Check it out mit Checklisten – Aufgabenmanagement in Jira Cloud

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Wenn du bereits mit Jira Cloud arbeitest, weißt du, wie das läuft: Deine Mitarbeiter*innen und Kolleg*innen erstellen fleißig Tickets, versehen sie mit Deadlines oder ordnen sie bestimmten Sprints zu. Dann werden diese Tickets jemandem zugewiesen, der*die mit der Arbeit am Ticket beginnt, die Arbeitszeit dort erfasst, den Status fortlaufend aktualisiert und sobald alles erledigt ist, wird es am Ende geschlossen. Natürlich kann es hier und da mal Abweichungen geben, aber in aller Regel ist das der übliche Lebenszyklus von Jira-Tickets, Projekt für Projekt für Projekt.

Nun hat sich dieser Prozess zwar etabliert – das heißt aber trotzdem nicht, dass er optimal ist. Egal bei welchem Issue-Typ, ob bei einer Story, einem Task, Bug, Epic oder Subtask, es gibt oftmals noch etwas, das man als “Projekte innerhalb eines Projekts” bezeichnen könnte. Du kennst das: Oft geht es dann nämlich nicht mehr nur um die Aufgaben X, Y und Z, sondern plötzlich auch um X1, X1a, Y1, Y2 usw. Und gerade solche Konstellationen lassen sich nur schwer im Detail als innerhalb eines Jira-Tickets abbilden.

Doch diese Schwierigkeiten können bald der Vergangenheit angehören! Mit unserer kostenlosen App didit – Checklists for Jira kannst du das Beste aus deinem Aufgabenmanagement herausholen! didit bringt nämlich eine einfach zu bedienende User-Oberfläche, Live-Synchronisation und Plattformunabhängigkeit in deine Jira Cloud.

Mit Checklisten bessere Ergebnisse erzielen

Wenn ein Ticket auf “Done” steht, ist alles gut und das Ticket ist erledigt – oder? Im besten Fall ja, aber es kommt immer mal wieder vor, dass verschiedene Personen Tickets zu unterschiedlichen Zeitpunkten und Zuständen auf “Done” stellen. Manchmal möchte jemand das Ticket einfach nur endlich abschließen, obwohl noch die letzten Schritte fehlen. Und manchmal ist jemand nicht bereit, das Ticket abzuschließen, weil die Person lieber nochmal alles doppelt und dreifach überprüfen möchte. Kurz: Bisweilen liegen hier unterschiedliche Auffassungen zugrunde.

Doch es ist wichtig, dass sich deine Mitarbeiter*innen einig sind, wann ein Ticket wirklich als erledigt gilt. Im Unternehmen oder jeweiligen Team könnt ihr dafür eine sogenannte “Definition of Done” herausarbeiten. Und anstatt diese jedes Mal individuell zu klären und zu kommunizieren, kannst du die “Definition of Done” einfach mit didit – Checklists for Jira abbilden. Damit sorgst du nicht nur für mehr Transparenz und Konsistenz im Unternehmen, sondern reduzierst gleichzeitig auch Fehler und verbesserst das Qualitätsniveau. Ein Blick auf die Checkliste reicht – und jedes Teammitglied weiß, welche Schritte notwendig sind, damit eine Aufgabe als erledigt gelten kann.

Außerdem kannst du nicht nur in Jira Cloud von Checklisten profitieren, sondern auch in Confluence Cloud. Für Letzteres gibt es eine eigenständige App, natürlich ebenfalls für iOS und Android.

Optimiere deine Jira Cloud

Okay, wir haben schon darüber gesprochen, dass Jira Cloud ein hervorragendes Tool für Teams ist, die gemeinsam an Projekten und Aufgaben jeglicher Couleur arbeiten. Doch das Tool schützt nicht vor menschengemachten Fehlern oder vor misslungener Kommunikation. Ein Beispiel: David arbeitet in der Qualitätssicherung. Er hatte sich eines Tickets angenommen und erklärt, es fertiggestellt zu haben – und zwar so, wie er es in der Ticketbeschreibung verstanden hatte. Sarah, seine Kollegin und Projektmanagerin, hat daran jedoch ihre Zweifel. Sie erkennt, dass es bei der Aufgabe noch zwei lose Enden gibt, die David übersehen hat (und bei anderen Aufgaben auch des Öfteren übersieht).

Solche Situationen können schnell zu Konflikten führen – doch mit dem Einsatz von didit kannst du sie verhindern. Denn mit einer Checkliste im Ticket kann Sarah alle notwendigen Details der Aufgaben auflisten und überprüfen, ob David wirklich nichts übersehen hat.

Bei sich wiederholenden Aufgaben kannst du von Vorlagen für Checklisten profitieren, die du automatisch in ein neues Jira-Ticket einbetten kannst. Je nach Issue-Typ kannst du verschiedene Vorlagen festlegen: So sind die Anforderungen und Aufgaben bei einem Epic sicherlich anders (und erfordern eine andere Checkliste) als die innerhalb eines Tasks oder einer Story. Apropos Tasks: Verwende doch dafür eine Checklistenvorlage, die die “Definition of Done” abbildet. So sind lose Enden oder allzu freie Interpretationen von dem, was wirklich erledigt ist, kein Thema mehr! In diesem GIF siehst du die App im Einsatz:

Das war noch nicht alles – didit kann noch mehr

Manchmal muss es schnell gehen – dann kannst du einfach den Link zu deiner Checkliste kopieren und über einen der Messenger-Dienste, die ihr verwendet, verschicken. Du hast aber auch die Möglichkeit, deine Checkliste über eine QR-Code zu teilen, entweder nur an interne User oder auch öffentlich. Es geht aber noch mehr! Die App bietet eine ganze Reihe von Funktionen, darunter etwa:

Confluence-Makros: Binde vorhandene Checklisten einfach in Confluence-Seiten ein und synchronisiere den Status bestimmter Checklisten über Seiten und Anwendungen hinweg.
Erstelle neue Checklisten und fülle sie in Jira aus: Verwende die integrierte Jira-Ticket-Checkliste, um eine neue Checkliste aus einer Vorlage zu erstellen oder bestehende Checklisten innerhalb eines Jira-Tasks auszufüllen.
Checklisten in Confluence-Vorlagen erstellen: Verwende das Platzhalter-Makro, um immer dann eine neue Checklisten-Instanz zu erstellen, wenn du die entsprechende Vorlage verwendest.
Jira Auto-Assign Checkliste: Weise eine bestimmte Checkliste automatisch einem Issue-Typ in Jira Cloud zu.
Templates: Templates dienen als Vorlagen für wiederkehrende, standardisierte Checklisten. Verwende sie, um immer die aktuellste und korrekte Version einer Checkliste den richtigen Personen zuzuweisen.
Teile deine Checkliste per QR-Code: Generiere QR-Codes, die mit jedem Smartphone gescannt und ohne Anmeldung verwendet werden können.
Öffentliche Checklisten: Teile Checklisten außerhalb der Atlassian Cloud über öffentliche Links.
Mobile App: Nutze unsere kostenlose mobile App für iOS und Android, um neue Checklisten zu erstellen oder begonnene abzuschließen.
Immer synchronisiert: Deine Checklisten sind jederzeit synchronisiert, egal wo – von Confluence über Jira, unsere mobile App oder unser eigenständiges Web-Portal.
Ermögliche externen Usern den Zugriff auf deine Checklisten: Mit unserem Stand-alone-Portal können sich externe Nutzer*innen registrieren und Checklisten verwenden, als Vorlagenmanager zugewiesen werden und so Checklisten und Vorlagen verwalten, ohne dass sie Atlassian-User sein müssen.

Wir arbeiten konsequent an den bestehenden Funktionen und integrieren fortwährend neue. Dir fehlt noch etwas oder du hast eine Idee, was wir unbedingt noch umsetzen sollten? Dann freuen wir uns, wenn du deine Anregung mit uns teilst: checklists@seibert-media.net!

Worauf wartest du noch?

Checklisten können dir und deinen Mitarbeiter*innen das Leben (und die Arbeit mit Jira) erheblich leichter machen – installiere dafür einfach unsere kostenlose App für Jira Cloud und/oder Confluence Cloud!

Du bist noch unsicher, ob dein Problem wirklich mit Checklisten gelöst werden kann? Dann vereinbare doch einfach eine persönliche Demo mit uns, um über deine Anforderungen zu sprechen (und herauszufinden, ob didit die richtige Lösung dafür ist)!