Ein Bestseller in den USA und mittlerweile auch in deutschen Büros vorzufinden: David Allens Buch „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” beschreibt eine Organisationsmethode, die neben dem Schreibtisch vor allem den Kopf von (Alt-)Lasten befreien soll.

Die Aufmerksamkeitsfalle

Der Alltag fordert von uns allen, flexibel und spontan auf Veränderungen der Umwelt zu reagieren. Dazu müssen wir uns oft auf viele Dinge gleichzeitig konzentrieren und möglichst alles, was wichtig ist, irgendwo im Gehirn abspeichern und zum richtigen Zeitpunkt wieder abrufen können. Je nach Größe des Aufgabenpensums kann das in eine wahre Sisyphus-Arbeit ausarten. Wird unsere Aufmerksamkeit von zu vielen Dingen auf einmal beansprucht, endet das schließlich in kompletter Handlungsunfähigkeit und einem Gefühl von Kontrollverlust.

Der Ausweg

„Getting Things Done“ (kurz GTD) ist eine Arbeitsmethode, die diesem Zustand vorbeugen soll. Ziel ist es, die eigenen Handlungen nicht von anstehenden Aufgaben und Erledigungen diktieren zu lassen. Vielmehr will man Herr werden über das Chaos. Die zur Verfügung stehende Zeit soll selbstbestimmter und bewusster genutzt werden. Es gilt also: Agieren statt reagieren. Wer einen freien Kopf für kreatives Denken und Arbeiten bekommen will, muss alle Dinge und Aufgaben beseitigen, die in Gedanken ständig umkreist werden und dadurch unnötigen Stress verursachen.

Das Prinzip

Der Autor David Allen liefert mit seinem Buch eine Anleitung für eine effektive und effiziente Selbstorganisation. GTD basiert auf folgender Theorie: Alle Dinge, die als Aufgabe oder zu erledigende Sache an uns herangetragen werden, müssen sofort schriftlich erfasst werden. Der Trick dabei: Gleichzeitig müssen Ziele definiert und Entscheidungen über die Erledigung der Aufgabe getroffen werden. Alles Wichtige wird damit nicht nur festgehalten, sobald es im Kopf auftaucht. Es werden zudem gleichzeitig die nächsten Schritte zur Erledigung definiert und in ein Erinnerungssystem eingepflegt.

Die Hilfsmittel

Die zur Umsetzung verwendeten Mittel können nach individuellem Geschmack gewählt werden. Neben der Aufzeichnung auf Papier bietet sich auch die Nutzung elektronischer Medien an. Eine sehr einfache Variante besteht in der Verwendung von Word-Dokumenten, man kann aber auch einen Palm einsetzen. Eine gängige Variante ist die Organisation mit Hilfe von Outlook. David Allen, Erfinder von GTD, verkauft auf seiner Website ein GTD-Plugin für Outlook. Von Vorteil ist natürlich eine mobile Form der Aufzeichnung, da somit auch unterwegs sofort jeder Gedanke und jede Idee protokolliert werden können. Sinnvoll ist eine Kombination verschiedener Medien.

Die Ergebnisse

Dadurch, dass die Aufgaben sofort schriftlich festgehalten werden, wird das Gehirn daran gewöhnt, Dinge loszulassen und sich ganz auf die aktuell zu bearbeitende Sache zu konzentrieren. GTD hilft, sowohl den Kopf von unnötigem Ballast zu befreien, als auch zur richtigen Zeit an die richtigen Dinge zu denken. Setzt man das Prinzip konsequent um, schafft man ein „externes“ Erinnerungssystem, das einem die Belastung nimmt, alles im Kopf behalten zu müssen. Dadurch wird Stress reduziert und Konzentration gefördert. Voraussetzung für den Einsatz des Selbstmanagement-Systems ist in jedem Fall ein großes Maß an Selbstdisziplin und Konsequenz. Laut Erfahrungsberichten funktioniert es nach einer Eingewöhnungsphase angeblich hervorragend, was die große Zahl der Anhänger erklärt.

Weitere Informationen

Für alle, die sich intensiver mit dem Thema beschäftigen wollen, gibt es hier eine Liste mit interessanten weiterführenden Links rund um Getting Things Done:

• Hilfreiche und übersichtliche Zusammenfassung der Methode, Auflistung der Grundprinzipien und Handlungsempfehlungen von GTD.

• 43 Folders: Unabhängiger Weblog von Merlin Mann. Viele Informationen und Artikel über Produktivität, Zeitmanagement und Selbstorganisation mit eigener Rubrik über GTD.

• Liste mit Tools, die bei der Anwendung von GTD hilfreich sein können. Das Schöne daran: Die Tools sind sowohl für PC und Mac oder Handheld als auch für den analogen Gebrauch geeignet.

• Anleitung zu einem schnellen Einstieg in GTD mit sehr einfachen Mitteln. Für alle, die gerne Ausreden vorschieben („zu großer Aufwand“).

• Artikel über GTD in BusinessWeek online, mit einem Original-Auszug aus dem Buch.

• David Allen’s offizielle Website: Produkte, Organisationshilfen und Zubehör rund um GTD zum Bestellen.

• Remember the milk: Kostenloser Online-Service mit der Möglichkeit, einen eigenen Account einzurichten und Aufgaben online zu verwalten.

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