Wenn du dir zwei Eiskugeln “to go” bestellst, orderst du sie in der Waffel oder im Becher? Isst du dein Marmeladenbrot immer mit oder ohne Butter? Und startest du deinen Tag lieber mit einer schönen Tasse Tee oder Kaffee? Sicherlich konntest du dich innerhalb eines Sekundenbruchteils für die jeweils eine oder andere Option entscheiden. Und so, wie sich bei diesen banalen Fragen schnell jeweils zwei überzeugte Lager bilden, so gibt es auch bei den Produktivitätslösungen einerseits die Verfechter*innen von Google Workspace und andererseits die von Microsoft 365.
Unabhängig von den persönlichen Nutzungspräferenzen der User stellt sich aus wirtschaftlicher Sicht jedoch folgende Frage: Welches der beiden Tools hat den größeren (positiven) Einfluss auf das Geschäft von Unternehmen? Um das herauszufinden, hat Quadrant Strategies eine Umfrage in Unternehmen durchgeführt, die entweder Google Workspace oder Microsoft 365 nutzen. Dabei wurden zwischen November bis Dezember 2021 insgesamt 1.400 Menschen mit Büroarbeitsplätzen in sechs Ländern zu ihren Erfahrungen mit dem jeweils von ihnen genutzten Tool befragt.
Kurze Begriffserklärung vorab: In diesem Artikel wirst du immer wieder auf den Begriff “Switcher” stoßen. Ein Switcher ist jemand, der während seiner Anstellung im Unternehmen von einer anderen Lösung zu Google Workspace oder Microsoft 365 gewechselt ist.
Kernergebnisse der Umfrage zu Google Workspace vs. Microsoft 365
Bevor wir detailliert auf die Erkenntnisse der Umfrage eingehen, stellen wir dir schon einmal kurz und knapp die Kernergebnisse vor:
- Kulturwandel: Google Workspace kann eine Kultur der Zusammenarbeit schaffen und Innovationen fördern.
- Netzwerkeffekt: Unternehmen, die Google Workspace einführen, berichten mit größerer Wahrscheinlichkeit von höherer Produktivität, Innovation und steigenden Umsätzen als Unternehmen, die Microsoft 365 einführen.
- Nachweis durch Veränderung: Switcher zu Google Workspace beurteilen die Auswirkungen der Softwarelösung auf die Zusammenarbeit und Kommunikation positiver als die Switcher zu Microsoft 365.
- Mobiles Arbeiten: Die Möglichkeit, von anderen Geräten als einem Computer aus zu arbeiten, ist ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zugunsten von Google Workspace, das in einer zunehmend dezentralen und hybriden Arbeitswelt eine verstärkte Remote-Arbeit und höhere Produktivität ohne Schreibtisch ermöglicht.
- Mitarbeiter*innen werden eingebunden: Die Umstellung auf Google Workspace wurde mit mehr Innovation, Produktivität und verbesserter Zusammenarbeit verbunden.
- Nutzung führt zu Präferenz: Je mehr Google-Workspace-Tools ein User einsetzt, desto größer ist die Präferenz für diese Lösung. Die User berichten von einer reibungsloseren Integration und Einführung verglichen mit Microsoft 365.
Erschaffe eine Kollaborationskultur
In den letzten zweieinhalb Jahren hat sich viel an der Art und Weise, wie und von wo wir arbeiten, verändert. Viele Menschen haben sich mit den Vorzügen von Homeoffice, Remote Work oder hybridem Arbeiten angefreundet – und kommen nun, wo es wieder möglich ist, nicht mehr so häufig ins Büro wie vor der Pandemie. Doch angesichts dieser veränderten Arbeitsumgebungen müssen Unternehmen darauf achten, dass ihre Mitarbeiter*innen weiterhin im Austausch bleiben und gemeinsam an Projekten arbeiten können.
Es gilt also, auch im “New Normal” eine Kollaborationskultur zu schaffen. Und hier kommen Tools wie Google Workspace und Microsoft 365 ins Spiel: Produktivitätslösungen können die Zusammenarbeit fördern, was sich nicht nur positiv auf den Informationsaustausch, sondern auch auf die Innovationskraft auswirkt.
Das zeigt sich auch in den Umfrageergebnissen: 29 Prozent der Microsoft-User stimmen der Aussage zu, dass Microsoft 365 einen signifikant positiven Einfluss auf die Art und Weise, wie sie arbeiten, hat. Unter den Google-Workspace-Usern stimmen sogar 58 Prozent zu. Zudem sagen 82 Prozent der Switcher zu Google Workspace, dass ihr Team nach dem Wechsel innovativer geworden ist – bei den Switchern zu Microsoft 365 sind es immerhin 47 Prozent.
Dank der Möglichkeit zur Echtzeit-Zusammenarbeit entfallen für User von Google Workspace und Microsoft 365 viele lästige E-Mails mit zahlreichen Versionen ein und desselben Dokuments, die immer hin- und hergeschickt werden müssen. Dadurch wird nicht nur die Teamarbeit enorm erleichtert, sondern auch viel Zeit eingespart. Allerdings machen Google-Workspace-User – verglichen mit denen von Microsoft 365 – stärkeren Gebrauch von dieser Funktion: Bei Google Workspace arbeiten im Durchschnitt 13,4 Personen an einem Dokument, bei Microsoft 365 sind es 7,2 Personen.
Profitiere vom Netzwerkeffekt
Ein (positiver) Netzwerkeffekt ist ein Effekt, bei dem der Nutzen eines Gutes mit steigender User-Zahl zunimmt. In unserem Fall ist es das jeweilige Kollaborationstool, also Google Workspace oder Microsoft 365.
Die Umfrageergebnisse zeigen dabei, dass Google Workspace im Vergleich zu Microsoft 365 die stärkeren positiven Netzwerkeffekte in Bezug auf die Kommunikation und Produktivität in Unternehmen hervorruft. Diese positiven Auswirkungen von Google Workspace sind zwar bei Unternehmen jeder Größe zu beobachten, am stärksten jedoch profitieren die großen Unternehmen.
Auch im Hinblick auf die Innovationskraft von großen Unternehmen, die ihr Produktivitätstools gewechselt haben, übertrumpft der Studie zufolge Google Workspace Microsoft 365: Während 84 Prozent der Switcher zu Google Workspace aus großen Unternehmen sagen, dass ihr Organisationen seit dem Wechsel der Software "innovativer" geworden ist, sind es bei den Switchern zu Microsoft 365 aus großen Unternehmen nur 42 Prozent.
Ähnlich verhält es sich, wenn es um das Thema “Umsätze” geht: 68 Prozent der Switcher zu Google Workspace aus großen Unternehmen sagen, dass der Umsatz ihres Unternehmens seit dem Software-Wechsel gestiegen ist – bei den Switchern zu Microsoft 365 aus großen Unternehmen sind es 28 Prozent.
Nachweis durch Veränderung
Veränderungen sind schon so eine Sache: Entweder du bemerkst erst, was du hattest, wenn es weg ist – oder du fühlst dich so wohl mit dieser Veränderung, dass du dir gar nicht mehr vorstellen kannst, wie es vorher einmal war. Das letztgenannte Szenario trifft wohl auch auf diejenigen Switcher zu, die von einem anderen Kollaborationstool zu Google Workspace gewechselt sind. In der Studie stimmen sie verschiedenen Kommunikations- und Kollaborationsaussagen am stärksten zu – sogar noch vor den Standardnutzer*innen von Google Workspace.
Arbeite leichter mobil
Viele von uns sitzen nicht den ganzen Arbeitstag lang an ihrem Schreibtisch – zum Beispiel machen es (Remote-)Meetings erforderlich, auch mal in eine stille Ecke des Büros oder einen Meetingraum zu wechseln; ab und zu wollen wir unterwegs mal eben schnell auf eine Nachricht antworten, und manchmal ist das Arbeiten auf dem Sofa einfach bequemer. Und genau deswegen ist es so wichtig, dass du die Möglichkeit hast, auch mobil zu arbeiten.
Google-Workspace-User arbeiten der Studie zufolge häufiger von mobilen Geräten aus als Microsoft-365-User – das zeigt sich sowohl bei der Handy- als auch der Tablet-Nutzung. Welche To-dos Google-Workspace- und Microsoft-365-User regelmäßig mit dem Handy oder Tablet erledigen, zeigt die nachfolgende Tabelle:
Binde deine Mitarbeiter*innen ein
Softwarewechsel und Systemumstellungen in Unternehmen brauchen ihre Zeit und viel Planung – und nicht immer fällt es Mitarbeiter*innen leicht, die neuen Tools und ihre Funktionalitäten kennenzulernen. Doch oftmals lohnt sich ein solcher Wechsel – so bindet ein Umstieg auf ein Kollaborationstool wie Google Workspace oder Microsoft 365 deine Mitarbeiter*innen wesentlich stärker ein, als dies vorher der Fall war.
Die Umfrageergebnisse zeigen, dass sich sowohl der Wechsel zu Google Workspace als auch der zu Microsoft 365 positiv auf die Produktivität und Innovation über alle Altersgruppen hinweg auswirkt. Das gilt vor allem für die jüngeren (18 bis 34 Jahre) Mitarbeiter*innen.
70 Prozent der jüngeren Switcher zu Google Workspace stimmen voll und ganz zu, dass das Tool ihnen Zeit spart, sodass sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können. Auf Seiten der jüngeren Switcher zu Microsoft 365 stimmen dem 52 Prozent voll und ganz zu. Während 82 Prozent der jüngeren Switcher zu Google Workspace sagen, dass ihr Team seit dem Tool-Wechsel innovativer wurde, sind es unter den jüngeren Switchern zu Microsoft 365 66 Prozent.
Je mehr du Google Workspace nutzt, desto höher ist deine Präferenz dafür
Im Falle der Google-Workspace-User gilt wohl “Mehr ist immer besser” – so lassen sich zumindest die Umfrageergebnisse interpretieren, denn: Mit der zunehmenden Nutzung von Google Workspace steigt auch ihre Präferenz für das Tool. Zudem berichten die User von Google Workspace häufiger als Microsoft-365-User von einer reibungslosen Integration und Einführung ihrer Produktivitätslösung.
Google Workspace vs. Microsoft 365 – die Studie zum Download
In diesem Artikel haben wir dir einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse der Studie gegeben – dabei wurde bereits deutlich, dass Google Workspace in einigen Punkten besser abschneidet als sein Konkurrent Microsoft 365. Wenn du dich noch tiefer in die Ergebnisse und die Methode der Umfrage einlesen willst, kannst du dir hier die vollständig übersetzte Studie herunterladen.
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Weiterführende Infos
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Der Einfluss von Google Workspace und Microsoft 365 auf Unternehmen
