Schluss mit Chaos im Confluence-Intranet: So fördert die Mantra-App Relevanz und Fokussierung

Ordnung ist das halbe Leben

So besagt es jedenfalls die Redewendung. Das mag ein bisschen zu hoch gegriffen sein, denn natürlich gibt es zahllose glückliche, erfolgreiche Menschen, die sich wunderbar im „Chaos“ eingerichtet haben. Trotzdem: Du wirst wahrscheinlich nicht verneinen, dass eine gewisse Ordnung in manchen Kontexten sinnvoll und hilfreich ist.

Wenn du eine Zwölfer-Mutter anziehen willst, wäre es schön, wenn der passende Schlüssel griffbereit an seinem Platz läge und du nicht erst in einer Kiste mit Dutzenden von Werkzeugen herumkramen müsstest. Wenn du etwas in einem bestimmten Buch nachlesen willst, möchtest du es an einer logischen Stelle finden, statt sämtliche Regalreihen abzusuchen. Und wenn du an der jährlichen Steuererklärung sitzt, sparst du Zeit und Nerven, wenn du deine Unterlagen, Belege und Papiere in den richtigen Leitz-Ordnern parat hast.

Auch im Zusammenhang mit der Wissensarbeit, bei der es nicht zuletzt auf Effizienz und Produktivität ankommt, ist der Faktor Ordnung nicht zu unterschätzen. Wohl jedes Team will digitale Informationen schnell auffindbar machen, informelle Redundanzen vermeiden und Kontext herstellen.

Bereiche in Confluence

Die Software-Lösungen, die diese Teams einsetzen, bieten dafür gewisse Funktionalitäten: In Jira gibt es Epics und Aufgaben mit Subtasks, um Arbeiten zu strukturieren; Code in Bitbucket ist in Repositories organisiert – und Confluence nutzt dafür die Bereiche (Spaces).

Die Confluence-Bereiche eröffnen eine inhaltliche Strukturierungsmöglichkeit und erlauben es, Inhalte zu separieren. Sie fungieren quasi als thematische Ordner innerhalb des Systems, die deinen Teams bei der sinnvollen Segmentierung und Strukturierung von Content helfen.

Eine Confluence-Instanz besteht aus mehreren (oder auch sehr vielen) inhaltlichen Bereichen, die sich wiederum aus beliebig vielen Seiten zusammensetzen. So ist es erprobt und sinnvoll, mit dedizierten Bereichen beispielsweise für einzelne Teams, Abteilungen, Projekte, Produkte oder Initiativen zu arbeiten – und auf diese Weise Informationen möglichst im richtigen Kontext abzulegen und vorzuhalten.

Geht da nicht noch mehr?

Doch letztlich ist das Bereichs-Feature eine relativ technische, abstrakte Funktionalität, und für weniger erfahrene User erschließen sich ihr Nutzen und ihre Funktionsweise nicht unmittelbar. Sie hilft bei der Organisation und Separierung von Inhalten und der granularen Vergabe von Berechtigungen, aber schließlich möchtest du, dass auch die User, die weniger technisch affin sind, dein Confluence-System oder dein Confluence-basiertes Intranet nutzen, und zwar möglichst intuitiv.

Also: Kann man aus den Bereichen in Confluence nicht mehr herausholen? Man kann, und hier kommt die App Mantra – Social Intranet für Confluence Cloud ins Spiel. Ihr Feature namens Workspaces eröffnet deinen Teams ganz neue Optionen.

Workspaces: Hebe Bereiche auf das nächste Level

Im Gegensatz zu den Standard-Bereichen, also der nativen Confluence-Funktionalität, bieten die Workspaces erweiterte Möglichkeiten zur Segmentierung und Anpassung. Sie stellen dir ein funktionelles Toolset zur Verfügung, um aus Bereichen echte virtuelle “Heimathäfen” für Teams, Projekte oder Themen zu machen: personalisierte, übersichtliche und aufgeräumte Nutzererlebnisse für alle.

Dies sind die wichtigsten Optionen, um die Mantra dein Repertoire an Anpassungsmöglichkeiten erweitert.

Visuelle Anpassung

Du hast für jeden Workspace die Option, ein unikales visuelles Erlebnis zu schaffen – mit eigenem Logo, frei wählbarem Bildmaterial, passender Farbgebung. Du kannst einen Workspace also so gestalten, dass er optisch nahtlos zum Unternehmensbereich, zum Team, zum Produkt passt, dem er gewidmet ist.

Dieses visuelle Erlebnis im Kontext des jeweiligen Themas stiftet Identifikation, schafft Konsistenz und unterstützt die User-Aktivierung.

Individualisierter Content

Mit Mantra kannst du in deinem Workspace wichtige Intranet-Features quasi auf einer Mikroebene bereitstellen.

News: Mit dem News-Featureset veröffentlichst du Workspace-interne Nachrichten und Artikel, die für das spezifische Thema, Team oder Projekt von Bedeutung sind. Diese Beiträge sind optisch hochwertig, einladend und aufmerksamkeitsstark, stehen im Kontext und schaffen inhaltliche Relevanz.

Posts in einer sozialen Timeline: Die Social Timeline ist eine ebenso schnelle wie komfortable Plattform, um beispielsweise Ideen vorzustellen, kompakte Updates zu teilen oder Ankündigungen zu machen. Praktische Feedback-Möglichkeiten in Form von Kommentaren und Likes fördern Diskussionen und Rückmeldungen. Hier hat dein Team also die Gelegenheit, sich unkompliziert und fokussiert im Kontext des Workspace-Themas auszutauschen.

Events: Reviews, wichtige Meetings, interne oder öffentliche Veranstaltungen, Schulungsangebote – solche und weitere Termine mitsamt der notwendigen Hintergrundinformationen kann dein Team in Form von Mantra-Events aufbereiten und bekanntmachen. Das schafft Sichtbarkeit und unterstützt zudem die Organisation, denn User können sich ganz einfach per Klick anmelden.

Ein modernes Social Intranet für Confluence Cloud

Mit Mantra hebst du die inhaltliche Organisation und die Kommunikation innerhalb deines Confluence-Systems auf eine neue Stufe, und zwar nicht nur in Form eines zentralen Social Intranets, sondern auch auf Bereichsebene. Die erweiterte Form der Segmentierung in Verbindung mit der kontextuellen Abstimmung hat das Zeug, all deinen Teams und Projekten eine zentrale Heimat zu verschaffen.

Was die Mantra-App alles kann – von News und Posts über Veranstaltungsankündigungen bis hin zu den nützlichen Personalisierungsmöglichkeiten –, das zeigt dir unser Entwicklungsteam gerne in einer persönlichen Session.

Oder möchtest du dir in Eigenregie einen Eindruck verschaffen? Dann lade dir Mantra in dein Confluence-Cloud-System und setze in Sekundenschnelle eine erste Version auf, mit der du die Potenziale entdecken kannst!

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