Alastair Simpson scheint die perfekte Lösung gefunden zu haben. Als Head of Design bei Atlassian (bis März 2020, jetzt bei Dropbox) hat er vermutlich genügend Termine um die Ohren. Und dennoch schafft er es, seinen Tag und insbesondere die vielen Meetings effizient zu organisieren. Wie? Das erklärt er uns in seinem Artikel, der im März 2019 veröffentlicht wurde.

Auch wir haben uns an dieser Stelle schon damit auseinandergesetzt, wie man dem Tag mehr Struktur geben kann. Natürlich spielen dabei die richtige Software wie Google Kalender und eigene Prioritäten wichtige Rollen. Sehen wir uns mal an, wie daraus ein guter Tagesablauf wird.

Alastair schlägt vor, dass Sie Ihren Arbeitstag idealerweise in große Blöcke unterteilen, die jeweils bestimmten Themen zugeordnet sind. Zum Beispiel ergibt sich die Unterteilung in zeitliche Abschnitte unter anderem durch die Zusammenarbeit mit Teams, die sich in einer anderen Zeitzone befinden.

Wir können Ihnen leider nicht sagen, wie der idealtypische Arbeitstag für Sie aussieht. Aber die folgenden Tipps bieten hoffentlich ein paar Inspirationen.

1. Zeit investieren, um Zeit zu gewinnen

Sicherlich überrascht Sie das nicht: Anfänglich haben Sie etwas Mehrarbeit, denn Sie sollten damit starten, Ihren Kalender einmal gründlich zu bereinigen. Für diese initiale Organisation können Sie mit einem Zeitaufwand von etwa ein bis drei Stunden rechnen.

Durch diese einmalige Aktion ist natürlich noch nicht viel gewonnen. Alastair schlägt vor, dass Sie sich jede Woche, beispielsweise am Freitagnachmittag, circa 30 Minuten nehmen, um die Termine für die kommende Woche zu organisieren. Am besten blocken Sie diese halbe Stunde als wiederkehrenden Termin. So können Sie zeitliche Konflikte rechtzeitig angehen, auch wenn kurzfristig anberaumte Meetings sicherlich noch hier und da für Probleme sorgen können.

Etwa einmal im Quartal sollten Sie sich erneut ein bis drei Stunden Zeit nehmen, um Ihren Kalender nochmals zu überprüfen. Oft fallen regelmäßige Meetings weg, wenn beispielsweise das zugehörige Projekt abgeschlossen ist. Neue Projekte sorgen dementsprechend für neue Termine. Passen Sie sich also den veränderten Gegebenheiten an, wenn es nötig ist.

2. Defragmentierung für Ihren Kalender

Bei vielen von uns wirkt der Kalender wie ein Schweizer Käse: voller kleiner Löcher von 15 bis 30 Minuten zwischen Meetings. In der Zwischenzeit wollen wir uns einer Aufgabe widmen – und kaum sind wir im Thema drin, müssen wir schon wieder zum nächsten Termin. Konzentriertes Arbeiten ist oft kaum möglich.

Um zusammenhängend und wirklich produktiv arbeiten zu können, sollten Sie sich zunächst fragen, ob Ihnen dafür eher der Vor- oder der Nachmittag liegt. Setzen Sie sich dann für diese Zeiten Blocker und organisieren Sie andere Termine möglichst um diese Blocker herum. Tragen Sie am besten auch regelmäßig wiederkehrende private Termine in Ihren Kalender ein. So vermeiden Sie zeitliche Konflikte.

Versuchen Sie, Meetings direkt hintereinander zu planen, um die kleinen Lücken zu vermeiden. Gestehen Sie sich aber auch zu, nicht alle Meetings auf einen einzigen Tag zu legen, wenn dies nicht Ihre Art ist und die Konzentration darunter leidet.

3. Arbeitszeiten festlegen und flexibel bleiben

Sicherlich wird einigen von uns die Arbeitszeit vom Unternehmen fest vorgegeben. Aber gerade dann, wenn Sie beispielsweise durch Gleitzeit flexibel sind, eröffnen sich Ihnen Möglichkeiten für Optimierungen. Haben Sie beruflich viel mit Teams in anderen Zeitzonen zu tun, passen Sie sich dem insofern an, dass Sie nicht jeden Tag lange bleiben oder in aller Herrgottsfrühe anfangen müssen. Versuchen Sie stattdessen, an bestimmten Tagen geplant länger zu bleiben oder früher zu  kommen, und legen Sie Termine mit internationalen Teams auf diese Tage.

4. Geben Sie den Terminen einen Namen

Nutzen Sie bereits Blocker für längere konzentrierte Arbeitsphasen? Das kann sehr hilfreich sein. Dennoch lauert hier eine Gefahr: Wir tun alles mögliche, reiben uns in vielen kleinteiligen Details auf oder pflegen im Gruppenchat unser Netzwerk – und am Ende ist unsere Projektaufgabe doch nicht vorangekommen. Deshalb kann es für Ihre Produktivität nützlich sein, keine generischen Namen für diese Zeiträume zu verwenden, sondern sie konkret zu bezeichnen.

Dadurch wird bereits der Zweck eines Blockers festgelegt und die Chancen steigen, dass wir uns daran halten – schließlich bauen wir auch einen gewissen Druck auf, denn unsere Teammitglieder, mit denen wir den Kalender geteilt haben, können ja jederzeit  nachfragen, wie es gelaufen ist und wie weit wir mit der Arbeit gekommen sind.

Richten Sie sich einfach einen wiederkehrenden Blocker-Termin im Google Kalender ein. So erreichen Sie und auch Ihre Teammitglieder eine Routine. Und am Freitag aktualisieren Sie für die kommende Woche, an welchen Aufgaben Sie während der Blocker arbeiten werden.

Wir finden es außerdem hilfreich, Termine in unterschiedlichen Farben zu markieren. Dabei können Sie selbst festlegen, wie Ihre Farbkodierung definiert sein soll. Beispielsweise kann sich die Kolorierung nach Projekten und anderen Tätigkeiten richten. So unterscheiden Sie auf einen Blick zwischen Projekt-Meeting, Blocker und Unternehmens-Event. Oder die Farbe indiziert, ob der Termin flexibel ist und verschoben werden kann.

5. Lösungsvorschläge für häufige Probleme

Natürlich lassen sich nicht alle Termine einfach und entspannt herumschieben, wie es uns beliebt. Das ist uns nur allzu gut bewusst. Doch auch hier gibt es Lösungsansätze:

• Sie organisieren das Meeting nicht: Fragen kostet bekanntlich nichts. Kontaktieren Sie also den Organisator und fragen Sie, ob eine andere Zeit möglich wäre. Gerade bei großen Meetings mit vielen Teilnehmern sind jedoch Fingerspitzengefühl und Geduld gefragt.
• Der neue Termin passt für alle – bis auf den Raum: Schlagen Sie alternativ ein Remote-Meeting vor und richten ein Google Meet ein. Dies können Sie auch für andere Meetings einführen, da die lästige Raumsuche so wegfällt. Außerdem bedeutet das für Teammitglieder, die remote arbeiten, ein Stück mehr Gleichstellung.
• Sie haben noch immer zeitliche Konflikte: Dieses Problem wird Sie wahrscheinlich stets begleiten. Hier bleibt Ihnen nichts übrig, als Prioritäten zu setzen, welchen Termin Sie eher wahrnehmen wollen oder müssen.

Noch ein paar Tipps:

• Sagen Sie nicht immer dasselbe Meeting ab.
• Melden Sie den anderen Teilnehmern respektvoll und freundlich Ihre Abwesenheit.
• Versuchen Sie, persönliche Eins-zu eins-Meetings nach Möglichkeit gar nicht abzusagen, da diese einen besonderen Stellenwert für Ihre Teammitglieder haben.
• Probieren Sie es aus, gemeinsam (aber zeitversetzt) an Dokumenten zu arbeiten. Hierfür bieten sich Tools wie Confluence und Google Docs an.

Fazit

Ein aufgeräumter Kalender kann Ihnen die Arbeitszeitorganisation wirklich erleichtern. An erster Stelle stehen dabei Ihre persönlichen Prioritäten und Ihre eigenen Methoden. Von diesen Aspekten können Sie ausgehen, um Ihren Kalender zu organisieren und eine effiziente Tagesstruktur zu entwickeln.

Weiterführende Informationen

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