Atlassians Social-Collaboration-System Confluence hält Nutzer über Bearbeitungen ihrer Seiten und über Feedback anderer Teammitglieder auf dem Laufenden. Diese E-Mail-Benachrichtigungen sind hilfreich, können aber auch übers Ziel hinaus schießen, speziell wenn eine Seite mit sehr hoher Frequenz aktualisiert wird.
Hier hat Atlassian mit der neuen Confluence-Version 5.10 gegengesteuert und zusammenfassende Notifications eingeführt. Das bedeutet in erster Linie E-Mail-Benachrichtigungen mit mehr Relevanz: Die Nutzer erhalten weiterhin alle Infos, die sie brauchen – aber weniger Mails.
Zusammenfassungen statt einzelner E-Mails
Zusammengefasste Benachrichtigungen sind ein Lösungsansatz für die schwierige Balance zwischen dem Zugang zu allen Aktualisierungen und zu den Aktualisierungen, die ein User am meisten braucht. Confluence sammelt nun alle Updates an Seiten, an denen ein Nutzer gearbeitet hat, und verschickt für jede Seite eine E-Mail, in der die Aktualisierungen zusammengefasst sind.
Das Batching erfolgt alle zehn Minuten, solange es Aktivitäten gibt. Das vermeidet Benachrichtigungs-Stürme, die auftreten, wenn jemand sehr viele Edits an einer Seite vornimmt, bietet dem Nutzer aber dennoch eine Übersicht darüber an, welche Änderungen es gegeben hat.
Erste Auswertungen von Atlassian haben ergeben, dass der Umfang an von Confluence verschickten Mails dadurch um immerhin rund 25% zurückgegangen ist.
Fünf Tipps für die Nutzung von Confluence-Benachrichtigungen
Wer (noch) nicht eng mit Confluence vertraut ist, fragt sich vielleicht, welche Notifications es gibt und wie man mit ihnen umgeht. Confluence erlaubt es Nutzern, Seiten, Bereichen und Blogs mithilfe des Beobachten-Features zu folgen. Sie werden dann automatisch über Aktualisierungen und Änderungen informiert.
Bereiche abonnieren, um Projekte oder Teams zu beobachten
In Bereichen werden Informationen bestimmter Teams oder Abteilungen, zu Projekten oder zu Produkten gesammelt. Wer zu denjenigen gehört, die gerne über alles auf dem Laufenden sein wollen, was passiert, kann komplette Bereiche abonnieren. Dabei besteht die Wahl, ob man all die Seiten oder nur den Blog des Bereichs beobachten möchte.
Internen Blogs folgen
In vielen Unternehmen gibt es intern eine Kultur des Bloggens. Um automatisch über neue Artikel in internen Blogs informiert zu werden, kann ein User diese abonnieren. Die entsprechende Einstellung findet sich in den persönlichen E-Mail-Einstellungen.
Über Diskussionen in Kommentaren informiert werden
Wenn ein Anwender eine Seite kommentiert, muss er nicht aktiv werden, um der weiteren Diskussion zu folgen. Confluence abonniert diese Seite für ihn und er erhält dann Benachrichtigungen über alle weiteren Kommentare – klassische, Inline- und Anhangskommentare – sowie über alle Seitenänderungen.
Unnötige Benachrichtigungen schnell abstellen
Jede E-Mail-Benachrichtigung kommt mit einem praktischen Link einher: Beobachten der Seite beenden. Wenn eine Seite also keiner besonderen Aufmerksamkeit mehr bedarf, können User sie auf diesem Weg per Klick deobonnieren.
Notifications en masse deaktivieren
Wer dazu tendiert, haufenweise Seiten zu beobachten, weil er beispielsweise in vielen Projekten mitarbeitet, findet dann manchmal zig Benachrichtigungen im E-Mail-Postfach, die er nicht mehr wirklich braucht. In der Beobachtungsliste in seinem Profil kann der Anwender Abos, die er nicht mehr braucht, in einem Schwung deaktivieren.
Das neue Konzept der zusammenfassenden Benachrichtigungen und die Tipps oben sollten dabei helfen, dass Nutzer weniger Zeit dafür aufwenden müssen, an die für sie relevanten Infos zu kommen und das E-Mail-Postfach vor unnötigen Benachrichtigungen zu schützen.
Wir sind Ihr Confluence-Partner!
Haben Sie Fragen zu Confluence und Social Intranets? Denken Sie über eine Einführung nach oder möchten Sie ein bestehendes System optimieren oder erweitern? Wir sind einer der größten Atlassian Experts weltweit mit Erfahrung aus Hunderten Confluence-Projekten und unterstützen Sie gerne bei allen Aspekten rund um eine erfolgreiche Einführung: Evaluierung, Lizenzierung, Anpassung, Skalierung, Hosting, Plugin-Entwicklung. Bitte sprechen Sie uns unverbindlich an. Ausführliche Infos zu unseren Confluence-Dienstleistungen mit Kalkulationsbeispielen haben wir zudem im Orientierungsangebot in unserer Infothek zusammengestellt.
Linchpin: Social Intranet auf Confluence-Basis
Confluence-Workshops für Unternehmen von //SEIBERT/MEDIA: Passgenau für unterschiedlichste Zielgruppen
Welche Wiki-Software ist die richtige? Ergebnisse einer Studie
Das Confluence-Portal in unserer Infothek
