Heute arbeitet niemand mehr allein. Alle Akteurinnen und Akteure in einer Organisation sind voneinander abhängig. Hinter allen Geschäftserfolgen eines Unternehmens stehen Teams. Doch Zusammenarbeit beschränkt sich natürlich nicht auf die internen Teams, denn in unserer komplexen Arbeitswelt haben wir es mit einer Vielzahl externer Beteiligter zu tun: Seien es Dienstleister, Partner, Freelancer, Berater, Lieferanten und natürlich Kunden.

Mit all diesen Parteien müssen interne Teams zusammenarbeiten und sich abstimmen. Und für diese Szenarien hat Atlassian seine Social-Collaboration- und Wiki-Lösung Confluence mit einer Reihe von Tools für die externe Kollaboration ausgestattet.

Einzelbereichsgäste und anonymer Zugriff

Externe Personen, mit denen ein Team regelmäßig in intensivem Austausch steht, können in Confluence als Einzelbereichsgäste angelegt werden. Als Gäste in einem dedizierten Bereich haben externe User alle bekannten Kollaborations- und Editiermöglichkeiten, um gemeinsam mit dem internen Team an Inhalten zu arbeiten und sich abzustimmen.

Mit dem anonymen Zugriff ist es wiederum möglich, Confluence-Inhalte mit einem breiteren Publikum zu teilen, beispielsweise in Form einer öffentlichen Wissensbasis oder eines Blogs. Diese Seiten werden in Google indiziert, sodass der Content für jeden interessierten Menschen im Web auffindbar ist.

Öffentliche Links

Öffentliche Links erlauben es, Confluence-Seiten als Leseversionen im Internet zu teilen. Wird die Link-Option im Teilen-Dialog aktiviert, erhält die Seite eine unikale öffentliche URL, die automatisch in die Zwischenablage kopiert wird. Leser*innen benötigen keinen Confluence-Account, um auf die entsprechenden Seiten zugreifen zu können.

Der Empfänger bzw. die Empfängerin eines öffentlichen Links sieht dann eine View-only-Version der Seite: Die eigentlichen Inhalte werden akkurat dargestellt, die Navigationsleisten sowie die Interaktions- und Kollaborationsfunktionen sind jedoch ausgeblendet. Das ist eine tolle Möglichkeit, um zum Beispiel Release Notes oder Ankündigungen an andere Nutzer*innen zu kommunizieren, ohne dabei eher ineffiziente Wege wie PDF-Exporte nutzen zu müssen.

Erweiterte Kontrollen für hohe Sicherheitsanforderungen

Der Schutz und die Sicherheit des Unternehmenswissens haben bei der externen Zusammenarbeit natürlich eine sehr hohe Priorität. Nur die Informationen, die tatsächlich dafür bestimmt sind, dürfen zugänglich sein. Und manche Organisationen wollen aus Sicherheitsgründen lieber auf die Einbindung externer Akteurinnen und Akteure verzichten. Confluence bietet Admins die nötige Flexibilität und Sichtbarkeit.

Instanz-Administrator*innen haben die Möglichkeit, öffentliche Links global zu deaktivieren. In den Einstellungen gibt es außerdem eine zentrale Liste aller öffentlichen Links über das gesamte System hinweg. Sie bietet einen aktuellen Überblick aller öffentlichen Seiten und erleichtert die Auditierung. Darüber hinaus besteht die Option, Benachrichtigungen zu erhalten, sobald ein öffentlicher Link erstellt wird.

Per Voreinstellung ist die Public-Link-Funktion in allen Confluence-Instanzen, die vor dem 16. Oktober 2023 angelegt wurden, deaktiviert. In jüngeren und frisch migrierten Systemen ist sie eingeschaltet. In der Produktkonfiguration lässt sich die Einstellung per Klick ändern.

Die neue Art der Integration von Externen in Confluence

Diese Funktionen überlassen Usern die Entscheidung darüber, wie sie mit externen Partnern interagieren, und bieten gleichzeitig ein hohes Maß an Kontrolle und Flexibilität. Damit ist Confluence das zentrale Tool für die Projektzusammenarbeit und das Wissensmanagement – nach innen und nach außen. Die genannten Features für die externe Zusammenarbeit (Gäste, anonymer Zugriff und öffentliche Links) stehen in allen kostenpflichtigen Confluence-Cloud-Tarifen zur Verfügung.

Die neuen Features machen die Confluence-Plattform noch mächtiger und flexibler, denn sie eröffnen ganz neue Öffnungs- und Integrationsszenarien – ohne dabei die Sicherheit zu vernachlässigen. Hast du Fragen zu Confluence und den Atlassian-Cloud-Produkten? Wir sind Atlassian Platinum Solution Partner und unterstützen dich gerne bei allen Aspekten der Einführung, der Migration und der Lizenzierung!

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