Am Dienstag, 17. Mai 2016, hat //SEIBERT/MEDIA seine Reihe von Webinaren zur digitalen Zusammenarbeit fortgeführt. Thema diesmal: gute Intranet-Inhalte. Eine Stunde lang diskutierten Martin Seibert und ich darüber, welche Arten von Inhalten es im Intranet gibt, was gute Intranet-Inhalte sind und dass Intranet-Inhalte zum Unternehmen und dem jeweiligen Kontext passen müssen. (Die Übersicht zu den kommenden Webinaren finden Sie hier.)

Das Webinar "Gute Intranet-Inhalte" war ein kleines Experiment, das der Optimierung der nachfolgenden Webinare dient. Martin hat mich als Gast für dieses Webinar eingeladen. Unsere Hoffnung, dass die Teilnehmer interaktiv im Chat an der Diskussion teilnehmen würden, wurde durch viele Fragen und auch Antworten erfüllt. Wenn Sie teilgenommen haben, würde ich gerne Meinungen und Anregungen zum Webinar erfahren. Ich persönlich bin beispielsweise der Ansicht, dass ich meinen Kopf ruhiger halten sollte und es beim Ton noch Potenzial gibt. 😉

Wie dem auch sei - Hier ist aber erstmal die Aufzeichnung:

Nachfolgend greife ich einige Aspekte aus dem Webinar auf.

Welche Arten von Inhalten gibt es?

Generell gibt es drei verschiedene Arten von Inhalten in Intranets:

• Offizielle Inhalte ("Top-Down-Inhalte", "organisationale" Inhalte)
• Small-Talk-Inhalt/Social Content (analog zum Smalltalk am "Water Cooler" beziehungsweise in der Kaffee- oder Teeküche)
• Arbeitsinhalte zum Arbeiten an Aufgaben, Projekten, Vorhaben, Zielen

Das erste Ziel besteht darin, den Mitarbeitern mit den Inhalten Mehrwert zu bieten und sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Die Inhalte können sowohl in einer großen Lösung als auch über verschiedene Plattform verteilt sein. Letztendlich ist all das als Inhalt relevant, was auf die Ziele für das Intranet und der Mitarbeiter einzahlt:

1. Informationsverteilung und Informationsaustausch
2. Unterstützung bei der (Zusammen-)Arbeit
3. Unternehmensidentitäts- und Kulturstiftung

Intranet-Inhalte, die E-Mails und Meetings vermeiden

Alle Inhalte, die helfen, interne E-Mails und interne E-Mail-Diskussionen sowie Meetings zu vermeiden, sind sehr gute Intranet-Inhalte. Im Gegensatz zur E-Mail ermöglicht das Intranet nachhaltige Informationen, die Bewahrung von Kontext und den gezielten Einsatz sowohl synchroner als auch asynchroner Kommunikation (siehe auch Raus aus der E-Mail, rein ins Intranet).

In Use Cases: 66 Anwendungsfälle für ein Firmenwiki finden Sie weitere Beispiele, die nicht nur für Wikis, sondern für Intranets allgemein gelten.

Beispielsweise kann ein Intranet sehr gut helfen, Meetings besser vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten, indem beispielsweise Meetings eine "Heimat" mit Agenda, Dokumente zur Vorbereitung, dem Protokoll und auch nachfolgenden Fragen und Diskussionen haben. Vorteile sind unter anderem, dass die Teilnehmer das Meeting gemeinsam vorbereiten können und dass die Inhalte nicht im Postfach oder einer Dateiablage verschwinden.

Meeting-Agendas oder Protokolle können sowohl öffentlich als auch in geschlossenen Bereichen wie "Closed User Groups" liegen. Das hängt vom Unternehmen und seiner jeweiligen Kultur ab. Manche Unternehmen gehen mit Inhalten auf der Basis von "Default to open" und andere auf der Basis von "Need to know" um. Gerade in regulierten Branchen ist oft Letzteres der Fall. Dabei gibt es durchaus Mischformen. Sensible Inhalte (wie Personalinformationen, strategische Diskussionen) können es entgegen der allgemeinen Vorgehensweise erforderlich machen, sie nur in geschlossenen Bereichen zu halten.

Aktuelle Systeme ermöglichen dies den Mitarbeitern direkt in der Oberfläche des Intranets, ohne dass ein kompliziertes und langatmiges Genehmigungsverfahren beispielsweise über einen IT-Administrator notwendig ist.

Kaffeeklatsch im Intranet

Bei vielen Verantwortlichen gibt es die Befürchtung, in einem Social Intranet (oder einem Intranet mit entsprechenden Möglichkeiten) würden Mitarbeiter ihre Zeit mit unwichtigem "Kaffeeklatsch" vergeuden. Tatsächlich gibt es die soziale Komponente in Unternehmen schon immer. Mitarbeiter treffen sich seit jeher auf einen Kaffee oder einen Tee. Solche Treffen dienen der sozialen Komponente (die Kollegen besser kennen und einschätzen lernen) und bieten die Möglichkeit, sich abseits von Abteilungsgrenzen oder Hierarchien über fachliche Themen und Aufgabenstellungen auszutauschen.

In einem Intranet, das solche Möglichkeiten bietet (beispielsweise mit Microblogs oder Chatgruppen), wird der "Kaffeeklatsch" lediglich sichtbarer. In der Regel ersetzt ein Intranet ihn nicht, sondern ergänzt ihn. Gerade wenn Mitarbeiter nicht am selben Standort oder im selben Gebäude arbeiten, ergeben sich bessere Gelegenheiten der Vernetzung. In vielen Unternehmen hat auch der Anteil der Freelancer zugenommen, die auch von außerhalb an der Kommunikation und Zusammenarbeit teilnehmen müssen.

Im Webinar hat Martin einige konkrete Beispiele des Flurfunks bei //SEIBERT/MEDIA gezeigt, der nicht nur im Office und in der Teeküche, sondern auch in Hipchat stattfindet ("Fun", "Dinner", Einbindung von Externen).

Kontext und Zielgruppen

Inhalte müssen einerseits (und vor allem) für die Mitarbeiter relevant sein, andererseits muss die Benutzbarkeit einfach und mit einer Portion Nutzungsfreude versehen sein. Oftmals gehen die Ansichten darüber, was für die Mitarbeiter relevant und interessant ist, aufseiten des Unternehmens und aufseiten der Mitarbeiter auseinander.

Moderne Intranets ermöglichen den Mitarbeitern zu entscheiden, welche Inhalte weiterhin für sie interessant sind (beispielsweise über die Möglichkeit, diese zu abonnieren). Verschiedene Arbeitsgruppen, Blogs, Projekträume oder Communities/Foren stellen den Kontext für die jeweiligen Mitarbeiter her. Mitarbeiter erkennen sehr schnell den Kontext und ob beispielsweise ein Thema für den jeweiligen Kontext passt.

Andererseits hängt die Umsetzung eines Intranets sehr von Rahmenbedingungen wie der Unternehmenskultur ab. Ein Social Intranet passt nicht sofort in jedes Unternehmen. Möglicherweise ist auch ein "Intranet 1.5" ein geeigneter erster Schritt zu mehr Interaktion, Kontext und Zusammenarbeit.

Gerade bei Arbeitsinhalten und Social Content können Intranet-Inhalte auch 'quick & dirty' sein. Ein Hauptnutzen eines modernen Intranets liegt nicht zuletzt darin, dass ein IT-ler oder Entwickler dort schnell eine Info, eine Prozessbeschreibung o.ä. einstellt, die später jemand anderes brauchen kann - ohne jeden Formalismus. Und wenn er selbst oder jemand anderes dann nochmal drüber arbeitet - umso besser! Aber wichtig ist, dass die Inhalte überhaupt zentral verfügbar sind. Eine einheitliche Aufbereitung aller Intranet-Inhalte ist unmöglich.

Guter Schreibstil im Intranet

Inhalte im Intranet können sehr kurz und locker gehalten sein (beispielsweise im Chat), aber auch umfangreicher und mit dem Fokus auf Informationsübermittlung sein. Gerade bei etwas längeren Intranet-Beiträgen (z.B. Mitteilungen des Unternehmens, Fachartikel) gilt es, dem Medium gerecht zu werden. Online verlassen sich Mitarbeiter besonders darauf, Content scannen und auf Anhieb einschätzen zu können, was wirklich für sie relevant oder interessant ist. Langatmige, ungegliederte Texte, die beispielsweise eine inhaltlose Überschrift haben und die erst am Ende auf den Punkt kommen, werden sehr schnell ignoriert. In diesem Blog finden Sie Tipps zum Texten für das Intranet (siehe auch Prinzip der umgekehrten Pyramide).

Visuelle Inhalte wie Diagramme und Organigramme helfen Mitarbeitern dabei, sich schnell eine Übersicht zu verschaffen.

Vorgaben für das Intranet

Die Vorbildfunktion der Führungskräfte und des Managements ist wichtig. Ignorieren "die Chefs" das Intranet, besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter daraus die Unwichtigkeit des Intranets ableiten.

Vorlagen (beispielsweise für Meetings, Protokolle) können Mitarbeitern helfen, eine Einschätzung zu gewinnen, welche Inhalte wie schnell einzustellen sind. Gerade Neulinge/Anfänger greifen gerne darauf zurück. Gleichzeitig sind erfahreneren Mitarbeitern diese Gerüste eher lästig. Insofern sollte beides möglich sein.

Weitere Infos

• Verzeichnis Intranet-Fachartikel von Frank Hamm im //SEIBERT/MEDIA-Blog (beispielsweise zu Zielen und Trends sowie darüber, wem das Intranet "gehört").
• Verzeichnis Webinare zu digitaler Zusammenarbeit. Dort können Sie auch darüber abstimmen, welche Seminare für Sie interessant sind.

Diese Confluence-Schulung richtet sich an Einsteiger ohne Vorerfahrung. Es werden die grundlegenden Funktionen und Arbeitsweisen im Tools veranschaulicht.