Das PI-Planning ist eines der zentralen Ereignisse im Scaled-Agile-Kontext. Und schon bevor die Arbeitswelt durch die Pandemie grundlegend durchgerüttelt wurde, hat sich ein Trend hin zu virtuellen PI-Plannings deutlich abgezeichnet. Hunderte von Mitarbeitern durch die ganze Welt zu fliegen, mit Visa zu jonglieren und all diese Leute für drei oder vier Tage unterzubringen, ist auch in besten Zeiten eine sehr teure und aufwendige Angelegenheit.

Seit mehr und mehr virtuelle Tools eine produktive und reibungsarme digitale Kommunikation und Kollaboration in Echtzeit ermöglichen, haben immer mehr Unternehmen begonnen, "remote" zu denken und zu budgetieren. Als die Pandemie zuschlug, waren schließlich auch die digitalen Nachzügler gezwungen, auf Remote-Konstellationen zu setzen. In vielen Organisationen finden mittlerweile fast alle PI-Plannings online statt. Und selbst heute, da die Pandemie sich verläuft und Lockdowns hoffentlich Geschichte sind, bilden Remote- und Hybrid-Veranstaltungen die Regel und nicht die Ausnahme.

Kurz: Die digitale Zusammenarbeit ohne physische Präsenz ist gekommen, um zu bleiben. In den meisten Unternehmen wird es auch künftig in nahezu jedem Meeting und bei fast jeder Veranstaltung Leute geben, die virtuell dabei sind statt persönlich.

Doch bei Remote-Events wirken mehrere hinderliche Einflüsse, die zu berücksichtigen sind: Die sogenannte Bildschirm-Fatigue ist weit verbreitet, Personen, die in anderen Zeitzonen sind, müssen außerhalb ihrer normalen Arbeitszeiten teilnehmen, die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen wird kontinuierlich kleiner. Wenn ein PI-Planning also effektiv sein soll, muss das Führungsteam Wege finden, um schnell auf den Punkt zu kommen, damit grundlegenden Informationen wie der Business-Kontext tatsächlich transportiert werden.

Deshalb empfehlen immer mehr Experten und Praktiker, Business-Kontext-Sessions so kurz wie irgend möglich zu halten. Es ist erwiesen, dass man nach Beginn eines Meetings im Schnitt zehn Minuten lang die volle Aufmerksamkeit der Teilnehmer hat, anschließend geht es abwärts. Nach diesem Punkt ohne Wiederkehr sollte das Meeting also enden oder die Aufmerksamkeit muss erneut geweckt werden.

Doch wie? Wie kann das Führungsteam seine Ideen auf eine Viertelstunde oder weniger eindampfen und dabei sicherstellen, dass die Teams den Business-Kontext, der hinter der Quartalsplanung steht, dennoch verstehen?

Informationen im Vorfeld bereitstellen

Man kann es sich einfach machen und die in SAFe vorgeschlagene Zeitplanung als unumstößliches Gesetz betrachten. Aber die Realität sieht so aus, dass bei Remote- und Hybrid-Events die Karten neu gemischt werden müssen. Und selbst die SAFe-Entwickler haben mittlerweile neue, angepasste Empfehlungen veröffentlicht, die den Besonderheiten von Remote-PI-Plannings Rechnung tragen sollen. Könnte das Führungsteam diese Empfehlungen nicht noch einen Schritt weiter auf sich zuschneiden?

Der Business-Kontext ist auf 30 Minuten verkürzt worden. Aber ist es nicht so, dass viele Entscheidungen in den Bereichen Business-Kontext und Architektur lange vor dem eigentlichen PI-Planning getroffen werden? Aus welchem Grund sollte das Führungsteam diese Informationen also bis zum Tag X zurückhalten?

Wenn wichtige Entscheidungen und Details im Vorfeld per Video und als Confluence-Seite geteilt wird, können die Teams sie dann durchsehen, wann es für sie am besten passt. Wenn sie schließlich ins eigentliche PI-Planning kommen, sind ihre Fragen entweder schon beantwortet oder liegen zumindest klar auf der Hand.

Das reduziert den Umfang an Infos und Zeit für diese Sessions und räumt mehr Zeit für die kollaborativen Team-Breakouts frei, in denen bei einem PI-Planning das Gros der Arbeit erfolgt. Vielleicht können diese Sessions sogar ganz wegfallen oder wenigstens optional sein!

Die Storytelling-Prinzipien anwenden

Falls das Team nicht oder noch nicht bereit ist, ganz auf die Business-Kontext-Session zu verzichten, sollte es sie so kurz wie möglich halten und ein paar Storytelling-Tricks nutzen, um die Aufmerksamkeit der Leute aufrechtzuerhalten und die Informationen in der Erinnerung zu verpflanzen. Eine Liste mit Zielen ist nicht besonders gut erinnerbar und eine lange Erläuterung der Ziele nicht besonders spannend.

Erstmal braucht eine Geschichte Helden. Jede hat welche, selbst die Business-Kontext-Story. Und die Helden sie diejenigen, die die Geschichte beim PI-Planning hören: die Teams. Weiterhin braucht jeder Held ein Ziel: Ein Drache muss erschlagen oder ein verwunschener Prinz erlöst werden. Drittens gibt es in Geschichten den Konflikt, der den Helden beim Erreichen des Ziels im Wege steht.

Diese Storytelling-Elemente funktionieren nicht nur in Romanen und Filmen, sondern kontextübergreifend – auch im PI-Planning. Die Helden sind die Teams. Sie treten an, um die Geschäftsziele (oder OKR) für das kommende Quartal zu erreichen. Sie müssen die Herausforderungen identifizieren, die Hürden auf ihrem Weg bilden – beispielsweise die Risiken auf Programm- und Teamebene. Und die Business-Kontext-Session ist dazu da, um hierbei Unterstützung zu geben. Warum müssen die Helden diesen Drachen erschlagen? Warum ist es wichtig, jenen verwunschenen Prinzen zu erlösen?

Ob diese Prinzipien direkt in der Business-Kontext-Session zum Einsatz kommen oder im Vorfeld – Storytelling hilft den Teams, eine Verbindung zum Gesagten herzustellen und sich später besser daran zu erinnern.

Welche Informationen brauchen die Teams jetzt?

Wenn es an die Planung geht, werden die Dinge oft komplex. Es gibt jede Menge Details, die in den Bereichen Business-Kontext, Architektur etc. eine Rolle spielen. Das heißt aber nicht, dass die Teams all diese Details unbedingt brauchen, um ihre Jobs zu machen. Und angesichts begrenzter Zeit und Aufmerksamkeit sollte die Präsentation wirklich aufs Wesentliche fokussiert und messerscharf sein.

Anders ausgedrückt: Die Frage sollte lauten, welche Infos die Leute in diesem Moment benötigen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Und welche Infos würden die Teams blockieren, wenn sie fehlen?

Die Antworten auf diese Fragen müssen in den Vortrag einfließen (oder in die vorab geteilten Materialien). Alles andere ist optional und kann vorher, nachher, via Confluence, per Gruppenchat oder auf welchem Weg auch immer kommuniziert werden.

Was sollen die Teams aus der Session mitnehmen?

Wenn die Leute am Ende des Vortrags ein einziges Learning mitnehmen – welches sollte das sein? Auch auf diese Frage muss das Führungsteam im Vorfeld eine Antwort finden und anstreben, dass sich die gesamte Präsentation um diesen zentralen Punkt dreht.

Je mehr Auswahlmöglichkeiten Menschen haben, desto zögerlicher werden sie, überhaupt eine Wahl zu treffen. Das haben psychologische Studien ergeben. Mehr Optionen können außerdem dazu führen, dass Leute ihre Entscheidung später anzweifeln oder sich unzufrieden mit ihr fühlen.

Das bedeutet, dass sich nicht nur der Vortrag um einen einzelnen Aktionspunkt drehen sollte, sondern auch die Planung vor der Veranstaltung. Diese Stolperfalle ist nicht nur kommunikativer Natur, sondern auch eine planungstechnische, die immer dann entsteht, wenn das Führungsteam zu viele Dinge auf einmal ausprobieren und tun will. Wenn die Teams mit einer To-do-Liste von 20 Punkten aus der Präsentation gehen, ist wahrscheinlich bei der Planung etwas gründlich schiefgegangen.

Kurze Sessions sind gut für alle

Ein verkürzter Vortrag trägt nicht nur dazu bei, mehr Aufmerksamkeit zu generieren. Er hilft auch, Remote- und Hybrid-PI-Plannings effektiver zu machen. Je weniger Sessions die Leute in Echtzeit besuchen müssen, desto besser lassen sich die wirklich wichtigen Sitzungen, in denen die kollaborative Arbeit stattfindet, so terminieren, dass sie auch für Teams passen, die über mehrere Zeitzonen hinweg verteilt sind.

Das ist nicht nur von Vorteil für diejenigen weit entfernten Teammitglieder, die nicht gerade erbaut sind, bis in die Nachtstunden zu arbeiten; es ist außerdem wahrscheinlicher, dass alle Teilnehmer wach, engagiert und mit geschärften Sinnen zusammenarbeiten, wenn der Ablauf gestrafft ist.

In einem Satz: Die Verkürzung (oder Abschaffung) von Sessions, die eigentlich keine Echtzeit-Anwesenheit erfordern, führt zu konzentrierterer Arbeit an den essenziellen Aspekten des PI-Plannings.

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Weiterführende Infos

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