Messbare Performance und kontinuierliche Verbesserung durch KPIs im Recruiting

Der Ehrgeiz, in dem, was wir tun, besser zu werden, und das beständige Streben nach Optimierung sind feste Säulen der modernen Arbeitswelt. Und sich verbessern zu wollen, ist kein Selbstzweck, sondern hat handfeste Hintergründe. Die Welt der Wirtschaft ist komplex, und die Komplexität nimmt stetig zu. Der heutige Status quo ist morgen obsolet und von einer neuen Realität und neuen Anforderungen überholt. Immer besser zu werden, bedeutet letztlich nichts anderes, als sich an die neuen Rahmenbedingungen von morgen anzupassen und mit Marktveränderungen Schritt zu halten.

Dieses Streben nach Optimierung muss Aufgabe der Gesamtorganisation sein. Das bedeutet, dass die einzelnen Abteilungen innerhalb des Unternehmens, also auch dein Recruiting-Team, gut beraten sind, kontinuierlich an ihren Prozessen zu arbeiten, denn schließlich wollen und müssen sie auf die übergeordneten Ziele des Unternehmens einzahlen.

Das Recruiting zahlt ein, indem es den Fachabteilungen hilft, möglichst rasch die richtigen Leute für ihre offenen Stellen und Rollen zu finden. Je schneller und reibungsärmer dies funktioniert, desto besser ist es für die Produktivität der Organisation. Aber diese Abhängigkeit besteht auch unter umgekehrten Vorzeichen: Wenn etwa Flaschenhälse die Recruiting-Abläufe ausbremsen, hat das für alle Organisationsbereiche unschöne und kostspielige Folgen.

KPIs als objektive Maßstäbe

Also, Hand aufs Herz: Wie sieht es im Recruiting deines Unternehmens aus? Sind die Prozesse effektiv? Sind sie effizient? Woher weißt du das? Welche Maßstäbe, abgesehen vom Bauchgefühl, nutzt dein Team? Welche Zahlen und Daten liegen dir vor? Key Performance Indicators (kurz: KPIs) geben dir objektive Kriterien an die Hand.

Ein Unternehmen misst seinen Umsatz. In der Wirtschaft ist das quasi die natürlichste Sache der Welt. Nur so kann die Organisation wissen, ob sie sich auf Wachstumskurs befindet. Es handelt sich um einen belastbaren, untrüglichen, objektiven Wert – der Umsatz ist in der Tat eine Schlüsselkennzahl, eben ein Key Performance Indicator.

Unter KPIs versteht man Kennzahlen, die Unternehmen nutzen, um die Leistung von Organisationseinheiten und Prozessen zu bestimmen und die Fortschritte im Hinblick auf bestimmte Geschäftsziele zu ermitteln. Weitere simple KPI-Beispiele, die in jeder Organisation sorgfältig gemessen werden, sind (neben dem schon angesprochenen Umsatz) der Gewinn, das Betriebskapital, der Cashflow – wobei solche Kennzahlen in der Praxis natürlich sehr granular erhoben werden.

Jedenfalls sind KPIs ausgezeichnete Instrumente, um die zeitliche Entwicklung bestimmter Leistungsindikatoren zu messen. Dein Recruiting-Team sollte sich dieses Werkzeug zunutze machen!

Warum braucht das Recruiting deines Unternehmens KPIs?

Wie oben erwähnt: In Zeiten komplexer Herausforderungen, häufiger Disruptionen und sich rasant wandelnder Kunden- und Marktanforderungen ist jede Organisationseinheit aufgerufen, ihre Performance zu messen, sich weiterzuentwickeln und möglichst besser zu werden.

Das gilt für den Personalbereich umso mehr, da sämtliche Teams und Abteilungen mindestens indirekt von der Arbeit deines Recruiting-Teams und seinen Ergebnissen abhängig sind: Jede Organisation sucht händeringend nach Talenten, jedes Team möchte vakante Positionen oder Rollen so rasch wie möglich nachbesetzen. Es ist also im Interesse des gesamten Unternehmens, dass dein Team beständig an der Qualität und der Wirksamkeit der Personalgewinnungsprozesse arbeitet.

Doch ohne KPIs ist das schwierig, denn dann fehlen objektive Kennzahlen, anhand derer du die Effektivität und die Effizienz des Recruitings bestimmen kannst – und es fehlt eine Grundlage für fundierte datengestützte Entscheidungen.

KPIs im Recruiting – so helfen sie deinen Teams

In der Personalbeschaffung gibt es diverse etablierte Indikatoren, die dir Aufschluss darüber geben, wie dein Team performt und wo du den Optimierungshebel ansetzen könntest. Natürlich: Jedes Team ist anders, setzt unterschiedliche Schwerpunkte und verfolgt im Detail unterschiedliche Ziele. Doch die meisten Recruiting-Teams streben  vornehmlich danach, die Durchlaufzeiten von Bewerbungen zu verkürzen, offene Stellen schnellstmöglich neu zu besetzen und Flaschenhälse aus der Welt zu schaffen.

Bewährte KPIs, mit denen Recruiting-Teams die Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse bestimmen können:

• Anzahl der Bewerbungen: Wie viele Bewerbungen generiert eine Stellenausschreibung?
• Absagequote: Wie viele dieser Bewerbungen sortiert dein Team bereits in einem frühen Stadium aus?
• Channel Effectiveness: Welche Kommunikationskanäle sind für das Recruiting qualitativ und quantitativ ertragreich?
• Time of Vacancy: Wie lange bleibt eine benötigte Stelle unbesetzt?
• Time to Interview: Wie viel Zeit vergeht zwischen der Ausschreibung einer Stelle und dem ersten persönlichen Gespräch?
• Time to Fill / Time to Hire: Wie viel Zeit vergeht von der Ausschreibung bis zur tatsächlichen Besetzung einer Position?

Dies sind nur einige wenige Beispiele für sinnvolle Recruiting-KPIs. Aus Quantifizierungen wie diesen ergeben sich sehr spannende Erkenntnisse und Hinweise darauf, wo sich weitere Nachforschungen und Analysen lohnen könnten.

Ist die Absagequote hoch? Dann ist es vermutlich sinnvoll, die Inhalte und Spezifizierungen der Stellenausschreibungen noch einmal genau unter die Lupe zu nehmen. Dauert es bis zum Interview lang? Dann stellt sich die Frage, welche Prozessschritte oder Flaschenhälse einen zügigeren Ablauf behindern. Bleibt ein Kommunikationskanal hinter den Erwartungen zurück? In diesem Fall sollte dein Team den Channel-Mix analysieren und herausfinden, ob die Anzeigen wirklich die richtigen Zielgruppen adressieren.

Weitere KPIs für fortgeschrittene Teams können schließlich über wichtige Kostenfragen Aufschluss geben, etwa diese:

• Cost per Hire, also die Kosten, die während des Gesamtprozesses einer Neueinstellung entstehen.
• Cost of Vacancy, also die angenommenen Umsatzeinbußen, die durch eine bestimmte unbesetzte Stelle entstehen.
• Cost per Application, also die Kosten durch eingehende Bewerbungen.

Die richtigen Kennzahlen für dein individuelles Team

Die genannten Beispiele machen hoffentlich deutlich, dass dein Recruiting-Team vielfältige Instrumente an der Hand hat, um seine Leistungsfähigkeit und seine Performance zu messen. Außerdem helfen gute KPIs im Recruiting dir, potenzielle Probleme einzugrenzen und prozessuale Flaschenhälse zu identifizieren.

Welche KPIs für dein individuelles Team am sinnvollsten sind, darauf gibt es freilich keine allgemeingültige Antwort. Vermutlich ist es eine gute Idee, sich allmählich heranzutasten und zunächst mit Indikatoren zu beginnen, die gut messbar sind und die dein Team vergleichsweise kurzfristig beeinflussen kann. Mit zunehmender Erfahrung kann dann nach und nach ein gut austariertes KPI-Gebäude entstehen, das die Faktoren Zeit und Kosten gleichermaßen abdeckt und deinem Team effektiv hilft, besser zu werden.

Die KPIs deines Teams misst du natürlich nicht mit Stoppuhr, Kugelschreiber und Terminkalender, sondern besser mit einer ausgereiften Service-Management-Software, die es dir ermöglicht, deine Recruiting-Prozesse transparent abzubilden, digital zu steuern und automatisiert auszuwerten. Eine Lösung wie Jira Service Management bietet alle dafür nötigen Feature-Sets – und noch vieles mehr.

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