitpunkt feststecken oder Fragen haben, wie du den Umzug von oder zu draw.io am besten bewerkstelligen kannst, nimm einfach Kontakt zu uns auf:
Wir wünschen dir erfolgreiches Migrieren!
Mach dich auf den Weg mit draw.io
Du möchtest tiefer in die Welt von draw.io eintauchen? Dann folge uns gerne auf Social Media und tausche dich mit unserer lebhaften Community aus, die immer gerne Tipps und Tricks rund um unsere Diagramm-App teilt!
Oder kanntest du draw.io bis eben noch gar nicht? Macht nichts: Probiere aus, was unsere App alles kann, und sichere dir deine 30-tägige kostenfreie Testversion..
Wenn du herausfinden willst, wie draw.io das Arbeiten für dich und deine Kolleg*innen einfacher und produktiver machen kann, klicke dir einfach einen Termin bei unserem Support-Team für eine unverbindliche Demo:
Happy Diagramming!
Weiterführende Infos
draw.io und Visio im Vergleich – die richtige Visualisierung in Confluence
Projektplanung in Jira leicht gemacht – mit draw.io oder: Pimp your project!
