Die Notwendigkeit, ganze Teams und Abteilungen ins Home-Office zu verlagern, hat viele Organisationen vor neue Herausforderungen gestellt – und manchmal sind diese Probleme selbst nach Monaten "Gewöhnungszeit" nicht gänzlich aus der Welt. Und auch wenn Corona irgendwann "vorbei" ist, werden Home-Office und Remote-Arbeit weiterhin wichtige Themen bleiben.

Im April hat das Fachmagazin Wissensmanagement.net eine Web-Konferenz veranstaltet, zu der unsere Kollegen Maximilian Boos und Alisa Tietz eingeladen waren. In ihrem Vortrag, den Sie unten als Videoaufzeichnung sehen können, haben Alisa und Max einige authentische Einblicke in die Home-Office-Zusammenarbeit in unserem eigenen Unternehmen geteilt – mit exemplarischen Herausforderungen eines normalen Arbeitstags und Möglichkeiten, diese mit guten Software-Lösungen effektiv und effizient zu bewältigen.

Ein Cockpit für die tägliche Arbeit: das Linchpin-Intranet

Ausgangspunkt für die meisten Mitarbeitenden in unseren Teams ist zunächst das Intranet: die Social-Intranet-Suite Linchpin, die auf der Wiki-Software Confluence von Atlassian basiert. Dieses System ist vollständig an die Anforderungen bei Seibert Media angepasst – von der Optik im Corporate Design des Unternehmens bis zur individuellen Personalisierung von Navigation und Nachrichten basierend auf den Profilmerkmalen der Nutzer. Und das ist für jede Organisation möglich.

Die Basis-Software Confluence ermöglicht ein teamübergreifendes Wissensmanagement und eine effektive digitale Zusammenarbeit. Linchpin fügt dem eine neue Ebene hinzu und erweitert Confluence zu einem modernen Social Intranet.

Auf der Intranet-Startseite werden wichtige Nachrichten und Events übersichtlich und teamübergreifend dargestellt – so bleiben alle stets auf dem Laufenden. Im Home-Office ist es wiederum besonders wichtig, jederzeit schnell an die Kontaktdaten von Kollegen und Ansprechpartnern zu kommen. Linchpin bietet dank aussagekräftiger Mitarbeiterprofile und der Integration von E-Mail-, Telefon- und Chat-Software viele Möglichkeiten der direkten Kontaktaufnahme. Auch ein kontextbezogener Austausch mit persönlichen Erwähnungen ist in Communities und dedizierten Inhaltsbereichen direkt im Intranet möglich.

Schnelle Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Tools der Google G Suite

Für die schnelle digitale Echtzeit-Kommunikation mit einzelnen Kollegen und Kolleginnen oder in ganzen Teams ist bei uns Google Hangouts Chat etabliert, egal ob wir nur ein Büro weiter sitzen oder remote verstreut. Über den Google Kalender werden Termine innerhalb und außerhalb des Unternehmens aufgesetzt. Dabei legt das System für jeden Kalendertermin automatisch ein Google Meet an, sodass die Teilnehmer mit einem Klick einem Videomeeting beitreten können.

Gerade auch in der aktuellen Zeit ist es übrigens hilfreich, dass User die Möglichkeit haben, über den Kalender Anwesenheitszeiten zu hinterlegen, in denen sie grundsätzlich verfügbar sind. So wissen alle Teammitglieder Bescheid, zu welchen Zeiten sie Meetings ansetzen können.

Damit die vorhandenen Tools und Kommunikationskanäle möglichst effizient genutzt werden, kann eine klare Trennung (speziell im Hinblick auf Chats und E-Mails) hilfreich sein: So verwenden wir Gmail beziehungsweise Mails nur in der Kommunikation nach außen (beispielsweise mit Kunden und Partnern) und für automatisch durch Tools generierte Benachrichtigungen. Die interne Kommunikation läuft einfacher und schneller über die Gruppenchats.

Projektrelevante Informationen, Notizen aus Meetings und ähnliche Inhalte, die eine gewisse dauerhafte Relevanz haben, dokumentieren die Teams im Linchpin-Intranet. Dokumente, die auch leicht mit Externen geteilt werden sollen, können mit Google Docs ortsunabhängig erstellt und gemeinsam mit anderen Teammitgliedern in Echtzeit bearbeitet werden, ohne weitere Software installieren zu müssen. Dabei lassen sich Lese- und Schreibrechte sehr granular festlegen.

Übrigens können alle Dokumente aus der G Suite auch ganz einfach ins Linchpin-Intranet integriert oder sogar direkt in diesem System bearbeitet werden.

Ein Tag im Home-Office mit Linchpin und G Suite

In der Aufzeichnung der Session von Alisa und Max sehen Sie die genannten Werkzeuge in der Praxis, lernen zentrale Anwendungsfälle kennen und erfahren mehr über die konzeptionelle Abgrenzung zwischen Intranet und Office-Tools. Hier ist das Video zum Vortrag:

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Weiterführende Infos

Linchpin: Social Intranet mit Confluence
Wie die Google G Suite Sie bei der Remote-Arbeit unterstützt
Mitarbeiter im Home-Office: Welche Führungsaufgaben sind nun wichtig?

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