Remote-Zusammenarbeit und draw.io – wie eure Brainstormings maximal effektiv werden

Jeder Moment ist wichtig, wenn du in einem Team arbeitest, in dem die Teammitglieder auf dem ganzen Erdball verteilt sind. In dieser Artikelreihe wollen wir erforschen, wie es gerade Remote-Teams schaffen können, motiviert und fokussiert zu bleiben und dabei gleichzeitig Zusammenarbeit und Produktivität auf ein neues Level zu heben.

Im 1. Artikel haben wir dir vier Tipps gegeben, um solche Teams mit Hilfe nützlicher Kollaborationstools noch erfolgreicher zu machen. Danach sind wir dem Erfolgsgeheimnis von Infografiken auf den Grund gegangen und haben dir drei Visualisierungsformen vorgestellt, die sich als echte Produktivitäts-Booster entpuppt haben. Heute stehen Brainstormings auf der Agenda: Dabei denken viele an bisweilen chaotisch-anmutende Szenarien, in denen mehrere kreative Köpfe in einem Raum verteilt scribbeln, Post-its beschriften, möglicherweise schon Lines festhalten usw. Tatsächlich funktionieren Brainstormings jedoch auch remote – vorausgesetzt, du hast die richtigen Tools dafür. Wir zeigen dir, wie du mit unserem Diagramm-Tool draw.io Remote-Brainstormings ungeahnt effektiv und ergiebig machen kannst!

In den nächsten Wochen nehmen wir darüber hinaus Entscheidungsvorlagen, Tipps um Visualisierungen schneller zu erstellen sowie Spaß-Diagramme, die das Wir-Gefühl im Team stärken, unter die Lupe. Also: Bleib dran und halte Ausschau nach dem nächsten Teil!

Ein bekanntes Dilemma, wenn es um Ideen geht

Die besten Ideen hat man bekanntlich dann, wenn gerade nichts zur Hand ist, um sie irgendwie festzuhalten. Und wenn man die Kolleg*innen so gut wie nie persönlich sieht, sich auch nur in begrenztem Maße online treffen kann (bspw. wegen verschiedener Zeitzonen) und die besten Ideen selten genau dann auftauchen, wenn man einmal zusammensitzt, ist es schwierig, die wirklich guten Geistesblitze weiterzuentwickeln und daraus ein neues Produkt, Konzept oder was auch immer zu machen. Davon abgesehen, dass es alles andere als inspirierend ist, wenn fünf Leute auf ein leeres Online-Whiteboard schauen und dann absolut kreativ sein sollen.

Es wäre doch ideal, wenn ihr die Ideen, die die einzelnen Teammitglieder in den Ring werfen, ganz leichtgewichtig festhalten und dabei auch noch neue Wege finden könntet, ein Brainstorming so zu gestalten, dass es die Kreativität beflügelt und alle inspiriert, dazu beizutragen – oder?

Daher sehen wir uns in diesem Artikel an, wie deine Brainstorming-Sessions mit draw.io neuen Schwung bekommen. Dabei nehmen wir innovative Methoden bei der Ideenfindung in den Fokus, und damit du alles gleich ausprobieren kannst, haben wir dir einige Templates zum Download bereitgestellt.

Warum ein Brainstorming mit draw.io?

#1: Die ganze Visualisierungspalette in draw.io: Diagramme und Whiteboards

draw.io bietet dir das Beste aus zwei Welten: Du kannst entweder mit dem Diagramm-Editor arbeiten oder den Whiteboard-Editor für die gemeinsame Visualisierung nutzen. Beide Editoren verfügen über die gleichen leistungsstarken Features, allerdings hat der Board-Editor eine reduzierte Benutzeroberfläche, was dem Look & Feel eines klassischen Whiteboards nachempfunden ist. Gerade deshalb eignet er sich besonders gut für Brainstormings:

Ansicht eines Blanko-Boards in draw.io

#2: Diagramme in deiner Quelle der Wahrheit: Confluence

Mit draw.io befindet sich dein Brainstorming-Board direkt in der Dokumentation, mit der es verknüpft wurde – und dieses wiederum liegt in deiner alleinigen Quelle der Wahrheit (“single source of truth”): Confluence.

Natürlich möchtest du kein Whiteboard, das zusammenhanglos im Netz herumgeistert. Daher bietet es sich an, auf der Confluence-Seite, in die das Board eingebettet ist, weitere Infos und den Kontext festzuhalten:

Warum findet das Brainstorming statt?
Was sind eure Ziele?
Was ist das Ergebnis, das du und dein Team am Ende der Session erreicht haben wollt?

Diese und weitere Fragen kannst du auf deiner Seite hinzufügen, sodass auch Kolleg*innen, die nicht beim Brainstorming dabei waren, beim Aufrufen der Seite umfassende, kontextbezogene Informationen erhält.

Ein draw.io-Board, eingebettet auf einer Confluence-Seite

#3a: Echtzeit-Zusammenarbeit in Confluence Cloud

Der Whiteboard-Editor von draw.io ermöglicht es dir und deinen Kolleg*innen, in Echtzeit auf Whiteboards zusammenzuarbeiten – wenn ihr Confluence Cloud nutzt. Dafür musst du lediglich den Link der Confluence-Seite, in die das Diagramm eingebettet ist, mit allen teilen, die eingeladen sind. Dann nur noch auf das Stift-Icon klicken (damit öffnest du den Bearbeiten-Modus im Diagramm) – und ihr könnt loslegen!

1. Klicke auf das Stift-Symbol, um deine Grafik zu bearbeiten

2. Dann nur noch die Kolleg*innen einladen – und schon könnt ihr in Echtzeit auf dem draw.io-Board zusammenarbeiten!

#3b: Gemeinsames Bearbeiten im Data-Center

Alles schön und gut, deine Confluence-Instanz befindet sich aber nicht in der Cloud, sondern im Data-Center? Kein Problem!

Bis vor Kurzem haben wir hart daran gearbeitet, die Zusammenarbeit in draw.io auch für User im Data-Center deutlich zu verbessern. Mit Erfolg – wie du in diesem Beitrag (auf Englisch) nachlesen kannst: Collaborative editing in draw.io for Confluence Data Center and Cloud.

Auch im Data-Center können Diagramme in draw.io gemeinsam bearbeitet werden.

#4: Custom Links zu weiteren Infos in deine Brainstorming-Session einfügen

Wenn dein Team gemeinsam Ideen entwickelt, möchtest du eventuell weitere Quellen verlinken, die zusätzlichen Kontext oder Material liefern. Dadurch werden eure Ideen auch für die Kolleg*innen nachvollziehbar, die nicht dabei waren. Nebenbei verhinderst du so, dass euer Diagramm “überfüllt” ist mit Zusatzinfos, die es nur unübersichtlicher machen.

Füge daher doch einfach Links zu Formen ein, die die Betrachter*innen zu diesen Quellen leiten: externe Webseiten, Jira Issues, andere Confluence-Seiten oder sogar “nur” Überschriften in weiteren Confluence-Seiten.

Links zu Webseiten kannst du einfach in dein Diagramm einfügen.

Jetzt bist du dran: Vorlagen für Brainstormings

Es gibt viele Methoden und Möglichkeiten, um draw.io in deine Brainstormings einzubinden. Da wir deine Favoriten nicht kennen, haben wir dir im Folgenden verschiedene Templates zusammengestellt, die du direkt nutzen kannst. Was ihnen allen gemein ist: Sie sollen dich inspirieren, innovative Brainstorming-Methoden zu nutzen, Zeit sparen und dich unterstützen:

6-3-5 Brainwriting

Streng genommen ist Brainwriting eher eine Alternative zum Brainstorming, zählt aber ebenso zu den effektiven Kreativitätstechniken. Beim Brainwriting gibt es bis zu sechs Teilnehmer*innen, die jeweils drei Ideen in fünf Minuten niederschreiben. Am Ende reichen alle ihr Ideenblatt einen Platz weiter, und das insgesamt fünf Mal. So entstehen in 30 Minuten bis zu 108 Ideen. Ein*e Moderator*in begleitet den Prozess und hilft dabei, die Zeitziele einzuhalten.

Der große Vorteil dieser Methode ist, dass die Teammitglieder sich gegenseitig inspirieren, was nachweislich effektiver ist als wenn jede*r einzeln ohne Austausch über Ideen sinniert. Da die Ideen reihum weitergereicht werden müssen Ideen nicht mehr komplett neu entwickelt werden, sondern man kann auf das bereits Vorhandene aufbauen, wie in einem iterativen Prozess.

Du willst mit Brainwriting starten? Dann geht es hier zu deinem Template:

Lade dein Template herunter!

Öffne dein Confluence.
Öffne draw.io (“Neues draw.io Diagramm erstellen”).
Per Drag & drop ziehst du deine XML-Datei in das Blanko-Diagramm.
Wenn du möchtest, kannst du es als “Custom Template” nutzen.

Dynamic Facilitation

Dynamic Facilitation ist eine Möglichkeit, mithilfe einer Kleingruppendiskussion voranzukommen. In diesem Format wird das Team befähigt, sich Problemen zu stellen und sie zu lösen, ob groß oder klein, einfach oder komplex.

Durch einen visuellen Prozess werden alle Ideen gehört und in verschiedene Kategorien eingeteilt. Die Methode stärkt jede*n einzelne*n Teilnehmer*in, da alle den gleichen Raum erhalten, um ihre Perspektiven zu teilen. Im weiteren Verlauf wird dann nach und nach das ganze, große Bild – ähnlich wie bei einem Puzzle – erkennbar. So lassen sich auch Blocker oder Unstimmigkeiten klären, da der Fokus des Teams sich von Konflikt auf Zusammenarbeit ändert.

Wenn die Teilnehmenden einen Schritt zurücktreten und die Ergebnisse ihrer Diskussion visuell aufbereitet sehen, sind sie oft aufgeschlossener und besser in der Lage, unterschiedliche Sichtweisen wertzuschätzen. Es entstehen neue Wahlmöglichkeiten, die vor dem Dialog in dieser Form nicht bekannt, greifbar oder denkbar waren – was wiederum zu sogenannten “kreativen Durchbrüchen” in der gesamten Gruppe beitragen kann. In jedem Fall bringt es die ganze Session nachhaltig voran.

Wenn du deinen Team mit Dynamic Facilitation zu neuen Impulsen in der Zusammenarbeit verhelfen willst, haben wir dir hier eine entsprechende Vorlage vorbereitet:

Lade dein Template herunter!

Öffne dein Confluence.
Öffne draw.io (“Neues draw.io Diagramm erstellen”).
Per Drag & drop ziehst du deine XML-Datei in das Blanko-Diagramm.
Wenn du möchtest, kannst du es als “Custom Template” nutzen.

Umgekehrtes Brainstorming-Board

Das umgekehrte Brainstorming ist eine Methode, bei der es darum geht, zuerst zum Kern eines Problems vorzudringen.

Wie der Name schon sagt, stellt diese Methode das Brainstorming auf den Kopf. Im Gegensatz zum traditionellen Brainstorming, bei dem der Schwerpunkt darauf liegt, Lösungen zu suchen, konzentriert sich die “umgekehrte” Methode auf die Probleme oder Hindernisse, die sich stellen, um sie dann „umzudrehen“ und die richtigen Lösungen für diese spezifischen Probleme zu finden.

Ein Beispiel wäre die Frage: „Wie können wir sicherstellen, dass unsere Projekttermine konsequent eingehalten werden?“ Davon ausgehend entwickelt das Team Ideen, um das Problem zu lösen. Auf diese Weise können die Teammitglieder die Ursachen erkennen (was führt dazu, dass wir die Termine nicht halten können), um dann die Frage auf den Kopf zu stellen und Lösungen zu finden. Im Idealfall entsteht am Ende ein Modell oder eine Reihe von Ideen, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Milestones und andere Termine durchgängig eingehalten werden können (z. B. dadurch, dass bestimmte Automatisierungen in Jira genutzt werden, um rechtzeitige Reminder an alle Projektbeteiligten zu schicken, ohne dass das Projektmanagement allen hinterherlaufen muss).

Lust, das umgekehrte Brainstorming direkt auszuprobieren? Dein Template findest du hier:

Lade das Template für das umgekehrte Brainstorming herunter!

Öffne dein Confluence.
Öffne draw.io (“Neues draw.io Diagramm erstellen”).
Per Drag & drop ziehst du deine XML-Datei in das Blanko-Diagramm.
Wenn du möchtest, kannst du es als “Custom Template” nutzen.

Besser zusammenarbeiten (und brainstormen) mit draw.io

Zeit ist kostbar, besonders für Teams, bei denen nahezu alle Mitglieder remote arbeiten. Unser Tipp: Setze draw.io-Templates innerhalb deines Confluence ein – und du wirst erleben, wie viel effektiver eure Brainstormings dadurch werden! Denn sie ermöglichen es, jede Idee festzuhalten, jedes Teammitglied einzubeziehen, eure kreative Arbeit zu unterstützen und so das Maximum aus jedem eurer Teammeetings herauszuholen.

Du willst tiefer in die Welt von draw.io eintauchen? Dann folge uns doch über unsere Linktr.ee-Seite auf Social Media! Unsere Online-Community ist sehr aktiv: Finde heraus, wie andere unsere App nutzen, und sichere dir außerdem jede Menge hilfreiche Tipps und Tricks für deine individuellen Anwendungsfälle.

Wie jetzt – du nutzt draw.io noch gar nicht? Das wollen wir ändern! Überzeuge dich selbst von den Vorteilen unserer App und hole dir deine kostenlose 30-Tage-Testversion. Alternativ legen wir dir eine ebenfalls kostenfreie, unverbindliche Demo mit unserem Customer-Success-Team ans Herz: Dabei findest du schnell heraus, wie draw.io das Leben einfacher und produktiver machen kann – für dich und alle innerhalb und außerhalb deines Unternehmens.

Happy Diagramming!