Zeit ist eine kostbare Ressource. Wie oft jammern wir, dass wir “keine Zeit” haben – und wie sehr genießt jede*r von uns “freie Zeit”, in der wir einfach das tun können, was wir tun wollen? Auch bei der Zusammenarbeit spielt der Faktor Zeit eine wichtige Rolle – insbesondere bei Teams, in denen die Teammitglieder auf dem ganzen Globus verteilt sind. In unserer Artikelreihe über gute Remote-Zusammenarbeit erforschen wir daher, wie es gerade solche Teams schaffen können, nicht nur motiviert und fokussiert zu bleiben, sondern gleichzeitig Kollaboration und Produktivität auf ein neues Level zu heben.

Im 1. Teil dieser Serie haben wir dir vier Tipps gegeben, um solche Teams mit Hilfe nützlicher Kollaborationstools noch erfolgreicher zu machen. Danach sind wir dem Erfolgsgeheimnis von Infografiken auf den Grund gegangen und haben gezeigt, welche Visualisierungsformate echte Produktivitäts-Booster sein können. In Teil 3 standen Brainstormings im Fokus (und wie sie auch remote die Kreativität beflügeln). Der 4. Teil drehte sich um Diagramme, die dich bei Entscheidungen unterstützen können. Heute geben wir dir fünf nützliche Tipps, wie du Diagramme schneller erstellen – und damit wertvolle Zeit sparen – kannst. Dein verlässlicher Kumpel dabei: das Diagramm-Tool draw.io. 

Bis Weihnachten wirst du außerdem Spaß-Diagramme, die das Wir-Gefühl im Team stärken, kennenlernen. Also: Bleib dran und halte Ausschau nach dem nächsten Teil!

Wenn jeder Moment zählt

Es heißt zwar: “Gut Ding will Weile haben” – wenn es allerdings darum geht, ein Diagramm zu erstellen, ist jede Sekunde, die du investieren musst, um Anpassungen vorzunehmen und deine Visualisierung noch besser zu machen, Zeit, die dir für andere, wichtigere Dinge fehlt. Komplexere Diagramme können zu Zeitfressern werden, ganz davon abgesehen, dass es nicht wirklich inspirierend ist, mit einer reinen Blanko-Seite starten zu müssen.

Glücklicherweise hast du mit draw.io das eine oder andere As im Ärmel, sodass du schnell in einen richtigen “Visualisierungs-Flow” kommst. Denn vielleicht existieren ja Vorlagen oder “Abkürzungen”, die dir bis dato unbekannt waren, die dir aber eine Unmenge Zeit und parallel Aufwand beim Erstellen deiner Diagramme sparen. 

Und weil wir wissen, dass wirklich jeder Moment zählt, präsentieren wir dir im Folgenden unsere “Zeitsparer-Features”, mit denen du wertvolle Zeit zurückbekommst!

 

Zeitsparer 1: Vorlagen

Du hast keine Lust, jedes Mal bei Null anzufangen? Musst du mit draw.io auch nicht! Nutze einfach die Suchleiste in deinem Vorlagen-Menü: Damit kannst du Templates finden, die dir in deinem konkreten Fall weiterhelfen. Oder du machst dir die Vorteile von KI zunutze und erstellst dein Diagramm mithilfe unserer Smart Templates.  

Smart Templates

Der schnellste Weg, um ein individualisiertes Diagramm zu erstellen, führt über unser KI-gestütztes Feature, die Smart Templates. Alles, was du tun musst, ist, deine Parameter einzutippen und auf “Erstellen” zu klicken – fertig! Nutze das Zoom-Icon, um dir eine Vorschau deines Diagramms anzeigen zu lassen. Sobald alles passt, musst du nur noch auf “Veröffentlichen” klicken, und dein Diagramm steht deinem Team zur Verfügung. 

Das Beste daran: In diesem Diagramm sind deine Anforderungen bereits berücksichtigt, und du musst es nur noch bearbeiten und individualisieren, ohne dass du das Ganze von Null aufbauen musst. 

Abb.: Das sind Smart Templates – erstelle Diagramme mit einem Klick auf den Button 

Standard-Templates

Daneben bietet unsere Vorlagenbibliothek eine große Auswahl an Diagrammen, mit denen du einfach loslegen kannst. Wir haben Templates für alle denkbaren Use-Cases und Geschäftsbereiche, darunter Flowcharts, Org-Charts, Mind Maps und Netzwerkdiagramme.

Abb.: Stöbere durch unsere Template Library oder nutze die Suchleiste, um einen spezifischen Diagramm-Typ zu finden

Angepasste Templates

Sobald du ein Diagramm in draw.io erstellt hast, kannst du es als sogenanntes “Custom Template” definieren. Das beschleunigt den Prozess zukünftig enorm und stellt außerdem sicher, dass diese Visualisierungen stets konsistent sind, da sie so alle Kolleg*innen in deinem Unternehmen verwenden können. Du kannst dein Unternehmenslogo oder die von euch verwendeten Schriften und Designs darin verwenden.

Damit sparst du deinem wie auch anderen Teams zukünftig Zeit und Aufwand: Denn gerade Diagramme, die häufig bei euch zum Einsatz kommen, können so wesentlich schneller erstellt werden – und entsprechen dabei auch noch den CD-Richtlinien. 

Mehr Infos, wie genau du angepasste Vorlagen bauen und speichern kannst, findest du in diesem (englischsprachigen) Blogpost: Set up custom template diagrams in Confluence Cloud.

Zeitsparer 2: Shape Libraries

Unsere “Shape Libraries” sparen dir richtig viel Zeit. Daher legen wir dir ans Herz, sie ordentlich zu durchstöbern und selbst herauszufinden, was es dort für dich und deinen Anwendungsfall gibt. Vielleicht erstellst du mehr oder weniger mühevoll eigene Formen (“Shapes”) und fügst sie in draw.io ein – obwohl die Formen, die du benötigst, bereits dort vorhanden und einsatzbereit sind!

Du musst nur wissen, wo du suchen musst: 

Arbeitest du im Diagramm-Editor wähle das linke Menü, scrolle dort nach unten und klicke auf “+ Mehr Shapes”. Alternativ kannst du auch die Suchleiste “Formen suchen” am oberen Rand des gleichen Fensters nutzen. 

Sofern du den Whiteboard-Editor verwendest, klicke im linksseitigen Menü auf das im Kästchen befindliche Plus-Symbol (+) am unteren Rand. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem du durch einen Klick auf “Shapes” zunächst die Shape Libraries angezeigt bekommst, hier klickst du auf den am unteren Ende befindlichen Button “+ Mehr Shapes”. 

Abb.: Für mehr Auswahlmöglichkeiten, klicke auf “+ Mehr Shapes”

Abb.: In den Shape Libraries findest du eine Vielzahl verschiedene Shapes – sicher auch die passende für deinen Use-Case!

Zeitsparer 3: Tastatur-Shortcuts

Wusstest du, dass du nur Eckpunkte (Strg+Umschalt+I oder Cmd+Umschalt+I) oder Kanten (Strg / Cmd+Umschalt+E) in deinem Diagramm auswählen kannst? Oder dass es möglich ist, schnell Links zu Formen hinzuzufügen und Objekte zu drehen, indem du einfach Tastenkombinationen verwendest?

Welche Tastenkombinationen das sind und welche Shortcuts es noch gibt, erfährst du in unserer draw.io Shortcuts-Playlist.

Abb.: Ein Blick in unsere Shortcuts-Playlist

Zeitsparer 4: Automatisches Layout und Ausrichtungs-Tools

Mithilfe einiger praktischer Funktionen kannst du einfach eine Gruppe von Shapes auf der Leinwand hinzufügen und anordnen:

Mit der erweiterten Shape Library wählst du schnell eine Container-Form – also eine Form, in der du mehrere andere Formen anordnen möchtest. Sobald du deinen ersten Container erstellt hast, passt sich das Layout deines Containers – sei es in Länge oder Breite – automatisch an, sobald du weitere Shapes zu deinem Diagramm hinzufügst. 

Eine eigene Container-Form erstellst du, indem du in der oberen Menü-Leiste auf “Anordnen” gehst, dann “Einfügen” und anschließend “Layout”, um deinem Diagramm das gewünschte Layout zu verpassen. 

Mehr Infos dazu findest du in unserem Blogpost Need a quick org chart? (auf Englisch).

Abb.: Fügst du neue Shapes hinzu, passt sich dein Container automatisch an

Zeitsparer 5: Revisionshistorie

Und noch einen letzten Trick haben wir in petto, wenn es darum geht, dir mehr Zeit zu verschaffen: die Revisionshistorie von draw.io. Dieses Feature ist besonders nützlich, wenn dein Team parallel an einem Diagramm oder Board arbeitet. Wir machen alle Fehler, und wenn mehrere Personen gleichzeitig an einem Diagramm herumwerkeln, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass irgendjemandem irgendwann ein Fehler unterläuft.

Zum Glück speichert draw.io automatisch unterschiedliche Versionen deines Diagramms, sodass du im Fall der Fälle problemlos auf eine ältere, fehlerfreie Version zurücksetzen kannst. Das gibt deinen Teammitgliedern und dir mehr Freiheit – so könnt ihr es beispielsweise riskieren, mit verschiedenen Designoptionen zu experimentieren, da ihr jederzeit eine ältere Version des Diagramms wiederherstellen könnt, ohne eure komplette Arbeit zu verlieren. 

Wenn ihr direkt in Confluence arbeitet, kannst du einfach Änderungen an deinem draw.io-Diagramm vornehmen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Confluence-Seite hat, in die dein Diagramm eingebettet ist. Auch hier hast du die Sicherheit, dass die Daten deiner Confluence-Seite nicht gefährdet sind, ungeachtet dessen, was du an deinem Diagramm machst. 

Abb.: Die Revisionshistorie in draw.io 

Zeit sparen und dennoch gut vorbereitet sein – kein Problem mit draw.io 

Von Vorlagen über automatische Layouts bis hin zur Revisionshistorie - draw.io bietet dir Tipps und praktische Abkürzungen, um deine Diagramme deutlich schneller zu erstellen und dabei echte Zeit zu sparen. Klar: Alle Überlegungen, wie deine Visualisierung aussehen soll und was hinein gehört, musst du nach wie vor anstellen. Doch wenn es um die Erstellung geht, so wird das mit unseren Tipps zukünftig für dich wesentlich schneller und effizienter als bisher. 

Lehne dich also gerne zurück, entspann dich und stell dir vor, was du mit all der gesparten Zeit anfangen kannst! 🙂

Schau dir gerne auch unser Video dazu an: https://youtu.be/-k7bMAAApCA

Du möchtest tiefer in die Welt von draw.io eintauchen? Dann besuche doch unsere linktr.ee-Seite: Hier findest du alle unsere Social-Media-Accounts und kannst dir bei unserer quirligen Community Tipps und Tricks im Umgang mit draw.io und verschiedenen Anwendungsfällen holen. 

Oder kennst du draw.io noch gar nicht? Das lässt sich ändern –  und das sogar ohne große Kosten. Hol dir dazu einfach deine 30-tägige, kostenfreie Testversion auf dem Atlassian Marketplace und teste selbst, was die App bietet. Und wenn du gleich richtig gute Ergebnisse erzielen möchtest, kannst du gerne eine kostenlose und unverbindliche Demo bei unserem Customer-Success-Team buchen: Unsere Kolleg*innen zeigen dir gerne, was draw.io für dich und dein Team tun – und wie viel Zeit es dir sparen – kann!

Happy Diagramming! 

Weiterführende Infos

Remote-Zusammenarbeit und draw.io: 4 Diagramme, um gute Entscheidungen zu treffen

Remote-Zusammenarbeit und draw.io – wie eure Brainstormings maximal effektiv werden

Remote-Zusammenarbeit und draw.io – mit 3 Infografiken zu mehr Produktivität

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Neu bei draw.io: Diagramm-Teamwork in Confluence Data Center und Confluence Cloud!