Jeder Moment ist wichtig, wenn du in einem Team arbeitest, in dem die Teammitglieder auf dem ganzen Erdball verteilt sind. In dieser Artikelreihe widmen wir uns einem oftmals nicht wirklich beachteten Erfolgsfaktor: Nämlich wie gerade solche Teams es schaffen können, motiviert und fokussiert zu bleiben und dabei gleichzeitig (Remote-)Zusammenarbeit und Produktivität auf ein neues Level zu heben.
Heute und in den nächsten Wochen wollen wir mehrere Aspekte beleuchten – von Infografiken über Brainstorming-Sessions bis hin zu Entscheidungsvorlagen und Spaß-Diagrammen, die das Wir-Gefühl im Team stärken. Also: Bleib dran und halte Ausschau nach dem nächsten Teil!
Die täglichen Herausforderungen in der Zusammenarbeit
Die Arbeit in einem Remote-Team bringt Herausforderungen mit sich. Klassische Begegnungsstätten, wie früher das Büro, gibt es nicht, man begegnet sich selten “in persona”, umso wertvoller sind die gelegentlichen Meetings, die aber nur dosiert stattfinden können.
Teams, die international verteilt arbeiten, haben zudem das Problem der Zeitverschiebung zwischen den Teammitgliedern: Während einige sehr früh aufstehen müssen, um den Meetingtermin am Morgen wahrnehmen zu können, ist es bei anderen vielleicht schon (später) Abend …
Bei Team draw.io sind wir natürlich nicht nur Expert*innen für das Thema Diagramming und Visualisierung, sondern wir sind auch “echte” Menschen, die hauptsächlich remote zusammenarbeiten. Unsere Situation ist vermutlich einzigartig: Ein “Cluster” von Kolleg*innen ist über ganz Europa verteilt, während die andere Hälfte in Nordamerika angesiedelt ist – und zwar von der kanadischen Westküste bis nach North Carolina. Daher sind uns die Herausforderungen, denen Remote-Teams gegenüberstehen, nur allzu bekannt. Doch da wir schon mehrere Jahre in dieser Konstellation arbeiten, haben wir im Laufe der Zeit nützliche Erkenntnisse gewonnen, die vieles einfacher und effizienter gemacht haben.
In diesem Blogartikel zeigen wir dir, wie wir draw.io nutzen, um typische Hürden bei der Hybrid-Arbeit zu meistern. Also: Vorhang auf und Bühne frei für unsere eigenen, auf-Herz-und-Nieren-getesteten-Kollaborationsprozesse!
Tipp 1: Echtzeit-Zusammenarbeit
Wenn du draw.io schon kennst dann weißt du, dass unser Tool die Zusammenarbeit in Echtzeit einfacher gemacht hat: Es ermöglicht Nutzer*innen, gemeinsam parallel an einem Diagramm oder einem Whiteboard zu arbeiten. Unser Team nutzt diese Funktion, um
- in gemeinsamen Brainstormings Ideen zu entwickeln,
- Themen für unsere Content-Kampagnen zu planen,
- unsere Team-Prozesse zu visualisieren oder zu überarbeiten,
- agile Check-ins und Retrospektiven durchzuführen.
All das realisieren wir mit draw.io!
Wir nutzen draw.io dabei in Confluence Cloud. Du arbeitest mit einer Data-Center-Instanz? Dann haben wir gute Nachrichten für dich: Wir haben die Zusammenarbeitsoptionen im Data-Center ebenfalls stark verbessert. Konkret können viele Data-Center-User nun zur gleichen Zeit am selben Diagramm arbeiten – und sie sehen alle Änderungen, die andere am Diagramm vornehmen. Dabei gibt es lediglich eine kleine Verzögerung. Denn draw.io greift in regelmäßigen Abständen auf die Daten der Confluence-Instanz zu und bildet dann den jeweiligen Ist-Zustand ab.
Als Admin kannst du die Geschwindigkeit, mit der draw.io die Daten synchronisiert und für die Nutzer*innen anzeigt, selbst einstellen – bist du kein Admin, bitte einfach die für das System verantwortliche Person darum.
Tipp 2: Klären von Prozessen
In einem Remote-Team ist es schwieriger, dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen und die Prozesse einhalten – was, so bürokratisch es klingt, gerade in verteilten Teams eine schlichte Notwendigkeit ist. Denn es ist weder effektiv noch effizient, wenn es jedes Mal ein Meeting braucht, um deine Teamkolleg*innen daran zu erinnern, wie der Hase läuft (oder laufen soll!).
In unserem Team nutzen wir verschiedene Arten von Diagrammen, um interne Prozesse abzubilden. Darin wird klar ersichtlich, wer für welche Aufgabenbereiche zuständig ist, wer sich mit wem abstimmt – letztlich, wie unsere Prozesse von Anfang bis Ende ablaufen. Dabei achten wir darauf, dass die Diagramme regelmäßig aktualisiert werden und dass die richtigen Leute Zugriff darauf haben – das schließt auch Neuzugänge mit ein, die zukünftig öfter mit uns arbeiten. So stellen wir sicher, dass alle Teammitglieder auf dem Laufenden sind und jede*r alle Informationen bekommt, die er oder sie benötigt, um durchzustarten!
Abb. 2: Eine beispielhafte Abbildung unseres Contentprozesses von A bis Z
Tipp 3: Transparentes Arbeiten
Wir nutzen draw.io in Confluence – beides geht für uns nur zusammen und beides brauchen wir gleichermaßen in unserem beruflichen Alltag. Dabei ist uns die Kraft der Visualisierung wichtig, um unseren Teamkolleg*innen und Stakeholdern relevante Infos einfach und schnell zugänglich zu machen, wobei wir das stets mit Blick auf eine übergreifende Dokumentation tun.
Um noch einmal auf unseren Brainstorming-Prozess zurückzukommen: Das zugehörige Diagramm existiert nicht etwa nur als “Einzelmeister”, sondern ist eingebettet in eine größere Diskussion. In dieser geht es u. a. um unsere Kampagnenziele, Zielgruppen und alle bereits vorhandenen Ideen, die wir im Teammeeting intensiver ausarbeiten wollen.
Abb. 3: Ein in eine Confluence-Seite eingebettetes draw.io-Diagramm auf der Planungsseite für Kampagnen
Es handelt sich hier um ein Diagramm, das in eine Confluence-Seite eingebettet ist, an der alle Teammitglieder mitarbeiten. Es kommt daher immer wieder vor – das kennst du sicherlich auch – dass jemand versehentlich einen Teil des Diagramms löscht oder die Confluence-Seite komplett überarbeitet, ohne den kompletten Zusammenhang dessen, was vorher dort stand, auf dem Schirm zu haben.
Für solche Situationen gibt es die draw.io Revisionshistorie: Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat – und du kannst entscheiden, ob du die Änderungen beibehalten oder das Diagramm auf eine frühere Version zurücksetzen willst.
Ganz ähnlich funktioniert es mit der Seitenhistorie von Confluence: Sie zeigt dir alle Änderungen am Seiteninhalt an und erlaubt es dir, frühere Versionen wiederherzustellen. Der Clou: Du kannst auch lediglich ein auf der Seite eingebettetes draw.io-Diagramm auf eine frühere Version zurücksetzen, ohne den Inhalt der Confluence-Seite selbst zu verändern.
Abb. 4: Die Revisionshistorie in draw.io – alle vorgenommenen Änderungen auf einen Blick
Abb. 5: Seitenhistorie in Confluence – auch hier kannst du Änderungen sehen und ggf. eingebettete Diagramme auf einen früheren Stand zurücksetzen
Tipp 4: Erfolgreiches Onboarding
Neue Teammitglieder remote einzuarbeiten kann eine besondere Herausforderung sein – es gibt Dinge, die sich virtuell schlecht darstellen lassen, sei es die Umgebung vor Ort oder der regelmäßige Austausch von Angesicht zu Angesicht, mit dem sich Vertrauen nachweislich besser aufbauen lässt.
Uns ist es wichtig, ein inklusives Umfeld zu bieten, in dem sich unsere Newbies wohl und willkommen fühlen. Daher versuchen wir, gerade am Anfang, die richtige Balance zu finden: Wie viele Informationen können wir teilen, bevor sich der oder die neue Mitarbeiter*in überfordert fühlt? Da wir wirklich viele Infos vorhalten, ist dieses Unterfangen nicht so leicht, wie es sich vielleicht anhört. Außerdem geben wir allen Newbies den Raum und die Möglichkeit, jederzeit Fragen zu stellen und auch Prozesse früh kritisch unter die Lupe zu nehmen.
Für unsere neuen Kolleg*innen gibt es deshalb eine Confluence-Willkommensseite, auf der sie die wichtigsten Informationen über die Teammitglieder und ihre Aufgaben finden. Natürlich haben wir auch ein Diagramm in die Seite eingebettet 🙂 – mit Formen, die Links enthalten, die zu allen für den Newbie relevanten Seiten führen. So unterstützen wir unsere neuen Teammitglieder dabei, sich in Confluence und draw.io zurechtzufinden, wenn sie damit noch nicht vertraut sind. Parallel stellen wir so sicher, dass ihnen – neben 1-1 Meetings und Check-ins – alles zur Verfügung steht, was sie brauchen, um in unserem Team anzukommen und zu wachsen.
Abb. 6: Für Newbies in Team draw.io – ein draw.io-Diagramm, in dem alle relevanten Bereiche ersichtlich und verlinkt sind
Besser zusammenarbeiten mit draw.io – auch weit voneinander entfernt
Wir hoffen, dass unsere vier Tipps dir und deinen Teams helfen, besser zusammenzuarbeiten – und dass du jetzt Lust hast, neue und andere Wege auszutesten, um draw.io-Diagramme in deine tägliche Arbeit zu integrieren. Du wirst überrascht sein, wie gut die Remote-Zusammenarbeit für dich und deine Teamkolleg*innen funktionieren kann!
Du willst tiefer in die Welt von draw.io eintauchen? Dann folge uns doch über unsere Linktr.ee-Seite auf Social Media! Unsere Online-Community ist sehr aktiv, du kannst dort nicht nur erfahren, wie andere unsere App nutzen, sondern auch jede Menge hilfreiche Tipps und Tricks für deine individuellen Anwendungsfälle mit nehmen.
Oder nutzt du draw.io noch gar nicht? Das wollen wir ändern! Überzeuge dich selbst von den Vorteilen unserer App und hole dir deine kostenlose 30-Tage-Testversion. Alternativ legen wir dir eine ebenfalls kostenfreie, unverbindliche Demo mit unserem Customer-Success-Team ans Herz: Dabei findest du schnell heraus, wie draw.io das Leben einfacher und produktiver machen kann – für dich und alle innerhalb und außerhalb deines Unternehmens.
Happy Diagramming!
Weiterführende Infos
Neu bei draw.io: Diagramm-Teamwork in Confluence Data Center und Confluence Cloud!
So setzt man Benchmarks: draw.io auf der Atlassian Team `24
draw.io und Visio im Vergleich – die richtige Visualisierung in Confluence
