Bist du schon im “Urlaubs-Modus” oder dauert es bis zu deiner nächsten Auszeit noch ein wenig? So oder so – der Sommer ist da! Also eigentlich Zeit für das traditionelle “Sommerloch”, oder? Nicht, wenn es nach Google Workspace geht: Denn Google hat die Zeit bis hierhin genutzt und im Juni mehr als 20 spannende Updates veröffentlicht.
Work easy mit neuen Features bei Google Docs, Sheets, Chat und Gmail
Darunter sind einige Funktionen, die Google-Workspace-Usern den Arbeitsalltag zukünftig etwas erleichtern. Unser Kollege Max hat sich umgeschaut und alle Neuheiten für euch zusammengetragen. (Spoiler: Im zugehörigen Video zeigt er dir alle Funktionalitäten auch nochmals genauer.)
Unsere persönlichen Highlights sind die Neuerungen bei Smart Chips, aber vor allem die Checklisten in Google Docs, die sich den Titel “Tipp des Monats” verdient haben:
Du kannst in einem Google Doc sehr einfach eine funktionelle Checkliste erstellen, z. B. eine Packliste, bevor du in den Urlaub fährst, oder auch eine To-do-Liste, wenn im Vorfeld eines Projekts noch bestimmte Dinge zu erledigen sind. Diese Aufgaben kannst du verschiedenen Personen zuweisen (für Atlassian-Nutzer*innen: ähnlich wie in einem Jira-Ticket) und sie außerdem mit einem Datum versehen. Der Clou: Die Aufgaben erscheinen dann automatisch in den Google Tasks und werden im Google Kalender der jeweiligen Personen aktiviert.
Ist die Aufgabe erledigt, kann sie im Kalender entsprechend abgehakt werden, was dann wiederum in der Liste in deinem Google Doc gespiegelt und als “done” (durchgestrichen) angezeigt wird.
Das Ganze ist natürlich auch dann sehr praktisch, wenn du eine Workation mit deinem Team machen möchtest …
Die weiteren Neuerungen im Überblick
Google Meet
Das beliebte Google Meet erhält gleich mehrere neue Funktionen, die im Kleinen wie im Großen praktisch sind:
#1: Neue Publikumsrolle (“Zuschauer*in”): Diese Rolle kannst du für alle Teilnehmer*innen bei sehr großen Meetings voreinstellen, bei denen es ungünstig ist, wenn Leute versehentlich reinquatschen. Zuschauer*innen können weder Kamera noch Mikrofon aktivieren noch ihren Bildschirm teilen. Natürlich kannst du die Rollenzuweisung auch wieder ändern.
#2: Unterstützung von Whiteboard-Kameras: Trifft sich dein Team für ein Brainstorming vor Ort, ist das eine tolle Sache – allerdings sind Kolleg*innen, die nicht in Präsenz dabei sein können, dann oft im Nachteil und in ihrer Partizipation eingeschränkt. Google Meet unterstützt nun Whiteboard-Kameras, die das analoge Board vor Ort sauber abfilmen. So wird es auch remote möglich, Ideen mitzuentwickeln und weiterzuspinnen.
#3: Bessere Bild-in-Bild-Funktion (in Chrome): Steht dir nur ein Monitor zur Verfügung, ist die Bild-in-Bild-Funktion sehr praktisch, sie bot jedoch bis dato nur eingeschränkte Bedienmöglichkeiten. Das ist nun anders: Ab sofort kannst du auch die Hand heben, den Meet-Chat nutzen, Untertitel ein- und ausschalten, die Größe der Ansicht ändern oder flexible Layouts verwenden.
#4: Mehr Sprachen für Untertitel und Übersetzungen: Google Meet “spricht” ab sofort auch Französisch-Kanadisch, Polnisch, Rumänisch, Indonesisch, Türkisch, Thailändisch und Vietnamesisch.
#5: Umfragen und Q&As während des Google-Meet-Livestreams: Wenn du auch bei sehr großen Unternehmensmeetings oder Konferenzen auf Interaktionsmöglichkeiten wie Umfragen oder Q&A setzen möchtest – das ist nun machbar!
#6: Hintergrundunschärfe beim virtuellen Desktop: Viele User schätzen es, dass in Google Meet der Hintergrund einfach unscharf gestellt werden kann. Das funktioniert zukünftig ebenso bei virtuellen Desktops – damit hat Google einen vorhandenen Missstand behoben.
#7: Bessere Beitrittsverwaltung: Wollen Personen einem Meeting beitreten, landen die Beitrittsanfragen jetzt auf der rechten Seite im Personen-Tab.
Google Chat
Auch in Google Chat sind neue Funktionen verfügbar. Im Einzelnen:
#8: Verbessertes Onboarding: Neue Kolleg*innen, die erstmals z. B. via Gmail den Google Chat besuchen, werden “an die Hand genommen” und detailliert durch die verschiedenen Chat-Optionen geführt. So steht einem reibungslosen Start in die Chat-Unternehmenskommunikation nichts mehr im Wege!
#9: Mehr Übersicht: Direktnachrichten oder Gruppenchats, die mehr als sieben Tage ohne Interaktion sind, werden ausgeblendet. Du kannst sie selbstverständlich über die Liste wieder aufrufen, und auch angepinnte Personen oder Gruppen bleiben sichtbar.
#10: Smart Compose: Das Feature nutzt maschinelles Lernen, um dir während des Tippens passende Textvorschläge zu machen, mit denen du Zeit sparen kannst. Es ist in mehreren Sprachen verfügbar.
#11: Lesebestätigung für Gruppennachrichten: Du kannst nun auch bei direkten Gruppennachrichten sehen, ob sie gelesen wurden.
Gmail
#12: Top-Suchergebnisse auf dem Smartphone: Abermals gestützt durch maschinelles Lernen, das mehr berücksichtigt als nur den Suchbegriff, hat Google seine Suche in Gmail auf dem Smartphone verbessert. Die besten Ergebnisse für deine Anfrage erscheinen jetzt ganz oben auf dem Smartphone, danach absteigend sortiert nach Aktualität.
Google Docs
#13: Userdefinierte Bausteine: Zu den von Google selbst definierten Vorlagen in Docs, z. B. für Besprechungen oder Projektpläne, kannst du jetzt auch deine eigenen Textbausteine erstellen und wieder verwenden. Praktisch, wenn du häufiger ähnliche Dokumente aufsetzen musst.
#14: Variable Chips: Smart Chips sind kleine, interaktive Elemente, die du in Docs und Sheets einfügen kannst, z. B. das Datum, Kontakte, Orte, Links usw. Neu sind variable Chips, die als Platzhalter für verschiedenste Dinge gesetzt werden können, z. B. Kundennamen, Transaktionsnummern o. Ä. Zusammen mit den userdefinierten Bausteinen lassen sich so leicht Vorlagen für bspw. Verträge erstellen.
#15: Drittanbieter-Smart-Chips: Über den Marketplace kannst du außerdem von Drittanbietern entwickelte Smart Chips integrieren.
Google Sheets
#16: Zeitleisten-Ansicht: Die seit einiger Zeit existierende Zeitleistenansicht hat neue, nützliche Funktionen bekommen.
#17: Tastenkürzel: Google hat die Palette erweitert und neue Tastenkürzel implementiert.
#18: Smart-Chip-Datenextraktion: Die in Smart Chips enthaltenen Metadaten (bei einem Doc bspw. das Erstellungs- oder Änderungsdatum, bei Kontakten eine E-Mail-Adresse usw.) kannst du nun in Zellen extrahieren und die Daten anschließend ganz normal in deinem Sheet weiterverarbeiten.
Und auch das gibt es noch on top:
#19: Zugriffsanfragen auf Google-Dokumente: Bisher wurdest du nur per E-Mail informiert, wenn ein*e Kolleg*in den Zugriff auf ein Dokument benötigte. Ab sofort erscheint im Dokument selbst ein Hinweis darauf, dass eine oder mehrere Zugriffsanfragen vorliegen, die man auch im Doc direkt annehmen oder ablehnen kann.
#20: Ordnung in Google Drive: Dank einer neuen Sortierfunktion kannst du selbst entscheiden, ob, wie und wo Ordner und andere Dateien angezeigt werden.
#21: Glaskugel des Monats: Die Serienbriefe in Gmail werden bald noch wirkmächtiger, denn in Zukunft wirst du jede Spalte eines Google Sheets als Tag für personalisierte Massen-Mails nutzen können. So werden diese wesentlich persönlicher und individueller, als es bisher der Fall war.
Und die bereits erwähnten Checklisten, unser Tipp des Monats, machen deinen Arbeitsalltag dann endgültig leichter!
Up to date in Sachen Google Workspace
Du denkst dir jetzt “Wow – und wie soll ich mir das alles behalten”? Keine Sorge: Details zu allen neuen Funktionen zeigt dir unser Kollege Max im aktuellen Video, das du in unserem YouTube-Kanal findest.
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Weiterführende Infos
Buchstäbliche digitale Transformation – unsere Erfolgsstory mit Google Workspace und NOZ/mh:n MEDIEN
Hybrides Arbeiten mit Google Workspace – Teil 5: Szenarien für gelungene Meetings
Alles über Google Workspace und welche Vorteile es für dich hat
Keine digitale Transformation ohne Google Data Cloud – Teil 1
Keine digitale Transformation ohne Google Data Cloud – Teil 2
