Herzlich willkommen zu einer neuen Artikelreihe von draw.io! Dieser erste Beitrag ist Teil einer Kampagne speziell für Admins: Darin wollen wir dir zeigen, wie Administrator*innen von Confluence Cloud unser Diagramm-Tool draw.io aufsetzen und optimieren können – und zwar angepasst auf die Bedürfnisse ihrer Teams. Freu dich in den nächsten drei Wochen daher auf folgende Themen:
- Was macht ein wirklich gutes Diagramm-Tool aus? (heute)
- So nutzt du globale Default-Shapes und Stile in draw.io
- Die draw.io Advanced-App-Edition für Confluence Cloud
Das richtige Werkzeug für den Job
Es gibt viele Diagramm-Tools auf dem Markt. Aber was macht eine gute Diagramm-App zu einer außergewöhnlich guten?
Wir wissen, wie wichtig es ist, die richtige Software für die Anforderungen deines Teams zu finden. Als IT-Administrator*in stehst du dabei vor der Herausforderung, dass Teams mit unterschiedlichen Bedürfnissen in Sachen Visualisierung auf dich zukommen und eine Lösung benötigen. So brauchen die Kolleg*innen in der Produktentwicklung schöne und dabei präzise technische Diagramme, während die HR-Profis und die Organisationsentwicklung nach einem einfachen, intuitiv zu bedienenden Whiteboard suchen, auf dem sie in Echtzeit zusammenarbeiten und Ideen entwickeln können. Ein vielseitiges Tool, das mehrere Anwendungsfälle abdeckt, ist also ein absolutes Muss.
In diesem Blogbeitrag stellen wir dir fünf Schlüsselfaktoren vor, die ein gutes Diagramm-Tool zu einem großartigen machen.
Was macht ein großartiges Diagramm-Tool aus?
#1: Ein großartiges Tool ist eines, das alle deine Diagramme nahezu reibungslos in einer einzigen "Singe Source of Truth" vorhält
Alle Visualisierungen, über die dein Unternehmen verfügt, an einem zentralen Ort gespeichert. Jederzeit abrufbar, und das, ohne dass deine Kolleg*innen ständig die Plattform wechseln müssen: Das macht ein richtig gutes Tool aus!
Und nun die gute Nachricht: Sofern du Confluence für die Dokumentation und den Wissensaustausch nutzt, hast du bereits ideale Voraussetzungen! Denn draw.io ist nativ in Confluence integriert und ermöglicht es dir nahezu intuitiv, Diagramme und andere Visualisierungen zu erstellen, zu bearbeiten und einzubetten. Und das alles extrem reibungsarm! Deine Diagramme befinden sich also genau dort, wo deine Teams sie brauchen – sicher gespeichert am gleichen Ort wie die Doku, auf die sie sich beziehen.
Abb. 1: Ein draw.io-Diagramm, eingebettet in eine Confluence-Seite
#2: Ein großartiges Tool setzt die Sicherheit der User an erste Stelle
Wenn es darum geht, ein Diagramm-Tool für ein komplettes Unternehmen auszuwählen, möchtest du natürlich die sicherste Lösung. Mit draw.io für Confluence sind deine Diagramme und die darin enthaltenen Unternehmensdaten komplett geschützt.
Die Diagramme werden als Seitenanhänge in Confluence gespeichert, nirgendwo sonst. Weitere Infos dazu findest du in unserem Blogpost (auf Englisch): Your diagram data is private and secure with draw.io.
Confluence hat strenge Zugriffs- und Benutzerrechte implementiert: Damit können Admins und definierte Nutzer*innen verwalten, wer Diagramme innerhalb eines Bereichs sehen oder bearbeiten kann. Mit der Seitenhistorie von Confluence kannst du nachverfolgen, wer wann was bearbeitet hat – so können vorgegebene Prüfwege eingehalten werden. Das gilt auch für strengere Vorgaben, z. B. im Rahmen von ISO- oder ähnlichen Zertifizierungen. Dazu bietet draw.io auch eine eigene, eingebaute Revisionshistorie, die es Usern ermöglicht, zu sehen, wer was wann geändert hat. So können Nutzer*innen auch Änderungen an einem Diagramm rückgängig machen, ohne die Confluence-Seitenhistorie zu beeinflussen.
Abb. 2: Mithilfe von Bereichseinstellungen kannst du Einzelpersonen oder Gruppen im Handumdrehen deine Confluence-Seite zugänglich machen oder ihren Zugang einschränken.
#3: Ein großartiges Tool ist anpassbar und intuitiv
Von kurzweiligen Icebreakern bis zu detaillierten UML-Diagrammen – eine Anforderung, die nahezu alle Kolleg*innen verbindet, ist die nach einem intuitiv bedienbaren Diagramm-Tool. Niemand möchte erst stundenlang eine Doku wälzen oder sich mühsam durch kryptische Befehle klicken, um zwei Punkte verbinden zu können. Es sollte keine Raketenwissenschaft sein, Sachverhalte ansprechend zu visualisieren. draw.io bietet viele Funktionen, um seine User genau dabei zu unterstützen – beispielsweise Drag-and-Drop oder Standardvorlagen und Formenbibliotheken für verschiedene Anwendungsbereiche, wie Geschäfts- und Softwareentwicklung, Engineering oder HR.
Abb. 3: Intuitives Design: Wenn du eine neue Form zu einer voreingestellten draw.io-Containerform hinzugefügt, passt sich der Container automatisch an.
Ein weiterer Pluspunkt von draw.io ist, dass es individuell angepasst werden kann. So kannst du problemlos benutzerdefinierte Formen-Bibliotheken erstellen, z. B. für dein Firmenlogo oder Icons, Fotos von Mitarbeitenden einbinden oder auch das Organigramm.
Abb. 4: Ein Organigramm mit benutzerdefinierten Mitarbeitenden-Portraits
#4: Ein großartiges Tool optimiert die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und darüber hinaus
Wenn du nach einem Visualisierungstool für dein Unternehmen suchst, wäre es doch schade, wenn deine Kolleg*innen nicht parallel an Diagrammen, Mind Maps und so weiter arbeiten könnten. Kein Problem mit draw.io für Confluence Cloud – damit sind Teams in der Lage, gemeinsam in Echtzeit an Diagrammen zu tüfteln. Und das Beste: Alle Änderungen werden sofort angezeigt. Die Autosave-Funktion merkt sich, was geändert wurde – und sobald ein Diagramm veröffentlicht wird, werden auch alle anderen Änderungen bis zu diesem Zeitpunkt mit gespeichert.
Abb. 5: Arbeite mit deinen Kolleg*innen in Echtzeit zusammen.
#5: Das perfekte Diagramm-Tool bietet dir alle Funktionen, die du brauchst
Wenn du ein Diagramm-Tool für mehrere Teams einkaufst, ist “passabel” oder “ist ok” keine Option: Du und deine Kolleg*innen benötigen ein ausgeklügeltes, umfangreiches Tool, das wirklich alles bietet, was Teams brauchen, um eine große Bandbreite von Diagrammen und Visualisierungen realisieren zu können.
draw.io bietet fortschrittliche Möglichkeiten, die die Arbeit an und mit Diagrammen einfacher machen. So gibt es zum Beispiel KI-generierte Diagramme (Smart Templates), mehrseitige Diagramme, verschiedene Ebenen, benutzerdefinierte Links, animierte Konnektoren sowie Tooltipps. Mit all diesen Funktionen ist es ein Leichtes, deine Diagramme optimal anzupassen. Und je nachdem, was dein Team braucht, kann es entweder den Diagramm-Editor oder den Whiteboard-Editor verwenden. Beide Editoren bieten die gleichen leistungsstarken Features, mit dem Unterschied, dass die Oberfläche des Board-Editors eine minimalistische Oberfläche hat – ganz im Stil eines “echten” Whiteboards.
Abb. 6: Erstelle Diagramme mit Hilfe von KI – ganz einfach mit dem Smart-Template-Feature.
Das eine Tool für jedes Team
Das perfekte Diagramm-Tool zu finden fühlt sich vielleicht zunächst ungefähr so an, als würde ein Hobbit sich auf die Reise nach Mordor machen. Tatsache ist: So muss es nicht laufen! Denn ein richtig großartiges Werkzeug integriert sich reibungsarm in deine bestehenden Workflows, setzt Sicherheit an die erste Stelle, ist intuitiv bedien- und leicht anpassbar, fördert Zusammenarbeit und bietet erweiterte Funktionen für unterschiedliche Bedürfnisse. draw.io deckt eine breite Palette von Anwendungsfällen und Anforderungen an Diagramme und Visualisierungen ab – und ist damit das richtige Tool für jedes Team!
Du musst gemeinsam mit anderen IT-Profis technische Prozesse klären? Deine Kolleg*innen setzen öfter Brainstormings an, um neue Produktideen aus der Taufe zu heben? Oder stehst du vor der Herausforderung, umfangreiche Organigramme erstellen zu müssen, die die Zusammenhänge zwischen Teams und Abteilungen abbilden? Mit draw.io für Confluence kannst du all das – und natürlich noch viel mehr.
draw.io ermöglicht es dir und deinen Kolleg*innen, innerhalb eurer Single Source of Truth so zu visualisieren, wie ihr es braucht – und das wiederum erleichtert es allen Teams, effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Admins und draw.io – eine gute Verbindung
Du siehst: Mit draw.io lassen sich die Anforderungen verschiedenster Teams abdecken. Und durch seine nahtlose Integration in Confluence Cloud ist der Verwaltungsaufwand für dich minimal.
Willst du draw.io noch besser kennenlernen? Dann folge uns doch auf Social Media (hier gehts zur Linktree-Seite) – in unserer Online-Community tauschen sich Nutzer*innen regelmäßig über ihre Anwendungsfälle aus: Also der perfekte Ort, um dir hilfreiche Tipps und Tricks zu sichern. Schau gerne mal rein!
Du nutzt draw.io noch gar nicht? Kein Problem: Dann lerne das Tool einfach kennen – lade dir deine 30-tägige Test-Version auf dem Atlassian Marketplace herunter!
Oder du sprichst mit unserem Customer-Success-Team und lässt dir bei einem unverbindlichen Demo-Termin zeigen, was draw.io für dich und deine Teams tun kann. Wir sind gerne für dich da!
Und nun: Happy Diagramming!
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