Systematisches IT-Asset-Management und die Potenziale: Mehr als Inventarverwaltung

Wenn wir ein beliebiges Büro eines beliebigen Unternehmens betreten und uns neugierig umschauen, sehen wir Unmengen von Dingen: Schreibtische und Bürostühle, Regale und Schränke, Whiteboards und Magnettafeln mit den Klebezetteln der Teams, Computer, Notebooks, Netzwerkkabel. Und das sind nur die offensichtlichen Objekte – hunderte weitere kleinere und größere Dinge sind auf den ersten Blick gar nicht zu sehen.

Ein guter Teil dieses sichtbaren und unsichtbaren Inventars besteht aus sogenannten IT-Assets, die in die Verantwortlichkeit der IT-Teams fallen. Dabei handelt es sich um Hardware-Objekte, Software nebst ihren Nutzungslizenzen und Supportverträgen sowie IT-relevanten Informationen. Und diese Verantwortlichkeit umfasst nicht zuletzt die Notwendigkeit, die Assets sinnvoll und systematisch zu inventarisieren, sie mit Statusinformationen zu versehen und sie digital nachverfolgbar zu machen. Im Rahmen des IT-Service-Managements spricht man von IT-Asset-Management, kurz ITAM.

Was es mit dem ITAM-Ansatz auf sich hat und welche Aufgaben dieser Prozess erfüllt, haben wir im Blogpost Inventur 24/7: Was ist IT-Asset-Management? ausführlich dargestellt. Doch natürlich soll eine IT-Strategie nicht aus Selbstzweck implementiert werden, nur weil das ITIL-Framework sie empfiehlt. Vielmehr versprechen sich IT-Teams ganz konkrete Effekte von der Etablierung eines professionellen Asset-Managements.

An den gerade erwähnten Artikel anknüpfend, wollen wir nun einmal betrachten, welche Vorteile mit einem systematischen, strukturierten, digital unterstützten ITAM eigentlich einhergehen und welche Potenziale sich den IT-Teams und dem gesamten Unternehmen eröffnen.

Zentrale Sichtbarkeit und Nachverfolgbarkeit aller Assets

Es gibt nicht wenige Organisationen, in denen Menschen arbeiten, die nichts anderes tun, als manuell Assets nachzuverfolgen und aufzuspüren. Ein so kleinteiliger Einsatz von Ressourcen und Arbeitskraft dient dazu, überhaupt erstmal die Basisvoraussetzungen für eine systematische Inventarisierung zu schaffen und einen Überblick des Status quo zu erreichen.

Teams mit einer erfolgreichen ITAM-Implementierung sind dem mindestens zwei Schritte voraus. Der offensichtliche Vorteil eines wirksamen Asset-Managements besteht in der vollumfänglichen Sichtbarkeit aller Hardware-, Software- und Netzwerk-Assets. Die Teams wissen jederzeit, welche IT-Assets im Unternehmen im Einsatz sind und welchen Status im Asset-Lebenszyklus sie innehaben. Darüber hinaus existiert ein Prozess, der die Informationen auf dem aktuellen Stand hält. Diese Transparenz ist eine Voraussetzung für eine wirklich effektive und effiziente Verwaltung des Inventars.

Anschaffungen auf Basis konkreter Bedarfe

Infrastrukturelle Neuanschaffungen sind kostspielig. In Organisationen ohne ein funktionierendes Asset-Management fehlt es solchen Investitionen häufig an System – sie erfolgen quasi aus dem Bauch oder aus einer unmittelbaren Notwendigkeit heraus, aber nicht auf Basis strategischer Überlegungen auf Datenbasis. Das führt im ersten Fall nicht selten zu kostenineffizienten Überbeständen oder birgt im anderen Fall die Gefahr, dass vorübergehend funktionelle Lücken entstehen, die durch eilige Anschaffungen erst einmal wieder geschlossen werden müssen.

Ein modernes ITAM ermöglicht es dem Team, den konkreten Bedarf für Neuanschaffungen auf Basis belastbarer Informationen zu ermitteln. Was ist vorhanden, was könnte in Kürze knapp werden, was steht kurz vor Ende des Asset-Lebenszyklus’ und sollte ausgetauscht werden? Das Team hat den Überblick und stellt den Erwerb von Assets auf eine strategische Datengrundlage, statt Upgrades aus einem Bauchgefühl heraus vorzunehmen.

Reduzierung von Lizenzverschwendung

Zu den IT-Assets gehören Lizenzen für die Nutzung von Software. Hier lauert eine der größten Ursachen von Verschwendung, denn die Lizenz- und Abokosten für die Vielzahl von Tools und Usern summieren sich schnell zu beträchtlichen Beträgen. Dementsprechend ist ein effizienter Umgang mit Lizenzen wünschenswert: Die Zahl der Lizenzen sollte dem tatsächlichen Bedarf entsprechen, alles andere wäre Geldverbrennung.

Ein strukturiertes ITAM gibt zu jedem Zeitpunkt Auskunft darüber, welche Softwaresysteme im Einsatz sind und wie viele Lizenzen mit welchen Kosten zu Buche schlagen. Die IT-Teams können ermitteln, wo ungenutzte Instanzen oder Ressourcen mit entsprechenden Einsparpotenzialen vorhanden sind. So lässt beispielsweise die Administration der Atlassian-Cloud-Systeme konkrete Rückschlüsse auf die tatsächliche Lizenznutzung zu und eröffnet den Teams damit Handlungsoptionen, um Kosten zu sparen.

Zugewinn an Sicherheit

Die Abwehr von Bedrohungen und die Gewährleistung und Aufrechterhaltung der Sicherheit gehören zu den originären Aufgaben von Teams im IT-Service-Management. Sind die Hardware-Assets auf dem neuesten Stand? Werden alle On-Premises-Instanzen regelmäßig mit Sicherheits-Updates versehen? Gibt es redundante Assets?

Ein systematisches ITAM gibt Antworten auf diese und ähnliche Fragen und bietet Kontrollmöglichkeiten, die helfen, Risiken zu minimieren, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Einfallstore für böswillige Akteure zu schließen.

Gezielte Standardisierung

Es ist erwiesenermaßen sinnvoll, Teams Freiräume zu gewähren und sie zur Selbstorganisation zu ermächtigen. Dazu gehört die Freiheit, die Tools und Werkzeuge zu wählen, die sich für ihre spezifischen Aufgaben und Projekte am besten eignen. Es muss kein Widerspruch zur Teamautonomie sein, dass viele Organisationen gleichzeitig nach mehr Standardisierung streben.

Das ITAM unterstützt IT-Teams auf dem Weg zur Standardisierung, die Kosten spart, systembedingte Lücken schließt, Einarbeitungshürden senkt und die teamübergreifende Zusammenarbeit fördert. Gibt es Legacy-Assets, die nicht dem angestrebten Standard entsprechen? Wo sind sie im Einsatz? Ein umfassendes Asset-Management-System bietet die passenden Informationen und ermöglicht es, sinnvolle Standardisierungen gezielt voranzutreiben.

Entlastung der IT-Teams

In zahllosen Organisationen laufen letztlich alle Fäden in der IT zusammen. Ohne sie steht alles still. Da ist es nicht überraschend, dass die IT-Teams stark eingespannt sind und traditionell (und in Zeiten des akuten Fachkräftemangels besonders) zu den am stärksten ausgelasteten Teams in den Unternehmen gehören. Ein unstrukturiertes Asset-Management, für das die Teams signifikante Ressourcen aufwenden müssen, verschärft diese Situation und führt im Zusammenspiel mit anderen internen Faktoren zu chronischer Überlastung, höherer Fehleranfälligkeit, Unzufriedenheit und Frust.

Ein systematisches, durchdachtes ITAM mithilfe cleverer digitaler Lösungen wie Jira Service Management, die die Möglichkeit bieten, viele aufwendige Abläufe und repetitive Tätigkeiten zu automatisieren, entzerrt den Arbeitsalltag, vermeidet Lastspitzen und setzt produktive Arbeitskraft frei, die in strategische Projekten besser investiert ist.

Atlassian-Tools im IT-Service-Management

Um die genannten Potenziale auszuschöpfen, brauchen Teams ein leistungsstarkes und funktionsreiches Tool. Jira Service Management erfüllt alle gängigen Anforderungen an ein professionelles IT-Asset-Management und kann noch viele weitere Praktiken im Rahmen des IT-Service-Managements abbilden – vom ticketbasierten Helpdesk mit individuellen Workflows über Service-Level-Agreements und ein systematisches Service-Request-Management bis hin zu einer umfangreichen Automatisierung.

Jira Service Management von Atlassian besitzt unter anderem die offizielle Zertifizierung als PinkVERIFY Certified ITIL 4 Toolset und erfüllt damit alle funktionellen Voraussetzungen für ein professionelles ITSM.

Möchtest du mehr über Jira Service Management erfahren? Kann dir unser Team in einer persönlichen Demo einige wichtige ITSM-Anwendungsfälle und -Praktiken zeigen? Oder willst du einfach mehr über die Transformation in Richtung eines professionellen IT-Service-Managements wissen? Dann melde dich bei uns! Wertvolle Tipps bietet dir außerdem unser aktuelles Whitepaper: Wie funktioniert IT-Servicemanagement?

Weiterführende Informationen

Inventur 24/7: Was ist eigentlich IT-Asset-Management?
Konfigurationsmanagement in ITSM-Teams: Infrastruktur und Services sichtbar und reproduzierbar machen
10 Best Practices für das IT-Service-Management (ITSM)
5 Tipps für deine ITIL-Einführung: So setzt du eine erfolgreiche ITSM-Strategie auf