Agil gebaut – draw.io und Jira für effiziente Sprintplanung

Ein Projekt ist manchmal wie ein Hausbau: Viele Rädchen müssen ineinandergreifen, damit am Ende das Traumhaus steht bzw. das gewünschte Projektziel erreicht wird. In dieser Artikelserie werfen wir einen Blick darauf, wie Visualisierungen für Projekte jeder Größe genutzt werden können – und wie die Diagramm-App draw.io dir und deinem Team helfen kann, ein Projekt erfolgreich durchzuführen und an euer Ziel zu gelangen!

Die folgenden Themen spielen in unserer Reihe eine Rolle:

Gebaut für Erfolg – so arbeitet ein multifunktionales Team
Agil gebaut – mit draw.io und Jira zu maximal effizienten Sprints (heute)
Vom Entwurf zum Ergebnis – so entwirfst du Prozesse mithilfe von Diagrammen

Das große Ganze

Ein Projekt im Rahmen eines bevorstehenden Sprints bringt häufig viele dynamische Details mit sich, die du im Auge behalten musst. Oft besteht die größte Herausforderung darin, einen Überblick über das Projekt zu behalten – und dabei sollte alles vollständig abgebildet sein. Sonst ist es für dein Team schwierig, seine Rolle im Prozess zu verstehen oder nachzuvollziehen, wie die einzelnen Teile des Projekts zusammenhängen und verknüpft sind.

Hier kann eine Visualisierung helfen, Abläufe und Erfordernisse zu erkennen und entsprechend zu agieren. In diesem Blogpost zeigen wir dir, wie du mit draw.io nützliche Visualisierungen für deine Sprintplanung erstellen kannst, um dein Team von DoR (Definition of Ready) zu DoD (Definition of Done) zu bringen.

Teste draw.io kostenfrei!

Die DoR (Definition of Ready)

Bei der Sprintplanung müssen klare Kriterien definiert werden, die für jede Aufgabe innerhalb eines Jira Epics festlegen, was zu tun ist. Dies ist Teil der Definition of Ready (DoR): Die DoR ist eine Checkliste, mit der du prüfen kannst, ob alles vorliegt, was dein Team braucht, um die Aufgabe oder das Projekt in Angriff zu nehmen.

Gesetzt der Fall, du möchtest eine neue Schaltfläche auf einer Unterseite deiner Website einfügen. Das ist beileibe nicht so einfach, wie es sich zunächst anhört. Denn: Um ein Ticket erstellen und loslegen zu können, musst du dir vorab einige Gedanken gemacht haben. Wo genau soll der Button platziert werden? Wohin soll er verlinken? Welche Farbe soll er haben? Erst wenn alle diese Fragen beantwortet sind, die Anforderungen im Ticket niedergeschrieben wurden und das Team sich einig ist, kannst du die DoR-Checkliste als “erledigt” betrachten.

Um dein Projekt effektiv planen zu können ist es entscheidend, dass du die DoR überprüfst. Gleichzeitig reduzierst du damit auch das Risiko für unvorhergesehene Fehler und vermeidest Verwirrung bei Teammitgliedern – die kann sonst leicht entstehen, wenn deine Kolleg*innen versuchen müssen, die Aufgabe und ihren Umfang zu definieren, nachdem sie bereits mit der Arbeit begonnen haben.

Die DoD (Definition of Done)

Ganz ähnlich verhält es sich mit der Definition of Done (DoD): Sie ist im Wesentlichen eine Qualitätscheckliste für das Inkrement, das heißt für einen konkreten Schritt in Richtung des Sprintziels, auf das dein Team hinarbeitet. Mit der DoD wird sichergestellt, dass die Arbeit des Teams allen Standards entspricht – und dass alle Beteiligten (Entwickler*innen, Product Owner, Stakeholder etc.) das gleiche Verständnis von “done” haben. Wie bei der DoR auch muss das Team gemeinsam entscheiden, ob alle Anforderungen erfüllt sind – dann kann die Aufgabe als erledigt betrachtet werden.

In draw.io kannst du die Beziehungen zwischen den einzelnen Schritten darstellen und so das große Ganze im Blick behalten – was wiederum deine DoR- und DoD-Planung vereinfacht.

Wie draw.io deinen Teams bei der Sprintplanung hilft

Wenn Teams draw.io nutzen, um das Gesamtbild im Vorfeld des nächsten Sprints zu skizzieren, hat das den Vorteil, dass der Prozess für alle Beteiligten klar ersichtlich ist. Im folgenden “Big Picture Diagram” bleibt sprichwörtlich kein Stein auf dem anderen: Das Diagramm bildet jeden Prozess ab und verfügt über mehrere Seiten, wobei jeder Teilprozess auf einer separaten Seite dargestellt ist.

Ein “Big Picture Diagram” in draw.io, das mehrere Seiten umfasst

Ein Diagramm zu einem Jira-Ticket hinzufügen

Möchtest du ein Diagramm in einem Jira-Epic oder -Ticket einfügen, gehst du vor wie folgt:

Klicke auf das “Einstellungen”-Icon auf der rechten Seite.
Wähle “draw.io-Diagramm hinzufügen”, um ein neues Diagramm zu erstellen. Hast du bereits eines erstellt, das du lediglich einfügen möchtest, wähle “draw.io-Diagramm einbetten” aus.

Erstelle ein neues Diagramm oder bette ein bereits existierendes ein

Sobald du das erledigt hast, erscheint das Diagramm auf der rechten Seite in deinem Ticket.

Wenn du ein Diagramm erstellt hast, erscheint es in der rechten Seitenleiste

So exportierst du einen Ausschnitt

Wenn du lediglich einen Teilausschnitt des Gesamtprozesses herauslösen möchtest, um ihn beispielsweise für eine Jira-Subtask zu verwenden, gehst du wie folgt vor:

Drücke die Strg-Taste (Windows) bzw. die Cmd-Taste (Mac) und wähle die einzelnen Formen aus, die du verwenden möchtest.
Klicke dazu auf “Datei” und dann auf “Exportieren”. Hier kannst du aus verschiedenen Dateiformaten auswählen, zum Beispiel XML, HTML, PNG und so weiter.
Achtung: In den Exporteinstellungen musst du das Kontrollkästchen "Nur Auswahl" aktivieren.

Zunächst wählst du alle Formen aus, die du exportieren möchtest, anschließend musst du in den Exporteinstellungen “Nur Ausgewählte” aktivieren

Sobald du deinen ausgewählten Ausschnitt exportiert hast – idealerweise als PNG – kannst du die Datei einfach auf ein Blanko-draw.io-Diagramm in einer neuen Subtask ziehen. Dadurch wird das PNG in ein Diagramm umgewandelt (s. Bild).

So einfach gehts: Per Drag & Drop wird aus deinem PNG wieder ein richtiges Diagramm

Ergänze Custom Links in deinem Diagramm

Wenn du Custom Links in dein Diagramm einfügst, hilfst du damit allen Benutzer*innen, sich besser zurechtzufinden und zu navigieren – sei es zwischen einzelnen Seiten deines Diagramms oder zu externen Webseiten.

Und so kopierst du einen Link von einer bestimmten Form (“Shape”) zu einer anderen Diagramm-Seite:

Klicke mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Form und wähle die Option “Link bearbeiten”.
Nun wählst du im Dropdown-Menü die Seite des Diagramms aus, auf die du verlinken möchtest.

Du kannst individuelle Formen zu einzelnen Seiten deines Diagramms verlinken

Nutzer*innen können mit diesen Links dann einfach zwischen den Seiten des Diagramms hin- und herspringen:

Doch warum solltest du überhaupt benutzerdefinierte Links hinzufügen, um User zu Unterprozessen auf separaten Seiten deines Diagramms zu leiten? Ganz einfach: Durch die Aufteilung des Diagramms auf mehrere Seiten wird das Gesamtbild weniger unübersichtlich. So behalten Teams den Überblick und können bei Bedarf in weitere Details der Unterprozesse eintauchen.

Hier haben wir dargestellt, wie der gesamte Prozess aussehen würde, wenn er nicht in einzelne Seiten aufgeteilt wäre. Du siehst: Ein Haufen Informationen, die verarbeitet werden müssen (und von denen man einzelne ganz schnell vergisst) …

Wenn du mehrseitige Diagramme anlegst und noch dazu Custom Links benutzt, bleibt die gesamte Visualisierung schlank und übersichtlich

Darf ich bitten? Die Sprint-Retrospektive

Für jedes Team ist das Ende eines Sprints die Gelegenheit, erreichte Meilensteine zu feiern – aber auch, um zu reflektieren, wenn etwas nicht wie geplant gelaufen ist. Warum konnte ein Teil des Projekts nicht fristgerecht abgeschlossen werden? Wie lässt sich das in Zukunft vermeiden? Diese und ähnliche Fragen sollten dann diskutiert werden.

Wenn du draw.io während eures Projekts nutzt, unterstützt es euch auch beim “Inspect and Adapt”: So gewinnt ihr wichtige Erkenntnisse, um zukünftig unnötige Schritte zu vermeiden oder beim nächsten Mal verstärkt auf Aspekte zu achten, die sich als kritisch herausgestellt haben. Das wiederum trägt dazu bei, mehr Transparenz und Alignment im Team zu schaffen.

Führst du deine Sprint-Retrospektive mit Hilfe von draw.io durch, hat das einen weiteren Vorteil: Du bewahrst alle Informationen an einem Ort auf – dem Diagramm selbst. Füge einfach eine neue Seite für deine Retro-Notizen dazu – und schon bist du bestens vorbereitet. Die Teammitglieder können Sticker in die relevanten Spalten platzieren und so sicherstellen, dass die Stimme jedes und jeder Einzelnen gehört und berücksichtigt wird.

Eine neue Seite zum Diagramm hinzufügen

Und so fügst du eine neue Seite zu deinem Diagramm hinzu:

Klicke auf das +-Zeichen, das sich rechts neben den Tabs am Fuß des Diagramms befindet.
Nun machst du einen Doppelklick auf den neuen Tab und benennst ihn passend um.

Sobald du die neue Seite erstellt hast, fügst du deine Sprint-Retro-Visualisierung hinzu.

Ein vorbereitetes Sprint-Retro-Diagramm, in dem die Teammitglieder mit Hilfe von Stickern ihre Gedanken festhalten können

Bist du startklar?

Der nächste Sprint kommt bestimmt – teste doch einfach mal, ob und was sich ändert, wenn du draw.io nutzt, um das “große Ganze” zu visualisieren: Lege den Überblick in einem Jira Epic an und bilde die Prozesse sowie Unterprozesse auf mehreren Seiten in deinem Diagramm ab. So sorgst du dafür, dass alle Teile der Sprintplanung erfasst und für das Team sichtbar sind. Von der anfänglichen Planung über die komplette Umsetzung bis hin zur Retro lässt sich der ganze Sprint in draw.io visualisieren – überzeuge dich selbst, dass dein Team damit im nächsten Sprint noch erfolgreicher (und agil) unterwegs ist!

Lust, tiefer in die Welt von draw.io einzutauchen? Über unsere linktr.ee-Seite kannst du uns auf Social Media folgen: Tausche dich mit anderen anderen Usern unserer App aus und sichere dir jede Menge nützliche Tipps und Tricks!

Oder nutzt du draw.io noch gar nicht? Das lässt sich ändern: Mit der 30-tägigen, kostenfreien Testversion kannst du ausprobieren, ob draw.io die richtige Lösung für dich und dein Team ist.

Sichere dir dein draw.io kostenfrei!

Wenn du gleich “richtig” durchstarten möchtest, steht dir unser Customer-Success-Team gerne für eine (ebenfalls unverbindliche) Demo-Session zur Verfügung – buche jetzt deinen Termin! Unsere Kolleg*innen zeigen dir, wie draw.io das Leben einfacher und produktiver für dich und alle innerhalb und außerhalb deines Unternehmens machen kann.

Und nun: Happy Diagramming!