Unternehmen, die ein Intranet oder ein internes Social-Collaboration-System nutzen, haben in aller Regel einen zuverlässigen Mechanismus, um Änderungen an Textinhalten nachzuverfolgen. Wenn ein Anwender beim Aktualisieren einer Seite oder eines Dokuments einen Fehler macht oder wenn das letzte Update einer Seite nicht mehr aktuell ist, lassen sich diese Änderungen zurückrollen.
Das ist vergleichbar mit der Versionskontrolle eines Software-Teams, mit der alle Änderungen am Code getrackt werden: Wenn ein Bug eingeschleust wurde, kann das Team eine frühere Version der Software wiederherstellen. Eine Versionskontrolle macht es also einfach, Probleme und Änderungen nachzuvollziehen.
Allerdings gibt es eine solche Revisionshistorie zumeist nicht für die Visualisierungen, die im Unternehmen erstellt und genutzt werden. Mal ganz davon abgesehen davon, dass Diagramme oft versteckt auf einzelnen Arbeitsrechnern oder geteilten Laufwerken liegen – Änderungen sind in aller Regel nicht transparent. Wer ein Diagramm öffnet, kann nicht sehen, was bei der letzten Bearbeitung geändert wurde.
Änderungs-Tracking ist oft verpflichtend
Es gibt allerdings Szenarien, in denen die Versionierung von Visualisierungen wichtig und sinnvoll ist. Erstens gilt das für die Zusammenarbeit im Unternehmen allgemein: Transparenz, gute Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Vergleichbarkeit im Hinblick auf digitale Inhalte sind wichtige Errungenschaften, von denen die Zusammenarbeit in jeder Organisation profitiert. Dazu gehört auch, Änderungen bei Bedarf zurücknehmen zu können.
Zweitens ist das Tracken von Änderungen in vielen Unternehmen Pflicht. Diagramme werden häufig eingesetzt, um Geschäfts- und Qualitätssicherungsprozesse zu illustrieren. Es ist eben einfacher, komplexe Zusammenhänge visuell darzustellen, als sie mit Worten zu erklären.
Viele Unternehmen sind rechtlich dazu verpflichtet, Änderungen an Dokumenten zu tracken, die solche Prozesse und Projekte betreffen, um bestimmte Zertifizierungen zu erhalten, die sie berechtigen, bestimmte Produkte zu verkaufen. Besonders streng sind die Anforderungen an Revisionskontrollen in der pharmazeutischen, der Gesundheits-, der Finanz- und der Automobilindustrie. Solche Unternehmen müssen für zahlreiche Prozess- und Projektdokumentationen den Verlauf der Änderungen und ihrer Freigaben nachweisen können, wenn es zu einem Compliance-Audit kommt.
Darunter fallen auch entsprechende Diagramme: Von jeder Version eines Diagramms muss eine Kopie aufbewahrt werden. In den meisten Intranets oder bei der Nutzung geteilter Laufwerke muss die Person, die ein Diagramm bearbeitet, daran denken, manuell eine Kopie zu speichern.
Es gibt eine bessere und weniger aufwändige Methode dafür: automatisches Änderungs-Tracking von Diagrammen in Confluence oder im Confluence-basierten Intranet.
Integrierte Versionskontrolle für Diagramme
Die Revisionskontrolle von Confluence ist ausgereift und sicher. Das Diagramming-Werkzeug draw.io für Confluence nutzt diese Vorteile. Jede Änderung an einem Diagramm wird mit dieser nativen Funktion gespeichert: Alle Versionen der Visualisierung sind in der Seitenhistorie einsehbar, genau wie die Änderungen an den Standard-Seiteninhalten.
Unternehmen müssen nicht darauf bauen, dass alle Mitarbeiter an die zusätzlichen Schritte denken, Diagrammversionen manuell zu speichern und von Hand an einer zentralen Stelle abzulegen. In Confluence lassen sich unterschiedliche Versionen eines draw.io-Diagramms miteinander vergleichen und frühere Versionen können mit wenigen Klicks wiederhergestellt werden - ganz so, wie man Seitenversionen vergleicht und wiederherstellt. Im Gegensatz zu anderen Diagramming-Tools für Confluence trackt draw.io Änderungen an Diagrammen automatisch in der Seitenhistorie.
Die Durchführung von Audits von Geschäftsprozessen, die mithilfe von Diagrammen visualisiert wurden, ist damit einfacher und reibungsärmer, was die Zertifizierungs- und Compliance-Prozesse der Organisation erleichtert.
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Weiterführende Infos
Der draw.io-Blog
Versionierung von Diagrammen in Confluence: draw.io bietet integrierte Revisionssicherheit, Gliffy nur nativ
Diagramme in Confluence – Massenimport von Gliffy zu draw.io
Diagramme mit draw.io für Confluence: Mit individuellen Bibliotheken arbeiten
draw.io: Bestandsaufnahme von Inhalten für User und Interessenten
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