Wahrscheinlich laufen in deinem Jira-System etliche Drittanbieter-Apps und -Integrationen – für erweitertes Reporting, zusätzliche Automatisierung, Projektmanagement, Anbindung von HR- oder Onboarding-Tools und mehr. Je größer eine Jira-Instanz ist und je mehr Teams mit ihr arbeiten, desto vielfältiger werden in der Regel die Anforderungen und desto mehr Apps kommen zum Einsatz. Das erhöht die Flexibilität und steigert die Effektivität von Jira erheblich.
So weit, so gut. Aber: Wann hat dein Team zuletzt systematisch die Apps in der Jira-Instanz überprüft? Hier könnten ungenutzte Potenziale schlummern – und ernsthafte Risiken lauern.
Eine umfassende App-Bewertung lohnt sich aus funktionaler, wirtschaftlicher und administrativer Sicht. Die Chancen stehen gut, dass du einerseits Einsparmöglichkeiten entdeckst und andererseits Compliance-Herausforderungen identifizierst, die angepackt werden müssen.
App-Alternativen: Besser, performanter, günstiger?
Manche Apps wurden vermutlich installiert, als sie die einzigen verfügbaren Lösungen für bestimmte Anwendungsfälle waren. Doch der Atlassian Marketplace entwickelt sich stetig weiter – insbesondere bei Cloud-Apps hat das Angebot zuletzt massiv zugenommen. Viele neue Lösungen sind an den Start gegangen, bestehende wurden deutlich verbessert.
Manche ältere Tools lassen sich mittlerweile durch moderne Apps ersetzen, die mehr Funktionen bieten – und zugleich performanter und/oder günstiger sind. Am besten suchst du im Marketplace gezielt nach den konkreten Anwendungsfällen, die deine bestehenden Apps abdecken. So findest du mögliche Alternativen schnell. Zusätzlich kannst du die Suchergebnisse nach "Newest" sortieren, um innovative Neuveröffentlichungen zu entdecken.
Übrigens: Es kann sich lohnen, früh dabei zu sein. Neue Apps bieten oft attraktive Einführungsangebote mit dauerhaft günstigeren Konditionen für Early Adopter.
Zwei Merkmale helfen zusätzlich bei der Auswahl:
- "Rising Star"-Label für junge, gut bewertete Produkte
- Beta-Filter, wenn du besonders zeitig evaluieren möchtest
Native Funktionen: Hat Jira das Feature schon integriert?
Manche App-Anwendungsfälle deckt Jira möglicherweise inzwischen mit nativen Funktionen ab. Atlassian hat in den letzten Jahren diverse ehemals App-exklusive Funktionen in das Basisprodukt integriert – etwa Roadmaps oder Automatisierungen.
Jira Cloud bekommt kontinuierlich neue Features, doch nicht immer werden die Neuerungen aufmerksamkeitsstark kommuniziert. Du musst schon die detaillierten Cloud-Releases und Ankündigungen regelmäßig im Blick haben, um nichts zu verpassen.
Wann hast du zuletzt in die Release Notes reingeschaut? Der Release Notes Blog informiert wöchentlich über neue Funktionen.
Du willst automatisch informiert werden? In deinen Atlassian-E-Mail-Einstellungen gibt es eine nützliche Option: Du kannst Cloud-Release-Updates direkt per Mail abonnieren.
Nicht oder kaum genutzte Apps: Stille Kostentreiber
Je länger eine Instanz besteht, desto wahrscheinlicher ist es, dass veraltete oder nicht mehr genutzte Apps installiert sind. Womöglich war der Use Case nur vorübergehend relevant, vielleicht existiert das zuständige Team gar nicht mehr.
Es kann sich lohnen, Apps regelmäßig auf die folgenden Fragen hin abzuklopfen:
- Wird die App noch aktiv genutzt?
- Von wem genau (Admins, bestimmte Nutzergruppen)?
- Gibt es funktionelle Überschneidungen mit anderen Apps?
Die Audit-Logs in Jira, die mittlerweile auch App-Ereignisse abbilden, sowie App-spezifische Metriken helfen bei der Analyse des Nutzerverhaltens. Das ergibt eine fundierte Entscheidungsbasis – oft mit handfesten Einsparmöglichkeiten.
Sicherheit und Datenschutz: Intransparente Risikofaktoren
Wie erwähnt: Die Analyse deiner Jira-Apps kann versteckte Potenziale aufdecken – aber auch Risiken offenlegen, die konkrete Maßnahmen erfordern. Wenn es um Marketplace-Apps geht, sind die komplexen Themen Sicherheit, Compliance und Datenschutz besonders relevant.
Atlassian gibt für die eigenen Cloud-Produkte starke Sicherheits- und Datenschutz-Versprechen. Für Apps gilt das jedoch nicht automatisch – hier entsteht schnell ein blinder Fleck.
Besonders wichtig sind diese Fragen:
- Welche Apps übertragen Daten nach außen?
- Um welche Arten von Daten handelt es sich? Sind potenziell auch Nutzerdaten betroffen?
Wenn hier Unsicherheiten bestehen, sind Tür und Tor geöffnet für Sicherheitslücken, Datenschutzprobleme oder DSGVO-Verstöße. Dein Team sollte die Jira-Apps nicht nur auf funktionelle Aspekte, sondern auch mit Blick auf Infrastruktur und Sicherheit prüfen.
Konkret: Gibt es noch Apps, die auf dem veralteten App-Entwicklungs-Framework Connect basieren? Dann ist ein Umstieg auf moderne Lösungen nach dem neuen Standard Atlassian Forge ratsam. Viele Sicherheitsbedenken lassen sich dadurch auf einen Schlag beheben.
Hilfreich und transparent: "Cloud Fortified" und "Runs on Atlassian"
Glücklicherweise macht Atlassian die Evaluation der Sicherheits- und Compliance-Eigenschaften von Marketplace-Apps denkbar einfach. Zwei Filter bieten in diesem Zusammenhang wertvolle Transparenz:
- Cloud Fortified: Diese Apps erfüllen erweiterte Anforderungen in Bezug auf Sicherheit, Performance und Support und haben dies gegenüber Atlassian nachgewiesen.
- Runs on Atlassian: Diese Apps laufen vollständig innerhalb der Atlassian-Infrastruktur – es findet keinerlei Datenabfluss statt. Auch Data Residency wird unterstützt.
Gerade aus Datenschutz- und Compliance-Perspektive sind diese Kategorien besonders relevant. (Mehr zu diesen Labels findest du im Artikel Cloud Fortified vs. Runs on Atlassian: Was sind die Unterschiede?)
App-Governance: Kosten senken und Sicherheit stärken
Die regelmäßige Überprüfung deiner Jira-Apps ist kein einmaliges Projekt, sondern ein zentraler Bestandteil moderner Systemadministration. Durch gezielte App-Governance verbessert dein Team nicht nur die Datenschutz- und IT-Sicherheits-Situation, sondern reduziert Komplexität, vermeidet unnötige Lizenzkosten und stärkt die Skalierbarkeit der Atlassian-Systeme.
Doch gerade bei großen Jira-Systemen ist eine umfassende App-Analyse komplex. Unsere erfahrenen Jira-Fachleute unterstützen dich gerne dabei, dieses Assessment strukturiert und zielführend anzugehen – für konkrete Ergebnisse mit konkretem Wert für dein Unternehmen. Schreib uns einfach eine E-Mail oder vereinbare direkt einen unverbindlichen Remote-Termin!
