Wie die Google G Suite die IT in Agenturen entlastet

Die Verwaltung von Benutzern und Daten sowie die Administration verschiedener Office-Lösungen und eigener Systeme bindet viele Ressourcen in der IT von Agenturen. Dabei können zusätzlich Wissensinseln im Hinblick auf Konfigurationen entstehen und Abhängigkeiten der unterschiedlichen Systeme untereinander Probleme bereiten. Regelmäßige Sicherheits-Updates der Anwendungen und Systeme gehen mit Ausfallzeiten einher und führen zu Auslastungsspitzen, die teils Wochenendarbeiten erfordern. Das stresst Ihre Mitarbeiter und kostet Sie regelmäßig zusätzliches Geld.

Die Google G Suite ersetzt als umfassende Cloud-Office-Suite viele Stand-alone-Lösungen wie Chats, E-Mail-Clients und Dokumentenspeicher und bietet ein einfaches Management von Usern und gespeicherten Informationen. Die G-Suite-Admin-Konsole ermöglicht Ihrer IT eine einfache und schnelle Einrichtung, Verwaltung und Überwachung, ohne dass ein Handbuch nötig wäre. In der Admin-Konsole kann Ihre IT grundlegende Einstellungen vornehmen, den geographischen Standort Ihrer Daten definieren (z.B. nur innerhalb der EU) und auch Nutzer, Geräte, Sicherheitsrichtlinien und andere Einstellungen konfigurieren. Da die G Suite mit all ihren integrierten Anwendungen Cloud-basiert ist, ist immer alles auf dem aktuellsten Stand. Damit entfallen lästige Sicherheits-Updates und in Ihrer IT werden freie Kapazitäten für andere Themen geschaffen.

Sicherheit und Kontrolle über Nutzer und Daten

Über die Admin-Konsole kann Ihre IT unkompliziert neue Benutzer anlegen. Die Google-User lassen sich außerdem in das Single-Sign-on (SSO) auf anderen Fremdsystemen wie einem CRM-Tool integrieren. Das vereinfacht die Nutzerverwaltung in Ihrem Unternehmen signifikant.

In den übersichtlichen Sicherheitsoptionen der G-Suite-Administration können Sie anschließend eine Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren, um die größtmögliche Sicherheit zu gewährleisten. Zusätzlich haben Ihre Admins die Möglichkeit, Berechtigungen für die Synchronisierung und gemeinsame Nutzung von Dateien anzupassen und den Offline-Zugriff für Mitarbeiter und Externe einzuschränken. So können Sie beispielsweise alle Mitarbeiter, spezielle Benutzergruppen oder einzelne User daran hindern, sensible Informationen nach außen weiterzugeben. Vertrauenswürdige Partner können Sie dabei bequem per Whitelisting zulassen.

Benutzerdefinierte Warnungen innerhalb der G Suite versetzen Ihrer IT in die Lage, schnell eingreifen zu können. Diese Nachverfolgung erstreckt sich auf Gmail, Drive, Kalender, Gruppen, Mobilgeräte und die Autorisierung von Drittanbieter-Anwendungen. Wenn beispielsweise eine Datei mit vertraulichen Informationen, auf die nur bestimmte Personen der Personalabteilung Zugriff besitzen, heruntergeladen oder freigegeben wird, können Sie sich als Administrator benachrichtigen lassen.

In der Admin-Konsole stehen Ihnen außerdem Berichte zur Verfügung, die Administratoren dabei helfen, die Gefährdung Ihrer Organisation durch Sicherheitsprobleme auf Domänen- und Benutzerebene zu bewerten. Mit Hilfe der APIs haben Sie sogar die Option, bei Bedarf auch eigene Sicherheits-Tools für Ihre Infrastruktur zu entwickeln.

Einfache Geräteverwaltung

Die Google G Suite bietet über die Admin-Konsole ein umfassendes integriertes Mobile Device Management (MDM). Ihre IT kann hier alle mobilen Geräte wie Android-, iOS und Windows-Smartphones sowie Chromebooks und andere Chrome-Geräte wie Jamboards und Hangouts-Meet-Hardware-Kits zentral verwalten. Das MDM erspart Ihrer Administratoren damit eine Menge Wartungsarbeit, da sie schnell und ohne viel Aufwand Apps und Einstellungen an alle Geräte ausrollen kann.

Auch hier ist das Thema Sicherheit ein wichtiger Aspekt. IT-Verantwortliche können Bildschirmsperren und sichere Passwörter auf den Geräten als Standard festlegen. Sollte mal ein Smartphone, Tablet oder Chromebook gestohlen werden oder verloren gehen, kann die IT das Gerät mithilfe von Device Wipe oder selektivem Account Wipe per Fernzugriff löschen. So wird die Gefahr gemindert, dass vertraulichen Unternehmensdaten abhanden kommen. Auch hier stehen wieder diverse Berichte für ein kontinuierliches Monitoring zur Verfügung.

Archivierung und eDiscovery für E-Mails, Dateien und Chats

Die Archivierung und Aufbereitung von Unternehmensdaten ist oft ein lästiges, aber rechtlich sehr wichtiges Thema. Electronic Discovery (eDiscovery) eröffnet Ihrem Unternehmen beispielsweise rechtlichen Schutz, wenn jemand zu einem Mitbewerber wechselt und proprietäre Informationen mitnimmt. Dieses Werkzeug bietet Ihnen auch Sicherheit bei Streitigkeiten über Lieferanten-/Kundenvereinbarungen oder HR-Verletzungen. Undurchsichtige, komplizierte Systeme können Ihrer IT hier das Leben schwer machen und unnötig Zeit fressen, sollten mal alte Daten intern oder für rechtliche Institutionen benötigt werden.

Ab dem Business-Tarif der G Suite sind Archivierung und eDiscovery für Ihre IT kein großen Herausforderungen mehr. Mit Google Vault archivieren Sie alle Unternehmensdaten und Dateiinhalte aus G-Suite-Tools wie Gmail, Drive, Groups sowie Hangouts Meet und Chat.

Datenverluste durch Mitarbeiterfluktuation gehören so der Vergangenheit an. Ihre Admins können unkompliziert Aufbewahrungsrichtlinien festlegen und diese für das ganze Unternehmen oder einzelne Organisationseinheiten definieren. Sollten die Daten benötigt werden, sind Sie jederzeit in der Lage, sie gezielt zu durchsuchen und zu exportieren.

Fazit

In modernen Unternehmen wie Agenturen ist die IT-Abteilung der Dreh- und Angelpunkt der Arbeit. Ohne funktionierende IT-Systeme können die meisten Mitarbeiter nur Däumchen drehen. Die Admin-Konsole der G Suite bietet mit intelligenten Berichten, einer ausgereiften mobilen Geräteverwaltung und Google Vault wichtige Hilfsmittel, mit denen die IT in Agenturen Nutzer, Geräte und Daten zentral verwalten kann. Nebenbei entfallen bei der webbasierten Office-Lösung Wartungsaufwände für das manuelle Einspielen von Versions-Updates und Sicherheits-Patches. Dies führt zu einer geringeren Auslastung Ihrer IT-Mitarbeiter und erhöht die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten.

Mehr zum Thema Sicherheit erfahren Sie in diesem Artikel: Warum Google Cloud und die G Suite sicherer sind als Ihre On-Premise-Infrastruktur.

Weitere Argumente für die G Suite als Lösung für Agenturen finden Sie auf unserer Übersichtsseite: Warum die Google G Suite die perfekte Agentur-Software ist.

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