Der Wert informeller Gruppen wird immer noch unterschätzt

In einer nordhessischen Behörde kam es vor etwa 25 Jahren zu einem pikanten Zwischenfall. Unter den Mitarbeitern hatte sich eine abteilungsübergreifende Interessengemeinschaft gefunden, die sich regelmäßig zur gemeinsamen Mittagspause verabredete. Diese wurde allerdings nicht in der Kantine verbracht, sondern in einem behaglich eingerichteten Kellerraum unter Ausschluss der Öffentlichkeit und unter Verzicht auf Kleiderordnung und formalen Umgang vollzogen. Den Schlüssel zu diesem geheimen Separee verwaltete der Geschichtsschreibung nach die Sekretärin des Behördenleiters, die ihn zur Mittagspause herausgab und nach deren Verrichtung wieder einzog. Dieser informelle, hierarchieübergreifende Zusammenhalt erfreute sich über einen längeren Zeitraum regelmäßiger und offenkundig auch leidenschaftlicher Stabilität, bis eine Person aus der Gruppe verstoßen wurde und es den anderen heimzahlte, indem sie die Sache auffliegen ließ.

Der lokalen Tageszeitung war die Enthüllung eine ausführliche Berichterstattung wert. In dieser ging es jedoch weniger um die Bedeutung informeller Gruppen für interne Kommunikation, Unternehmenskultur und Betriebsfrieden und auch nicht um den pikanten Aspekt des Vertrauensbruchs, der schließlich zur Auflösung des lose gekoppelten Netzwerks führte. Stattdessen wurde von der lokalen Presse vor allem die ornithologische Dimension des Zwischenfalls ausgebreitet und nacherzählt, also völlig an den strukturell relevanten Aspekten der Geschichte vorbei.

Die Use Cases sind schon da!

Die geschilderte Begebenheit ist ein Lehrbuchbeispiel für bereits im Unternehmen vorhandene Use Cases, die der Intranet-Verantwortliche nur noch aufzugreifen braucht, um sein Unternehmens-Intranet attraktiv und entlang echter Nutzeranforderungen auszugestalten. Gut ausgewählte Use Cases beleben ein Intranet, ohne dass dazu ein aufwändiges Redesign oder gar ein technischer Relaunch durchgeführt werden müsste. Wenn die Use Cases passen, werden sie genutzt. Wenn sie nicht passen, dann nur, wenn es sein muss. So einfach ist das!

Nun ist dies keine neue Erkenntnis, sondern im Gegenteil ein alter Hut. Dessen ungeachtet schlummern immer noch tausende Unternehmens-Intranets landauf landab im Dornröschenschlaf vor sich hin. Viele Prinzen in den Kommunikations- und IT-Abteilungen wiederum irren grübelnd umher auf der Suche nach Instrumenten, Prozessen, standardisierten Vorgehensweisen und nach dem "Mehrwert", statt die Prinzessin schlicht und ergreifend wachzuküssen, damit die Geschichte weitergehen und das Intranet sich wieder beleben und entfalten kann. In dieser Hinsicht waren die nordhessischen Mittagspäusler deutlich unbefangener und vor allem weniger kopflastig unterwegs.

Doch wie lässt sich dieses Beispiel nun auf andere Unternehmen übertragen? Was lässt sich von den Behördenmitarbeitern lernen? Was ist das Verallgemeinerbare im Besonderen? Wie findet man die Use Cases, die als Selbstläufer das Intranet beleben?

Es lohnt, sich hierzu an Folgendes zu erinnern:

Im Betrieb kann die Möglichkeit, den eigenen Interessen nachzugehen, für Mitarbeiter ausgesprochen aktivierend und mobilisierend sein. Die Menschen suchen sich ihre "Peers" gerne selber aus und schaffen es auch unter ungewöhnlichen Bedingungen, Kollaborationsstrukturen aufzubauen. Sind diese Kollaborationsstrukturen außerbetrieblicher und informeller Natur, wird die Infrastruktur des Betriebs mitunter dennoch geschickt und gerne mitgenutzt.

Und genau hier, in diesem Schnittfeld von persönlichen Interessen, gleichgesinnten Akteuren und betrieblicher Infrastruktur sind interessante Use Cases zu finden, die aufgegriffen und durch Intranet-Unterstützung gefördert werden können. Einige Unternehmen betreiben dies seit Jahren sehr erfolgreich, hierzu drei Kostproben:

• An manchen Standorten der Telekom können sich Mitarbeiter seit Jahren via Intranet zum privaten Fahrradfahren verabreden. Mit wenig Aufwand kann man im Intranet prüfen, ob "es" passt – Ziele, Dauer, Schwierigkeit der Strecke, ob mit Kindern oder ohne usw. –, der Rest findet sich dann von selbst.
• In manchen größeren Unternehmen kann man sich mit Kollegen, die ein gleiches Interesse haben wie man selbst, per Intranet zum Mittagessen verabreden.
• In etlichen Unternehmen organisieren Betriebsräte Sammelbestellungen für Mitarbeiter (z.B. bei Weingütern) oder den internen Weihnachtsgansverkauf mithilfe des Intranets.

Solche Use Cases können sehr erfolgreich sein und positive Nebeneffekte bewirken, die weit über den Anwendungsfall selbst hinaus reichen. Leider sehen dies Entscheider im Unternehmen häufig ganz anders – denn diese Use Cases "haben schließlich nichts mit den Aufgaben der Mitarbeiter zu tun“. Das stimmt auch – rein formal geht es bei diesen Beispielen in der Regel nicht um den Betriebszweck. Außerdem lassen sich diese Use Cases nicht so einfach einer Fachabteilung zuordnen, die die Kosten für den Use Case trägt und dessen Qualität sichert. Kaum eine Fachabteilung wird den Use Case "Weihnachtsgansverkauf" ins offizielle Portfolio aufnehmen – zudem er dann auch seinen informellen Charme verlieren würde.

Kurios ist allerdings, dass von Entscheidern in vielen Unternehmen derzeit mittelgroße Budgets für Mitarbeiter-Apps freigegeben werden, in der Hoffnung, mit langweiligen Unternehmensinformationen und dem Speiseplan die Mitarbeiter "zu erreichen". Die wirklich interessanten Use Cases, mit denen man Mitarbeiter sofort erreicht, bleiben aber außen vor.

Use Cases unter dem Radar halten

Das Dilemma besteht also darin, dass vielversprechende mitarbeiterorientierte Use Cases nicht zu den formalen Strukturen passen, in denen sich Intranet-Verantwortliche und Entscheider bewegen oder bewegen müssen, und dass diese gleichzeitig auf der Suche nach Use Cases sind, die bei den Mitarbeiter "ankommen", Reichweite erzielen, den Erfolg des Intranets untermauern und dabei trotzdem im engen Rahmen des Betriebszwecks bleiben.

Dieser Umstand ist vielen Intranet-Verantwortlichen wohl bewusst, und nicht wenige hätten durchaus die Bereitschaft, informelle Strukturen mit den Möglichkeiten des Intranets zu unterstützen, wenn sie es denn dürften – nur leider lassen Hierarchie, gelebtes Wertesystem im Unternehmen und die Furcht, Fässer aufzumachen, die man später nicht mehr zu bekommt, derartige Freiheitsgrade nicht zu.

Mitarbeiter in solchen Unternehmen finden hingehen für den Austausch zu ihren Interessenfeldern ihre eigenen Lösungswege, indem sie parallele Strukturen über Facebook, WhatsApp und andere soziale Medien aufbauen. Dort speisen sie – vielfach beobachtet und berichtet – im Verlauf der Zeit auch zahlreiche unternehmensinterne Inhalte ein, die weit über den Weihnachtsgansverkauf hinausgehen und durch das Unternehmen auch in problematischen Fällen nicht mehr eingefangen werden können.

Wie könnten also Lösungsansätze aussehen, die informelle Use Cases und Interessenlagen der Mitarbeiter aufgreifen und unterstützen, sie aber vom kosmetisch und unternehmenspolitisch korrekten Teil des Intranets unterscheiden? Wie lassen sich konzeptionell die formalen Unternehmensprozesse und die Kraft der darüber hinaus gehenden Mitarbeiterinteressen, zu denen Entscheider ein mulmiges Gefühl haben, in Harmonie miteinander bringen?

Das "Dark Intranet" als Instrument der Mitarbeiterpartizipation

Aus der Antike wissen wir bereits, dass Harmonie entstehen kann, wenn man Licht und Schatten zusammenbringt. Daran hat sich auch in der technologischen Zivilisation grundsätzlich nichts geändert.

Die Intranets der heutigen Generation wenden sich allerdings in den allermeisten Fällen nicht den Schattenseiten zu und können daher insgesamt auch keine Harmonie bringen. Die vermeintlich "dunklen Seiten" der Menschen werden nicht adressiert, obwohl mindestens Human Ressources und der Betriebsrat ziemlich genau wissen, was in ihrem Unternehmen los ist und welche Bedürfnislagen vorherrschen. Außerdem hängt vom Standpunkt ab, was als hell und was als dunkel gewertet wird – sodass man mit einem verbindenden Harmonieansatz generell ganz gut fährt, möchte man unterschiedliche Haltungen und Positionen zusammenbringen.

Nun liegt die Deutungshoheit über Hell und Dunkel im Falle der Unternehmens-Intranets bei den Intranet-Verantwortlichen und deren übergeordneten Entscheidern, sodass in der Regel alles rund um glattgezogene Informationsflüsse, ordnungsgemäße Kollaboration und sauber definierte Unternehmensprozesse das "hell" erstrahlende Intranet ausmachen sollte. Die unmittelbar einsichtige Schlussfolgerung aus unserem Gedankengang ist es nun, ergänzend zu diesem hellen Intranet ein „Dark Intranet“ anzubieten – für jene mitarbeiterorientierten Use Cases, die für Harmonie, Betriebsfrieden und Motivation förderlich sind, aber im offiziellen Intranet konzeptuell nicht (oder noch nicht) anschlussfähig sind.

Dieser Ansatz mag nun einigen Intranet-Verantwortlichen bedrohlich erscheinen und ihre Vorgesetzten in Angst und Schrecken versetzen, denn in einem Dark Intranet könnten ja all die schlimmen Dinge passieren, die ansonsten nur außerhalb der geordneten Unternehmensstrukturen stattfinden: Handel mit Parkausfahrtickets, Stechuhrguthaben und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Ausfertigung von Gehaltsbestätigungen und Zwischenzeugnissen, freier Verkauf von noch nicht abgeschriebenem Firmeneigentum, Austausch von Fotos vergangener Betriebsfeiern und Vermietung privater Ferienwohnungen. Und dafür möchte man dann doch lieber nicht den Kopf hinhalten müssen.

Derartige Sorgen sind aber weitgehend unbegründet, da es auch bei offenen Konzepten in Unternehmens-Intranets bislang so gut wie nie zu Eskalationen kam. Die Befürchtungen mögen groß sein bei jenen, die etwas weiter von der Basis und vom operativen Geschäft entfernt sind. Beobachtet werden kann aber seit Jahren, dass Mitarbeiter solche Intranet-Möglichkeiten sinnvoll nutzen und in grenzwertigen Einzelfällen sehr schnell Korrekturen durch das Umfeld erfolgen. Die Parole lautet daher: Habet den Mut, Euch Eures Intranets zu bedienen! Passende Use Cases für den Start eines Dark Intranet sind schnell beisammen, wenn man sich mit Interessengemeinschaften im Unternehmen in den Gedankenaustausch begibt und ihnen für passende Anwendungsszenarien weitgehend freie Hand lässt.

Ein solches Angebot bewusst als "Dark" Intranet zu starten, hat verschiedene dramaturgische und redaktionelle Vorteile: Für alle Beteiligten sollte intuitiv klar sein, dass das "Dark" Intranet etwas Besonderes ist und sich vom gewöhnlichen Intranet unterscheidet. Wer ins Dark Intranet klickt, weiß, dass er sich nicht mehr im vom Unternehmen redigierten Teil des Unternehmens-Intranets bewegt. Unterstützt werden könnte dies durch einen leicht modifizierten Layout-Style, bei dem auch an das obligatorische Firmenlogo gedacht wurde. Die Bezeichnung "Dark" Intranet gibt dem Ganzen überdies etwas Verwegenes und stärkt die Abgrenzung zum "hellen" Intranet. Es ist ein Gedankenspiel mit der Grenzziehung, mit einer Polarisierung, die stärker sein mag, als in der Realität tatsächlich gegeben – und genau in diesem neuen Spannungsfeld liegt das Potenzial eines dialektisches Vakuums, das in seiner Entfaltung dazu aufruft, produktiv gefüllt zu werden. Oder kürzer: Man kann etwas daraus machen.

Das Dark Intranet ist damit der Ort für alle jene guten Sachen, die nicht ins klassische Unternehmens-Intranet gehören, aber dennoch Relevanz für die Mitarbeiter und die Unternehmenskultur haben. Und es gibt Entscheidern und Führungskräften Spielraum, sich etwas freier zu bewegen, indem sie ihrerseits das Dark Intranet mitnutzen können, wenn es sich anbietet. Möglicherweise erfahren dann sogar einige Use Cases eine behutsame Überführung vom Dark Intranet ins helle Intranet des Unternehmens – eine Bewegungsfigur, die für Organisationsentwickler und HR-Strategen nicht uninteressant sein dürfte.

Was ist zu tun?

Für Intranet-Verantwortliche im Unternehmen möchte ich folgende Empfehlungen geben:

• Greifen Sie zwei oder drei Themenfelder engagierter Mitarbeiter auf, zu denen Ihre bestehende Intranet-Infrastruktur hilfreich sein kann. Die Themenfelder sollten positiv besetzt sein – von der Bio-Weihnachtsgans über Sport-Treffs bis hin zum Heimatabend ist vieles vorstellbar.
• Richten Sie in Ihrem bestehenden Intranet einen Bereich für diese Use Cases ein, nennen Sie ihn "Dark Intranet" (oder anders, siehe hierzu auch der Artikel zu Intranet-Namen) und sorgen sie dafür, dass er sich optisch erkennbar abgrenzt.
• Unterstützen Sie die beteiligten Mitarbeiter dabei, ihre Ideen umzusetzen. Machen Sie keine Werbung für das Dark Intranet, sondern überlassen Sie dies der Community.
• Verfolgen Sie wohlwollend, was passiert, und laden Sie die beteiligten Mitarbeiter einmal im Quartal zum konspirativen Gedankenaustausch ein.
• Entwickeln Sie das Dark Intranet behutsam weiter und überführen Sie passende Use Cases zum richtigen Zeitpunkt ins "helle" Intranet des Unternehmens.

Bitte berichten Sie mir bei Gelegenheit, was aus Ihrem Dark Intranet geworden ist. Gegebenenfalls können wir Ihre Erfahrungen in dieser Artikelserie aufgreifen.

Die nordhessischen Mittagspäusler haben mit ihren Schäferstündchen vermutlich nicht intendiert, dass 25 Jahre später aus ihren Bedürfnisstrukturen Empfehlungen für die Einführung von Dark Intranets abgeleitet werden. Manchmal sind die Erkenntniswege verschlungen, und alles braucht seine Zeit.

Karsten Wendland ist Leiter des Instituts für Informationsgestaltung und Komplexitätsreduktion ininko® (www.ininko.de) im Steinbeis-Verbund und Professor für Medieninformatik an der Hochschule Aalen. Seine aktuellen Arbeitsschwerpunkte sind Digitalisierung der Arbeitswelt, Informationsmanagement und Technikgestaltung. Hier finden Sie eine Übersicht über alle Gastbeiträge von Karsten Wendland im //SEIBERT/MEDIA-Blog.