In unserer digitalen Welt ist “Informationsflut” ein geläufiger Begriff – so haben gerade Unternehmen täglich mit einem wachsenden Berg an Daten und Inhalten zu tun, mit dem es umzugehen gilt. Diese Menge an Informationen zu managen und sinnvoll zu nutzen, kann überwältigend erscheinen. Da ist doch Hilfe sehr willkommen! Leisten kann sie an dieser Stelle beispielsweise eine Wissensdatenbank wie Confluence von Atlassian. Mit Confluence kannst du zum Beispiel schnell und einfach Inhalte erstellen, mit deinen Kolleg*innen zusammenarbeiten und generell Wissen im Unternehmen austauschen.

Dabei hat sich Confluence auch als Content-Management-System bewährt – viele verschiedene Abteilungen und Teams greifen damit auf Dokumente zu oder pflegen Wikis. In Echtzeit. Zusammen. Aber Confluence kann noch mehr: Wusstest du zum Beispiel, dass du es als Social Intranet nutzen kannst? Tatsächlich ist es möglich, auf Basis von Confluence dein Social Intranet aufzusetzen – und damit für deine Mitarbeiter*innen ein kollaboratives Ökosystem zu schaffen!

Aber wo Chancen sind, da sind auch Herausforderungen. Wenn die User-Zahlen deines Intranets exponentiell ansteigen und damit auch die Menge an veröffentlichten Inhalten, dann hält die angesprochene Informationsflut auch in deinem Unternehmen Einzug. Doch was führt zu einer solchen, kaum mehr zu überblickenden Fülle an Informationen? Und wie kannst du ihr entgegenwirken?

Die Herausforderung der Skalierbarkeit

Je mehr User dein Social Intranet hat, desto häufiger wird es (und damit dein gesamtes Content-Management-System) genutzt. Logisch. Eine solche Entwicklung bringt allerdings gleich mehrere Herausforderungen mit sich:

• Aktualität: Es genügt nicht, dass ein Intranet einfach nur Informationen speichert – es muss sie auch stets auf dem neuesten Stand, zuverlässig und leicht zugänglich halten. Ein effizientes Wissensmanagement ist für ein reibungslos funktionierendes Intranet entscheidend.
• Erwartungshaltung: Da deine Mitarbeiter*innen bei ihrer täglichen Arbeit auf Confluence angewiesen sind, erwarten sie im Laufe der Zeit zurecht, dass sie stets umfassend mit Informationen versorgt werden. Veraltete oder fehlerhafte Informationen können dabei frustrieren und Arbeitsprozesse beeinträchtigen.
• Inhaltsüberlastung: Mit der steigenden Anzahl von Intranet-Usern nimmt auch die Menge an erstellten Inhalten zu. Das kann zu einer unübersichtlichen Mischung aus veralteten, unwichtigen oder sich wiederholenden Informationen führen, was es den Nutzer*innen erschwert, relevante Inhalte zu finden.
• Übersichtlichkeit: Das Intranet ist wie ein täglicher, digitaler Arbeitsplatz für deine Mitarbeiter*innen. Um sie optimal zu unterstützen, sollten die wichtigsten Informationen auf einem personalisierten Dashboard dargestellt werden, das den individuellen Anforderungen entspricht und den Usern eine klare Orientierung bietet.

Bühne frei für Mantra und Better Content Archiving!

Nun wissen wir, wieso die Informationsflut in Social Intranets ein echtes Problem sein kann. Aber wie kannst du ihr entgegenwirken? Einfach, indem du ein zusätzliches Tool – wie Mantra – einsetzt. Bei Mantra handelt es sich um ein soziales Intranet, das auf Atlassian Confluence basiert.

Mantra zielt darauf ab, das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern und sicherzustellen, dass dein Intranet eine zentrale Anlaufstelle für aktuelle Informationen bleibt. Das Dashboard ist dabei das Intranet-Herzstück, da es eine anpassbare Übersicht mit Nachrichten, Beiträgen, Veranstaltungen und Social-Media-Aktivitäten bietet. Dieses Dashboard wird auf Basis von Profildaten oder Confluence-User-Gruppen spezifisch für den jeweiligen User personalisiert.

Mit Echtzeit-Updates und der intuitiven Oberfläche können Nutzer*innen mit nur einem Klick auf Mantra zugreifen, ganz egal, wo in Confluence sie sich gerade befinden. Eine vollständig konfigurierbare Navigationsleiste mit Symbolen und Beschreibungen ermöglicht den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Inhalte und sorgt für ein nahtloses Erlebnis. Mit diesen Funktionen gibt Mantra den Usern alles an die Hand, was sie in ihrem Arbeitsalltag brauchen!

Damit deine Inhalte innerhalb von Confluence stets aktuell und relevant bleiben, kannst du Mantra durch ein weiteres Tool ergänzen, nämlich Better Content Archiving. Dieser kleine Helfer erleichtert dir nicht nur die effiziente Archivierung und Verwaltung veralteter Inhalte, sondern hilft dir auch dabei, deine Confluence-Umgebung übersichtlich und organisiert zu halten.

Mit Better Content Archiving kannst du außerdem dein Content-Lifecycle-Management für Confluence automatisieren. User können mit der App spielend leicht Inhalte erstellen, Seiten verschieben und letztlich auch löschen oder archivieren – einfach entlang eines Workflows. Vielfältige Automatisierungen sorgen dafür, dass Inhalte relevant, präzise und unterstützend bleiben.

So kannst du von Automatisierung im Content-Lifecycle-Management profitieren

Nachdem du eine Strategie für dein Content-Lifecycle-Management entwickelt hast, kannst du dir die Automatisierungen von Better Content Archiving zunutze machen, um die Inhalte deines Social Intranets zu optimieren. Innerhalb deiner Confluence-Umgebung profitierst du dabei insbesondere von diesen drei Funktionen:

1. Automatischer Seitenstatus: Nutze den integrierten Seitenstatus oder füge bis zu 20 eigene Status hinzu (im Vergleich zu gerade einmal fünf in Confluence!), um sie perfekt an deine bestehenden Workflows anzupassen. Definiere jeden Confluence-Seitenstatus und lass ihn automatisch auf dem neuesten Stand halten. Die Statusanzeige liefert präzise Informationen und löst passende Benachrichtigungen für alle Beteiligten aus.

2. Automatische Benachrichtigungen: Lege Regeln fest, wann und unter welchen Bedingungen Benachrichtigungs- oder Erinnerungs-E-Mails zu Confluence-Lifecycle-Ereignissen – wie etwa abgelaufene Seiten oder nicht angesehene Dokumente – verschickt werden sollen. Mit CQL (Confluence Query Language) kannst du genau konfigurieren, über welche Seiten du informiert werden möchtest.

3. Automatische Archivierung: Definiere Kriterien, nach denen Inhalte automatisch archiviert werden sollen. Damit sparst du dir die manuelle Archivierung von Dutzenden oder gar Hunderten einzelner Seiten! Konfiguriere unkompliziert Regeln für die Archivierung oder Löschung in deinem Automatisierungsschema und lasse es im Hintergrund für dich arbeiten.

Hier ein praktisches Beispiel: Deine CQL könnte lauten: type=page and arch.status=”to archive”. Führst du daraufhin die Automatisierung aus, werden alle Seiteninhalte, die sich derzeit im Status “to archive” befinden, archiviert.

Bereit für den nächsten Schritt?

Mit der Kombination aus Mantra und Better Content Archiving kannst du dein Content-Lifecycle-Management innerhalb deines Social Intranets auf eine neue Stufe bringen! Dabei bietet dir Mantra eine dynamische und User-zentrierte Intranet-Lösung, die als Dreh- und Angelpunkt für relevante Informationen dient. Ergänzend dazu kannst du mit Better Content Archiving veraltete Inhalte effizient verwalten und eine übersichtliche, organisierte Intranet-Umgebung sicherstellen.

Also: Bist du bereit für den nächsten Schritt – hin zu einem besseren Social Intranet? Dann wirf einen Blick auf Mantra und Better Content Archiving für Confluence Cloud! Hast du Interesse an den Tools oder generelle Fragen? Dann buche gerne eine kostenlose Demo bei uns. Alternativ kannst du die Tools jederzeit auf eigene Faust kennenlernen, indem du die Apps über den Atlassian Marketplace herunterlädst und einfach ausprobierst!

Bonus: Mantra auf der Tools4AgileTeams!

Wirst du morgen und übermorgen bei DER Agile-Veranstaltung des Jahres, der Tools4AgileTeams-Konferenz, dabei sein? Dann hast du die Gelegenheit, Mantra am Freitag um 11:15 Uhr kennenzulernen! Wenn du vor Ort dabei bist, dann werden dir Jan Kuntscher (vom YouTube-Format Jans einfach) und Tim Böhmer im Raum “Veilchen” die App vorstellen. Als Online-Teilnehmer*in kannst du dich ganz einfach remote in den Stream dazuschalten.

Weiterführende Informationen

Hebe dein Onboarding und Schulungsangebot auf ein neues Level – mit Mantra und Smart Courses für Confluence Cloud!
Podcast: Tools4AgileTeams 2023 und Mantra als Confluence-Intranet – Interview mit Jan Kuntscher