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Am 13. Oktober 2015 werde ich auf der Konferenz Intranet Now in London einen Vortrag halten, in dem es um den Vergleich zwischen Intranet-Lösungen geht. Er wird auf einer Studie basieren, deren Ergebnisse wir demnächst auf einer Website namens Intranet Compass veröffentlichen.

Wedge, einer der Organisatoren der Konferenz, hat mich sofort darauf hingewiesen, dass ich ja sicherstellen soll, dass die Leute den Vortrag nicht als Versuch wahrnehmen, für Linchpin Marketing zu machen, die von uns entwickelte Social-Intranet-Suite auf Confluence-Basis.

Daher möchte ich einige Gedanken über wissenschaftliche Untersuchungen und Marketing-Gedöns teilen. Beides ist für Kunden zumeist langweilig; sie wollen einfach einen klaren Überblick über den Markt haben.

Der rein theoretische wissenschaftliche Ansatz ist oft irrelevant, weil es schwierig ist, Untersuchungsergebnisse auf ein spezifisches Unternehmensumfeld zu übertragen. Genauso problematisch ist meine üblicherweise angebrachte Argumentation, "warum SharePoint Mist und unsere Lösung toll ist", denn kein Kunde weiß zunächst, wem er glauben kann.

Alles selbst testen

Die beste Methode besteht darin, ein Testsystem aufzusetzen und sich die Intranet-Software selbst anzuschauen. Bei einigen der mächtigsten Plattformen möchte man dann auch gerne jemanden dabei haben, der das System kennt und einen herumführen kann.

Hier ist eine Liste mit relevanten Intranet-Systemen, die wir am Markt sehen, und die Aufzählung wird noch erweitert:

Beehive, Bitrix24, Bluewiki, Coyo, Drupal, Exo Platform, Google for Work, Huddle, IBM Connections, Igloo, Interact, IntranetBox, Intrexx Share, Jive, Just, Linchpin, Liferay Social Office, MangoApps, Office 365, Podio, Salesforce, SAP Jam, SharePoint, SocialCast, Socialtext, Thought Farmer, Tibbr, Tixxt, Typo3, Viadesk Social Intranet, Vibe, Wrike, Xelos, Zimbra, Zoho, Zyncro.

"Das ist komplex und eine Menge Arbeit", wird man zurecht einwenden.

Ich hoffe allerdings, man wird mir dennoch darin zustimmen, dass die Zeit, um ein wirkliches Verständnis für eine Plattform zu entwickeln, gut investiert ist.

Aber klar: Es gibt so viele Lösungen, dass im Unternehmensalltag kein Mensch die Zeit hat, sie alle auf sinnvolle Weise zu testen. Also fangen Unternehmen an, eine Checkliste mit funktionellen Anforderungen aufzusetzen, und zwar eine lange Checkliste. Dann versuchen sie, so viele Systeme wie möglich mit diesen Anforderungen abzugleichen, um die umfangreiche Aufstellung mit Lösungen kleiner und handlicher zu machen und auf wenige mögliche Plattformen einzugrenzen.

Problem 1: Schwache Generalisten gewinnen

Das allseits bekannte Pareto-Prinzip besagt, dass auf 20 Prozent der Kernfunktionen 80 Prozent des Nutzungsvolumens entfallen. Das bedeutet, dass exzellente Kernfunktionen viel wichtiger sind, als jeden exotischen Anwendungsfall abzudecken. Das ist aber genau das Problem des Checklisten-Ansatzes. Die Editierfunktion in einem Content-Collaboration-Werkzeug ist essenziell und am wichtigsten. Aber in der initialen Checkliste kommt jede Plattform irgendwie zu ihrem Häkchen bei „Rich-Text-Editor“. Das ist also kein hilfreiches Kriterium, und es läuft darauf hinaus, dass Unternehmen sich auf die Randfunktionen fokussieren, um die Liste mit Systemen zu reduzieren. Schade, dass dabei einige der besten Plattformen über Bord gehen.

Dies sind die Kriterienkategorien, die wir mit unserer Studie abdecken werden:

• Übergreifende Philosophie und Art der Software
• Ziele
• kommerzielle Kriterien
• Nutzungsfälle
• Nutzerfreundlichkeit
• Kommunikation
• Office und Zusammenarbeit
• Community und Networking
• Anwendungsbereiche
• Infrastruktur und Integration

Diese Kategorien haben sich aus diversen Pitches und anderen Studien ergeben. Insgesamt haben wir eine Liste mit 50 Kriterien.

Problem 2: Zu starker Fokus auf Checklisten

Wenn die Liste mit möglichen Kandidaten erfolgreich reduziert ist, legt das Evaluationsteam die Checkliste in den meisten Fällen leider nicht beiseite. Es hält sich an ihr fest, so als müsste der in sie investierte Arbeitsaufwand weitere Dividende zeitigen.

Ein Einwand könnte lauten: "Wenn wir jeden Anbieter seine Lieblingsdinge präsentieren lassen, wären wir nie in der Lage, effektiv zu vergleichen. Jede Lösung würde gut aussehen."

Doch wenn das Nichtvorhandensein kaum relevanter Features ganze Plattformen aus dem Rennen wirft, mag der Prozess zwar irgendwo objektiv sein, aber er wird nicht das beste Produkt für die Mitarbeiter liefern.

Lösungen richtig vergleichen: Sich der Komplexität stellen

Der beste Rat, den ich geben kann, lautet: Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass es nur eine einzige Antwort gibt. Viele Tools werden gut funktionieren. Es gibt nicht die eine Lösung, die alle anderen in allen Aspekten schlägt.

Sobald man verstanden hat, dass es keine perfekte Antwort gibt, ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten: Evaluationsteams können ein erstes System hernehmen und mit dem Testen beginnen. Das könnte das günstigste sein oder das bekannteste oder welches auch immer. Sie können sich in jedes Anbieter-Webinar einklinken. Sie können die Anbieter einfach anrufen und sehen, wer kompetent ist.

All das ist hilfreich, um eine gute Lösung zu finden. Die Feature-Checkliste ist nur ein Werkzeug unter vielen und nicht der ultimative Leitfaden zur besten Wahl.

Es ist doch so: Ein fehlendes Feature ist kein Problem. Hat je einer Ihrer Mitarbeiter nach einer bestimmten Funktion gerufen? Haben Sie die Mitarbeiter gefragt? Oft gibt es mehr als einen Weg, die Bedürfnisse der Leute und die Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Wenn Sie Tausende Mitarbeiter haben, ist es verlockend, eine Lösung zu wählen, die versucht, wirklich jeden Aspekt eines Intranets abzudecken. Aber wir müssen akzeptieren, dass jeder Lösung definitiv Features fehlen. Statt sich auf Randfunktionen zu fokussieren, sollte das Evaluationsteam sich besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens konzentrieren: beispielsweise Zusammenarbeit, Wissen teilen, Gruppenkommunikation, Geschäftsprozesse.

Es geht darum, dass Mitarbeiter wirklich kollaborative Wege der Zusammenarbeit per Intranet adaptieren, statt exzessiv auf das Medium E-Mail zu setzen. Das ist der echte Gewinn.

Der Checklisten-Hölle entkommen

Wir sind dabei, für diese Evaluationsteams die Vorarbeit zu leisten. Die bald online gehende Website Intranet Compass wird Ihnen Ihre Optionen entsprechend ihrer Prioritäten aufzeigen. Wir sehen uns die Lösungen an; wir sprechen mit den Anbietern und hören ihnen zu. Unterstützen sie Workflows im Intranet? Dann ist das entsprechende Häkchen gesetzt.

Dasselbe gilt für andere Features. Eine Plattform fokussiert sich auf soziale Funktionen oder auf eine besonders ausgereifte Mobile-Umsetzung? Auf Intranet Compass finden Sie diese Informationen.

Der unabhängige Intranet Compass wird Ihnen helfen zu sehen, welches System eher spezialisiert, welches teuer, welches SaaS ist und für welches es keinen professionellen Partner in Ihrer Nähe gibt.

Das wird hilfreich sein, aber noch nicht ausreichen.

Vergleichen dank Feature-Videos

Sehen heißt glauben. Live-Demos werden die Software in Aktion zeigen. Für jedes Feature, das eine Intranet-Software laut Anbieter hat, werden wir ein kurzes Demovideo produzieren oder nach einem fragen. Wer etwas Zeit investiert, wird einschätzen können, ob eine Funktion super umgesetzt ist oder nichts taugt.

Diese Videos werden den großen Unterschied ausmachen und Ihnen tatsächlich Zeit ersparen. Sie werden Ihnen helfen, Lösungen mit weniger Kontakt und mit mehr Fokus auf der wirklichen Software zu evaluieren, die dann später im Unternehmen ausgerollt wird. Marketing-Videos und Feature-Demos werden strikt getrennt.

Die Arbeit am Intranet Compass wird eine kontinuierliche sein. Die Website wird sich immer weiterentwickeln und immer mehr Details abdecken. Zunächst werden wir uns auf unabhängige Untersuchungen fokussieren, in einem weiteren Schritt werden wir an Anbieter herantreten, damit sie gegebenenfalls helfen können, Dinge klarzustellen, die wir fehlinterpretiert haben oder die untergegangen sind. Schließlich werden wir Kunden und Interessenten bitten, ihre Meinungen zu teilen.

Diese Studie wird durchgeführt von Prof. Dr. Karsten Wendland von der Hochschule für angewandte Wissenschaften Aalen, dem Steinbeis-Institut und Anbieter-unabhängigen Intranet-Beratern.

Weiterführende Infos

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