Herzlich willkommen zum 2. Teil unserer Artikelreihe für Admins! Und zwar nicht für irgendwelche Admins, sondern für Administrator*innen von Confluence Cloud und draw.io. Unser Diagramm-Tool erfüllt die Visualisierungswünsche deiner Teams – aber lässt es sich auch gut administrieren? Im heutigen Blogartikel beleuchten wir deine Möglichkeiten, globale Standard-Formen und -Stile für draw.io anzulegen – also solche, die z. B. dem Corporate Design deines Unternehmens angepasst sind, sei es in Bezug auf Farbschemata oder Formensprache.
Diese drei Themen sind Teil der Serie:
- Was macht ein wirklich gutes Diagramm-Tool aus?
- So nutzt du globale Default-Shapes und Stile in draw.io (heute)
- Die draw.io Advanced-App-Edition für Confluence Cloud
Konsistenz ist Trumpf!
Als Administrator*in stellen deine Teams dir sicher häufig Fragen wie: „Wo ist denn unser aktuelles Logo?“‚ “Welche Schriftart verwenden wir für unsere Website?” oder “Wie lauten denn die Hex-Codes für unsere Unternehmensfarben?”. Kommst du ins Schwitzen? Dann gibt es eine gute Nachricht: Zumindest wenn es um Bedürfnisse in puncto Visualisierung geht, sind die Antworten auf all diese und ähnliche Fragen schnell gefunden. Besser noch, sie lassen sich mit zwei Worten zusammenfassen: JSON-Konfiguration. Denn genau dort kannst du Dinge wie das Unternehmenslogo, Schriftarten, Farbpaletten und benutzerdefinierte Formen hinterlegen.
Wie das funktioniert? Indem du den draw.io-Editor für deine Teams konfigurierst und ihn dabei mit allem ausstattest, was deine Teamkolleg*innen brauchen, um direkt loszulegen! Eine durchdachte Konfigurierung spart dir und allen Nutzer*innen langfristig Zeit und Mühe – sie sorgt dafür, dass alle Diagramme und Visualisierungen von Anfang an konsistent und im Design eures Unternehmens sind.
Lege globale Standardstile für Formen, Farben und Schriftarten fest
Um den draw.io-Editor zu konfigurieren und globale Einstellungen für deine Teams zu implementieren, gehst du am besten vor wie folgt:
- Klicke oben rechts auf das Zahnrad “Einstellungen”.
- Nun klicke unterhalb des draw.io-Dropdown-Menüs auf “Konfiguration”.
- Von hier aus kannst du JSON-Code beliebig hinzufügen:
- um benutzerdefinierte Standard-Stile für Formen und Verbindungen festzulegen,
- um benutzerdefinierte Farben zu setzen,
- um eure Schriftarten hinzuzufügen oder
- um das draw.io-Interface anzupassen (so kannst du bspw. die Farbe des Menüs und ein Standard-Thema festlegen).
Ein Hinweis: Sofern noch nicht geschehen, raten wir dir, zuerst den Konfigurationsbereich einzurichten. Dazu musst du zunächst im draw.io-Konfigurations-Reiter auf “Create Config Space” klicken. Hast du das erledigt, kannst du mit JSON-Code all deine benutzerdefinierten draw.io-Editor-Konfigurationen hinterlegen.
Die komplette Liste deiner Konfigurationsmöglichkeiten und wie du sie umsetzt findest du in dieser Doku.
Abb. 1: Füge JSON-Code hinzu, um benutzerdefinierte Standards im draw.io-Editor festzulegen.
So erstellst du eine benutzerdefinierte Formen-Bibliothek
In den globalen Konfigurationseinstellungen gibt es benutzerdefinierte Bibliotheken, die sog. “Custom Libraries”. Mit ihrer Hilfe kannst du Bilder – ob Logos, Symbole, Fotos von Mitarbeitenden usw. – hinzufügen, die dann für alle Teams, die draw.io nutzen, verfügbar sind. Wie du eine benutzerdefinierte Bibliothek erstellst und Formen hinzufügen kannst, erfährst du in diesen FAQ.
Sobald du diese Hürde bewältigt hast, kannst du deine Bibliothek hochladen, damit sie für deine Teams einsatzbereit ist. Dazu musst du lediglich
- oben rechts auf das Zahnrad “Einstellungen” klicken,
- unterhalb des draw.io-Dropdown-Menüs auf “Konfiguration” klicken und .
- dann den Reiter “Custom Libraries” anwählen.
Von hier aus kannst du dann deine Formen-Bibliothek als XML-Datei hochladen.
Abb. 2: Wenn du den Editor öffnest, findest du die benutzerdefinierte Bibliothek unter “+ Mehr Shapes” am unteren Ende des Menüs auf der linken Seite.
Abb. 3: Klicke auf + Mehr Shapes und scrolle nach unten – dort findest du alle geteilten benutzerdefinierten Bibliotheken.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die benutzerdefinierten Bibliotheken findest du auch in diesem Tutorial (auf Englisch): Create your own custom library.
So erstellst du benutzerdefinierte Vorlagen
Benutzerdefinierte Templates sind unglaublich nützlich, wenn es darum geht, standardisierte Diagramm-Vorlagen und -Whiteboards für deine Teams bereitzustellen. Also zum Beispiel:
- Agile Retrospektiven, die Teams regelmäßig mit Kolleg*innen durchführen
- Onboarding-Abläufe die individuell auf jedes Team angepasst werden können
- RACI und DACI, die Teams nutzen können, um spezifische Rollen und Aufgaben zu implementieren
Willst du solche Vorlagen auf globaler Ebene erstellen und verfügbar machen, gehst du – du ahnst es vielleicht schon – wie folgt vor:
- Du klickst oben rechts auf das Zahnrad “Einstellungen”,
- dann unterhalb des draw.io-Dropdown-Menüs auf “Konfiguration”.
- Nun wählst du den “Custom Template”-Tab aus und
- klickst auf den Link zur Vorlagen-Seite.
Diagramme und andere Visualisierungen, die als Child-Seite der Parent-Vorlagenseite erstellt und gespeichert werden, stehen auch anderen Teams zur Verfügung.
Nutzt ein User eine der globalen Vorlagen und erstellt damit ein Diagramm, wird eine neue Version auf der Seite angelegt, auf der der User gerade arbeitet. Das Original bleibt ohne Änderungen erhalten.
Mehr über benutzerdefinierte Vorlagen erfährst du in unserem (englischsprachigen) Artikel: Leverage your draw.io user experience with custom templates.
Sobald du deine benutzerdefinierten Vorlagen erstellt hast, kannst du sie auch zu den globalen Confluence-Templates hinzufügen: Das ist ein hervorragender Service für deine Kolleg*innen! Denn dann haben Teams Zugriff auf eine Confluence-Seitenvorlagen inklusive Diagramm, das sie anpassen und gestalten können. Weitere Infos dazu findest du in diesem Blogpost: Add draw.io diagrams into Confluence page templates.
Abb. 4: Nutze deine globalen draw.io-Vorlagen, um Vorlagen für Confluence-Seiten zu erstellen, die ein draw.io-Diagramm enthalten.
So individuell wie dein Unternehmen
Jetzt weißt du, dass es eine Menge maßgeschneiderter Konfigurationen gibt, die du und jede*r Confluence-Cloud-Admin vornehmen kann, um eure Teams erfolgreich zu machen: Du kannst globale Standardformen und -stile für alle deine Kolleg*innen in draw.io festlegen, benutzerdefinierte Diagrammvorlagen bereitstellen und sogar Confluence-Seitenvorlagen kreieren, die Diagramme beinhalten.
Kurz: Was immer deine Teams in Sachen Visualisierung benötigen – du gibst ihnen alles an die Hand, was sie für eine konsistente Diagrammerstellung benötigen. Und das auf dem Silbertablett! Und was, wenn der eine oder die andere aus deinem Unternehmen nach all dem immer noch fragt, wo denn nun das Firmenlogo ist? Dann können wir leider auch nicht mehr viel tun!
Werde zum Super-Admin – mit draw.io!
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Happy Diagramming!
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