In den meisten Unternehmen und Teams sind viele der Inhalte, die in Confluence erstellt und abgelegt werden, proprietär und teils hoch vertraulich. Dementsprechend wichtig ist ihnen die Anforderung, dass die Informationen in Confluence sicher sind und dass bei sensiblen Daten nur die richtigen Personen dazu berechtigt sind, sie einzusehen und zu editieren. Doch gleichzeitig haben die meisten Enterprise-Teams lange Listen mit Prioritäten, sodass sie den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten.

Die Ebenen der Bereichs- und der Seitenbeschränkungen in Confluence bieten bereits flexible Möglichkeiten, um den Informationszugang zu managen. Doch es wird schwierig, solche Berechtigungen auf Enterprise-Niveau zu verwalten: Für Administratoren in großen und sehr großen Confluence-Instanzen sind vor allem die Ermittlung und Nachforschung im Hinblick auf Berechtigungen sowie die Durchführung von Audits zeitraubende manuelle Prozesse.

Letztes Jahr hatte Atlassian bereits angekündigt, erweiterte Features für Confluence Data Center auszuliefern, die Admins helfen, Berechtigungen besser zu verstehen und zu verwalten. Nun sind diese Funktionen nativ verfügbar, sodass Enterprise-Teams die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen ihrer Organisationen ohne administrativen Overhead erfüllen können.

Die neuen Auditing-, Massenbearbeitungs- und Troubleshooting-Funktionalitäten helfen administrativen Teams zu sehen und zu verstehen, wer Zugriff auf Bereiche und Seiten hat, und reduzieren den Zeitaufwand für die Anpassung und Verwaltung von Rechten.

Auditing: Die Sichtbarkeit skalieren

Das Auditing einer Instanz für Compliance-Zwecke ist oft eine gefürchtete administrative Aufgabe. Es gibt Unternehmen, in denen Admins das gesamte Confluence-System Seite für Seite oder Bereich für Bereich durchgehen und auditieren, um der Compliance-Abteilung oder der Unternehmensführung einen entsprechenden Report erstellen zu können.

Confluence Data Center bietet jetzt die Möglichkeit, Berechtigungen auf skalierender Ebene zu prüfen: Administratoren können sehen, welche Personen und Gruppen auf bestimmte Bereiche zugreifen können; außerdem haben sie die Möglichkeit, auf Gruppen- oder Bereichsbasis nach Berechtigungen zu suchen.

Die Berechtigungen werden in einer Tabelle zusammengefasst, sodass sich die Informationen leicht visualisieren lassen. Diese Daten können im CSV-Format exportiert werden.

Solche Audits können wir immer dann erstellen, anpassen und exportieren, wann wir sie brauchen – ob spontan, auf Quartalsbasis oder im Jahresrhythmus. Diese Option, Berechtigungsebenen einfach prüfen und dokumentieren zu können, spart Admins viel Zeit und Mühe und stellt Ressourcen für Aufgaben frei, die für das Team wirklich wichtig sind.

Troubleshooting, um Blockaden aufzuheben

Zeitraubend sind auch das Troubleshooting für Berechtigungen und Aufgaben wie das Identifizieren und Beheben von Blockaden, die jemanden daran hindern, Inhalte zu lesen oder zu bearbeiten. Um solche Ineffizienzen zu minimieren, ist es System- und Confluence-Administratoren nun möglich, administrativen Overhead zu delegieren.

Dadurch können auch Bereichsadministratoren die Möglichkeit erhalten, Rechte zu prüfen und auf solche Anfragen schnell zu reagieren. Bei dieser Recherche können sie auch direkt das ursächliche Problem sehen und es lösen.

Dieses Vorgehen, entsprechende Handlungsoptionen an Bereichsadmins zu delegieren, hat Vorteile auf zwei Ebenen. Erstens wird das Team der Confluence- und Systemadministratoren spürbar entlastet. Zweitens sind solche Berechtigungsprobleme in der Regel schneller und unbürokratischer behoben, wenn sich ein Team darum kümmert, das näher an den Nutzern und den Inhalten des Bereichs ist.

Zeitersparnis durch Massenbearbeitung

Doch selbst, wenn Sichtbarkeit im Hinblick auf die Berechtigungen einzelner Nutzer oder Gruppen gegeben ist, kann es aufwändig sein, diese Rechte zu verändern und zu aktualisieren – vor allem in großen Organisationen, wenn sie Berechtigungen abteilungs- oder gar organisationsweit anpassen müssen. Die neue Massenbearbeitungsfunktionalität in Confluence Data Center lindert die damit verbundenen Kopfschmerzen. Sie ermöglicht es, Änderungen an Bereichsberechtigungen vorzunehmen und diese in einem Rutsch auf mehrere Bereiche anzuwenden.

Die Massenbearbeitung erlaubt es Admin-Teams, Berechtigungsänderungen effizient und innerhalb kürzester Zeit auszurollen, statt Tage in diese Arbeit zu investieren. Gleichzeitig verringert sich die Fehleranfälligkeit des Prozesses, da die Administratoren die Berechtigungen nur einmal anpassen müssen und sie dann einfach auf mehrere andere Bereiche "kopieren" können.

Mit diesen Neuerungen in Confluence Data Center unterstützt das System eine wirklich effiziente, sichere Rechteverwaltung auch auf Enterprise-Level. Auditing, Troubleshooting und Massenbearbeitung sind mit Confluence Data Center 7.3 ausgeliefert worden und jetzt native Features der Confluence-Lösung.

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