Ineffektivität und Ineffizienz durch aufwändige Einrichtung von Präsentationsrechnern
Präsentationen sind wichtige Bestandteile effektiver Meetings und für die Abstimmung über Zwischenergebnisse, Projektanforderungen etc. ist ein schneller Internet-Zugang kaum verzichtbar. Zudem werden Präsentationen nicht selten mithilfe von web-basierten Anwendungen wie Corporate Wikis vorbereitet oder bei Anbietern wie Slideshare hinterlegt.
Allerdings kommt es häufig vor, dass sowohl Kunden und externe Dienstleister als auch interne (IT-)Mitarbeiter wertvolle Meeting- und Arbeitszeit verlieren, weil Präsentationsrechner eingerichtet werden müssen. Drei Faktoren erweisen sich immer wieder als problematisch:
- Das Einrichten von Rechnern kostet Zeit und Nerven.
- Die Qualität von Präsentationen leidet unter langsamen oder nicht vorhandenen Internet-Anbindungen.
- Es wird als schlechter Service der Unternehmens-IT wahrgenommen, wenn das Netz so restriktiv ist, dass der Meeting-Ablauf dadurch massiv gestört wird.
Muss beispielsweise jeder Port für jede Software einzeln freigeschaltet werden und funktioniert schließlich die Anmeldung an der Firewall dennoch nicht reibungslos, ist der Aufwand für die Meeting-Vorbereitung unverhältnismäßig hoch, wird die Konzentration der Teilnehmer gestört und gerät der Zeitplan durcheinander usw. usf.
Produktive Meetings dank funktionierender und sicherer Technik
Solche frustrierenden Probleme sind vermeidbar, wenn Unternehmen ein offenes WLAN in den Meeting-Räumen einrichten, um effektive und effiziente Meetings zu gewährleisten. Dabei müssen jedoch grundlegende Anforderungen erfüllt werden, denn der Schutz des WLAN-Netzwerks ist freilich unumgänglich – das gebieten nicht nur die eigenen Sicherheitsinteressen von Unternehmen, sondern diese Notwendigkeit ergibt sich auch aus der aktuellen Rechtsprechung im Hinblick auf die Haftung bei Missbrauch durch Dritte.
Beispielsweise kann das WLAN mithilfe des Sicherheitsstandards WPA2 geschützt werden, der jedoch von einigen älteren Notebooks nicht unterstützt wird und somit unter Umständen wiederum Komplikationen verursacht. Freilich sollten hierbei Sicherheit und Komfort angmessen gegeneinander abgewogen werden. Eine sinnvollere Lösung wäre etwa der Einsatz einer echten WLAN-Hotspot-Software mit Log-in. Grundsätzlich empfehlen sich diese Standardmaßnahmen:
- keine Verbindung des WLAN mit dem Unternehmens-Netz
- ggf. einfacher Passwortschutz (z.B. WEP), um Drittzugriffe zu verhindern
- Erstellung einer einfachen Anleitung für Meeting-Teilnehmer
- Sperrung des WLAN für illegale Dienste wie Filesharing
- Aufzeichnung aller Aktivitäten der Benutzer über einen transparenten Proxy
Funktionierende Technik ist eine wichtige Voraussetzung für produktive Meetings und ermöglicht es den Teilnehmern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die Inhalte.
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Und? Wann ist es soweit? 😉
Och. Besprochen und geplant ist das schon. Die Realisierung ist noch nicht erfolgt. Tatsächlich kriegen wir hier unsere Kunden und auch Dich immer online. 🙂
Probleme hatte ich bisher eigentlich meistens bei Kunden, wo die IT sehr restriktiv ist. Bei uns ist hier auch ein komplett eigenständiges Netz geplant. Wie im Artikel oben beschrieben eben.
Hallo,
von “ggf. einfacher Passwortschutz (z.B. WEP), um Drittzugriffe zu verhindern” sollte wohl eher abgeraten werden, es sei denn, die Funkwellen dringen nicht nach aussen.
Ich würde ja ein langes Netzwerkkabel + DHCP-Server im Konferenzraum bevorzugen. Das ist sicher und funktioniert. Oder gibt es schon die ersten MacBooks/NetBooks, die keinen Lan-Anschluss mehr haben?
Viele Grüße,
Tobias
Ja, ein Kabel bietet wohl die höchste Sicherheit, ist aber nicht besonders schick. Und man will wohl auch nicht 20 Kabel herumliegen haben, wenn es 20 Teilnehmer gibt, oder?
Eine Alternative, die hier intern noch diskutiert wurde, ist eine Art WLAN-HotSpot mit Zugangsdaten.
aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ein offenes WLAN hilfreich ist, da die Kunden oder Gäste sich eigenständig einloggen können. Hatte gerade den Fall, was sehr gut ankam.
Gruß
Jens
Das geht auch eleganter. Ein UMTS Stick mit SIM Karte wird in einen WLAN Router per USB gesteckt und verteilt das mobile Internet.
Der Vorteil: Man hat sein Internet immer dabei und kann es unter umständen auch an ungewöhnlichen Orten einsetzen.
Teil 1 folgt im April beim Aldi 🙂
Grüße
Florian
Greetings!
This is great.. I think this is a big help for us who’s looking for a way that our router will be more secured and have an access on login before someone could use it. This is more reasonable solution to use the real wireless hotspot software with log-in.
I think secured router I mean router with login in access is must important. why? your paying your bills and the other are just connecting in your network without telling. If you have login access on the router only allowed people can access your connection.
Curtis Matthew
Webmaster, ActuallyRank.com
My German is rusty, so I hope you don’t mind me commenting in English. I did some research about company wireless policies and came across this interesting post of yours. I completely agree…hundreds of hours are wasted every year setting up presentation laptops, getting visitors connected etc. An open WLAN created for this purpose will increase productivity tremendously, without necessarily compromising the rest of the corporate network.