Dieser Beitrag ist Teil des von Martin Seibert im Perl-Magazin $foo veröffentlichten Artikels „TWiki – eines der führenden Open-Source-Wikis für Unternehmen.“

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Der Einsatz von TWiki in der Praxis

Generell muss die Etablierung eines Wikis durch eine Reihe von Maßnahmen unterstützt werden. Greifen diese Aktivitäten, wird das System, wie ich aus eigener Erfahrung weiß, schnell von Mitarbeitern akzeptiert und angenommen. Bei //SEIBERT/MEDIA wird TWiki seit Juni 2007 eingesetzt und umfasst inzwischen acht Webs. Allein das Main Web ist in wenigen Monaten auf mehr als 1.000 Topics angewachsen.

Wertvoll erweist sich TWiki insbesondere bei der Abbildung von Qualitätsmanagement-Prozessen, die in unserem Intranet-Wiki viel Raum einnehmen, sowie für die Dokumentation von Projekten in kleinen bis mittleren Arbeitsgruppen, denn es richtet seinen Fokus vor allem auf die Zusammenarbeit. Mitarbeiter nutzen das System aktiv, um gemeinsam interne Prozesse abzubilden, Neuerungen und Veränderungen in Unternehmensabläufen voranzutreiben und zu diskutieren oder auch um interne Veranstaltungen zu organisieren.

Beispielhaft für die aktive Kommunikation und Sammlung von Wissen sind die Dokumente, in denen Learned Lessons und Ergebnisse aus Kundenprojekten, Meetings und internen Wissenszirkeln festgehalten und so allen Kollegen zugänglich gemacht werden. TWiki erleichtert die Ablage, Bearbeitung und Erweiterung von Vorlagen und Anleitungen. Das ist bekanntlich in statischen Intranets, die nicht selten unter dem ‚One-Administrator-Syndrome’ leiden und deshalb nur schleppend wachsen, kaum möglich.

Gewiss birgt ein Wiki immer die Gefahr von Redundanzen. Deshalb ist es wichtig, Inhalte strukturiert und hierarchisch anzulegen, was durch TWiki leichter gemacht wird. Die Abstellung eines erfahrenen Mitarbeiters, der als Administrator gewissermaßen für die strukturelle Pflege zuständig ist, hat sich darüber hinaus als sinnvoll erwiesen.

Die Vorteile eines strukturierten Wikis

Bei professioneller und zielgerichteter Handhabung wird mit TWiki die Worthülse „Wissensmanagement“ auch tatsächlich mit Inhalten gefüllt und so nach und nach weite Teile des Unternehmens-Know-hows abgebildet. In der praktischen Anwendung wird deutlich, wodurch sich TWiki als strukturiertes Wiki auszeichnet: Es verbindet die Vorteile eines Wikis mit denen einer Datenbank-Applikation, ohne selbst eine solche zu benötigen.

Die relative Offenheit ermöglicht die strukturelle Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensbedürfnisse. Das wiederum gewährleistet zum einen die problemlose Übertragung von unstrukturiertem Content in strukturierte Inhalte (und umgekehrt), zum anderen eignet sich TWiki dadurch ausgezeichnet zur Entwicklung weiterer Wiki-Applikationen.

Einige Erweiterungen

Wie erwähnt ist TWiki nicht zuletzt dank seiner Erweiterbarkeit und der hohen Ausgereiftheit seiner Plug-ins und Extensions anderen Systemen voraus. Die folgenden beispielhaft angeführten Module verdeutlichen die Leistungsfähigkeit und die zusätzliche Funktionalität von TWiki:

• Das Workflow-Plug-in macht den aktuellen Status eines jeden Topics kontrollierbar, nachvollziehbar und dokumentiert alle Arbeitsschritte und Veränderungen in einem Topic.
• Das Table-Plug-in ermöglicht die mühelose Erstellung und Integration (editierbarer) Tabellen in Dokumente, die mit dem Chart-Plug-in in PNG- oder GIF-Grafiken automatisch in umgewandelt werden. In Verbindung mit dem Spreadsheet-Plug-in wird TWiki so um die wichtigen Grundfunktionen einer Tabellenkalkulation bereichert.
• Das WebStatistics-Plug-in erweitert TWiki um eine wertvolle Statistik-Funktion und macht ersichtlich, wie häufig welche Topics aufgerufen werden und welche Mitarbeiter wie oft Änderungen im System vornehmen.
• Das Notification-Plug-in eröffnet die Möglichkeit, Mitarbeiter automatisch per E-Mail zu informieren, wenn für sie relevante Topics modifiziert wurden. Das erhöht zum einen die Reaktionsgeschwindigkeit und erspart zum anderen die manuelle Suche nach Änderungen.
• Dank des TagMe-Plug-ins können Topics mit Tags gekennzeichnet und so Inhalte über Tagging Words auffindbar gemacht werden.
• Erwähnt sein sollte auch das Smilies-Plug-in: Das ist für die Dokumentation von Prozessen und Wissen nun nicht unbedingt relevant, aber es bringt (bei aller Professionalität) ein gewisses Maß an Emotionalität und Lockerheit in das System mit ein, was sich wieder auf die Nutzungshäufigkeit auswirkt. 🙂

Das sind nur wenige von mehr als 200 ausgereiften Zusatzmodulen. Das systemorientierte TWiki ist in hohem Maße an individuelle Belange anpassbar und deshalb das Wiki-System, das sich meiner Meinung und auch meiner Erfahrung nach am besten für den Einsatz im Unternehmens-Intranet eignet.

Weitere Informationen:

• Die TWiki-Website
• Das TWiki-Weblog
• Wikis im Intranet Teil 1: MediaWiki und TWiki – ausgereifte Systeme für unterschiedliche Anforderungen (eigener Artikel)
• Wikis sind der Kitt, der Intranets zusammenhält (eigener Artikel)
• Sieben Maßnahmen für erfolgreiche Corporate Wikis (eigener Artikel)

Download (1,1 MB): Our wiki brochure in English (PDF)

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