Welche Checklisten-Arten Teams nutzen und was sie von Checklisten-Tools erwarten (Spoiler: Atlassian-Integration)

Wenn in Routineprozessen Fehler passieren

In jedem Unternehmen finden tagein, tagaus zahllose Tätigkeiten statt, die so oder in ähnlicher Form schon viele Male bearbeitet wurden. Und trotzdem gehen in denselben Unternehmen jede Menge Dinge schief.

Damit sind an dieser Stelle nicht die komplexen Arbeiten gemeint und nicht die Teams, die sich anstrengen, die richtigen Lösungen für neue Kundenprobleme zu entwickeln. In diesen Szenarien ist es nur natürlich, dass etwas nicht funktioniert wie erhofft – und angesichts hoher Dynamik wohnt jedem Scheitern eine Chance inne, sofern das Team etwas lernt und wertvolle Erkenntnisse gewinnt.

Doch Fehler geschehen auch dann, wenn es um die vermeintlich einfachen Dinge geht, um wiederholbare Arbeiten, die kein Neuland sind, sondern für die längst bewährte Lösungen und Abläufe bereitstehen. Leute schalten bei Routine- oder Fleißaufgaben teilweise ab oder sind in Eile, weil sie die ungeliebte repetitive Aufgabe vom Tisch haben wollen. In der Konsequenz lassen sie Arbeitsschritte aus, und oft rutscht uns genau dann, wenn es besonders ungünstig ist, etwas durch die Lappen.

Letztlich kostet der Fehler Zeit und Geld. Ein Prozess wird ausgebremst. Andere Leute, zu denen Abhängigkeiten bestehen, müssen warten. Frustration entsteht. In drastischen Fällen drohen ernsthafte Schäden durch verärgerte Kunden. Und häufig steht die Frage im Raum: Wie konntest du das denn vergessen?

Checklisten: Standardisierte Abläufe effizient und vollständig abarbeiten

Damit man sich auf die komplexen Themen und Probleme konzentrieren kann, muss man eben die einfachen Dinge erst einmal in der Tasche haben. Aus diesem Grund gibt es in den Unternehmen und Teams dieser Welt seit Jahr und Tag Checklisten für alle möglichen Use Cases und Anwendungsfälle.

Ein paar weit verbreitete Beispiele in Organisationen sind jedem geläufig: die Einarbeitung oder das Offboarding von Mitarbeitern im Unternehmen, die Planung von Firmenveranstaltungen, die Vorbereitung von Software-Releases, Wartungsarbeiten an IT-Systemen, Geschäftsreisen, Video- und Podcast-Produktionen, Redaktionsprozesse und viele mehr.

Checklisten erklären, wie Routineabläufe funktionieren. Sie bilden standardisierte Prozesse ab, die vorher durchdacht wurden, sodass sie in der Folge möglichst effizient und lückenlos bearbeitet werden können.

Read-Do- und Do-Confirm-Checklisten

Checkliste ist aber nicht gleich Checkliste. Nehmen wir das erwähnte Beispiel der Einarbeitung einer neuen Angestellten im Unternehmen. In diesem Prozess gibt es nämlich zwei unterschiedliche Arten von Checklisten.

Die Mitarbeiterin erhält eine Liste mit Dingen, die sie tun muss oder sollte, um ihre Integration ins Team und ihre Einarbeitung selbst aktiv zu unterstützen. Darauf stehen To-dos wie die Teilnahme an internen Schulungen, das Anlegen eines Intranet-Profils, die Einreichung eines aktuellen Fotos, das Lesen bestimmter Seiten im Firmenwiki, das Anschauen von Software-Tutorials und so weiter und so fort.

Die neue Mitarbeiterin liest, führt aus und setzt anschließend ein Häkchen. Hier handelt es sich um eine Read-Do-Checkliste. Sie richtet sich an Personen, die noch nicht mit dem Prozess vertraut sind – so wie die neue Mitarbeiterin, denn schließlich ist dies höchstwahrscheinlich ihr erstes Onboarding in diesem Unternehmen. Die Checkliste beantwortet die Frage: Was muss ich tun, um Prozess X vollständig und gut zu durchlaufen?

Diese Checkliste ist nicht die einzige im Onboarding-Prozess. Das IT-Team hat ebenfalls eine, auch die Personalabteilung, das Team, in dem die neue Angestellte arbeiten soll, und weitere beteiligte Gruppen. Auf diesen Listen stehen natürlich ganz andere Dinge als auf der Onboarding-Checkliste der Mitarbeiterin. Bei der IT enthält sie Aufgaben wie die Anschaffung und Übergabe eines Arbeitsrechners, die Einrichtung von Software-Accounts, die Bereitstellung eines VPN-Zugangs für den Remote-Zugriff auf die internen Systeme, die Einladung zu einer Security-Schulung, etc.

Bei dieser Liste handelt es sich um eine Do-Confirm-Checkliste. Das IT-Team hat diesen Prozess schon unzählige Male durchlaufen. Eine Do-Confirm-Checkliste richtet sich an Personen, die wissen, was zu tun ist. Der Ablauf ist bekannt, die Handgriffe wurden bereits etliche Male durchgeführt. Hier geht es darum, nichts zu vergessen. Insbesondere in Fällen, in denen wir gerade eine Perspektive einnehmen, aus der wir Dinge, die aus einem anderen Blickwinkel sonnenklar sind, schlicht nicht sehen, erweisen sich solche Checklisten als sehr wertvoll.

Anforderungen an ein modernes Checklisten-Tool

Im Kern arbeiten Menschen in Organisationen also mit zwei Arten von Checklisten für repetitive Prozesse. Die Art und Weise, wie das Werkzeug Checkliste genutzt wird, ist allerdings sehr unterschiedlich. Der klassische Fall – das Klemmbrett mit einem Blatt Papier, das anschließend unterschrieben und abgeheftet wird – hat im digitalen Zeitalter freilich ausgedient, jedenfalls in den meisten Kontexten. Dennoch sind die Medien und Tools vielfältig.

Manche Teams nutzen dedizierte Cloud-Anwendungen für Checklisten, andere arbeiten mit Task-Listen auf Confluence-Seiten, einige verwenden Online-Formulare – und nicht selten nehmen sie in Ermangelung einer besseren Lösung so manche Unannehmlichkeit und Unzulänglichkeit in Kauf.

Was wünschen sich Teams heute von guten Checklisten? Was sollten sie erwarten und welche Anforderungen sollten sie stellen?

Für die Erstellung neuer Checklisten muss ein einfacher, intuitiver Editor bereitstehen.
Checklisten müssen wiederverwendbar sein.
Für häufige Anwendungsfälle sollte es Vorlagen geben.
Checklisten sollen zentralisiert und von überall aus zugänglich sein.
Checklisten sollen sich einfach in die gewohnten Kollaborationsumgebungen der Teams einbetten lassen, insbesondere Confluence und Jira.
Es soll möglich sein, Checklisten mit Notizen, Beschreibungen und Bildern zu versehen.
Nutzer wollen bestehende Checklisten unkompliziert mit anderen Teammitgliedern oder Externen teilen.
Teams möchten Checklisten schnell und ohne Aufwand auf dem Smartphone nutzen können.

Das und mehr ist möglich mit Checklists für Confluence und Jira.

Du kennst die Apps noch nicht? Warum Checklisten ungebrochen beliebt sind, welche Herausforderungen sie lösen und welche Intention unser Entwicklungsteam antreibt – unser Podcast gibt eine interessante Einführung ins Thema.

Und natürlich bist du eingeladen, die Lösungen direkt auszuprobieren. Die Checklisten-Apps sind für Confluence Cloud und für Jira Cloud verfügbar – kostenlos. Nach der Installation kannst du sofort vollumfänglich loslegen und mit deinem Team beginnen, einen systematischen Ansatz für die Bearbeitung eurer Aufgaben zu etablieren, um auf diese Weise mehr Raum für die komplexen Fragen und Aufgaben zu schaffen.

Details zur Nutzung gibt es in der Doku zu Checklists for Confluence und Checklists for Jira. Und falls du Fragen, Wünsche, Feedback hast, melde dich einfach direkt beim Entwicklungsteam!