Immer häufiger gibt es in Unternehmen Mitarbeiter, die nicht in einem Büro in der Zentrale, sondern an einem anderen Standort, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Es muss nicht gleich ein Unternehmen ganz ohne Büro wie das von Michael Sliwinsky sein. Sie sollten dennoch auf Motivation und Kommunikationsmittel für "remote working Co-workers" achten.
#NoOffice
Michael Sliwinski ist CEO von Nozbe, einem Tool zur Aufgabenverwaltung und -planung für Teams, Projekte und den persönlichen Einsatz. Auf seinem Blog veröffentlicht Sliwinski regelmäßig Artikel, Podcasts und Videos zu den Themen Produktivität und Zusammenarbeit. In seinem Videobeitrag How to motivate #NoOffice employees befasst er sich mit der Frage, wie man Menschen in einem Unternehmen ohne Büro motiviert.
Das Unternehmen Nozbe hat kein Büro, aber 20 Mitarbeiter, die über verschiedene Länder verstreut sind. Alle Mitarbeiter arbeiten von ihrem Home Office aus. Sliwinski ist mit Nozbe in dieser Situation nicht allein. Gerade bei Unternehmen der Software-Branche kommt dies vor. Automattic (bekannt für WordPress) beispielsweise hat etwa 500 Mitarbeiter, die weltweit verteilt arbeiten (siehe auch Sara Rosso: 10 Lessons from 4 Years Working Remotely at Automattic).
In einem solchen Umfeld ohne Büro sind die Herausforderungen im Hinblick auf Zusammenarbeit und Mitarbeitermotivation besonders hoch. Sliwinsiky hält fest, dass Geld (in Form von Gehalt) für Mitarbeiter zwar notwendig, jedoch keine hinreichende Bedingung ist. Für ihn gibt es fünf Faktoren, die zur Motivation der Mitarbeiter beitragen:
- Cool Stuff: Geben Sie den Mitarbeitern Tätigkeiten (Arbeiten), die "cool" und herausfordernd sind, also insbesondere keine langweiligen oder unsinnigen Arbeiten.
- Purpose: Menschen wollen, dass ihre Tätigkeit einen Sinn/Zweck hat. Die Mitarbeiter von Nozbe beispielsweise helfen Menschen, sich zu organisieren ("Help people get organized"). In der klassischen Unternehmensführung würde man hier von der Unternehmensvision oder dem Unternehmensleitbild sprechen.
- Decisions: Mitarbeiter sollen selbst Entscheidungen treffen dürfen und nicht nur Befehle und Anordnungen ausführen.
- Freedom: Es geht um die Freiheit, in Situationen nicht nur zu entscheiden, sondern auch zu handeln und den Weg zu wählen. Dabei ist der Rahmen die Strategie; innerhalb dieser jedoch agieren die Mitarbeiter selbstständig und wählen, wie sie die Ziele erreichen. Denn schließlich stellen Sie Mitarbeiter ein, weil sie Experten in ihrer Tätigkeit sind ("We hire them because they are experts").
- Asynchronous Working: Mitarbeiter brauchen Zeit für ihre Arbeit, um dann bei Bedarf wieder zu kommunizieren, Feedback zu holen oder sich abzustimmen ("Give them time to work").
Mitarbeiter kommen nur dann wirklich in einen Flow und werden produktiv, wenn sie nicht ständig durch Kommunikationsimpulse aus ihrer Arbeit gerissen werden.
Unter asynchroner Kommunikation versteht man in der Informatik und Netzwerktechnik einen Modus der Kommunikation, bei dem das Senden und Empfangen von Daten zeitlich versetzt und ohne Blockieren des Prozesses durch bspw. Warten auf die Antwort des Empfängers (wie bei synchroner Kommunikation der Fall) stattfindet.
Andererseits gibt es Situationen, in denen Mitarbeiter synchron kommunizieren müssen.
Sliwinsky ist der Ansicht, dass Mitarbeiter mit diesen fünf Faktoren zu motivieren sind. Allerdings sieht er geeignete Kommunikationsmittel als Voraussetzung. Das Unternehmen Nozbe benutzt beispielsweise Slack (Messaging, Chat, Dialog), Zoom (Web and Video Conferencing) und das eigene Produkt Nozbe (Aufgaben- und Projektmanagement). Ein Unternehmen ohne Büro basiert auf Vertrauen und Arbeiten im Flow, was mit diesen Faktoren und geeigneten Kommunikationsmittel erreicht wird.
Entkopplung von Arbeit und Ort
Arbeit war über Jahrhunderte hinweg durch Landwirtschaft und Produktion an einen bestimmten Ort gekoppelt. Inzwischen werden in Deutschland über 70 Prozent des Bruttoinlandprodukts durch Dienstleistungen (Tertiärsektor) erwirtschaftet (Quelle: Statistisches Bundesamt) - mit steigender Tendenz. Bereits 2012 arbeitete fast jeder zweite Berufstätige (45 Prozent) zumindest hin und wieder von zu Hause aus (Quelle: Bitkom Studie Arbeit 3.0).
Bitkom: Studie Arbeit 3.0 - Home Office
In den Neunzigern arbeitete ich in einem Unternehmen des Gesundheitswesens mit etwas über eintausend Mitarbeitern. Auch wenn es eine Zentrale gab, war doch ein großer Teil der Mitarbeiter über verschiedene Standorte verteilt. Die meisten der Außendienstmitarbeiter waren ständig unterwegs. Manche kamen nur alle paar Wochen in ihren Standort. Die Kommunikation und die Zusammenarbeit liefen damals über Post, Telefon und zunehmend über E-Mail. Und in Kommunikation und Zusammenarbeit gab es häufig Missverständnisse.
Situationen in Unternehmen, in denen Mitarbeiter zumindest zeitweise von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten, kommen immer häufiger vor. Die Fernarbeit (Remote Working) beschränkt sich nicht nur auf das Home Office.
Bitkom: Studie Arbeit 3.0 - Mobiles Büro
Unter dem Begriff Telearbeit und den Synonymen Teleheimarbeit, Fernarbeit, Teleworking, Telecommuting und e-Work werden verschiedene Arbeitsformen zusammengefasst, bei denen Mitarbeiter zumindest einen Teil der Arbeit außerhalb der Gebäude des Arbeitgebers verrichten (es muss kein Angestelltenverhältnis bestehen). Oftmals werden die Arbeitsergebnisse dabei dem Arbeitgeber über digitale Kanäle übermittelt. Dazu werden häufig Kommunikationsgeräte wie Computer und Telefon genutzt.
Ohne Motivation der Mitarbeiter und ohne geeignete, zeitgemäße Kommunikationsmittel riskieren Unternehmen, gerade die Leistungsträger zu verlieren. Entweder indem diese ihre volle Leistung nicht bringen (können) oder indem sie in eine Umgebung wechseln, die ihnen das bietet.
Intranet
Wie kommt jetzt also das Intranet ins Spiel? Mit keinem Intranet lassen sich die ersten vier Faktoren (Cool Stuff, Purpose, Decisions und Freedom) sicherstellen. Die Verantwortung dafür liegt in der Unternehmensführung, in der Menschenführung im Unternehmen, in geeigneten Führungsstilen und in einer angemessen Führungskultur.
Wenn Sie im Unternehmen Mitarbeiter haben, die nicht (nur) im Büro oder in entfernten Standorten arbeiten, dann können Sie jedoch mit einem Intranet für guten Informationsfluss und gute Dialogmöglichkeiten sorgen. Joel Gascoigne, CEO von Buffer, weist auf die Gefahr der Isolierung von "Fernarbeitern" durch mangelnden Zugriff auf Informationen hin:
When you have everyone remote, it changes a lot of things. When you just have a few people remote, they can easily feel like second class citizens without full access to information.
(Competition, Culture and Tough Feedback: 13 Questions with Buffer Founder Joel Gascoigne)
Gerade Mitarbeiter, die nicht "mal schnell" ins Nachbarbüro zum Chef oder zum Kollegen im Projekt gehen können, sind auf schnellen und möglichst vollständigen Zugriff auf Informationen angewiesen. Außerdem benötigen sie Möglichkeiten der asynchronen und der synchronen Kommunikation und Zusammenarbeit. Für manche zeitlich unkritische Rückfrage reicht eine kurze E-Mail oder das Posten in einem Blog, Microblog oder Chatforum (wobei das Posten wesentlich erfolgversprechender ist, wenn Sie nicht gerade genau wissen, wer genau was genau weiß). In der Zwischenzeit können Sie ungestört weiterarbeiten. Oder Sie müssen auch warten, weil Kollegen möglicherweise im Meeting oder in einer anderen Zeitzone sind. Das ist dann eine klassische Situation für asynchrone Kommunikation.
Manchmal jedoch benötigen Sie umgehend eine Information von oder einen Dialog mit Kollegen. Dann greifen Sie möglicherweise zum Telefon, zum Messenger oder zum Videochat - oder Sie sehen in der Präsenzanzeige des Messengers, dass keiner der Kollegen da ist.
Ein Intranet sollte daher nicht nur aus einer Website bestehen (siehe auch: Was ist eigentlich ein Intranet?). In einer strategischen Intranet-Planung sollten Sie sowohl Arbeitsbedingungen hinsichtlich Remote Working im Unternehmen (Standorte, Zeitzonen, mobiles Arbeiten, Home Office) als auch dafür passende Kommunikationsmittel für synchrone und asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit berücksichtigen.
