Viele Führungskräfte und Mitarbeiter stehen unter der Anspannung, ständig möglichst produktiv in ihrem Job zu arbeiten. Und dann kommt womöglich auch noch ein neues Intranet hinzu.

Persönliche Produktivität

Schneller, weiter, höher, die Welt dreht sich immer rasanter. Mehr E-Mails, mehr Meetings, mehr Arbeit und mehr Kommunikation führen dazu, dass gerade Büro- und Wissensarbeiter ihre Work-Life-Balance in den Griff bekommen und ihre persönliche Produktivität steigern möchten. Im deutschsprachigen Raum werden in diesem Zusammenhang Begriffe wie Zeitmanagement, Selbstmanagement und Selbstorganisation verwendet, im englischsprachigen Raum hingegen hat sich für die persönliche Organisation und Produktivität weitgehend der Begriff Productivity durchgesetzt.

So, wie es unterschiedliche Bezeichnungen gibt, so gibt es auch keine einheitliche Definition. Ich persönlich arbeite am liebsten mit dieser Spezifizierung:

Die Arbeit – gleich, ob beruflich, persönlich oder privat – so planen, organisieren und durchführen, dass Sie bei angemessenem Aufwand gute bis sehr gute Ergebnisse erreichen und Sie ein ausgeglichenes Leben dabei führen.

Zur persönlichen Produktivität gibt es zahlreiche Veröffentlichungen, Techniken und Methoden. Viele haben diese Punkte gemeinsam:

• Fokus: Konzentration auf das Wesentliche.
• Rituale: Dinge regelmäßig in bestimmter Abfolge erledigen.
• Timeboxing: Einplanen von festen Zeiten für Tätigkeiten, auch wenn man alleine arbeitet.
• Ausgewogenheit: Keine einseitigen Tätigkeiten, sondern immer wieder verschiedene Dinge tun und dabei auf das persönliche Wohlfühlen achten (wie bei der Ernährung).

In vielen Gesprächen und Beratungen zeigt sich ein weiterer Punkt: Jeder Mensch hat seine persönlichen Schwerpunkte und Neigungen. Es erfordert ein gewisses Maß an Selbstbedienung, um sich aus den vielen Methoden und Techniken eine persönliche Arbeitsweise herauszuarbeiten, die am besten zum eigenen Typ passt (siehe auch Die 5 Pfeiler der Produktivität).

Produktivität und Intranet?

Doch was hat das mit dem Intranet eines Unternehmens zu tun?

Ein Intranet, das einem Mitarbeiter (egal, ob Führungskraft oder nicht) bei seiner persönlichen Produktivität und Organisation nicht hilft, ist aus Sicht des Mitarbeiters mindestens überflüssig und manchmal sogar hinderlich. Mitarbeiter wollen ihre Arbeit, ihre Dinge "geregelt bekommen".

Wenn das Intranet dabei nicht hilft, wird es wo immer möglich ignoriert. Mitarbeiter greifen dann zu Infrastrukturen, die ihnen ermöglichen, schneller und besser zu arbeiten. Wenn ein Mitarbeiter oft unterwegs ist und umständlich Dateien zwischen Server-Verzeichnissen und seinem Notebook (womöglich sogar manuell) synchronisieren muss, dann wird er eine "Dropbox-Lösung" finden. Wenn die fachliche Abstimmung zu einem Thema in einer Gruppe offiziell nur über Mail oder über einen nur im Browser zugänglichen Workspace möglich ist (und das nur nach Antrag bei der IT), dann werden die Kollegen womöglich "mal schnell" zwischen Mittagessen und Meetings eine Whatsapp-Gruppe aufmachen.

Wenn Mitarbeiter aufgrund von Einschränkungen gezwungenermaßen mit dem/in dem Intranet arbeiten müssen und sie dadurch länger brauchen (oder es an ihren Nerven zehrt), dann ist das Intranet im Weg und behindert ihre Produktivität. Also werden sie beispielsweise die eigentliche Arbeit mit ihrer selbstgewählten Infrastruktur erledigen und lediglich die Ergebnisse im Intranet "ablegen".

Das Gehalt fließt nicht aufs Konto, weil die Leute das Intranet benutzen, sondern weil sie ihre Arbeit gut erledigen. Sind Arbeitsmittel wie das Intranet dabei im Weg, suchen und wählen sie andere Arbeitsmittel, mit denen sie das besser erreichen.

Bezogen auf Informationstechnologie ist dies ist nichts Neues. Schon nach Einführung von PCs in den Achtzigern des letzten Jahrhunderts breitete sich mit Individueller Datenverarbeitung in vielen Unternehmen eine Schatten-IT aus. Spätestens in den Neunzigern waren PC-Programme wie Excel oder Access oft so mächtig, dass operative System darüber liefen. Ich habe auch selbst erlebt, wie in Abteilungen plötzlich unter dem Schreibtisch Web-Server mit Datenbanken und Anwendungen liefen, weil die offizielle IT keine Lösung hatte, mit der Mitarbeiter ihre Arbeit geregelt bekamen.

Unternehmen stehen mit ihrer IT und vor allem dem Intranet heutzutage mehr denn je im Wettbewerb mit externen Lösungen - ob sie es wollen oder nicht. Intranet-Manager müssen gewährleisten, dass Mitarbeiter mit dem Intranet eine hohe persönliche Produktivität erreichen und ihre Arbeit machen können.

12 Habits Of The Most Productive People

Aus einem Artikel von Paul Rulkens, Autor von The Power of Preeminence und Präsident der niederländischen Agrippa Consulting International, lässt sich ableiten, was ein Intranet leisten muss, um den Mitarbeitern bei ihrer persönlichen Organisation und Produktivität zu helfen. Rulkens hat zwölf produktivitätsfördernde Aspekte identifiziert (12 Habits Of The Most Productive People).

"High performance starts with a mind-set that translates into things that you do. Once you've got the mind-set, you will have the behaviors, and then it will turn into action. Everyone can become a high performer," Rulkens says. They know these 12 things.

1. They Focus On What Matters: Vermitteln Sie klare Ziele im Intranet. Nutzen Sie das Intranet, um Maßnahmen und Strategien zu erläutern, damit Mitarbeiter eigene Ziele ableiten können. Ermöglichen Sie eine Kommunikation für Rückfragen.
2. They Know The Difference Between "Important" And "Urgent": Dazu braucht es einerseits eine klare Kommunikation von Zielen und Prioritäten im Intranet und andererseits ein persönliches Tool für das Aufgabenmanagement im Langfristigen, Mittelfristigen und Kurzfristigen (siehe Lars Bobach: Der große Unterschied zwischen 'Dringend' und 'Wichtig').
3. They Plan Their Days: Im Intranet muss es für Mitarbeiter die Möglichkeit geben, Projektaufgaben, Teamaufgaben und persönliche Aufgaben zu überblicken und zu planen. Wenn eine solche Planung nur mit mehreren geöffneten Fenstern und Ausdrucken von Projektmanagement-Anwendungen, Teamlisten und persönlichen Aufgabenlisten (wie beispielsweise in Outlook) möglich ist, dann leidet die Produktivität.
4. They Know Where To Find What They Need When They Need It: Ein Intranet sollte es Mitarbeitern ermöglichen, sich "ihre Dinge" zu merken (beispielsweise mit gruppierten Link-Sammlungen für ihre Aufgaben), und Mitarbeiter müssen von überall aus darauf zugreifen können.
5. They Have Set Routines: Auch hier geht es im Wesentlichen um die Aufgabenplanung durch Mitarbeiter. Manchmal sind es einfache "Listen zum Abhaken", die jedoch auch die Möglichkeit bieten müssen, Dokumente und insbesondere Links anzuhängen. Außerdem sollte das Aufgaben-Tool die Fähigkeit beinhalten, sich wiederholende Aufgaben abzubilden (jeden Ersten im Monat, jeden Freitag, alle zwei Tage ...).
6. They Salvage Wasted Time: Gerade, wenn sich ad hoc eine zeitliche Lücke auftut, müssen Informationen und Dienste des Intranets überall und schnell erreichbar sein. Nichts ist unnötiger, als verfügbare Zeit ungenutzt verstreichen lassen zu müssen (z.B. am Gate beim Warten auf den Flieger oder zwischen zwei Meetings).
7. They Only Attend Meetings With Purpose: Mit dem Intranet müssen sich Besprechungen gut vorbereiten lassen. Dazu gehören auch eine klare Agenda und Zielsetzungen der Besprechung (siehe Bessere Meetings mit dem Intranet).
8. They Do The Things They Don't Want To Do: Okay, davor kann Sie kein Intranet retten. Wenn Mitarbeiter solche Dinge aber tun müssen, dann sollten sie in dieser Zeit ihre Ruhe haben. Hierbei helfen eine Präsenzanzeige im Messenger, das Umschalten des Telefons (möglichst mit einem Klick!), das Blockieren von Zeiten im Kalender etc.
9. They Aren't Perfectionists: Ermöglichen Sie das Arbeiten im Intranet so, dass bei Bedarf Kollegen um Rat gefragt werden können und schnell Tipps und Hilfestellungen direkt im Kontext Arbeit (dem Text, der Präsentation) hinterlegen können.
10. They Leave Gaps In Their Schedule: Mitarbeiter sollten ihre Kalender auch mit "freier Zeit" planen. Wer nur 50 Prozent seiner Kalenderzeiten verplant hat, ist noch lange nicht unproduktiv, denn kurzfristig kommt immer etwas herein oder etwas dauert doch länger als geplant. Das bedeutet wiederum, dass die Zeiten aller Kalender (persönlicher Kalender beispielsweise in Outlook, Teamkalender, Projektkalender) für Mitarbeiter unmittelbar und einfach zu pflegen sind.
11. They Multitask Wisely: Mitarbeiter sollten über alle für ihre Arbeit notwendigen Informationen im Intranet verfügen können, um sich konzentriert damit zu beschäftigen (und sie sollten daran denken, alle Benachrichtigungen am Smartphone, am Telefon und am Computer abzuschalten).
12. They Quit Strategically: Okay, grundsätzlich müssen das Mitarbeiter wirklich alleine entscheiden (allgemein gesprochen, wenn Ihr Chef... sie wissen schon 🙂 ). Allerdings kommt dem Delegieren eine wichtige Rolle zu: Über das Intranet müssen auch zunächst persönliche Aufgaben anderen Personen zugewiesen werden können.

Und nicht zuletzt, damit das alles auch wirklich funktioniert: Achten Sie darauf, dass das Intranet für die Mitarbeiter überall, immer und einfach zugänglich und zu benutzen ist!

Frank Hamm ist Berater für Kommunikation und Kollaboration und unterstützt Unternehmen bei ihrem Weg in der digitalen Transformation. Seit 2005 schreibt er im INJELEA-Blog über Social Business, Intranet, Enterprise 2.0 und Unternehmenskommunikation. Hamm ist bekennender Nexialist und begleitet seine Beobachtungen als Der Schreibende. Weitere Artikel von Frank Hamm finden Sie in unserem Intranet-Special.