Kopf frei für Wichtiges – dank Checklisten für Confluence und Jira Cloud

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Treffen sich in deinem Unternehmen Kolleg*innen zum Yoga in der Mittagspause oder nach Feierabend? Ist dir aufgefallen, dass jemand aus dem Freundeskreis viel positiver wirkt, seitdem er zwei Wochen in einem Kloster war und seine Lebensgewohnheiten verändert hat? Oder hast du vielleicht selbst schon mal einen Kurs oder ein anderes Angebot besucht, bei dem es darum ging, wie du den Stress aus deinem Leben bekommst und besser auf dich und deine Bedürfnisse achten kannst?

Das Trendwort “Achtsamkeit” (Englisch: mindfulness) ist in aller Munde und auch in die Gefilde der Wirtschaft vorgedrungen. Viele große Unternehmen fördern mit verschiedenen Angeboten die Achtsamkeit und die mentale Gesundheit ihrer Mitarbeiter*innen, wie zum Beispiel Intel oder auch SAP. Firmen, die solche Maßnahmen ergreifen, haben eine der größten Bedrohungen in der aktuellen Arbeitswelt erkannt und versuchen, ihr mit solchen Angeboten entgegenzuwirken. Die Rede ist von Überforderung, die im schlimmsten Fall zu Burnout führt.

Als Person in einer Entscheidungs- und/oder Führungsposition ist es also wichtig, alle Ressourcen zu mobilisieren, um die Mitarbeiter*innen am Arbeitsplatz zu unterstützen und sie vor andauernder Überforderung zu schützen. Doch wie überall führen auch hier mehrere Wege zum Ziel. Und es braucht – neben einem gewissen Maß an Achtsamkeit – gar nicht mal viel: Ein guter Start gelingt schon mit dem Einsatz von Checklisten!

Checklisten: Alles auf einen Blick und an einem Ort

Checklisten sind so simpel wie effektiv. Und jede Person ist in der Lage, sie zu nutzen! Warum solltest du jeden Tag deine wertvollen mentalen Kapazitäten verbrauchen, wenn du einzelne Prozessschritte ganz einfach mit einer Checkliste festhalten kannst? Das Gleiche gilt natürlich auch für so ziemlich alle Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen: Mach ihnen das Arbeitsleben leichter, indem du ihnen standardisierte Checklisten zur Verfügung stellst, die sie konzentriert abarbeiten können.

Checklists for Confluence

Wir leben im Jahr 2023. Daher ist es unwahrscheinlich, dass du allen deinen Mitarbeiter*innen handgeschriebene Checklisten überreichen wirst. Warum also Checklisten nicht dort einsetzen, wo du deine Arbeit sowieso tagtäglich erledigst – nämlich in deinem Atlassian-Ökosystem? Mit unserer App Checklists for Confluence kannst du dabei wunderbar Zeit und Nerven sparen! So kannst du maßgeschneiderte Checklisten erstellen, sie zu Vorlagen für sich wiederholende Aufgaben und Projekte machen und deinen Kopf freibekommen. Wie das genau funktioniert? Das zeigen wir dir im Folgenden.

Aller Anfang ist... leicht!

Nachdem du die App für Confluence und/oder Jira installiert hast, kannst du auch schon loslegen: Suche auf einer beliebigen Confluence-Seite nach dem Makro. Es werden dir die folgenden drei Optionen angezeigt:

Checklist: Damit kannst du eine neue Checkliste erstellen. Es handelt sich dabei um eine Art “Einweg-Checkliste” für einmalige Abläufe. Möchtest du diese Checkliste immer wieder nutzen, kannst du sie über das Drei-Punkte-Menü in eine Checklistenvorlage verwandeln.

Checklist button: Damit fügst du grundsätzlich einen Button auf die Seite ein. Sobald du dieses Makro anklickst, wird dir eine Liste deiner Checklistenvorlagen angezeigt. Wähle eine aus, um sie mit diesem Button zu verknüpfen. Am Ende befindet sich dann ein Button auf deiner Confluence-Seite, der dich beim Anklicken sofort zu einem neuen Fenster mit einer neuen Checkliste (basierend auf der Checklistenvorlage) führt.

Checklist for page templates: Damit fügst du eine Checklistenvorlage in eine Confluence-Seitenvorlage ein. Wenn du aus der Confluence-Seitenvorlage eine neue Seite erstellst, wird also auch immer eine neue Checkliste (basierend auf der Checklistenvorlage) mit angelegt. Ziemlich praktisch!

Hole das Beste aus deinen Checklisten heraus!

Egal, an welchem Punkt des Erstellungsprozesses du dich gerade befindest: du kannst ein Kontrollkästchen, einen Ja/Nein-Status, eine Überschrift oder einen Abschnitt für zusätzliche Notizen hinzufügen. So kannst du die Liste so strukturieren und anordnen, wie es für dich am besten passt. Wenn du nach und nach einzelne Aufgaben auf deiner Checkliste abhakst, werden diese Elemente automatisch nach unten in den Abschnitt “Done” verschoben. So hast du stets Klarheit darüber, was du noch erledigen musst – und kannst dabei zusehen, wie deine “To-dos” immer weniger werden. Ein belohnendes Gefühl!

Vier Hochzeiten und eine Checkliste

Checklisten kommen in allen Formen und Farben. Und sie können an vielfältigen Orten und für verschiedene Anlässe genutzt werden. Etwa in der Gastronomie, wo sie z. B. unerfahrenen Mitarbeiter*innen die Abläufe und Prozesse klar machen. Aber auch den erfahrenen Mitarbeiter*innen können sie behilflich sein, indem sie es ihnen ermöglichen, sich – gestützt auf die Liste – auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Qualität ihrer Arbeit und eigenen Standards hochzuhalten. Grundsätzlich kannst du mithilfe von Checklisten dein Stresslevel erheblich senken, weil du nicht mehr jeden einzelnen Schritt im Kopf haben musst – gerade bei Abläufen, die nur ab und zu vorkommen und daher noch nicht ganz in Fleisch und Blut übergegangen sind. So können viele Fehler vermieden werden.

Allerdings: Es gibt auch Anlässe, da kann und darf nichts schiefgehen. Ein solcher einmaliger Anlass, bei dem alles auf Anhieb glatt laufen sollte, da es sonst zu herben Enttäuschungen und Tränen kommen kann, ist eine Hochzeit. Patzer, Fehler und Missgeschicke sind dort unverzeihlich: Schließlich ist es einer der wichtigsten Momente im Leben des Brautpaares, meist bezeugt von den Augen vieler Gäste. Die gute Vorbereitung und Durchführung ist dort von allerhöchster Wichtigkeit. Und auch da spielen Checklisten ihre Stärken aus!

Aber warum sollte man bei Hochzeiten aufhören? Checklisten können in zahlreichen anderen Einsatzfällen helfen, sowohl in Confluence als auch in Jira. Deshalb nutzen auch wir bei Seibert Media Checklisten – z. B. um zu gewährleisten, dass Abläufe korrekt eingehalten werden. Unser englisches Content-Team verwendet beispielsweise folgende Checkliste:

Auf der Suche nach Inspiration?

Du sollst eine Checkliste erstellen, weißt aber nicht so richtig, wo du anfangen sollst? Lass dir gerne von Checklists for Confluence helfen! Dank künstlicher Intelligenz kann dir die App verschiedene Vorschläge für deine Checkliste machen und dir so etwas Arbeit abnehmen. Hier siehst du die KI im Einsatz:

Verbanne Fehler systematisch aus deiner Arbeit!

Checklisten werden in allen möglichen Branchen genutzt, von der Luftfahrt bis zur Medizin, und haben sich dabei bewährt. Mach den Check: Probiere unsere Cloud-Apps Checklists for Confluence und Checklists for Jira aus! Sorge dafür, dass Wiederholungsfehler in deinem Unternehmen von nun an der Vergangenheit angehören. Und vor allem: Schütze dabei – fast nebenbei – deine Mitarbeiter*innen vor kognitiver Überforderung!

Weiterführende Informationen

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Mehr Disziplin für Teams und Organisationen: Wie Checklisten Verlässlichkeit und Qualität fördern
Was kostet richtig Zeit und Geld, wenn dein Team nicht daran denkt? – Die Potenziale guter Checklisten (Podcast)
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