Verteilte Zusammenarbeit: Große Meetings, große Probleme?

Die Meeting-Beteiligung von Personen, die dabei nicht vor Ort mit im Raum sitzen (oder stehen), ist in Unternehmen längst kein Sonderfall mehr, sondern für immer mehr Teams ganz normaler Alltag: Kunden und Stakeholder müssen in die Kommunikation eingebunden werden, es braucht Abstimmung mit externen Partnern, Teams arbeiten verteilt oder haben einzelne Mitglieder, die an anderen Standorten tätig sind.

Da ich bei //SEIBERT/MEDIA als Remote-Mitarbeiter Teil eines lokalen Scrum-Team bin, habe ich in diesem Zusammenhang vielerlei Erfahrungen gesammelt, die ich an dieser Stelle mal teilen möchte.

Je nach Personenzahl und Raumgröße ergeben sich für Meetings mit Remote-Beteiligung diverse Hürden. Dabei gilt: Je größer ein Termin ist, desto größer sind die Herausforderungen, alles zu übertragen.

Eins zu eins

Das einfachste Remote-Meeting ist ein Videocall mit zwei Teilnehmern, jeweils einem Notebook und einem Video-Dienst der Wahl - fertig. Bei diesem Anwendungsfall wird deutlich, dass die Hardware eines Notebooks oder Tablets genau für diesen Zweck ausgelegt ist: Kamera und Mikrofon sind zentral auf eine Position ca. 40 Zentimeter vor dem Bildschirm ausgerichtet und liefern gutes Bild und guten Ton.

Kurze Absprachen und Abstimmungen sind so häufig schneller erledigt als beispielsweise über ein Chat-Werkzeug. Eine komfortable und schnelle Software-Lösung für dieses Szenario ist Hangouts Meet als Bestandteil der Google G Suite. Ein Call ist mit wenigen Klicks aufgesetzt, die Qualität ist prima und auch Teilnehmer ohne eigenen Google-Account lassen sich problemlos integrieren. Aber auch Skype, JoinMe und andere Tools leisten hier gute Dienste.

Eine wichtige Anforderung ist dabei, dass die Software auch das Teilen des Bildschirms ermöglicht. Dann sind zum Beispiel die Anwendungsfälle, die in meinem Entwicklungsteam auftreten, reibunsarme und effektive Nutzererlebnisse: Pairing, die gemeinsame Arbeit an einem Dokument, das Besprechen von Prototypen oder Design-QS.

Sofern Multi-Chat erlaubt ist, können beliebig viele Remote-Nutzer mit ihren Geräten an einem solchen Meeting teilnehmen.

Team-Meetings

Dank Scrum haben wir in unserem Software-Team ja jede Menge davon. Daily Standup, Planning oder Retrospektiven sind typische Team-Meetings mit bis zu zehn Teilnehmern, die alle um einen Tisch herum sitzen bzw. im Kreis stehen.

Je nach Tischgröße kommt ein normales Notebook dabei an seine Grenzen - dies gilt für Ton und Bild. Zum einen erfasst die Kamera nur einen Teil der Teilnehmer, zum anderen sind Leute, die mehr als zwei Meter vom Laptop entfernt sitzen, häufig kaum zu verstehen.

Abhilfe schafft externe Hardware. Im ersten Schritt lohnt sich eine tragbare Webcam, die so positioniert werden kann, dass alle Teammitglieder im Bild sind. Mit einer Weitwinkel-Kamera gelingt das noch besser. Ein weiterer Vorteil der Webcam ist das verbaute Mikrofon, das meist ebenfalls eine größere Reichweite abdeckt.

Wem das immer noch nicht reicht, der kann ein externes Mikrofon nutzen. Dafür haben wir im Team ein Jabra, das unter der Kategorie "Freisprecheinrichtung" läuft und sich per Bluetooth verbinden lässt. Diese Lösung ermöglicht es auch, statt eines Notebooks ein Tablet zu nutzen.

Für den Teambereich im Büro haben wir mittlerweile nicht nur ein Notebook mit externer Hardware, sondern einen Mac-Mini mit riesigem Monitor. So können wir beim Standup Video und Jira-Board nebeneinander anzeigen. Zudem wird der "Fernseher" als Standleitung genutzt.

So viel Platz, so viele Möglichkeiten

Die Königsdisziplin sind Meetings in großen Räumen mit sehr vielen Leuten. Dabei sollten wir zwischen vortragsähnlichen Szenarien und interaktiven Meetings unterscheiden. In die erste Kategorie fallen beispielsweise klassische Präsentationen oder Konferenzübertragungen.

Charakteristisch ist hierbei, dass es in der Regel einen Vortragenden gibt, auf den die Aufmerksamkeit gerichtet ist. Für solche Meetings, in denen externe Teilnehmer weitgehend in der Rolle des Zuschauers und Zuhörers verharren, ist eine Übertragung per Stream eine gute Alternative - etwa per YouTube Live. Eine gute Kamera und ein Handmikrofon sind auch hier von Vorteil. Wichtig ist, dass auch Fragen mit einem Mikro gestellt werden.

Schwieriger ist es bei interaktiven Meetings in großer Runde, in die auch Remote-Teilnehmer integriert werden sollen. Hier soll es ja einen offenen Austausch unter allen Beteiligten geben. Eine Streaming-Lösung ist an dieser Stelle wenig effektiv.

In unserem Team haben wir mit den bestehenden Mitteln zwar noch keine optimale Lösung gefunden, aber mit dem Setup, das wir auch für Team-Meetings nutzen (Laptop, Jabra und Kamera), die besten Erfahrungen gemacht.

Etwas problematisch ist die Verortung des Mikrofons, denn alle Teilnehmer sollen gut zu verstehen sein, auch wenn sie mehrere Meter entfernt sitzen. Auch die Raumakustik spielt natürlich eine Rolle und der Schauplatz eines Meetings sollte in einer Umgebung angesiedelt sein, in der möglichst wenig Hall auftritt. Bei uns kommt erneut das Bluetooth-Mikrofon zum Einsatz, das schnell herumgereicht werden kann.

Für diesen Anwendungsfall gibt es von Google sogar eine dedizierte Hardware-Lösung für Hangouts Meet. Dieses Kit hat auf den ersten Blick einen gesalzenen Preis, aber der in Aussicht gestellte Wert ist mit einer intelligenten Weitwinkelkamera und einem 360-Grad-Soundsystem speziell für große Räume auch ziemlich hoch.

Fazit

Die Erfahrung zeigt, dass es für alle Meeting-Typen mehr oder weniger gute Lösungen gibt. Die Hardware ist auf jeden Fall ein entscheidender Faktor und gleichzeitig auch ein organisatorischer Stolperstein, da ja immer alles mitgeschleppt werden muss. In unseren Büros sind bereits einige Räume mit "Remote-Stationen" ähnlich dem Fernseher in unserem Teambereich versehen. Bei größeren Meetings ist es jedoch notwendig, ein Team oder zumindest eine Person zu haben, das bzw. die sich darum kümmert, die Hardware mitzunehmen und anzuschließen.

Außerdem stellen Meetings mit Remote-Teilnehmern und Mikrofoneinsatz die Anforderung, dass alle Beteiligten ihr Verhalten während der Diskussion an diese Situation anpassen. Wo man früher einfach drauflos geredet hat, muss man heute eine Wortmeldung erstmal anzeigen und dann kurz warten, bis das Mikro rumgereicht ist, ehe man antworten kann. Das erfordert schon eine gewisse Umstellung und zusätzliche Disziplin.

Wenn die organisatorischen Voraussetzungen erstmal gegeben sind, wenn die zur Situation passenden Soft- und Hardware-Setups ausprobiert und gefunden wurden und wenn Remote-Abstimmungen als ganz normaler Bestandteil der modernen Zusammenarbeitskultur wahrgenommen werden, dann können Meetings im verteilten Kontext auf jeden Fall gut, produktiv und effizient sein.

Weiterführende Infos

Google G Suite: Verteilte Meetings mit Hangouts Meet
Bessere Meetings mit der Google G Suite – Gmail, Kalender, Docs, Formulare und Hangouts Meet
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