In Jira ist es kinderleicht, neue Projekte und Tickets zu erstellen. Nicht so einfach ist es jedoch in manchen Fällen, Informationen zu entfernen, die nicht mehr relevant sind. Und wenn sich im System solche nicht mehr aktuellen Daten ansammeln, können daraus Probleme erwachsen.
Ist Jira voll mit irrelevanten Informationen, wird es erstens immer schwieriger, die richtigen Dinge zu finden. Die Übersichtlichkeit nimmt ab, Suchvorgänge werden ineffizienter. Und zweitens kann eine immer weiter wachsende Menge von Daten, von denen ein signifikanter Anteil nutzlos geworden ist, dem System unter Performance-Aspekten zu schaffen machen.
Ein klarer Weg, um Projekte zu archivieren
Das Aufräumen von Jira war mit Bordmitteln bislang eine nicht triviale Unternehmung. Berechtigungsschemata mussten umfunktioniert werden, es waren Backup-Instanzen nötig und Jira-Admins mussten sich den einen oder anderen kreative Workaround einfallen lassen. Und doch war und ist die Pflege des Jira-Systems eine essenzielle Aufgabe, denn die Nutzer brauchen das Tool jeden Tag, und zwar so performant und effizient wie möglich.
Wenn Jira im Unternehmen wächst, wird es für Admin-Teams immer wichtiger, einen klaren Plan dahingehend zu haben, wie sie alte, nicht mehr benötigten Informationen entfernen. Einen solchen Plan haben sie mit der neuen Projektarchivierung in Jira Software Data Center 7.10 nun an der Hand.
Archivierung führt zu Performance-Verbesserungen
Das Aussortieren irrelevanter Jira-Projekte sorgt nicht nur für mehr Übersicht und ein schnelleres Auffinden aktueller Informationen. Es kann merkliche Auswirkungen auf die Performance haben, wie Atlassian in Performance-Tests ermittelt hat.
Dabei haben sich für Instanzen mit einer Million Vorgängen, von denen die Hälfte der Projekte und Tickets archiviert wurde, um elf Prozent schnellere Ladezeiten für Boards und um 25 Prozent schnellere JQL-Suchen ergeben. Insgesamt hat sich gezeigt, dass sich die Performance mit dem Umfang der archivierten Informationen linear verbessert - je mehr Inhalte archiviert werden, desto performanter ist die Instanz.
(Hierbei ist zu beachten, dass die Performance eines selbst gehosteten Systems immer auch von anderen Faktoren wie Hardware-Konfiguration, Netzwerk usw. abhängt. Entsprechende Performance-Werte können sich je nach Instanz und Umgebung also unterscheiden.)
Projekte per Klick archivieren und wiederherstellen
Die Archivierung an sich ist eine einfache und gradlinige Funktion, die im Projekte-Tab unter den Administrationseinstellungen verfügbar ist. Im erweiterten Menü eines Projekts gibt es die nun die Option “Archivieren”.
Sobald das Projekt archiviert ist, erscheint es in der Liste der archivierten Projekte auf der linken Seite. Vorgänge in archivierten Projekten werden aus dem Jira-Index entfernt, bleiben aber in der Datenbank gespeichert. Es besteht also auch weiterhin limitierter Zugriff mit direkten Links, jedoch nur im Read-only-Modus.
Archivierte Projekte verschwinden aus allen Listen (bis auf die entsprechende Liste der archivierten Projekte). Vorgänge aus diesen Projekten sind nicht mehr via JQL verfügbar. Sie erscheinen auch nicht mehr auf Boards, auf Dashboards, in Backlogs und in Suchergebnissen.
Aber was ist, wenn ein altes Projekt wieder relevant wird? Vielleicht hat sich ein neues Team formiert, das ein früheres Vorhaben nun noch einmal anpackt. Dann lässt sich das Projekt unter “Projekteinstellungen” per Klick wiederherstellen.
Dank der Archivierungsfunktion können Administratoren Projekte also schnell und sicher entfernen und die Informationen falls nötig jederzeit wieder aktivieren.
In diesem Zusammenhang hat Atlassian auch gleich ein paar kleine Änderungen an der Admin-Projektliste vorgenommen: Es gibt jetzt die Möglichkeit, nach Projektnamen zu suchen und die Projektliste zu paginieren. Dadurch soll die Navigation zum zu archivierenden Projekt noch einfacher werden.
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