Updates und neue Features für Google Workspace im Dezember 2020

Zusammenarbeit unter Pandemie-Bedingungen

Ein turbulentes Jahr hat sein Ende gefunden. Neben den vielen privaten Einschnitten hat die Corona-Pandemie auch die Arbeit in den Unternehmen auf den Kopf gestellt. In den Bereichen, in denen es möglich war, wurden die Leute von ihren Arbeitgebern ins Home-Office geschickt oder haben sich freiwillig dorthin begeben. Keine leichte Aufgabe, auch für die IT-Teams der Unternehmen, die zuvor meist nur vereinzelt Leute für das Home-Office ausrüsten und betreuen mussten, jedoch nie so große Teile des Unternehmens auf einen Schlag.

Organisationen, die bereits vor dem "Seuchenjahr" auf moderne Cloud-Lösungen wie Google Workspace (ehemals G Suite) gesetzt hatten, ist der Umstieg deutlich leichter gefallen. Google Workspace bietet seit jeher den Vorzug, dass Teams von überall aus reibungsarm zusammenarbeiten können. Hierbei konnten höchstens angebundene Legacy-Systeme oder die Hardware-Ausstattung der Mitarbeitenden Probleme bereiten.

Für letzterer Herausforderung entwickelt Google die Chromebooks, die gerade weltweit auf dem Vormarsch sind und mittlerweile über elf Prozent Marktanteil erreicht haben. Die Vorteile für die Unternehmen sind dabei der günstige Preis der Notebooks, die effiziente Einrichtung und die standortunabhängige Wartung: Die IT muss die Chromebooks nicht erst vor Ort aufwendig einrichten, sondern kann sie direkt zu den Mitarbeitenden nach Hause liefern lassen und per Fernwartung mit den nötigen Anwendungen und Richtlinien ausstatten.

Besonders gefragt waren in dieser Situation natürlich die Tools für Videokonferenzen. Bis dato wurden meistens nur vereinzelt Kollegen oder Externe mal per Videocall zu einem Meeting dazugeschaltet. 2020 fanden dagegen fast alle Meetings komplett virtuell statt – und das nicht nur im Eins-zu-eins-Format, sondern auch mit kleineren und größeren Teams oder ganzen Unternehmensbereichen.

Dieser Anforderung hat sich Google schon früh angenommen und zunächst sämtliche Funktionen, die sonst nur im Enterprise-Tarif verfügbar gewesen wären, für alle Google-Workspace-Kunden kostenfrei von März bis Ende September freigeschaltet – beispielsweise das Aufzeichnen von Video-Meetings oder die Streaming-Funktion. Auch in Sachen neuer Features hat Google ein Feuerwerk abgebrannt und Google Meet mit neuen Kachel-Layouts, Umfragen, Q&As, Breakout-Rooms, Whiteboards, einer Melden-Funktion und Hintergrundbildern ausgestattet.

Neue Features für die digitale Kollaboration

Die aktuellen Bedingungen werden sicher auch noch weite Teile des Jahres 2021 gelten. Aber dass flexibles, zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten immer wichtiger wird, ist ein Trend, der auch schon vor der Corona-Pandemie begonnen hat. Daher arbeitet Google auch weiter mit Hochdruck an Google Workspace, um einen virtuellen Raum zur Zusammenarbeit von Teams zu bieten.

Auch im Dezember war Google daher nicht untätig. Nachfolgend finden Sie alle Updates, die uns Google noch vor Weihnachten und Neujahr beschert hat. Wie immer führen wir hier nur die Neuerungen für Endnutzer auf und lassen administrative Funktionen außen vor. Auch kann es sein, dass manche Funktionen nur in bestimmten Google-Workspace-Tarifen zur Verfügung stehen oder erst von den Admins in Ihrem Unternehmen manuell freigeschaltet werden müssen. Für Details klicken Sie einfach auf die jeweilige Überschrift.

Neue Oberfläche für Kommentare in Google-Smartphone-Apps

Google hat die Kommentarfunktion in den Dokumenten-Apps Google Drive, Docs, Sheets und Slides für iOS- und Android-Smartphones erneuert. Die Überarbeitung soll eine bessere Übersicht bieten. Außerdem lassen sich über einen eigenen @-Button auch mobil andere Nutzer noch leichter in Kommentaren erwähnen.

Personen zu Gruppen in Google Chat hinzufügen

Bislang konnten Gruppenkonversationen in Google Chat nur mit einem bestimmten Personenkreis erstellt werden. Wollte man nachträglich eine Person hinzufügen, musste man eine neue Gruppenkonversation starten oder einen eigenen Chatraum anlegen, in dem flexibel Personen hinzugefügt und gelöscht werden können. Jetzt lassen sich auch in Gruppenkonversationen jederzeit noch Personen hinzufügen. Weiterhin werden alte Gruppenkonversationen des klassischen Hangouts nun nach und nach in Google Chat übertragen.

Verbesserter Skript-Editor in Google Apps Script

Mit Google Apps Script lassen sich Automatisierungen in den Google-Tools wie Google Sheets erstellen. Google hat nun die Entwicklungsumgebung dafür überarbeitet, die sogenannte Integrated Development Environment (IDE). Mit dem modernen Skript-Editor lassen sich dank Autocomplete, Autoformatting und anderer Funktionen noch leichter und schneller Skripte erstellen.

Verbesserte Suche in Google Drive auf Android- und iOS-Smartphones

Das Aufrufen von Dokumenten auf dem Smartphone wird als Nutzungsszenario immer wichtiger. Google hat dafür die Suche in der Google-Drive-App verbessert. So werden nun alle letzten Suchen, egal ob diese zuvor auf dem Desktop-PC oder dem Smartphone stattgefunden haben, als Schnellergebnisse angezeigt. Auch die Suchvorschläge, die während des Tippens erscheinen, wurden verbessert.

Microsoft-Office-Dokumente im E-Mail-Anhang mit einem Klick öffnen

Mit den cloubasierten Google-Dokumenten arbeiten Sie schnell und effizient zusammen, ohne Dateien hin und her schicken zu müssen. In manchen Situationen wie beispielsweise bei der Zusammenarbeit mit bestimmten Kunden werden Ihnen aber vielleicht weiterhin klassische Microsoft-Office-Dokumente per E-Mail-Anhang zugesendet. Um die Arbeit auch mit diesen Dokumenten so effizient wie möglich zu gestalten, können Sie die Office-Dateien nun auch direkt aus dem E-Mail-Anhang im Browser öffnen und sogar mit Kollegen zusammen bearbeiten. Anschließend können Sie direkt aus dem Dokument heraus eine Antwort mit dem bearbeiteten Dokument im Anhang starten.

Microsoft-Exel-Dateien mit Makros einfacher in Google Sheets konvertieren

Grundsätzlich lassen sich Microsoft-Office-Dokumente per Upload in Google Drive recht einfach in Google-Dokumente konvertieren. Bei komplexen Excel-Dateien mit Makros liegt der Fall jedoch etwas schwieriger. Auch hier ist eine Konvertierung möglich, aber nicht immer gelingt die reibungslose Übernahme aller Makros. Für Enterprise-Plus-Kunden hat Google nun ein neues Macro-Conversion-Add-on ausgeliefert, mit dem Sie komplexe Excel-Dokumente besser konvertieren können.

Live-Untertitel in Google Meet für zusätzliche Sprachen

Google Meet bietet die Funktion der Live-Untertitel. Bisher waren diese allerdings nur in Englisch verfügbar. Ab sofort werden außerdem Französisch, Deutsch, Portugiesisch und Spanisch unterstützt. So können auch gehörlose oder schwerhörige Menschen, Personen, die bestimmte Sprachen nicht verstehen, oder Nutzer, die kein Tonausgabegerät zur Verfügung haben, besser an Videokonferenzen teilnehmen.

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