4 Szenarien der Teamarbeit, die Nerven und Energie kosten – und wie du sie mit Confluence verbesserst

Klaffende Lücken in der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams

Das erste Meeting des Tages steht an. Mit einem Notizblock bewaffnet, betritt Barbara den Raum und gesellt sich zu ihren bereits wartenden Kolleginnen und Kollegen. Worum geht es eigentlich? Außer dem knappen Titel, der in der Kalender-Software steht, hat sie keine Infos zu den Inhalten, geschweige denn eine konkrete Agenda. Kann sie etwas Sinnvolles beitragen? Sie wird sich überraschen lassen müssen – auch davon, ob die Teilnahme überhaupt die Zeit wert ist. Vermutlich wird die Hälfte des Termins wieder dafür draufgehen, erst einmal alle auf einen gemeinsamen Stand zu bringen, ehe ein Austausch entstehen kann.

Es wird wie immer ablaufen, denkt sie und verspürt dabei leichte Magenschmerzen: Niemand ist richtig vorbereitet, die Inhalte sind eine Überraschung. Und wo ist eigentlich Hans, der ebenfalls zum Termin eingeladen ist? Sie ahnt, dass es später wieder an ihr sein wird, ihn im persönlichen Gespräch über das Besprochene aufzuklären, denn leider leben die Meeting-Ergebnisse nur in der Erinnerung der Leute, die live dabei gewesen sind. Transparenz und Dokumentation? Fehlanzeige.

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Nick ist erst seit zwei Wochen im Unternehmen – doch sein positives Startgefühl und seine Motivation sind bereits verbissener Frustration gewichen: So schwierig und nervend hatte er sich den Einstieg nicht vorgestellt! Noch immer hat er das Gefühl, ganz am Anfang zu stehen, denn seine Einarbeitung gleicht einer Odyssee, einem Hangeln von Ansprechpartner*in zu Ansprechpartner*in, die er zumeist aktiv ansprechen muss.

Er ertrinkt in E-Mails, auf seinem Schreibtisch häufen sich ausgedruckte Dokumente mit Hinweisen, Richtlinien und Einführungen. Nein, es ist nicht so, dass er an die Hand genommen werden will. Er ist auf jeden Fall bereit, Initiative zu zeigen! Aber ein wenig Struktur und Sichtbarkeit sollten es schon sein, seufzt er innerlich.

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Seit mehreren Jahren veranstaltet Veras Unternehmen eine jährliche Konferenz für Kunden und Partner – und seit Jahren ist die Vorbereitung für sie die stressigste Phase des Jahres. Eigentlich müsste sie sich zweiteilen, um ihre Aufgaben im Organisationsteam bewältigen zu können. Der halbe Arbeitstag besteht aus Meetings und Telefonaten, in der übrigen Zeit ist sie damit beschäftigt, die Masse aus internen und externen E-Mails zu bearbeiten und Dokumente, Präsentationen und Tabellen mit Teilnehmendenlisten und Einsatzplänen für das Team bereitzustellen.

Zwischen zwei Besprechungen holt sie sich erstmal einen Kaffee und versucht, ein wenig zur Ruhe zu kommen. Schon seit dem Morgen hat sie Kopfschmerzen und hofft, dass sich da keine Erkrankung anbahnt. Nicht auszudenken! So sehr sie sich auch bemüht, aktuelle Statusinformationen und Arbeitsstände immer mit dem Team zu teilen – letztlich ist ihr Kopf ein Silo, und ihr Ausfall würde einen ernsthaften Rückschlag für die Event-Organisation bedeuten!

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Corona hat viele Dinge verändert – und das ist auch gut so, findet Jonas. Sein Unternehmen hat die neuen Homeoffice-Regelungen beibehalten und stellt es den Teams frei, ihre An- und Abwesenheiten im Büro selbst zu organisieren. Anders geht es auch gar nicht, denn zum Team gehören zwei Leute, die in Übersee sitzen und vollständig remote arbeiten. Die Kommunikation des Teams findet per Mail und Chat statt. Das empfindet Jonas als anstrengend und ineffizient, vor allem weil es an Transparenz und einer zentralen Dokumentation mangelt. Und wenn das gesamte Team in eine Entscheidung involviert werden muss, besteht eine große Herausforderung darin, akzeptable Termine für gemeinsame Meetings zu finden.

Heute steht ein solcher Termin an, der sich leider bis in den Abend ziehen wird. Ja, das ist lästig – aber welche Möglichkeiten gäbe es denn sonst?

Confluence füllt die leere Stelle in der Tool-Landschaft aus

Es ist offensichtlich: In allen vier Szenarien klafft in der bestehenden Landschaft der Kommunikationswerkzeuge eine Lücke. Die Kommunikation erfolgt entweder synchron, also zeitgleich in persönlichen Meetings und Gesprächen, oder asynchron, also mithilfe von E-Mails nebst Anhängen. Wie sich in den beschriebenen Beispielen zeigt, sind beide Wege oft zeitraubend und ineffizient, reißen aus dem Kontext und fördern Intransparenz.

Barbara, Nick, Vera und Jonas vermissen eine Software, die ihnen hilft, Informationen einfach und mit wenig Aufwand an einem gemeinsamen, für alle Beteiligten jederzeit zugänglichen Ort abzubilden und vorzuhalten. Es geht also darum, Inhalte zu dokumentieren, zu zentralisieren und sichtbar zu machen. Der Vorteil bei diesem Ansatz: Die Informationen werden einmal geteilt und stehen anschließend beliebig vielen anderen Leuten dauerhaft zur Verfügung. Und das sollte nur der erste Schritt sein. Wäre es nicht darüber hinaus hilfreich, wenn im zweiten Schritt andere Leute die Möglichkeit hätten, die ursprünglichen Inhalte ihrerseits zu bearbeiten, zu aktualisieren, zu ergänzen und zu kommentieren?

Die gesuchte Technologie ist seit vielen Jahren vorhanden: Wiki-Software. Doch nie war es einfacher, den Teams in deinem Unternehmen eine solche Lösung bereitzustellen: Ein paar Mausklicks, einige kurze Eingaben, und innerhalb weniger Minuten ist eine vollumfänglich nutzbare Cloud-Version verfügbar. Die Rede ist von Confluence, der Enterprise-Wiki- und Social-Collaboration-Lösung von Atlassian.

Lass uns die Eingangsszenarien erneut betrachten – mit dem Unterschied, dass die Leute nun Confluence nutzen können!

Vier Use-Cases der Teamkommunikation – diesmal mit Confluence

Meetings – gut vor- und nachbereitet

Barbara betritt den Meetingraum und freut sich auf einen kurzen, knackigen, effektiven Austausch. Die Agenda ist auf einer dedizierten Confluence-Seite vorbereitet, die begleitenden Dokumente sind dort als Anhänge “inline” eingebunden. Mehrere Personen haben per Kommentarfunktion bereits ein paar Unklarheiten aus der Welt geschafft. Es kann also direkt losgehen. Während des Meetings führen zwei Leute Protokoll und aktualisieren die Confluence-Seite im Live-Editor.

Und wer nicht physisch dabei gewesen ist, hat jederzeit die Möglichkeit, alles Wichtige im Wiki nachzulesen. Eine rundum effiziente Angelegenheit und ein erfreuliches Erlebnis für Barbara und die anderen.

Onboarding – strukturiert und ohne Zeitverlust

Gerade hat Nick auf seiner persönlichen Onboarding-Seite in Confluence ein weiteres To-do abgehakt. In diesem Confluence-Dokument findet er Punkt für Punkt alle relevanten Schritte aufgeführt, die bei der Einarbeitung erledigt werden müssen. Dabei sind die größeren, ihn betreffenden Aufgaben als dynamische Vorgänge eingebunden, die im Aufgabenmanagement-System Jira abgebildet sind – mitsamt aktuellen Statusinformationen. Alle wesentlichen Anleitungen und Einführungen stehen im Wiki zur Verfügung, inklusive integrierter Videos und Screencasts. Es läuft, und zwar super und ohne größere Reibungsverluste. So hat sich Nick den Einstieg vorgestellt!

Events – transparent und up to date

Die Vorbereitungen für die jährliche Konferenz laufen auf Hochtouren. Gerade hat Vera eine weitere Speaker-Zusage in Confluence eingetragen, die Kommunikation dokumentiert und die entsprechenden Unterlagen hochgeladen. Sehr gut, in Kürze kann das Team damit beginnen, die konkrete Agenda des Events zusammenzustellen.

In Confluence sind außerdem alle Verantwortlichkeiten, die Einsatzpläne für das interne Team und viele weitere organisatorische Aspekte beschrieben. Sie werden vom Team laufend aktualisiert; über die Beobachten-Funktion erhalten alle involvierten Personen automatische Benachrichtigungen über Änderungen. So sind die Beteiligten jederzeit im Bilde über den Status der Vorbereitung. Für Vera ist es ein gutes Gefühl, dass alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort sichtbar sind, statt in verteilten E-Mail-Postfächern oder in einzelnen Köpfen zu existieren.

Internationale und hybride Zusammenarbeit – asynchron und reibungsfrei

Ja, Aspekte wie die räumliche Verteilung und die Zeitverschiebung machen es in Jonas’ Team relativ schwierig, sich in Echtzeit persönlich abzustimmen, ohne dass irgendjemand schmerzhafte Kompromisse eingehen muss, aber Live-Meetings wollen die Teammitglieder auf ein Minimum beschränken. Statt sich synchron zu besprechen, setzt das Team zumeist auf asynchrone Kommunikation und nutzt dafür Confluence.

Gibt es Abstimmungsbedarf, wird auf dem zentralen Teamportal eine dedizierte Seite angelegt, auf der die Teammitglieder sich mithilfe von Editierungen und Kommentardiskussionen kurzschließen können. Dabei versendet das System selbstständig Benachrichtigungen über neue Änderungen und Beiträge. Auf dem Portal sind zudem die momentan relevanten Jira-Tickets samt Live-Status verknüpft, sodass alle den Stand der aktuellen Arbeiten jederzeit im Blick haben.

Nach einigen Wochen Erfahrung kommt Jonas zu dem Schluss, dass die Kommunikation in seinem international besetzten Hybrid-Team mittlerweile gut funktioniert. Das hätten wir schon viel früher haben können, denkt er und erstellt in Confluence eine neue Seite zu einem aktuellen Thema, zu dem es Diskussionsbedarf gibt. Anschließend geht er pünktlich in den wohlverdienten Feierabend.

Das liest sich doch schon deutlich besser, nicht wahr? Die beschriebenen Use-Cases sind dabei keine theoretischen Situationen, sondern in zahllosen Teams erprobt und bewährt. In Meetings, beim Onboarding, bei der internen Organisation und in hybriden Teams kann Confluence den Unterschied machen – wie in dutzenden oder gar hunderten weiteren Szenarien und Anwendungsfällen der Teamzusammenarbeit.

Lass uns über Atlassian Confluence sprechen!

Confluence ist die moderne Social-Collaboration- und Enterprise-Wiki-Lösung von Atlassian, die in hunderttausenden Teams in aller Welt erfolgreich zum Einsatz kommt. Du möchtest mehr wissen und am liebsten selbst sehen, wie sich Confluence in der Praxis anfühlt? Dann ist unser Einführungsvideo für Einsteiger*innen ein guter Startpunkt!

Martin und Florian zeigen dir, wie du eine Instanz erstellst, Seiten anlegst, Inhalte in Bereichen organisierst, Jira-Vorgänge integrierst, Videos und anderen Content aus Drittquellen einbindest, Aufgabenlisten und Tabellen baust und mehr. Hier ist die ausführliche Confluence-Demo mit den ersten Schritten und vielen Tipps und Tricks:

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