Jira-Automatisierung: Mit Templating.app zeitsparende Vorgangsvorlagen für die Software-Entwicklung erstellen

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Da du diesen Artikel liest, ist es sehr wahrscheinlich, dass du schonmal einen Jira-Vorgang erstellt hast. Vermutlich waren es sogar ziemlich viele – hunderte, tausende oder einfach unzählige.

Wie ist das, so intensiv mit Jira-Tickets zu arbeiten? Fühlt es sich manchmal repetitiv an? Sogar langweilig und lästig? Fragst du dich ab und zu, warum es keine leichtere, weniger zeitraubende Möglichkeit gibt?

Wohl jeder User, der häufig Tickets anlegt, hadert gelegentlich mit solchen Fragen. Das gilt insbesondere dann, wenn sich die Vorgänge stark ähneln und stets einem präzisen Prozess folgen – wie beispielsweise in der Feature-Entwicklung.

Struktur, Prozesstreue und Sichtbarkeit

Im Software-Bereich ist Konsistenz Pflicht. Alle Arbeiten müssen transparent und nachverfolgbar sein. Bestimmte Prozessschritte sind unverzichtbar, um schließlich hochwertigen Code zu implementieren, der Kundenwert schafft. Was tun Entwicklungsteams also, wenn sie die Umsetzung eines neuen Features vorbereiten? Sie erstellen einen Stapel Jira-Tickets, so wie beim letzten Mal und dem vorletzten und dem davor.

Die Aufgaben sind immer dieselben: Forschung, Konkurrenzanalyse, Design, Entwicklung, Tests, Deployment, Qualitätssicherung, Erstellung von Release Notes - und am Ende haben wir einen guten Teil des Tages damit zugebracht, ein Dutzend oder mehr Tickets zu operationalisieren. Wie bei jedem neuen Feature.

Jedes Mal ist also eine signifikante organisatorische Vorbereitung nötig, ehe das Team überhaupt mit der Arbeit beginnen kann. Und je nach Umfang des Produkts und Anzahl der Funktionen summiert sich diese ermüdende Arbeit zu beträchtlichen Aufwänden auf.

Vorlagenerstellung mit der Templating.app

Die Lösung Templating.app springt für uns in die Bresche. Sie erlaubt es dem Team, eine Gruppe von hierarchisch strukturierten Jira-Vorgängen einmalig anzulegen und dieses Vorgangs-Set zu späteren Zeitpunkten auf Knopfdruck wiederzuverwenden, ohne jedes Mal repetitive Klickarbeit durchzuführen und immer wieder ähnliche Informationen per Hand einzugeben.

Wie kann Templating.app uns konkret dabei helfen, den administrativen Overhead bei der Feature-Entwicklung zu entschlacken und den Prozess zu automatisieren? Gehen wir die wichtigsten Funktionen einmal durch.

Nach der Installation der App in Jira Cloud sehen wir im Apps-Menü der Instanz einen Button mit der Bezeichnung Issue Templates. Das ist die Heimat all unserer Vorgangsvorlagen.

Dieser Bildschirm zeigt eine Liste der Vorlagen, auf die wir aktuell Zugriff haben:

Berechtigungen innerhalb der App können auf Projektebene vergeben werden; sie basieren auf den Projektberechtigungen von Jira. Wenn wir also die Berechtigung besitzen, ein bestimmtes Jira-Projekt anzusehen und zu nutzen, können wir auch auf die mit ihm assoziierten Vorlagen zugreifen. (Mit der Option Visible in global library lassen sich Vorlagen alternativ auch so konfigurieren, dass sie – projektübergreifend – allen Usern zur Verfügung stehen.)

Wenn wir (wie oben gezeigt) ein Template wählen, können wir anhand einer schnellen Layout-Vorschau der Vorgangsvorlage entscheiden, ob wir sie tatsächlich verwenden wollen oder nicht. Falls ja, klicken wir nun auf Create issues, um Vorgänge auf Basis dieser Vorlage zu erstellen.

Eigene Jira-Vorlagen erstellen

Wenn die App allerdings frisch installiert ist, gibt es natürlich noch keine Vorlagenbibliothek, aus der wir uns bedienen können. Legen wir mit Create template also eine eigene Vorlage für unser Beispiel an: Wir wählen das Projekt aus und legen fest, ob das Template global verfügbar sein soll oder nicht. Schließlich geben wir einige Metainformationen ein, wie den Namen der Vorlage sowie – optional – einen Untertitel und eine Beschreibung.

Danach können wir starten und der Vorlage die gewünschten Vorgänge hinzufügen. In unserem Fall geht es, wie gesagt, um die Feature-Entwicklung für unsere Software. Für unsere neue Vorlage legen wir ein Epic an und ordnen ihm Vorgänge zu den einzelnen Aufgaben unter: Forschung, Analyse, Spezifikation, Testing und so weiter.

Am Ende sollte eine Struktur entstehen, die in etwa so aussieht:

Dieses Template können wir nun jederzeit verwenden, ohne die manuelle Fleißarbeit zu wiederholen. Das ist für Teams, die regelmäßig wiederkehrende Aufgaben operationalisieren müssen, eine große Hilfe!

Doch die eben erstellten Vorlagen bilden nur die erste Ebene der Möglichkeiten ab, die Templating.app eröffnet. Falls wir sicherstellen wollen, dass in den auf Template-Basis erstellten Vorgängen wirklich alle relevanten und wichtigen Informationen abgebildet werden, können wir den Erstellungsprozess zusätzlich automatisieren.

Mehr Möglichkeiten für Templates

Jeder Vorgang, der aus einer Vorlage heraus angelegt wird, kann angepasst und ergänzt werden, je nachdem, welche Felder im Erstellungsbildschirm unseres Projekts verfügbar sind. Wollen wir unsere Vorgänge beispielsweise bei der Erstellung direkt den entsprechenden Bearbeiter*innen zuweisen? Kein Problem!

Andere Felder, die die User beim Anlegen dann individualisieren, können zum Beispiel Labels, Komponenten, Prioritäten und Fix Versions sein.

Variablen

In der Sektion Forms & Variables unserer Vorgangsvorlage ist es möglich, Felder für Variablen hinzuzufügen. Wenn Nutzer*innen die Vorlage verwenden, fragt die App automatisch bestimmte Informationen ab, um die Vorgänge zu individualisieren. Dies sind die aktuell verfügbaren Eingabetypen für Variablen:

Für unseren Anwendungsfall ist es sinnvoll, unter anderem eine Variable namens "Feature Name" zu verwenden. Dafür bietet sich ein Texteingabefeld an:

Zwei weitere Variablen sind Product Manager und QA. Hierfür nutzen wir Variablen mit Nutzerauswahl:

Mithilfe dieser Variablen werden die späteren Vorgänge also auf die spezifischen Features und Kontexte zugeschnitten.

Ist dir in den obigen Screenshots aufgefallen, dass die Zusammenfassungen der Vorgänge unvollständig sind ("Research for")? Auch diese Info fragen wir mithilfe eines Vorlagenformulars ab; sie wird dann automatisch für die Vorgangszusammenfassungen übernommen.

Um unsere unterschiedlichen Aufgaben unterschiedlichen Usern zuzuweisen, können wir ebenfalls die PM- und QA-Felder nutzen. So bekommt der Product Manager bzw. die Product Managerin die Research- und Validierungsaufgaben:

Um das Testing wird sich wiederum die QA kümmern:

Damit sind die Vorgangsvorlagen für die Planung und Vorbereitung der Feature-Entwicklung soweit vorbereitet. Und wenn die nächste Funktion der Software ansteht, spart das Team durch die Automatisierung der Ticketerstellung jede Menge Zeit bei der administrativen Vorbereitung der Umsetzung. Hilfreich, oder?

Templating.app – Automatisierung für mehr Agilität

Moderne Entwicklungsteams streben nach Agilität. Je schneller ein Team auf Veränderungen reagieren kann, desto wahrscheinlicher ist sein langfristiger Erfolg. Die Templating.app leistet ihren Beitrag dazu, denn sie beschneidet den organisatorischen Overhead und reduziert frustrierende repetitive Tätigkeiten, sodass mehr produktive Zeit freigesetzt wird, um gute Antworten auf Veränderungen zu finden.

Wenn das akkurate Aufsetzen eines Jira-Vorgangs zwei Minuten in Anspruch nimmt und der Standard-Entwicklungsprozess regelmäßig die Erstellung von zehn oder gar mehr Vorgängen vorsieht, sollte die Automatisierung dieser Tätigkeit definitiv eine Überlegung wert sein. Und die Feature-Entwicklung ist nur einer von zahlreichen Anwendungsfällen, in denen die Templating.app die Effizienz des Teams steigern kann.

Templating.app ist auf dem Atlassian Marketplace verfügbar und steht zum unverbindlichen Test bereit. Hast du Fragen oder Feedback? Wünschst du dir bestimmte Funktionen? Dann vereinbare einfach einen Termin mit unserem Entwicklungsteam! Die Kolleginnen und Kollegen freuen sich darauf, dir die Lösung zu zeigen und mit dir in den Austausch zu treten!