Meetingwahnsinn bei Führungskräften auflösen (T4AT 2024)

Kennst du das Gefühl, wenn du morgens in deinen Kalender schaust und sich dein Magen leicht zusammenzieht? Zwischen Strategie-Meeting, Daily, Budgetrunde und drei Gesprächen mit Kolleg*innen bleibt kaum noch Luft zum Atmen. Der "ganz normale" Meetingwahnsinn, Termine über Termine – als hätte jemand versucht, ein Tetris-Level auf dem höchsten Schwierigkeitsgrad zu gewinnen. Spoiler: Niemand gewinnt.

Christoph Mair, Lean-Agile Enterprise Coach, Management-Consultant und Trainer bei ReleasingRocks, kennt dieses Szenario bestens. Seit Jahren begleitet er Führungskräfte bei ihrer Arbeit – und hat dabei alarmiert festgestellt: Die meisten sind dauerhaft überlastet – nicht, weil sie zu wenig können, sondern weil sie kaum noch zum eigentlichen Arbeiten kommen.

Auf der Tools4AgileTeams 2024 teilte er seine Erfahrungen aus zahllosen Beratungsprojekten. Sein Thema: der „Meetingwahnsinn“. Und seine klare Botschaft: Das viel zitierte „Kalender ausmisten“ klingt gut – bringt aber selten echte Veränderung. Warum das so ist und was stattdessen helfen kann, das zeigte Christoph in seinem Vortrag mit Klarheit, Humor und drei überraschend einfachen Denkwerkzeugen.

Kalender voll – aber nichts geschafft?

Meetings sind nicht gleich Arbeit. Sie sehen im Kalender zwar aus wie Produktivität, fühlen sich auch manchmal so an, aber oft fehlt der echte Wertbeitrag. Und genau das ist das Problem: Wenn Führungskräfte permanent in Terminen festhängen, gibt es keinen Raum für Reflexion, Strategie, Priorisierung. Oder einfach: Denken.

Zugegeben, das klingt banal. Aber Christoph macht klar: In einer Welt, in der sich Gesetze, Märkte und Kundenbedürfnisse laufend ändern, braucht es Menschen, die genau darauf reagieren können. Und das geht nicht mal eben schnell in zehn Minuten zwischen zwei Zoom-Calls.

Der Kalendertrick hilft (leider) nur selten

Die Idee ist charmant: Einfach ein paar Meetings streichen und schon ist wieder Luft zum Atmen da. Doch Christoph hat es mehrfach probiert – und erlebt, wie schwer es ist, Termine wirklich zu signifikant zu reduzieren. Denn: Fast jedes Meeting hat einen nachvollziehbaren Zweck. Mal geht es um das Budget, mal um Mitarbeiterentwicklung, mal um Kunden, Projekte, Strategie. Alles ist dabei irgendwie wichtig.

Der Denkfehler: Symptome statt Ursachen

Christophs Lösung beginnt nicht mit dem Rotstift, sondern mit klarem Denken. In diesem Zusammenhang stellt er drei Denkwerkzeuge vor:

1. Den Sinn im Unsinn erkennen

Warum gibt es dieses Meeting? Was ist der ursprüngliche Zweck? Vielleicht liegt das Problem tiefer – z. B. in einem schwachen Führungssystem, das Mitarbeiter*innen zwingt, sich Meetings "nach oben" zu organisieren, um Klarheit zu bekommen?

2. Regelentfesselung

Viele Meetings existieren, weil interne Prozesse es so wollen. Christoph nennt das “Knebelung durch Regeln”. Sein Vorschlag: Auf Spurensuche gehen. Welche Termine sind nur da, weil es eine HR-Vorgabe, ein QM-System oder einen gewachsenen Brauch gibt? Und: Was wäre, wenn du sie bewusst weglässt?

3. Problemtransformation

Nicht jedes Problem braucht ein Meeting. Manche brauchen klare Prozesse, andere echte Gespräche. Die Kunst ist, zu unterscheiden: Wo brauchst du tatsächlich Austausch – und wo hätte auch eine gut formulierte E-Mail gereicht?

Mach dich auf den Weg: Eine Lernreise beginnt mit klaren Fragen

Was Christoph zeigt, ist kein Patentrezept. Es ist ein Plädoyer für mehr Bewusstsein und Reflexion im Führungsalltag. Seine Vorschläge sind keine starren Methoden, sondern Impulse für Gespräche, für Weiterentwicklung, für Selbstorganisation. Und ja: Manchmal braucht es auch einfach Mut, Dinge bewusst zu unterlassen.

Am Ende bleibt sein Appell: Fange nicht bei den Meetings an – beginne bei dir selbst. Frage dich, was du wirklich brauchst, um wirksam zu sein.