Vor etwa 20 Jahren begannen Intranets ihren Siegeszug. Doch erst jetzt besinnen sich Unternehmen auf die wahren Stakeholder der Intranets: ihre Mitarbeiter.
Nicht lange nach dem Aufkommen von Intranets in Organisationen stellten sich Verantwortliche die Frage, was ein modernes Intranet sei. Schließlich wollten sie nicht gleich ein veraltetes System aufsetzen, das dann keiner wollte. Heutzutage, in Zeiten der Digitalen Transformation und der Generation Y, ist das mindestens genauso wichtig wie noch vor 10 oder 15 Jahren. Doch was ist heutzutage ein modernes Intranet? Reicht ein "Social Intranet" mit Benutzerprofilen, Status-Updates, Communities und Chats?
Bereits die Beantwortung der Frage, was ein Intranet ist, fällt vielen schwer. Die deutsche Wikipedia bietet im entsprechenden Eintrag einen ersten Einstieg:
Ein Intranet (lat. intra ‚innerhalb‘ und engl. net ‚Netz‘) ist ein Rechnernetz, das im Gegensatz zum Internet
- kein öffentliches Netz benutzt
- nicht öffentlich ist
- eingeschränkte Funktionen (Protokolle) bietet
Die englische Wikipedia bringt es in einem kurzen Satz auf den Punkt:
An intranet is a private network accessible only to an organization's staff.
Meistens geht es in Artikeln oder im Sprachgebrauch um Intranets von Unternehmen, auch wenn es sich dabei um nur eine Ausprägung von Organisationen handelt. In den Neunzigern erkannte oft die IT-Abteilung die Möglichkeiten, die die Internet-Technologien auch für den Einsatz innerhalb des Unternehmens boten. Meistens handelte es sich zunächst um graswurzelartige Initiativen, mit denen die Mitarbeiter versuchten, sich die Arbeit zu erleichtern. Diejenigen, die ein Intranet aufbauten, waren auch die Nutzer. Deswegen "bauten" sie das Intranet auch genau so, dass es ihnen für ihre Arbeit von Nutzen war.
Intranets: Litfaßsäulen der Unternehmenskommunikation
Dann jedoch entdeckte (meistens) die Unternehmenskommunikation das Intranet für sich und das Unternehmen. Was anschließend geschah, lässt sich aufgrund des deutschen Wikipedia-Artikels über das Intranet erahnen:
Anders als beim Internet definiert der Netzbetreiber die Ziele des Benutzens, …
Der "Netzbetreiber" war die Unternehmenskommunikation, eine Organisationseinheit mit eigenen Zielen. Ebenso gab es dann weitere Organisationseinheiten, die ihren Anteil am Intranet forderten (und meistens spätestens bei den Budgetverhandlungen auch erhielten). Jede Organisationseinheit setzte ihre Ziele - und die waren dann auch in der Regel sehr selbstbezogen. Die Organisationseinheiten wollten, dass die Mitarbeiter die jeweiligen Mitarbeiterbriefe, Rundschreiben und Unternehmensinformationen erhielten. Diese Inhalte bestanden aus den Informationen, von denen die Organisationsabteilungen meinten, sie seien für die Mitarbeiter "wichtig". Und ganz nebenbei präsentierten sich die Einheiten noch im Intranet. Sie beschrieben das Intranet mit ihren Schriften, Kampagnen und Informationen. Die Intranets wurden zur Litfaßsäule der Eitelkeiten. Und den Mitarbeitern… war das ziemlich egal. Eigentlich, fanden viele, waren die Intranets die heimlichen "Klowände der Unternehmen". (Zum Verständnis sei an die Bezeichnung von Blogs als Klowände des Internets durch Jean-Remy von Matt vor zehn Jahren erinnert.)
Den Mitarbeitern waren nämlich die Intranets meist ziemlich egal, sie hatten einfach keinen Nutzen durch das System. Die Informationen waren zwar durchaus manchmal wichtig, aber sie waren in den seltensten Fällen für die Mitarbeiter relevant. Die Intranets waren für die Unternehmen da und nicht für die Mitarbeiter. Insbesondere die Unternehmenskommunikation schrieb ständig "in das Intranet" - und meistens auch noch auf die Startseite. Das hielten die Mitarbeiter zumeist nur für Spam, der sie von ihrer Arbeit abhielt. Genau genommen widersprachen die Ziele, die mit den Intranets verfolgt wurden, den Zielen der Mitarbeiter. Denn die Mitarbeiter wollten - und wollen - ihre Arbeit erledigen: schnell, mit möglichst wenig Aufwand und am liebsten mit ein bisschen Spaß dabei. Intranets erfüllten selten eines dieser Kriterien. Und bedauerlicherweise ist das auch heute noch in vielen Unternehmen so.
Die einzigen Ausnahmen in solchen Intranets sind auch heutzutage höchstens der Speiseplan und das Suche-/Biete-Forum.
Mitarbeiter im Zentrum des modernen Intranets
Ein modernes Intranet ist ein mitarbeiterzentriertes Intranet. Ein Intranet ist eine Software, um in einer Organisation wie beispielsweise einem Unternehmen den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten,
- Informationen zu erhalten,
- zu kommunizieren und
- zusammenzuarbeiten.
Intranet 1.0
Intranet 1.0: Das Veröffentlichen und Zur-Verfügung-Stellen von offiziellen Informationen durch die Organisation oder Organisationseinheiten.
Auch zu einem modernen Intranet gehört die traditionelle Intranet-Funktion des top-down-orientieren Verteilens von Informationen ("Intranet 1.0") durch das Unternehmen und seiner Organisationseinheiten, dies allerdings immer unter dem großen Vorbehalt der Relevanz für die Mitarbeiter, d.h. dass die Mitarbeiter den Inhalten in ihrem jeweiligen Zusammenhang Bedeutung beimessen. Wikipedia meint dazu:
Relevanz (lat./ital.: re-levare „[den Waagebalken, eine Sache] wieder bzw. erneut in die Höhe heben“) ist eine Bezeichnung für die Bedeutsamkeit oder Wichtigkeit, die jemand etwas in einem bestimmten Zusammenhang beimisst.
Intranet 2.0
Die weit größere und gerade für Mitarbeiter besonders wichtige Funktion stellt jedoch die bottom-up- und netzwerkorientierte Kommunikation ("Intranet 2.0") dar:
Intranet 2.0: Das Kommunizieren und und das Zusammenarbeiten in der Organisation von Mitarbeitern und Funktionsträgern unabhängig von Position und Funktion in Hierarchien und Organisationseinheiten, auch zum aufgabenorientierten Arbeiten.
In der heutigen Zeit ist es immer weniger haltbar, dass im tayloristischen Sinne die Vorgesetzten und Chefs zentralistisch die Zusammenarbeit der Mitarbeiter "vordenken" und vor allem vorbestimmen. Immer weniger Vorgesetzte sind in der Lage, die fachlichen Inhalte, Zusammenhänge und Anforderungen der spezialisierten Mitarbeiter komplett zu überschauen und im Griff zu haben.
In vielen Unternehmen kommt inzwischen eine Besonderheit dazu, die in der Vergangenheit noch selten eine Rolle spielte: die Kommunikation und die Zusammenarbeit der eigenen Mitarbeiter mit Mitarbeitern aus anderen Unternehmen. Dabei kann es sich um Lieferanten, Kooperationspartner oder auch um Kunden handeln. Oft geht es dabei um kleinere gemeinsame, sehr oft auch kurzfristige Vorhaben. Manchmal geht es aber auch um den regelmäßigen Austausch wie beispielsweise zwischen der Unternehmenskommunikation mit einer Agentur. Ein modernes Intranet sollte daher auch die Nutzung als Extranet unterstützen.
Fähigkeiten des Intranets
Alles zusammen genommen sollte ein Intranet ein Bündel von Fähigkeiten haben:
- Mitarbeiter über wichtige Entscheidungen und Neuigkeiten informieren
- Strukturen und Prozesse abbilden
- Interne Kommunikation abbilden und ermöglichen (Kommunikation, Interaktion, Vernetzung)
- Suche und Wissensmanagement
- Organisation (z.B. Termine, Aufgaben) und Zusammenarbeit
- Projektmanagement unterstützen
Jedes Unternehmen muss jedoch genau analysieren, welche Fähigkeiten seine Mitarbeiter für das Intranet benötigen.
Beispiele von Artikeln, die eine Suche nach "modernes Intranet" liefert:
- Wie ein modernes Intranet Kosten senkt und Mitarbeiter zufrieden macht (Kernpunkt)
- Was kann ein modernes Intranet heute? (Namics)
- So profitiert auch Ihr Unternehmen von einem modernen Social Intranet 2.0! (Ihre Kundenbrille)
- Das moderne Intranet und sein Beitrag zur Digitalisierung (Social Intranet)
- Moderne Intranets revolutionieren die interne Kommunikation (Mobile Geeks)
