Neu in Google G Suite: Mehr Transparenz über Änderungen, Vorlagen mit Add-ons, Inhalte schneller finden

Matthias Rauer

Für G Suite, das mächtige und ausgereifte Office-Paket für Unternehmen, hat Google kürzlich eine ganze Reihe neuer Funktionen an Kunden ausgerollt, um die Versionskontrolle von Inhalten noch besser zu unterstützen, um Werkzeuge an spezifische Workflows anzupassen und um Teams zu helfen, Informationen schneller aufzufinden.

Änderungen einfacher nachverfolgen

Es kann Dutzende Bearbeitungen dauern, bis ein Dokument endlich passt. Das gilt nicht nur für Verträge, Projektangebote oder Forschungsarbeiten, sondern für eine Vielzahl von Inhalten, an denen Teams zusammenarbeiten. Die folgenden Neuerungen schaffen mehr Transparenz und helfen, Änderungen besser und einfacher nachzuverfolgen:

  • Versionen von Docs, Tabellen und Präsentationen mit Namen versehen: In der Lage zu sein, Versionen eines Dokuments mit eigenen Namen zu versehen, ist eine neue Möglichkeit, die Fortschritte des Teams historisch festzuhalten. Und diese Möglichkeit ist auch hilfreich, wenn schließlich der finale Stand kommuniziert werden soll. Mit der Funktion Versionsverlauf können Teams ihre Änderungen an einer Stelle organisieren und tracken. Für einen noch schnelleren Überblick kann der Nutzer sich nur die benannten Versionen anzeigen lassen.
  • Vorschau auf bereinigte Versionen: Es gibt nun die Option, bereinigte Versionen von Docs anzusehen. Dokumente werden hier ohne vorgeschlagene Änderungen und ohne Kommentare dargestellt.
  • Vorgeschlagene Änderungen en bloc behandeln: Nutzer können alle vorgeschlagenen Änderungen für ein Doc mit einem Mal akzeptieren oder verwerfen.
  • Änderungsvorschläge via Mobile-Gerät: Änderungen lassen sich jetzt von Android-, iPhone und iPad-Geräten aus vorschlagen. Dafür gibt es einen Umschalter in den Vorschlagsmodus eines Docs.

Vorgeschlagene Änderungen akzeptieren und Version mit Namen versehen

Neue Vorlagen mit Add-ons

Team nutzen in Docs und Tabellen Vorlagen, um Zeit für die Formatierung einzusparen. Gleichzeitig bauen Entwickler Add-ons, um Funktionalitäten anzupassen. Google hat beides nun miteinander verknüpft und neue Vorlagen mit integrierten Add-ons sowie der Möglichkeit, eigene Add-ons zu erstellen, ausgeliefert.

Diese Vorlagen erlauben es, Tools genau den spezifischen Workflows des Unternehmens entsprechend anzupassen und einzusetzen. Fünf solcher Beispiele gibt es jetzt in der Vorlagengalerie – unter anderem das neue Template Mutual Non-Disclosure Agreement (NDA) von LegalZoom und DocuSign.

Zusätzlich können Organisationen ganz eigene Vorlagen mit eingebauten Add-ons für ihre spezifischen Zwecke erstellen. So lässt sich beispielsweise ein Tabellen-Template mit einem Add-on bauen, um interne Freigaben zu sammeln. Oder eine Rechnungsvorlage in Docs, die mit einem Add-on gekoppelt ist, das Informationen aus dem CRM-System zieht. Den Anwendungsfällen sind kaum Grenzen gesetzt.

Das neue NDA-Template von LegalZoom und DocuSign zum Einholen von NDA-Freigaben

Informationen schneller finden

Das Schwierigste an der Erstellung eines Angebots oder einer Kundenpräsentation ist manchmal, die Informationen zu finden, die eingebunden werden müssen. Für Kunden von G Suite Business und G Suite Enterprise ist nun Google Cloud Search über die Erkunden-Funktion mit Docs und Präsentationen integriert.

Der User muss in Docs oder Präsentationen nur das Erkunden-Tab öffnen und seine Suchanfrage eintippen. Cloud Search gibt dann wichtige Details über die G-Suite-Apps hinweg aus – inklusive Gmail, Drive, Kalender und Sites.

Zugriff auf Google Cloud Search über das Erkunden-Feature in Docs und Präsentationen

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