Mit draw.io und 3 Infografiken remote zu mehr Produktivität

Jeder Moment ist wichtig, wenn du in einem Team arbeitest, in dem die Teammitglieder auf dem ganzen Erdball verteilt sind. In dieser Artikelreihe wollen wir erforschen, wie es gerade Remote-Teams schaffen können, motiviert und fokussiert zu bleiben und dabei gleichzeitig Zusammenarbeit und Produktivität auf ein neues Level zu heben.

Im 1. Artikel haben wir dir vier Tipps gegeben, um solche Teams mit Hilfe nützlicher Kollaborationstools noch erfolgreicher zu machen. Heute geht es um das Thema Infografiken: Wir stellen dir im Folgenden mehrere Visualisierungen vor, die echte Produktivitätsbooster sein können (klar, dass du dafür ein Diagramm-Tool wie draw.io nutzen kannst 🙂)!

In den nächsten Wochen nehmen wir darüber hinaus Brainstorming-Sessions, Entscheidungsvorlagen und Spaß-Diagramme, die das Wir-Gefühl im Team stärken, unter die Lupe. Also: Bleib dran und halte Ausschau nach dem nächsten Teil!

Auf der Suche nach der verlorenen Produktivität

Im geschäftlichen Kontext sind Produktivität und das Streben, sie immer weiter zu optimieren, eine nie endende Mission. Wenn wir jedoch ehrlich sind, ist Produktivität ohnehin eine recht wankelmütige Angelegenheit. Du kennst das vielleicht, wenn du dir jemals Ziele gesetzt hast wie: “Ab nächsten Monat gehe ich 2x wöchentlich ins Fitnessstudio!” : Es ist schwer, sie zu erreichen, und es ist bisweilen noch härtere Arbeit, sie durchzuhalten.

Außerdem kommt oft das Leben mit all seinen Unwägbarkeiten dazwischen: Ständig erfordert etwas anderes unsere Aufmerksamkeit – weil sich etwa ein Familienmitglied ein Bein bricht, ein Wasserrohrbruch die Wohnung verwüstet oder jede Menge Termine anstehen –, was dazu führt, dass sowohl Konzentration als auch Fokus nur schwer aufrechtzuerhalten sind. Das gilt im privaten wie im beruflichen Bereich.

Doch es gibt Mittel und Wege, um deine Aufgaben anspruchsvoller zu gestalten und sie parallel besser zu bewältigen. Infografiken gehören dazu. Daher beleuchten wir in diesem Blogpost drei Arten von Infografiken, die schon vielen Menschen im beruflichen Alltag weitergeholfen haben. Wir gehen auch auf die Theorie ein, die ihnen zugrunde liegt. Finde heraus, wie diese Visualisierungen dir und deinen Teams helfen können, effizienter, produktiver und besser strukturiert zu sein!

Infografik #1: Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, ist eine Theorie, die annimmt, dass 80 % des Outputs in einer Situation durch 20 % des Inputs bestimmt werden.

Konkret geht es auf den Ökonomen Vilfredo Pareto zurück, der seinerzeit (1906) ermittelte, dass 80 Prozent des italienischen Bodens nur 20 Prozent der Bevölkerung gehörten. Eine solche ungleiche Verteilung wurde dann auf die unterschiedlichsten Sachverhalte bezogen. Die wesentliche Idee dabei ist: Mit 20 Prozent Aufwand werden bereits 80 Prozent des Ertrags erzielt. Schau genau hin, und du wirst feststellen, dass es oft zutrifft:

80 % des Ergebnisses stammen von 20 % eurer Gewinne.

80 % der Verkäufe gehen zurück auf 20 % der Kunden.

Das Pareto-Prinzip ist eine hervorragende Methode, um deine Arbeitslast einzuschätzen und zu eruieren, welche Aufgaben den größten Einfluss auf ein in diesem Zusammenhang stehendes Ziel haben (sei es den Profit zu erhöhen, bestimmte KPIs zu erfüllen, einem definierten Meilenstein näher zu kommen …).

Sobald du auf diese Weise die entscheidenden Aufgaben identifiziert hast, priorisiere sie so, dass die, die sich am meisten lohnen, ganz oben auf deiner Liste stehen. Wenn du diese Denkweise auf deine eigenen Aufgaben und die deines Teams überträgst, wirst du einen echten Produktivitätsschub (und vielleicht sogar Profitzuwachs!) erleben!

Infografik #2: Die Eisenhower-Matrix

Sicher kennst du auch das berühmte Zitat, das Dwight D. Eisenhower zugeschrieben wird: “Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend.”

Ziel der Eisenhower-Matrix ist ein besseres Zeitmanagement. Sie gibt einen Rahmen vor, innerhalb dessen du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen kannst – ein nützliches Tool, um effektiv zu priorisieren. Dadurch fällt es dir leichter, deine To-do-Liste klar zu halten und entsprechend vorzugehen.

Die Matrix setzt sich aus vier Quadranten zusammen:

Wichtig/dringend: Aufgaben, die direkt und von dir erledigt werden müssen.

Hier gibt es kein Wenn und Aber: Es handelt sich um unaufschiebbare Dinge, die häufig in deinem Hinterkopf herumschwirren, wenn du gerade einfach nur einen Film schauen oder dich entspannen möchtest. Hier hilft dann nur, in den sauren Apfel zu beißen und diese Aufgaben abzuarbeiten, damit du dich anderen Dingen zuwenden kannst.

Beispiele für solche dringenden und wichtigen Aufgaben sind kritische Deadlines oder auch die Reaktion auf eine Last-Minute-Anfrage oder einen IT-Zwischenfall.

Wichtig/nicht dringend: Aufgaben, die von dir eingeplant und ausgeführt werden.

Das sind die Aufgaben, die wir oft am schnellsten liegen lassen, wenn andere Aufgaben unsere Aufmerksamkeit in Anspruch nehmen. Dennoch ist es wichtig, dass wir uns auch für diese Sachen Zeit nehmen, denn: In der Regel verfolgen wir damit langfristige Ziele, die lohnenswert und auch erfüllend sind. Das kann z. B. die Pflege von Freundschaften, regelmäßiger Sport, Zeit für persönliche Hobbys, ein langfristiges “Herzensprojekt” o. Ä. sein.

Unwichtig/dringend: Aufgaben, die du an andere abgeben kannst.

Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die erledigt werden müssen, die aber keine so hohe Priorität wie die im Wichtig/dringend-Quadranten haben. Eine gute Vorgehensweise ist hier, sie an Kolleg*innen zu delegieren – natürlich nur, wenn diese die Kapazitäten dafür haben! Außerdem sollte ein detailliertes Briefing dazu erfolgen, sonst könnte es sein, dass du am Ende mehr Zeit damit verbringst, der entsprechenden Person alles zu erklären, als wenn du die Sache selbst erledigt hättest.

Beispiele für solche Aufgaben sind nicht-überlebensnotwendige Meetings, an denen auch ein*e Kolleg*in teilnehmen kann, der*die im Anschluss die Ergebnisse des Meetings teilt; administrative Aufgaben wie Reiseplanung bei Dienstreisen oder Kolleg*innen bei besonders zeitfressenden Teilaufgaben zu unterstützen.

Nicht wichtig/nicht dringend: Aufgaben, die fast reine Zeitfresser sind – diese streichst du einfach komplett aus der Liste.

Wir alle brauchen von Zeit zu Zeit eine Ablenkung. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben können kurzfristig für willkommene Unterhaltung und ein vorübergehendes Dopaminhoch sorgen, aber: Sie bieten keinerlei intrinsische Belohnung, weil sie nicht auf deine langfristigen Ziele und Ambitionen einzahlen. Beispiel gefällig? Surfen auf Social Media, das ständige Überprüfen deiner Mails oder sog. “Busywork”, also Tätigkeiten, die zwar Energie und Zeit verschlingen, aber grundsätzlich fast als reine “Beschäftigungstherapie” gelten können.

Übe Visualisieren (mit draw.io)

Du nutzt ein Projektmanagement-Tool wie Jira oder Trello? Super! Dann kannst du als “Übung” deine Task-Liste oder dein Kanban-Board durch die Brille der Eisenhower-Matrix begutachten, um deine Aufgaben zu priorisieren. Der Effekt: Ein aufgeräumtes Board, ein besserer Überblick über deine Aufgaben und vor allem die Sicherheit, dass du mit den wirklich wichtigen Aufgaben auf Kurs bist.

Infografik #3: Produktivitäts-Venn-Diagramm

Wenn Menschen darüber nachdenken, wie sie möglichst produktiv sein können, ist die Antwort meist: Ich muss mehr Aufgaben übernehmen oder: Ich muss noch viel mehr tun. Das ist jedoch nur ein Teil der Wahrheit. Denn wenn du beispielsweise Zeit dafür aufwendest, etwas nochmal anzufassen oder einem Finetuning zu unterziehen, weil die Qualität nicht stimmt, oder wenn du jede Menge Ressourcen in eine bestimmte Aufgabe steckst, wirst du immer langsamer und benötigst letztlich wesentlich mehr Zeit, um das, was du dir vorgenommen hast, zu erledigen.

Das Produktivitäts-Venn-Diagramm (eine Art von Mengendiagramm, entwickelt von John Venn) visualisiert drei Schlüsselelemente, die für optimale Produktivität benötigt werden: Quantität, Qualität und Effizienz – und wie du sie in Balance hältst:

Quantität: Eine stattliche Anzahl Aufgaben bewältigen – mit der “Belohnung”, sie nach und nach als “erledigt” markieren zu können.
Qualität: Eine Aufgabe auf hohem Niveau erledigen. Denn – seien wir ehrlich – oft fährst du besser damit, dich auf eine Sache zu konzentrieren und diese richtig gut zu machen, als zwischen mehreren Aufgaben hin- und herzuspringen und dabei zu versuchen, jedesmal das gleiche hohe Niveau zu erreichen (dieser Ansatz ist meist zum Scheitern verurteilt).
Effizienz: Einen Job gut machen und dabei gleichzeitig so wenig wie möglich verschwenden. Geht es um Projektmanagement, kann es “so wenig Aufwand wie möglich” sein, in der Produktion Material oder Ausschuss.

Wenn alle drei Aspekte im Gleichgewicht sind, hast du sozusagen die heilige Dreifaltigkeit der Produktivität erreicht. Diese Visualisierung zielt darauf ab, dein Team dafür zu sensibilisieren, dass der Schlüssel in der Balance dieser drei Faktoren liegt – fehlt eine der drei Stützen, ist es so gut wie unmöglich, ein nachhaltig hohes Produktivitätsniveau in euren Prozessen herzustellen.

Daher ist es ratsam, dieses Venn-Diagramm immer im Hinterkopf zu behalten, und dich, wann immer du eine Aufgabe angehst, selbst zu fragen: Investiere ich genug Zeit in diese Aufgabe? Erledige ich sie auf einem Niveau, mit dem ich wirklich zufrieden bin? Nutze ich Lean-Prinzipien in meiner Arbeit, um effizienter zu sein und Verschwendung zu vermeiden?

(Quelle)

Infografiken helfen, dass die Rädchen ineinander greifen

Die drei vorgestellten Infografiken eignen sich hervorragend, um sie in deinen Arbeitsalltag zu integrieren. Du kannst immer wieder auf sie zurückgreifen, um z. B. deinen Workload und den deines Teams zu bewerten und Möglichkeiten zu finden, die Situation zu verbessern.

Nutze Infografiken, um Arbeitsabläufe greifbarer zu machen, das Aufgabenmanagement zu optimieren, eure Produktivität zu steigern und so letztlich bessere Ergebnisse zu erzielen – zum Wohle eures gesamten Unternehmens.

3 Infographics That Help You Work More Efficiently

Produktiver zusammenarbeiten mit draw.io – auch weit voneinander entfernt

Wir hoffen, dass du es jetzt kaum erwarten kannst, mit Hilfe von draw.io beispielsweise deine eigene Eisenhower-Matrix zu bauen. Vielleicht möchtest du auch wissen, wie andere mit ähnlichen Herausforderungen umgegangen sind? Dann folge uns doch über unsere Linktr.ee-Seite auf Social Media! Unsere Online-Community ist sehr aktiv, dort bekommst du jede Menge hilfreiche Tipps und Tricks für deine nächste Infografik!

Oder nutzt du draw.io noch gar nicht? Das wollen wir ändern! Überzeuge dich selbst von den Vorteilen unserer App und hole dir deine kostenlose 30-Tage-Testversion. Alternativ legen wir dir eine ebenfalls kostenfreie, unverbindliche Demo mit unserem Customer-Success-Team ans Herz: Dabei findest du schnell heraus, wie draw.io das Leben einfacher und produktiver machen kann – für dich und alle innerhalb und außerhalb deines Unternehmens.

Und für noch mehr Impulse in puncto Produktivitätssteigerung empfehlen wir dir die folgenden Beiträge unserer englischsprachigen Kolleg*innen:

Happy Diagramming!