Wie asynchrone Kommunikation Teams entlastet und effektiver macht

Nach der Pandemie haben Unternehmen auf der ganzen Welt akzeptiert, dass der Remote-Ansatz unweigerlich zur modernen Arbeitswelt gehört. Verteilte Teams, Hybrid-Konzepte und die Remote-Zusammenarbeit mit digitalen Kollaborations- und Kommunikationssystemen sind Methoden, die jetzt und in Zukunft untrennbar mit der Wissensarbeit verknüpft sind.

Aber vieles daran ist immer noch relativ neu – und insbesondere der Muskel der asynchronen Kommunikation ist in vielen Teams noch nicht besonders gut trainiert. Die Herausforderung verteilter Teams besteht nicht in der physischen Distanz, sondern in den bestehenden Tools und Prozessen, die oft eher auf klassische Arbeitsmethoden und die persönliche Kollaboration ausgelegt sind.

Kommunikation verbraucht fast die Hälfte des Arbeitstages

Wann sollten Teams asynchron kommunizieren und wann ist die persönliche Kommunikation die bessere Wahl? Wie lässt sich sicherstellen, dass Teams das Beste aus der asynchronen Kommunikation herausholen? Um diese Fragen zu beantworten, muss zunächst einmal klar sein, worin der Unterschied liegt. Asynchron ist jede Kommunikation, die zeitversetzt, also nicht in Echtzeit stattfindet. Dazu gehören E-Mails, Diskussionen auf Wiki-Seiten, Ticketkommentare – und auch Abstimmungen im Gruppenchat sind technisch gesehen asynchron. Im Gegensatz dazu findet synchrone Kommunikation live statt, also in Meetings, Video-Calls, Telefonaten.

Warum der Aufstieg der asynchronen Kommunikation und Zusammenarbeit eine hohe Relevanz besitzt, wird deutlich, wenn wir uns ansehen, wie viel Zeit wir mit Kommunikation verbringen. Eine Studie von Loom hat ergeben, dass Wissensarbeiter*innen im Schnitt drei Stunden und 43 Minuten (!) dafür aufwenden – inklusive E-Mails, Chats, Videokonferenzen, Meetings und Telefongesprächen. Fast den halben Tag tun wir also nichts anderes, als uns mit anderen Leuten abzustimmen.

Nun ist Kommunikation nichts Schlechtes, im Gegenteil: Agilität dreht sich im Kern um Kommunikation. Doch wann erledigen wir eigentlich unsere produktiven Aufgaben, wenn die Hälfte des Arbeitstages bereits für andere Dinge reserviert ist?

In der Pandemie ist die synchrone Kommunikation noch exzessiver geworden

Die Pandemie hat viele Teams über Nacht in Remote-Konstellationen gezwungen – aber was ist im Hinblick auf die Kommunikation geschehen? Statt Prozesse und Methoden grundsätzlich zu verändern, haben die meisten Teams ihre gewohnten und habitualisierten Konzepte lediglich ins Digitale übertragen. Das Meeting von Angesicht zu Angesicht in einem gemeinsamen Raum wurde schlicht von Videocalls abgelöst. Und da ein Videocall deutlich einfacher zu organisieren ist als ein physisches Meeting, ist das Aufkommen an persönlichen Besprechungen sogar gestiegen! Die Kommunikation hat sich also nicht verschlankt, sondern ist zusätzlich angewachsen.

Diese Entwicklung läuft den Interessen der Teams also eigentlich zuwider. In einer Zahl ausgedrückt: 76 Prozent der Angestellten fühlen sich von Videomeetings stärker abgelenkt und gestört als von persönlichen Gesprächen. Und da Remote gekommen ist, um zu bleiben, sollten Teams ernsthaft darüber nachdenken, wie oft sie synchron kommunizieren und wie sie ihre Kommunikation nicht nur effektiv, sondern effizient gestalten.

Am Anfang steht die Frage: Erfordert diese Aufgabe wirklich eine synchrone Abstimmung – oder gibt es besser geeignete Wege der asynchronen Kommunikation?

Wie asynchrone Kommunikation synchrone Abstimmungen ablösen kann – drei Beispiele

Die drei folgenden Beispiele zeigen, dass Dinge, die oft in persönlichen Meetings bearbeitet werden, sich genauso gut und besser asynchron abstimmen und organisieren lassen.

Ideenfindung und Brainstorming

Eine Gruppe kommt in einem Raum zusammen, um in einer konzentrierten Aktion möglichst viele Einfälle zu einem Thema oder einer Aufgabe zu sammeln. Leider bleiben viele dieser Sessions hinter den Erwartungen zurück. Brainstormings gehen immer mit dem impliziten Anspruch einer: Hab eine Idee! Doch Ideen lassen sich bekanntlich nicht erzwingen. Und nicht selten verlassen die Teilnehmer*innen das Meeting mit dem Gedanken, gemeinsam ihre Zeit verschwendet zu haben.

Die asynchrone Ideenfindung kann viel effektiver und zielführender sein. Der Vorteil dieses Kommunikationsansatzes ist, dass die Leute in ihrem individuellen Tempo arbeiten können und Zeit zum Denken und Reflektieren haben. Darüber hinaus bekommen auch eher introvertierte Teammitglieder eine gleichberechtigte Chance, sich produktiv zu beteiligen und auszuleben, was in synchronen Meetings häufig nicht der Fall ist.

Asynchrone Arbeit fördert die Kreativität, vermindert Unterbrechungen und verringert Druck. Und damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass unter dem Strich schließlich echte Ideen stehen und nicht nur Standardkram oder gar Ausschuss.

Planung von Arbeit

Nach einer Ideensammlung müssen die Ideen und Vorschläge zum Leben erweckt, also für die weitere Bearbeitung in konkrete To-dos aufgebrochen und vorbereitet werden. Und diese Planung muss ebenfalls nicht notwendigerweise gemeinsam in einem (physischen oder virtuellen) Raum vor einem Board stattfinden, denn es gibt perfekte Tools dafür.

Moderne Projekt- und Work-Management-Lösungen helfen Teams dabei, gemeinsam an diesen Planungen zu arbeiten. Ein System wie Jira unterstützt das Team, seine Ideen an einem zentralisierten digitalen Ort in umsetzbare Einzelaufgaben herunterzubrechen und diese vollständig zu operationalisieren, zuzuweisen, zu priorisieren, ihre Abhängigkeiten abzubilden und transparent zu teilen, wobei der Status jederzeit ersichtlich ist. Wo bedarf es da Meetings und Calls?

Statusmeetings

Warum sollte man etwas, das man bereits aufgeschrieben und dokumentiert hat, im Rahmen eines Meetings extra noch einmal vorlesen? Und was ist mit den Stakeholdern, die an diesem Termin nicht teilnehmen können? Statusmeetings sind Relikte des vor-digitalen Zeitalters. Der Zweck eines solchen Termins ist die Herstellung von Alignment und der Abgleich von Informationen. Aber dafür ist kein persönliches Gespräch mit einem halben Dutzend Leuten nötig, in dem das Team vorhandene Informationen wiederkäut.

Ein Tool wie Atlas macht die Ziele eines Teams und den Status der Erreichung jederzeit transparent. Stakeholder können auf einen Blick die Projekte identifizieren, an denen die Teams vorrangig arbeiten, und erkennen, wie es um die Zielerreichung steht. Auch Jira und Confluence helfen, größtmögliche Transparenz herzustellen und alle Beteiligten umfassend zu informieren, ohne dass dafür Meetings anberaumt werden müssen. Um Statusinformationen zu erhalten, sind synchrone Besprechungen ein denkbar ineffizienter Weg.

Meetingräume: Es ist gut, wenn sie häufiger ungenutzt bleiben!

Habitualisierte Methoden überwinden

Das bedeutet nicht, dass synchrone Kommunikation sich grundsätzlich überlebt hat. Wie eingangs schon gesagt: Direkte Kommunikation ist ein untrennbarer Bestandteil der agilen Arbeitsweise. Niemand will dem Scrum-Team seine Standups und seine Retrospektiven streitig machen, auch nicht die Team-Events oder die Teambildungsmaßnahmen. Aber synchrone Kommunikation sollte im richtigen Kontext mit den richtigen Zielen stattfinden – und nicht, weil es eben schon immer so gemacht wurde.

Die folgenden Tipps können helfen, im Team die asynchrone Kommunikation stärker zu etablieren, ohne die sinnvolle Echtzeit-Abstimmung zu beeinträchtigen:

Kleine Änderungen im kommunikativen Verhalten haben manchmal große Auswirkungen. Wenn die Teammitglieder mal einen Blick in ihre Kalender werfen und darüber nachdenken, ob eines der Meetings, die in der nächsten Woche anstehen, durch asynchrone Kommunikation ersetzt werden könnte, wird es garantiert den einen oder anderen Termin geben, der dafür in Frage kommt. Voilà: Allen Teilnehmer*innen werden 30 bis 60 (wahrscheinlich unergiebige) Minuten erspart!
Experimente sind sinnvoll! Jedes Team und jedes Unternehmen ist anders, und was in einem Kontext klappt, ist im nächsten vielleicht nicht zielführend. Was funktioniert super? Was funktioniert nicht so gut – und aus welchen Gründen? Darüber sollte das Team genau nachdenken.
Welche asynchronen Best Practices haben sich im Team herauskristallisiert? Haben Teammitglieder Ideen, wie die Kommunikation noch effizienter werden kann? Das Team sollte diese Impulse an zentraler Stelle dokumentieren und teilen.
Im Team muss ein Konsens über die beste Form der Zusammenarbeit bestehen, sonst besteht die Gefahr, dass die Initiative weitgehend verpufft. Maßnahmen wie beispielsweise Working Agreements können helfen, ein solches Alignment zu erreichen.
Vorarbeit ist wichtig. Wenn asynchrone Kommunikation zum Standard werden soll, muss das Team die digitale Dokumentation in Systemen wie Jira und Confluence habitualisieren. Vollständig operationalisierte Tickets und transparent verfügbare Informationen sind wichtige Voraussetzungen.
Die Nutzung der asynchronen Kommunikations-Tools sollte mit Intention erfolgen. Sie sollen dem Team helfen, aber die Arbeit des Teams nicht bestimmen. Beispielsweise kann es helfen, feste Zeitblöcke für die Bearbeitung von Chat-Nachrichten, Jira-Kommentaren und Confluence-Erwähnungen zu reservieren.

Möchtest du mehr darüber wissen, wie die Tools von Atlassian die asynchrone Kommunikation unterstützen? Dann melde dich bei uns! Unser Fachteam spricht gerne mit dir über deine Anwendungsfälle und Anforderungen und zeigt dir, was Jira, Confluence und Co. leisten können, um deine Teams zu entlasten und die Abstimmung effektiver zu machen.