Remote-Zusammenarbeit und draw.io: 4 Diagramme, um gute Entscheidungen zu treffen

Jeder Moment ist wichtig, wenn du in einem Team arbeitest, in dem die Teammitglieder auf dem ganzen Erdball verteilt sind. In dieser Artikelreihe wollen wir erforschen, wie es gerade Remote-Teams schaffen können, motiviert und fokussiert zu bleiben und dabei gleichzeitig Zusammenarbeit und Produktivität auf ein neues Level zu heben.

Im 1. Teil dieser Serie haben wir dir vier Tipps gegeben, um solche Teams mit Hilfe nützlicher Kollaborationstools noch erfolgreicher zu machen. Danach sind wir dem Erfolgsgeheimnis von Infografiken auf den Grund gegangen und haben gezeigt, welche Visualisierungsformate echte Produktivitäts-Booster sein können. In Teil 3 standen Brainstormings im Fokus (und wie sie auch remote die Kreativität beflügeln). Im heutigen 4. Teil wird es um Entscheidungen gehen – und wie Diagramme dich bei der Entscheidungsfindung unterstützen können. Mit dem Diagramm-Tool draw.io hast du hier in jedem Fall das passende Werkzeug parat, um eine solide Basis für alles, was kommt, aufzubauen.

Noch vor Weihnachten kannst du dich außerdem auf Tipps, um Visualisierungen schneller zu erstellen sowie Spaß-Diagramme, die das Wir-Gefühl im Team stärken, freuen. Also: Bleib dran und halte Ausschau nach dem nächsten Teil!

Die Zeichen richtig deuten – auch online

Oberflächlich betrachtet mag es so aussehen, als ob Remote-Teams im Vergleich zu Kolleginnen und Kollegen vor Ort im Nachteil sind, insbesondere wenn es darum geht, Entscheidungen im Team zu treffen. Arbeitet man überwiegend online zusammen, gibt es weniger spontane Interaktionen (wer kennt es nicht: Alle sitzen im Meet und lächeln sich an, aber keiner sagt etwas) und gerade nonverbale Hinweise werden leicht übersehen. Das macht es schwierig, den (Meeting-)Raum in Gänze zu erfassen, die Reaktionen aller Beteiligten abzuschätzen und eine konsensfähige Entscheidung herbeizuführen.

Andererseits kann die Entscheidungsfindung in einem Remote-Team sehr lohnend und wertvoll sein. Denn dabei fällt weniger ins Gewicht, ob du das Pokerface eines Teammitglieds lesen kannst – viel stärker liegt der Fokus darauf, dass ihr fundierte, klar dokumentierte und nachvollziehbare Entscheidungen trefft. Je nachdem, welche Methodik ihr nutzt und wie gut entsprechende Prozesse in eurem Team verankert sind, kann das Ganze durchaus dynamisch und auch inspirierend ablaufen.

Im Folgenden zeigen wir dir, wie du auf dem Weg zu einer Entscheidung im Team eine solide Basis schaffst – und wie bestimmte Diagramme hier zu nützlichen Helfern werden können, gerade in einem Team, das räumlich weit verteilt ist.

Diagramm-Tipp Nr. 1: Das RACI-Diagramm

Mit einem RACI-Diagramm (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) kannst du Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb deines Teams definieren und klären. Das ist besonders in Projektteams hilfreich (aber nicht nur dort!). Dabei werden die folgenden Rollen festgelegt:

Verantwortlich (Responsible): Die Person, die die Aufgabe ausführt (das können auch mehrere Teammitglieder sein).
Rechenschaftspflichtig (Accountable): Die Person, die letztendlich für die Aufgabe oder Entscheidung verantwortlich ist. Konkret stellt der- oder diejenige sicher, dass die Aufgabe erledigt wird. Er oder sie steht für die Entscheidung ein.
Konsultiert (Consulted): Diejenigen, deren Meinung eingeholt wird. Das können Fachleute, manchmal auch Stakeholder sein, die Kommunikation erfolgt wechselseitig.
Informiert (Informed): Hierbei handelt es sich um die Personen, die über die Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden, wie z. B. Stakeholder (Kommunikation erfolgt hier meist nur einseitig).

Wenn du diese Rollen in einem RACI-Diagramm visualisiert, ist klar, wer für was zuständig ist (oder eben nicht). Du vermeidest also Verwirrung oder Überschneidungen – und das wiederum führt zu einer besseren Kommunikation und transparenten Verantwortlichkeiten. Einmal erstellt, können du und dein Team nämlich immer wieder auf das Diagramm zurückgreifen.

Ein weiterer Vorteil: Mithilfe von draw.io kannst du deine RACI-Diagramme direkt in Confluence erstellen – und sie dadurch direkt in die Dokumentation, auf die sie sich beziehen, einbetten. Das ist recht nützlich, um den Kontext auch für Kolleg*innen, die nicht Teil des Teams sind, zu verdeutlichen, also z. B.:

Warum wurde ein RACI-Diagramm notwendig?
Wie kann ich das Diagramm bei Entscheidungen zu Rate ziehen?
Aus welchem Grund wurde welches Teammitglied in welcher Rolle eingestuft?

Das finalisierte RACI-Diagramm, eingebettet in eine Confluence-Seite

Diagramm-Tipp Nr. 2: Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix kennst du bereits aus diesem Blogpost.

Die Eisenhower-Matrix unterstützt dich beim Zeitmanagement und ermöglicht es dir, deine Aufgaben effektiv zu priorisieren. Sie gibt einen Rahmen vor, in den du Aufgaben einsortierst, je nachdem wie wichtig oder dringlich sie sind (ob wichtig und dringend oder wichtig und nicht dringend, unwichtig und dringend oder unwichtig und nicht dringend). Damit bekommst du eine effiziente Struktur für deine To-do-Liste und musst dich nicht jedes Mal neu fragen, was du zuerst angehen solltest.

Diagramm-Tipp Nr. 3: Entscheidungsbaum

Entscheidungsbäume haben im Rahmen einer Entscheidungsfindung immer dann ihren großen Auftritt, wenn man verschiedene Optionen hat und sich über deren Konsequenzen klar werden will. Am Ende bietet ein Entscheidungsbaum die Chance, die Strategie zu identifizieren, die am ehesten zum gewünschten Ergebnis führt.

Jeder Ast des Baums verkörpert eine mögliche Entscheidung oder ein mögliches Ereignis, die nachfolgenden Zweige zeigen die Folgen der jeweiligen Entscheidungen. Das hilft dir dabei, alle verfügbaren Optionen abzuwägen, Auswirkungen auf deine Entscheidung zu verstehen und zu bewerten, wie wahrscheinlich welches Szenario ist.

Das Bild oben zeigt unseren D&D-Entscheidungsbaum – lass dich davon gerne inspirieren! Näheres erfährst du in diesem Blogartikel. Alternativ kannst du auch einfach unsere Vorlage nutzen, um schnell dein eigenes Diagramm zu erstellen:

Nutze unser Template und lege direkt los!

Diagramm-Tipp Nr. 4: SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse oder SWOT-Matrix hilft deinem Unternehmen, die Konkurrenz einzuschätzen und Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken – ob bei dir selbst oder bei anderen – zu ermitteln. Das Konzept: Du bewertest alle Wettbewerber unter vier Aspekten, die in Quadranten aufgeteilt werden:

Stärken (Strengths): Interne Merkmale, die dem Unternehmen oder Projekt einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
Schwächen (Weaknesses): Interne Faktoren, die das Unternehmen oder Projekt im Vergleich zu anderen benachteiligen bzw. sich negativ auswirken.
Opportunities (Chancen): Externe Bausteine, die für potenzielle Gewinne genutzt werden können.
Threats (Risiken): Externe Faktoren, die Herausforderungen oder Risiken für das Unternehmen oder Projekt darstellen könnten.

Die SWOT-Analyse ist besonders nützlich, wenn du ein Projekt planst. Es hilft dir in den ersten Phasen des Entscheidungsprozesses, euren eigenen strategischen Vorteil im Vergleich zum Wettbewerb zu bewerten. Sie eignet sich daher auch als Ausgangspunkt, um die nächste Projektidee zu identifizieren (oder zu verwerfen!) oder eine Marktlücke zu erspähen, die der Konkurrenz bisher verborgen geblieben ist.

Wichtige Entscheidungen treffen leicht(er) gemacht: mit draw.io

Wenn du und dein Team das nächste Mal also vor einer wichtigen Entscheidung steht, macht euch das Leben leichter und nutzt eine der oben beschriebenen Entscheidungsvorlagen und -methoden! So kannst du sicher sein, dass Ideen wirklich zu Ende gedacht wurden und dass ihr in der Lage seid, eine Entscheidung zu treffen, die auf einer soliden Basis steht – inklusive sorgfältiger Planung und dem Input des Teams.

Du wirst merken, dass Visualisierungen hier mehr als nur hilfreich sind! draw.io kann dir dabei gute Dienste leisten. Wenn du wissen willst, ob die App für deinen Use-Case wirklich die richtige Wahl ist, folge uns doch zunächst einmal auf Social Media: Diese Linktr.ee-Seite führt dich direkt dorthin. So erfährst du, wie andere draw.io nutzen, und sicherst dir nebenbei hilfreiche Tipps und Tricks für deinen eigenen Anwendungsfall!

draw.io ist bisher noch gar nicht in deinem Toolstack? Macht nichts! Überzeuge dich einfach selbst, was die App kann – und sichere dir eine kostenfreie 30-Tage-Testversion:

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Und jetzt: Happy Diagramming!