Blueprint Creator für Confluence - jetzt auch mit Blaupausen für Bereiche

Bereiche in Confluence – sinnvoll und vielseitig

Confluence grenzt sich von anderen nicht-kommerziellen Wiki- und Social-Collaboration-Lösungen unter anderem durch die Möglichkeit ab, Inhalte in Bereichen (Spaces) zu strukturieren. Bereiche bilden die übergeordnete Organisationseinheit in Confluence. Sie helfen dabei, Informationen thematisch einzuordnen, in Kontext zu setzen und von anderen Inhalten zu separieren.

Außerdem lassen sich Confluence-Bereiche mit unterschiedlichen Berechtigungen für Nutzer und Nutzergruppen versehen. Das ist hilfreich, weil die Mitarbeiter im Unternehmen Bereiche für die unterschiedlichen Anwendungsfälle nutzen: um Projekte besser zu verwalten, um gemeinsam an öffentlichen Inhalten zu arbeiten, um die Zusammenarbeit in den Teams zu vereinfachen, um Auswertungen zu teilen oder um Wissen zu dokumentieren.

Dabei sind die Hürden, einen neuen Bereich anzulegen und zu konfigurieren, ziemlich niedrig. Es ist (selbst für wenig erfahrene User) eine Sache von wenigen Klicks und Eingaben – und innerhalb von ein paar Minuten verfügt ein Team, ein Projekt oder ein Thema über seinen eigenen Confluence-Bereich in der Instanz.

Eine große Menge an Bereichen bringt aber auch Nachteile mit sich

Das hat jedoch auch eine Schattenseite: Das Anlegen von Bereichen kann nämlich gerade in großen Confluence-Installationen ganz schnell ausarten, sodass das System rasch hunderte davon hat.

Das muss nicht per se schlecht sein. Es gibt hier kein Patentrezept und bei der Frage, ob ein Wiki besser aus wenigen großen oder vielen kleinen Bereichen aufgebaut sein sollte, kann man durchaus zu unterschiedlichen Meinungen kommen.

Welche Strategie man auch befürworten mag – letztlich beeinträchtigt der Ansatz mit sehr vielen Bereichen das Nutzererlebnis. Da jeder neue Confluence-Bereich zunächst nur mit einer Bereichsstartseite ausgestattet ist und die Teammitglieder ansonsten freie Hand haben, was die kleinteilige Organisation ihrer Inhalte angeht, entstehen schnell Strukturen, die sich für die Nutzer nicht sofort erschließen.

Unternehmen wünschen sich Struktur und Stringenz

Für das Nutzererlebnis ist das deshalb hinderlich, weil sich die Navigation von Bereich zu Bereich stark unterscheidet und es keine einheitliche, stringente Linie der Benutzerführung gibt. Gerade in Confluence-Instanzen, die zum Beispiel mithilfe von Linchpin zum Intranet ausgebaut werden, ist das problematisch.

Ein Beispiel macht das deutlich: An ein Intranet stellen die meisten Unternehmen die Anforderung, dass alle Bereiche von Abteilungen oder Teams einheitlich aufgebaut sind. So soll es zum Beispiel auf der Startseite obligatorisch ein Teambild, eine Kurzbeschreibung, Kontaktdaten und eine Auflistung der Teammitglieder geben.

Ähnliche strukturelle und inhaltliche Wünsche bestehen dann auch für dedizierte Projektbereiche, Bereiche mit Mitarbeiterinformationen etc. Jedenfalls muss sich die Organisation darauf verlassen, dass derjenige Nutzer, der den Bereich erstellt und erste Informationen hinterlegt, die gewünschte Struktur einhält. Bei tausenden Usern und hunderten Spaces im Intranet dürfte das ein frommer Wunsch bleiben.

Blueprint Creator: Bereichs-Blaupausen vereinfachen viele Aspekte

Der Blueprint Creator für Confluence setzt genau hier an. Diese App ermöglicht es nun, Bereichsvorlagen bzw. Space Blueprints ohne Programmieraufwand zu erstellen. Damit lassen sich auf Knopfdruck neue Bereiche mit vordefinierten Seitenstrukturen anlegen.

In einem einführenden Blog-Beitrag haben wir bereits gezeigt, wie mit dieser App Seiten-Blueprints mit Variablen bzw. Platzhaltern genutzt werden können, um Nutzern eine formularbasierte Seitenerstellung zu ermöglichen. Nun bietet die App also außerdem die Option, Blaupausen für Bereiche vorzuhalten. Das versetzt das Unternehmen in die Lage, für jeden Bedarf – Projektbereich, Teambereich, Wissensbereich etc. – und ohne größeren Aufwand eine eigene Blaupause zur Verfügung zu stellen.

Diese Möglichkeit spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine Vereinheitlichung bzw. Standardisierung von Bereichsstrukturen und vereinfacht die Navigation für die User des Systems – und damit die Nutzungseffizienz.

Bereichsblaupausen, die mit dem Blueprint Creator angelegt wurden, sind im Erstellen-Dialog auf Knopfdruck verfügbar.

Bestehende Bereichs-Blueprints lassen sich in der App-Administration jederzeit anpassen.

Für die Erstellung eines Blueprints mit dem Blueprint Creator sind keine Programmierarbeiten erforderlich.

Platzhalter in Blueprints nutzen

Darüber hinaus eröffnet der Blueprint Creator jetzt die Option, Platzhalter einzusetzen. Damit können gleich die wichtigsten Meta-Informationen zu einem neuen Projekt direkt, einfach und systematisch beim Aufsetzen eines neuen Bereichs abgefragt und folglich durch den Bereichsersteller hinterlegt werden.

Um dabei ein intuitives, nicht überladenes Nutzererlebnis sicherzustellen, lässt sich der Erstellen-Dialog so anpassen, dass das System Platzhalter in mehreren Screens abfragt und erläutert.

Integration mit Berechtigungen

Die Bereichs-Blueprints, die sich mit dem Blueprint Creator anlegen lassen, bieten übrigens optional eine Integration mit dem Berechtigungssystem von Confluence. Somit ist es möglich, die Nutzung bestimmter Space-Blaupausen auf bestimmte Nutzergruppen zu beschränken.

Darüber hinaus können unterschiedliche Berechtigungsschemata konfiguriert werden, die neu erstellte Bereiche automatisch erben. Das erspart Bereichserstellern den Arbeitsschritt, für jeden neuen Space im Bedarfsfall mit Rechten und Zugriffsbeschränkungen jonglieren zu müssen.

Vereinheitlichung, besseres Nutzererlebnis, weniger Administration

Die neuen Features des Blueprint Creator bieten Organisationen, die ein Confluence-Wiki oder ein Confluence-basiertes Intranet einsetzen, einige entscheidende Vorzüge.

Space-Blueprints leisten einen nicht zu unterschätzenden Beitrag zur strukturellen Vereinheitlichung der Instanz – eine zentrale Unternehmensanforderung an ein Intranet. Die Anwender haben den Vorteil, dass das System sie beim Erstellen von Bereichen quasi an die Hand nimmt. Im Ergebnis entsteht eine vereinfachte bereichsübergreifenden Navigation, die zu einer effizienteren Nutzung für alle User führt.

Durch den Einsatz von Blaupausen, die Bereichen den erforderlichen Rahmen verleihen, reduziert sich außerdem der administrative Aufwand. Darüber freuen sich vor allem diejenigen Mitarbeiter, die als Bereichsgärtner den Hut dafür aufhaben, dass die von ihnen verantworteten Spaces aktuell und vernünftig strukturiert sind (und bleiben).

Jetzt informieren und testen

Möchten Sie mehr über den Blueprint Creator für Confluence wissen? Interessieren Sie sich für einen unverbindlichen Test der App? Der Blueprint Creator steht auf dem Atlassian Marketplace bereit. Und falls Sie weiterführende Fragen haben, kommt unser Entwicklungsteam gerne mit Ihnen ins Gespräch. Melden Sie sich einfach bei uns!