3 Tipps für verbesserte Workflows im Patientenmanagement mit draw.io und Confluence

Verbessere deine Workflows rund um Patient*innen

Arbeitest du schon eine ganze Weile nach den immer gleichen Arbeitsabläufen (also Workflows) rund um Patientinnen und Patienten? Dann stelle dir jetzt einmal die ehrliche Frage: Wann hast du das letzte Mal tatsächlich darüber reflektiert? Alles, was wir längere Zeit tun, wird irgendwann zur Gewohnheit. Irgendwann sitzt jeder Handgriff, jeder Weg, alles läuft fast automatisch (das ist ähnlich wie bei der Sache mit dem Autopiloten in unserem letzten Artikel). Doch die entscheidende Frage lautet: Sind die Abläufe noch immer so, dass sie sowohl den Bedürfnissen der Patient*innen als auch denen deines Teams gerecht werden?

Ob im Krankenhaus. einer Arztpraxis, bei einem Pflegedienst oder an einem anderen Punkt im Gesundheitswesen: Es ist immens wichtig, dass du die Workflows, bei denen es um Menschen geht, die auf medizinische Versorgung angewiesen sind, regelmäßig evaluierst. Dazu gehört auch, zu fragen, warum die Prozesse so sind, wie sie sind. Auf diese Art und Weise findest du schnell heraus, was gut läuft und wo Raum für Verbesserung ist.

In diesem Artikel geben wir dir einige Tipps, wie du diese Prozesse mit Hilfe von draw.io optimieren kannst.

Außerdem zeigen wir dir exemplarisch, welche Fragen du stellen solltest, wenn du die bisherigen Abläufe unter die Lupe nimmst. Indem du aufdeckst, wo es Schwachstellen gibt, kannst du gegensteuern und damit Zeit und Geld sparen. Vor allem aber kommt es den Patient*innen zugute, die von den verbesserten Prozessen profitieren – ebenso wie dein Team.

Lade dir gerne die 30-tägige, kostenfreie Testversion von draw.io herunter, dann kannst du jeden unserer Tipps direkt selbst umsetzen!

Tipp 1: Identifiziere Schmerzpunkte und ineffiziente Schritte in deinen Workflows

Wenn du deine patientenbezogenen Abläufe in draw.io abbildest, können deine Teams alle Prozesse als Ganzes im Blick behalten. Und darüber hinaus ist es möglich, bestimmte Abschnitte innerhalb eines Prozesses zu fokussieren und die Details zu diskutieren.

Ihr könnt als Team gemeinsam an den Flowcharts eurer Abläufe arbeiten, um

Schmerzpunkte und ineffiziente Schritte innerhalb der Workflows zu identifizieren, z. B. fehlende oder redundante Schritte, und
eure Abläufe direkt entsprechend anzupassen.

Um die ggf. vorhandene Schmerzpunkte zweifelsfrei herauszuarbeiten, ist es für das Team eine gute Übung, eure aktuellen Prozesse mithilfe verschiedener Fragen zu beleuchten.

Bild 1: Übersicht – Flowchart des gewünschten, gesamten Patienten-Buchungssystems

Bild 2: "Zoom-in" einer bestimmten Stelle innerhalb des Ablaufs in draw.io

Tipp 2: Stelle die richtigen Fragen

Die richtigen Fragen zu stellen ist eine hervorragende Methode, um herauszufinden, ob die aktuellen Prozesse wirklich tragfähig sind – und ob sie den Bedürfnissen von Patient*innen und Mitarbeiter*innen gerecht werden.
Hier mal eine beispielhafte Sammlung in diesem Zusammenhang:

1. Was ist das erwünschte Ziel dieses Patienten-Workflows?
Das Ziel ist die Krux jedes Prozesses. Alle Schritte, aus denen sich der Prozess zusammensetzt, müssen im Hinblick auf das Ziel zusammengestellt werden. Dabei sollte das Ziel im Einklang mit der übergeordneten Mission deiner Organisation sein.

Ein Ziel könnte bspw. sein: “Wir stellen ein einfaches, intuitiv bedienbares Buchungssystem zur Verfügung, über das Patient*innen einen Termin buchen können.”

2. Wer hat den Hut auf für diesen Ablauf?
Sobald das Ziel klar ist, ist es ebenso wichtig, ein Teammitglied zu finden, das sich den Hut für diesen Prozess aufzieht. Diese Person wacht dann über den gesamten Ablauf und evaluiert ihn regelmäßig, um zu prüfen, ob alles noch passt. Ist das nicht mehr der Fall, setzt der oder die Verantwortliche ein Team-Meeting an, in dem der Prozess besprochen und nach Wegen gesucht werden kann, um ihn weiter zu verbessern.

Häufig reicht es aus, wenn zu diesen Meetings die Stakeholder eingeladen werden, also alle, die bestimmte Schritte innerhalb des Ablaufs durchführen (das heißt unter Umständen muss nicht das ganze Team dabei sein). In unserem Beispiel wird das besagte Buchungssystem insbesondere von den Kolleg*innen an der Patientenanmeldung sowie der Schichtleitung genutzt. Diese Personen sollten also auf jeden Fall mit am Tisch sitzen.

3. Ist der aktuelle Patienten-Workflow für alle verständlich und nachvollziehbar?
Wie oben und im letzten Blogbeitrag erwähnt tendieren Menschen dazu, Gewohntes nicht mehr zu hinterfragen oder Dinge mehr oder weniger automatisch auszuführen. Daher gehen wir oft davon aus, dass alle einen einmal implementierten Ablauf nachvollziehen können und dahinterstehen – insbesondere dann, wenn man für diesen Ablauf verantwortlich ist. Nichtsdestotrotz ist es möglich, dass es Kolleg*innen gibt, die den Workflow zwar einhalten, ihn aber nicht komplett durchdringen.

Flowcharts – oder auch Flussdiagramme – sind nahezu vollständig intuitiv erfassbar. Sie brechen komplexe Informationen so herunter, dass sie einfacher zu verstehen sind. Stellt sich also zu einem Zeitpunkt heraus, dass die Abläufe nicht allen Beteiligten klar sind, sollte darüber gesprochen und die Unklarheiten beseitigt werden, BEVOR der fragliche Prozess optimiert wird.

Zudem sollte vor einer Überarbeitung zunächst geprüft werden, wo alle Beteiligten stehen. Nur dann, wenn alle die Abläufe vollumfänglich nachvollziehen und eventuelle Fragen anbringen und klären können, erspart das Missverständnisse und damit auch Frust im weiteren Verlauf.

4. Zahlt jeder Prozessschritt auf das definierte Ziel ein?
Sind alle Beteiligten “an Bord” und haben ein Verständnis für den Ablauf entwickelt, sollten die einzelnen Schritte des Prozesses unter die Lupe genommen werden. Nun wird entschieden, was beibehalten und was nicht mehr oder in anderer Form benötigt wird – das herauszufinden, kann eine echte Herausforderung darstellen. Wenn du zu diesem Zeitpunkt Lean Principles einbeziehst, kann das extrem hilfreich sein.

Diskutiert ihr über einen ganz bestimmten Schritt innerhalb des Ablaufs, sollte als erstes geklärt werden, ob es ein notwendiger Schritt ist. Ist das nicht der Fall, könnte das ein Argument dafür sein, den Schritt zukünftig nicht mehr anzuwenden. Ergibt sich aber, nachdem ihr den Prozess angepasst habt, eine Situation, in der sich herausstellt, dass eben jener Schritt, den ihr herausgenommen habt, doch nutzbringend war, kann er jederzeit wieder neu integriert werden. Im weiteren Verlauf dieses Artikels wirst du sehen, wie die Revision History von draw.io es dir ermöglicht, vorgenommene Änderungen an deinem Flowchart zu revidieren.

5. Wie oft solltest du einen Patienten-Workflow überprüfen?
Das entscheidet im Normalfall der oder die Process Owner. Am Ende kommt es auf den Prozess selbst und die darin enthaltenen Schritte an. Manche Abläufe ändern sich eher selten, während andere wiederum eine geringere Halbwertszeit haben und angepasst werden müssen, sobald neue Informationen vorliegen.

Tipp 3: Nutze smarte draw.io-Features für deine Patienten-Workflows

Mit den oben angeführten Fragen kannst du einen kritischen Blick auf deine Abläufe werfen und Optimierungspotenzial entdecken.

Nun geht es daran, deine Prozesse von Grund auf aufzubauen und deinen Teammitgliedern den Zugang dazu zu ermöglichen. Denn: Die besten Ergebnisse erzielt ihr, wenn ihr gemeinsam an dem Workflow arbeiten könnt. Mit den folgenden Features sorgst du dafür, dass ihr einfach, sicher und flexibel kollaborieren könnt:

Editierbare Diagramme

Wenn du draw.io in Confluence nutzt, kannst du Flowcharts, weitere Arten von Diagrammen und andere Visualisierungen problemlos erstellen und in deine Confluence-Seiten einbetten. Dort sind sie für dein Team jederzeit zugänglich und können nach Wunsch bearbeitet und verändert werden.

Bild 3: draw.io-Diagramme können einfach in bestehende Confluence-Seiten eingefügt werden.

Bild 4: Das finale, in die Confluence-Seite eingebettete, Diagramm

Revision History

Beim letzten Mal sah das Flussdiagramm noch ganz anders aus? Mittels der Revisionshistorie findest du schnell heraus, wer wann was verändert hat. Sollten Änderungen darunter sein, die nicht dem entsprechen, was ihr in euren Meetings vereinbart habt, kannst du das Diagramm einfach auf eine frühere Version zurücksetzen.

Bild 5: Beispielhafte Revision History

Sichere Diagrammerstellung

All deine draw.io-Diagramme sind in Confluence gesichert. Du entscheidest, wer Zugang zu der Seite erhält – neben definierten Kolleg*innen kannst du auch externe Gäste zulassen.

Bild 6: Du kannst den Zugang zu deiner Seite und damit deinem Diagramm beliebig öffnen und einschränken.

Zusammenarbeit in Echtzeit oder asynchron

Alle Teammitglieder, mit denen du deine Diagramme – sprich die entsprechenden Confluence-Seiten – teilst, können daran mitarbeiten. Praktisch ist, dass das auch in Echtzeit funktioniert, beispielsweise während eines Brainstormings zu einzelnen Schritten des Workflows – so können alle Beteiligten ihre eigenen Ideen festhalten und gemeinsam weiterentwickeln. Selbstverständlich kann aber jede*r auch seinen Beitrag asynchron leisten, sei es in Form eines Kommentars für ein anderes Teammitglied oder schlicht Änderungen am Diagramm.

Bild 7: Echtzeit-Zusammenarbeit an einem draw.io-Diagramm (die Teammitglieder werden durch die Pfeile in unterschiedlichen Farben dargestellt)

Einfach das Beste!

Ob du bestehende patientenbezogene Prozesse optimierst oder dich daran machst, neue Workflows einzuführen – wir hoffen, dass dir dieser Blogartikel dabei hilft, die Diskussionen darüber in deinem Team in eine wirkungsvolle Richtung zu lenken.

Indem du Schmerzpunkte identifizierst und die richtigen Fragen stellst, wirst du mit robusten, funktionierenden Flowcharts und Visualisierungen “belohnt”, die aus dem Input der beteiligten Kolleg*innen entstanden sind und deren Bedürfnisse und Perspektiven berücksichtigen. So könnt ihr die für euch besten Prozesse entwickeln, die sowohl auf dem neuesten Stand als auch an eure Ziele angepasst sind.

Komm in die Welt von draw.io

Worauf wartest du noch? Komm in den Flow und mach den ersten Schritt zum Atlassian Marketplace – dort kannst du dir deine 30-Tage-Testversion von draw.io für Confluence kostenlos herunterladen!

Oder suchst du nach neuen Tipps und Tricks rund um die App? In diesem Fall kannst du uns gerne auf Social Media folgen – unsere Community ist sehr aktiv und andere Nutzer*innen teilen hier auch häufig ihre Erfahrungen. Wir freuen uns, wenn du Teil davon sein möchtest.

Und wenn du draw.io noch besser kennenlernen willst – klick dir gerne einen Termin mit einem unserer Spezialisten oder einer Spezialistin für eine unverbindliche Demo.

Und nun: Happy Diagramming!