Wir alle haben Träume. Als Kind wolltest du vielleicht mal Astronaut*in, Tierretter*in, Agent*in oder irgendetwas anderes werden. Oder du wolltest einmal um die Welt reisen, als Fußballprofi die Weltmeisterschaft gewinnen oder eine Zeitmaschine erfinden. Vielleicht warst du auch eher Teil der realistischen Fraktion und hast lediglich davon geträumt, irgendwann mal in einem Schloss zu wohnen… Wir alle hatten und haben unterschiedliche Träume. Und manchmal müssen sie auch gar nicht groß sein!

Wir laden dich daher heute ein, in diesem und den darauffolgenden draw.io-Artikeln einem Traum zu folgen: Nämlich, wie du mithilfe unserer Diagramm-App Projekte aufziehen kannst, die zu wirklich traumhaften Projekten werden. Wir zeigen dir, wie du Visualisierungen sinnvoll für so ziemlich jedes Projekt nutzen kannst – und wie draw.io dich und dein Team dabei unterstützt, eure Ziele zu erreichen!

In diesem und den nachfolgenden Blogartikeln widmen wir uns den folgenden Themen:

• Gebaut für Erfolg – so arbeitet ein multifunktionales Team (heute)
• Wie du mit draw. io deine Jira-Tickets maximal effizient machst
• Vom Entwurf zum Erfolg: Mit Diagrammen Workflows und Prozesse skizzieren

Den Grundstein legen

Oberflächlich betrachtet klingt es nach Chaos – die Arbeit in einem multifunktionalen Team. Denn wie heißt es so schön? “Zu viele Köche verderben den Brei”? Stellen wir uns also vor: Ein ganzer Haufen Menschen, mit unterschiedlichen beruflichen Hintergründen und Fachwissen, die zusammen an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Doch wie soll das in der Praxis funktionieren?

Schauen wir aber genauer hin, dann wird schnell klar: Ein multifunktionales Team, das wirklich zusammenarbeitet, ist der Jackpot. Denn wenn Expert*innen verschiedener Fachgebiete intensiv miteinander in den Austausch treten, jede*r weiß, was er oder sie zu tun hat und alle an einem Strang ziehen, läuft alles wie bei einer gut geölten Maschine. 

Wenn du diesen Prozess nun in draw.io abbildest, kannst du diese gemeinsame Linie und die notwendige Transparenz nochmals fördern – durch eine Roadmap, die das Projekt von Anfang bis Ende skizziert. In Kombination mit einem Kollaborationstool wie Confluence (das zugleich als Single Source of Truth dienen kann), können cross-funktionale Teams etwas erreichen, das nahezu magisch ist. Denn mit draw.io für Confluence:

• Sind deine Unternehmensdaten geschützt. 
• Geht wertvolle Arbeit nicht verloren – dafür sorgen sowohl die draw.io Revisionshistorie als auch ein ähnliches Feature bei Confluence selbst (Seitenversionshistorie).
• Sind alle Kolleg*innen in deinem Unternehmen in der Lage, nach Herzenslust zu visualisieren, wie es für das jeweilige Team passt – da ein draw.io-Abo sich nach der Anzahl der User richtet und faire Preise aufruft. 

In diesem Blogpost legen wir den Grundstein, auf den multifunktionale Teams aufbauen können, um sich selbst und ihr Projekt auf Erfolgskurs zu bringen.

Dein Weg zum perfekten Haus

Was brauchst du, um ein perfektes Haus zu bauen? Die passenden Werkzeuge und Materialien, den richtigen Ort, um zu bauen, und, vielleicht das Wichtigste, die richtigen Leute, die dein Haus genau so errichten, wie du es dir vorgestellt hast. 

Ein großes Projekt durchzuziehen ähnelt in vielen Punkten dem Häuslebau: Du benötigst die richtigen Software-Tools und verschiedene Profis auf ihrem Gebiet mit einer gemeinsamen Vision, um aus der anfänglichen Projektidee Realität werden zu lassen. Wenn dein Team sich aus kompetenten Kolleginnen und Kollegen zusammensetzt, von denen jede*r Einzelne die eigene Rolle und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten kennt und dazu noch über das notwendige Know-how verfügt, kann am Ende etwas wirklich Großes entstehen. 

Im nun folgenden Beispiel schauen wir uns ein Swimlane-Diagramm an, das in draw.io angelegt wurde. Dabei spielen vier Personen aus einem multifunktionalen Team ihre Rolle: Architekt*in, Kunde, Bauherr*in und Inspekteur*in. Vereinfacht gesagt verdeutlicht ein Swimlane-Diagramm, wer innerhalb eines festgelegten Prozesses was tut – und wann. Diese Diagramme sind wirkmächtige Werkzeuge für cross-funktionale Teams, weil sie Verantwortungsbereiche und Übergabepunkte klären. Das wiederum sorgt für schlanke Prozesse und verbessert die Zusammenarbeit.

Abb.: Swimlane-Diagramme verbildlichen alle Schritte und Rollen, die beim Bau eines Hauses benötigt werden

Das Mauerwerk: Klarheit

Das Swimlane-Diagramm macht deutlich, dass alle Beteiligten eine jeweils definierte Rolle beim Bau eines Hauses einnehmen. Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind dabei ebenfalls klar umrissen. 

Wenn Entscheidungen getroffen werden müssen, werden diese aufgesplittet: Der nächste Schritt im Prozess wird dadurch bestimmt, ob eine bestimmte Bedingung erfüllt ist oder nicht. Je nachdem geht das Team dann entweder zum nächsten Schritt über, oder es müssen Anpassungen vorgenommen werden, bevor es wie geplant weitergehen kann.

Abb.: Entscheidungen aufteilen: Hier siehst du den nächsten Schritt, der davon abhängt, ob das Design angenommen wurde oder nicht

Wenn Aufgaben übergeben werden müssen, wird dies durch Konnektoren dargestellt. In diesem Beispiel hat der Architekt die Pläne für das Haus entworfen – nun ist es an der Zeit für den Bauherren oder die Bauherrin, das Fundament zu legen. Multifunktionale Teams, in denen klar kommuniziert wird, wann ein Prozessschritt erledigt ist, sind in jedem Projekt immens wichtig: Denn nur so ist es möglich, dass ein anderes Teammitglied direkt mit seinem Teil der Aufgabe beginnen kann, ohne nachgrübeln zu müssen, was der nächste Schritt ist oder wer den eigentlich verantwortet. 

Abb.: Sobald der Architekt die Entwürfe liefert, ist der*die Bauherr*in am Zug, ein tragfähiges Fundament zu legen

Die Versorgungstechnik: Transparenz

Jedes Teammitglied hat seine Rolle. Für den Erfolg ist es wichtig, dass alle den Überblick haben, in welcher Phase sich das Projekt befindet. Daher ist eine transparente Kommunikation das A und O: Wo stehe ich gerade mit meinen Aufgaben?

Die Zusammenarbeit in Confluence oder Jira ist ein hervorragender Weg, um Transparenz und reibungslose Kommunikation innerhalb eines Projekts sicherzustellen. Du brauchst Feedback von einem Teammitglied? Nutze einfach die @-Mention-Funktion auf einer Confluence-Seite oder in einem Jira-Ticket. Der Urlaub kommt doch früher als geahnt und du musst eine Aufgabe mittendrin übergeben? Ändere einfach den Assignee im Jira-Ticket und informiere die nun verantwortliche Person über den Stand der Dinge, damit sie weiß, was noch getan werden muss. 

Sich regelmäßig und deutlich während des Projekts auszutauschen ist essenziell – so können auftretende Probleme direkt besprochen und gelöst werden. Es ist besser, klar zu sagen, was machbar ist, anstatt das Blaue vom Himmel zu versprechen und die gemachten Zusagen dann nicht einhalten zu können. Denn niemand braucht unschöne Situationen, die häufig dann auftreten, wenn Beteiligte unrealistische Erwartungen haben oder nicht vernünftig miteinander kommunizieren. 

Abb.: Damit jede*r weiß, was zu tun ist – erwähne Teamkolleg*innen einfach per “@-mention” in Jira-Tickets oder auf Confluence-Seiten

Das Zusammenspiel: Alignment

Eine gemeinsame Vision eines Projekts beinhaltet, dass das Team sich darüber verständigt, was bis wann erreicht werden soll oder muss. Diese Ausrichtung bezieht sich nicht nur auf das Projektziel, sondern auch darauf, dass klar sein muss, wie die Teammitglieder an den Entscheidungen im Projekt beteiligt sind. RACI-Diagramme eignen sich gut dafür, das zu verdeutlichen. 

Stimmen Teams sich aufeinander ab, wenn es um die Arbeitsweise oder die Kommunikation geht, sorgt das auch dafür, dass das Projekt in großen Sprüngen vorankommt. Denn parallel dazu nehmen ineffiziente Abläufe sowie fehlgeleitete Kommunikation signifikant ab. 

Eine kontinuierliche gemeinsame Ausrichtung ist etwas, das Teams aufbauen und pflegen können, zum Beispiel indem die Teammitglieder dazu ermutigt werden, regelmäßige Updates zu ihren Projektfortschritten zu teilen

In unserem Eingangsbeispiel ist das gemeinsame Projektziel klar: Das Team will ein perfektes Haus bauen. Dazu gehört zum Beispiel, den Fortschritt der Arbeiten zu prüfen oder einzelne Projektphasen zu konkretisieren. Daher sollten sich die Teammitglieder rasch auf eine Arbeitsweise einigen: In diesem Fall, dass die Arbeit nicht einfach mit einer erledigten Aufgabe beendet ist, sondern dass jede*r offen für Feedback und ggf. eine Überarbeitung bleiben sollte. 

Und was ist das Ergebnis? Ein zufriedener Kunde – etwas, das sich mit Sicherheit alle Projektbeteiligten wünschen

Abb.: Das Ergebnis: ein glücklicher Kunde (zumindest hoffentlich)!

Der Feinschliff

Wenn Klarheit, Transparenz und Alignment für alle Beteiligten eines Projekts den gleichen hohen Stellenwert haben, können multifunktionale Teams wachsen und gedeihen. Doch es ist auch wichtig, daraus zu lernen, wenn Dinge nicht wie geplant laufen. Das ist gerade bei  großen Projekten eher die Regel als die Ausnahme – insbesondere dann, wenn es viele Abhängigkeiten gibt.

Um festzuhalten, was gut geklappt hat und was beim nächsten Mal verbessert werden könnte, gibt es kaum eine bessere Möglichkeit als eine Retrospektive, sobald das Projekt abgeschlossen ist. Dabei steht die offene und ehrliche Kommunikation im Vordergrund: Welche Erfolge können wir gemeinsam feiern? Was müssen wir im nächsten Projekt anders machen, damit es reibungsloser läuft? In einer Retrospektive geht es nicht um Schuldzuweisungen, sondern vielmehr um einen objektiven Blick auf das, was während des Projekts passiert ist und ob es zum gewünschten Ergebnis geführt hat oder nicht. Das wiederum ist die Basis, um Maßnahmen für das nächste Projekt zu definieren. 

Ein Haus ist nie wirklich fertig: Es wird immer wieder renoviert werden müssen, hier und da einen neuen Anstrich oder neue Böden benötigen, das Dach muss repariert werden und und und. Doch es wird auch immer wieder neue, wichtige Erkenntnisse geben, die multifunktionale Teams nutzen können, um sich selbst und die eigene Arbeitsweise zu renovieren – damit das nächste Projekt ein “Traumprojekt” wird.    

Hilfe beim Bau (und für dein multifunktionales Team) – draw.io

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Happy Diagramming!

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