Redaktionelle Tools in Linchpin sorgen für effektivere Kommunikation in Unternehmen

Linchpin verfügt über mehrere unterschiedliche Kommunikationskanäle. Darunter auch die News - ein gern genutztes und gern gesehenes Feature, das inzwischen auch redaktionell stark aufgestellt ist. In diesem Beitrag erläutern wir die Möglichkeiten, die alle, die News erstellen wollen, in Linchpin haben, um die Kommunikation in Unternehmen möglichst effektiv zu gestalten.

Der Freigabe-Workflow

Könnten wir jemals wirklich von "News" sprechen, wenn wir dahinter keine redaktionellen Möglichkeiten hätten? Vermutlich nicht. Und auch wenn die News-Artikel in Linchpin sehr schön anzusehen sind, gibt es darüber hinaus im Hintergrund einiges, von dem man berichten kann - zum Beispiel den News-Freigabe-Workflow. Viele Unternehmen möchten auf klassische Strukturen nicht unbedingt verzichten. Das muss man mit Linchpin auch nicht - es ist nicht unser Anliegen, die Top-Down-Kommunikation in Unternehmen vollkommen zu eliminieren. Ganz im Gegenteil: Wir haben sie um viele sinnvolle Dinge erweitert, um sie für die Empfänger*innen deutlich attraktiver zu machen, gleichzeitig den Sender*innen mehr Möglichkeiten zu geben und insgesamt die Kommunikation in Unternehmen zu optimieren. Viele Unternehmen haben dedizierte Arbeitsbereiche, wie die Unternehmenskommunikation, die sich darum kümmern, Inhalte in das System und damit ins Unternehmen zu bringen. Damit das in Linchpin auch wunderbar klappt, gibt es den News-Freigabe-Workflow.

 

Eine Redaktion definieren

In Linchpin ist es möglich, einzelne Benutzer*innen oder ganze Benutzergruppen als Redaktionsmitglieder festzulegen. Das ist insofern spannend und wichtig, als dass auf diese Weise eine gute Qualität der News und damit der Kommunikation im Unternehmen gewährleistet werden kann. Unabhängig davon, ob in einem Unternehmen neumodische Kommunikationsmöglichkeiten angeboten werden, nur klassische Top-Down-Kommunikation stattfindet oder eben ein Hybrid aus beiden Varianten vorhanden ist - in all diesen Fällen profitieren alle davon, wenn die Inhalte ordentlich aufbereitet sind und eine gewisse Qualität aufweisen. Denn einfach nur Inhalte ins System zu streuen, wird noch lange keinen positiven Effekt auf die Kommunikation in Unternehmen haben. Wenn diese Inhalte den Lesenden nichts bringen, wenn sie z. B. Rechtschreibfehler enthalten, schwierig zu lesen sind oder wenn die Informationen nicht klar genug strukturiert sind und dadurch der Lesefluss gar nicht aufkommt und man sich am Ende fragen muss, was eigentlich die Aussage des Artikels war - dann war das Erstellen der Inhalte nicht nur eine Zeitverschwendung, sondern auch etwas, was zu noch mehr Frust und Unübersichtlichkeit führen wird. Das sollte in jedem Fall vermieden werden. Etwas, das für jeden Text fatal ist, ist Frust bei den Lesenden. Niemand liest gerne Dinge, die unstrukturiert oder unklar sind, sprachlich nicht hochwertig oder vielleicht sogar langweilig sind. Damit ein gewisser Informationsfluss entsteht, muss auch eine bestimmte Qualität gewährleistet werden. Sonst sieht man den Effekt, den man gerade nicht haben will:  Die potenziellen Empfänger*innen wenden sich von der Kommunikation im Unternehmen ab . Schlechtere Performance für News-Artikel, weniger Interesse am Kommunizieren. Das wäre fatal. Deshalb ist es sinnvoll, eine dedizierte Gruppe an Nutzer*innen zu haben, die sich darum kümmern, Artikel vor der Veröffentlichung auf Herz und Nieren (und sämtliche orthographische, grammatikalische und stilistische Fallstricke) zu prüfen; also eine echte Qualitätssicherung durchzuführen.

News-Artikel in Planung geben

Genau deshalb ist es in Linchpin möglich, den News-Freigabe-Workflow zu aktivieren. Ist das der Fall, können Redakteur*innen festgelegt werden. Die Funktionalität der Blogposts bzw. der News-Artikel ändert sich - das einfache Veröffentlichen ist nun nicht mehr möglich. Stattdessen kann man die eigene News planen: So landet der News-Artikel jetzt bei der Redaktion im Redaktionstool (und nicht direkt im System), wo er erst geprüft und genehmigt werden muss. So kann die Redaktion News-Artikel annehmen und freigeben, wenn diese inhaltlich und qualitativ in Ordnung sind. Sie können dann schnell veröffentlicht werden. In anderen Fällen ist es aber auch möglich, News-Artikel abzulehnen. Eine Begründung dafür kann und sollte angegeben werden. Die Autorin oder der Autor wird dann über den nicht genehmigten Artikel benachrichtigt, samt der Begründung dafür, warum es mit der Veröffentlichung nicht geklappt hat. Das heißt aber noch lange nicht, dass der Artikel im digitalen Äther verschwindet und die Zeit, die jemand investiert hat, verschwendet wird. Jeder Autor und jede Autorin eines abgelehnten News-Artikels kann den Artikel natürlich einfach editieren und anhand des Feedbacks aus der Redaktion verbessern. Anschließend wird die neue Version wieder zur Prüfung geschickt.

Den Veröffentlichungszeitpunkt eines News-Artikels eigenständig bestimmen

Die Redaktion kann natürlich auch entscheiden, wann ein Artikel veröffentlicht wird - das heißt einen Redaktionsplan erstellen. Natürlich -  es ist die Redaktion, sie hat die Kontrolle über die Kommunikation im Unternehmen. Aber auch wenn der News-Freigabe-Workflow nicht zum Einsatz kommt, ist es den Schreiber*innen der einzelnen News-Artikel selbst möglich, den Veröffentlichungszeitpunkt von vornherein festzulegen. Darüber hinaus ist es sogar auch möglich zu entscheiden, wann ein News-Artikel wieder verschwinden soll. Sinnvoll ist das zum Beispiel bei punktuell relevanten News, zum Beispiel zu anstehenden oder laufenden Events. In solchen Fällen könnte es ja durchaus sein, dass der Artikel nach dem Ablauf des Events irrelevant wird - dann kann man ihn auch verschwinden lassen.

 

 

Frust sollte in der Kommunikation in Unternehmen dringend vermieden werden

Inhalte sind wichtig. Inhalte sind sehr wichtig. Inhalte sind vielleicht das Wichtigste überhaupt, wenn es um News-Artikel geht. Was dennoch nicht vernachlässigt werden darf, ist die Attraktivität einer solchen Meldung. Es macht einen Unterschied, in welcher Form Text und Informationen im Allgemeinen vorliegen. Was liest du lieber? Ein trockenes Paper von der Universität, das aus reinem, kleingedruckten Text besteht, ohne Punkt und Komma - oder einen durchdacht formatierten Blogartikel, der die gleichen Inhalte optisch schön darstellt und vielleicht gar um attraktive und sinnvolle Grafiken ergänzt?  Wir sind uns relativ sicher, dass Letzteres zutrifft.  Das ist auch nur logisch. Schließlich haben wir eine sehr begrenzte Lebenszeit und nichts ist frustrierender, als sie auf Dinge zu verschwenden, die einen nicht weitergebracht oder gar zu Enttäuschung und Verzweiflung in uns geführt haben. Das ist nichts, womit wir uns im Alltag beschäftigen möchten. Schon gar nicht bei der Arbeit, wo es ohnehin schon stressiger als sonst zugehen kann und wo ein sinnvoller und einheitlicher Informationsfluss eben nicht nur vorteilhaft, sondern notwendig ist. Eine effiziente Kommunikation in Unternehmen reduziert den Faktor der Zeitverschwendung. Und Zeit ist in Unternehmen tatsächlich Geld. Wenn du Zeit damit vergeudest, Inhalte zu lesen, die dich nicht weitergebracht haben, oder damit, Inhalte zu lesen, die zwar notwendigerweise gelesen werden mussten, die dich aber trotzdem mit einem Gefühl des Frusts zurücklassen - dann wirkt sich das auf das gesamte Unternehmen aus. Diese kleinen Dinge werden oft unterschätzt.

Wenn wir einmal eine schlecht formatierte News oder Seite lesen, werden wir das vermutlich einfach hinnehmen. Wenn es zwei, drei Mal passiert, werden wir uns fragen, warum das der Fall ist und ein mulmiges Gefühl bekommen. Wenn es allerdings zur Regel wird - dann verlieren wir das Interesse daran und hören auf, uns damit zu beschäftigen. Und das ist extrem gefährlich. Den so kann eine ganze Kultur zerstört, der Informationsfluss und der Wissenstransfer ausgebremst werden. Außerdem ist es nicht sonderlich vorteilhaft, wenn die Belegschaft mit schlechter Laune herumläuft. Das wiederum kann sich nämlich auch auf den Kundenkontakt auswirken oder auf den Kontakt untereinander, was eine Verschlechterung der Unternehmenskultur zur Folge haben kann.

Sinnvolle Features für die News verbessern die Informationskultur

Deshalb sind News in Linchpin mit sinnvollen Funktionen ausgestattet, die auf den ersten Blick etwas oberflächlich wirken könnten, da sie vor allem die Optik betreffen: Wir führen kleinere "nice-to-have, quality-of-life"-Änderungen ein, die aber eben dazu beitragen, dass Informationen so einfach, effektiv und zugänglich wie möglich zur Verfügung gestellt werden können. So gibt es z. B. die Möglichkeit, für den eigenen News-Artikel ein schickes Cover-Bild hochzuladen. Klickt man nicht gerne auf einen News-Artikel, der ansprechend aussieht und mit einer schönen Grafik lockt? Doch, tut man. Das fängt die Aufmerksamkeit der (potenziell) Lesenden ein.  Das kennen wir alle aus dem Alltag. Jede und jeder von uns ist schon mal auf Clickbait hereingefallen.  Sogar dann, wenn es schon vor dem Lesen des Artikels offensichtlich war, dass es verschwendete Lebenszeit bedeuten wird. So funktionieren Menschen nun mal: Wenn etwas unsere Aufmerksamkeit einfangen kann, ist es für uns schon interessanter als alles andere, was vielleicht sogar qualitativ hochwertiger ist, aber unscheinbar aussieht. Wir wollen das Besondere. Denn unsere Zeit hier ist beschränkt, wir wollen uns mit Dingen beschäftigen, die interessant sind oder zumindest so wirken. Ob sie das sind, müssen wir im Nachhinein bewerten. Auch wenn Clickbait ein Negativbeispiel ist - das Ganze funktioniert natürlich auch in gut und qualitativ hochwertig. Ein Beitrag, der eine reine Textwüste ist, hat eine andere Wirkung (meistens eine schlechtere) als einer, der durch sinnvolle und schöne Grafiken unterstützt wird. Und der schon beim ersten Blick, eben beim Cover-Bild, zeigt, dass sich hier jemand Gedanken gemacht hat, dass in den Beitrag Zeit und Liebe geflossen sind.

 

Informationen noch vor dem Lesen zugänglich machen

Deshalb ist es auch möglich, frei darüber zu entscheiden, welche Informationen auf einer News-Kachel angezeigt werden. So können beispielsweise Likes und Kommentare direkt auf der Kachel im Makro angezeigt werden und suggerieren damit: "Hey, schau mal, in unserem Unternehmen gibt es 500 potenzielle Lesende und der Beitrag hat 350 Likes und 80 Kommentare!" Das wäre natürlich eine riesige Beteiligungsquote und würde das Interesse für den News-Artikel wecken. Man würde wissen wollen, warum etwas so gut ankommt. Das funktioniert natürlich auch mit kleineren, realistischeren Zahlen genauso.

 

Zusätzlich ist es möglich, einen kurzen Teaser-Text zu verfassen, der direkt im Makro angezeigt wird. So können die Leser*innen erfahren, ob ein Artikel für sie relevant sein könnte - und zwar ohne die Seite zu wechseln, ohne Ladezeiten in Kauf zu nehmen. Sie können schnell entscheiden, ob sie ihre Zeit nutzen möchten, um den Artikel zu lesen, oder ob sie sie in sonstige Tätigkeiten sinnvoller investieren können. So funktioniert effiziente Kommunikation in Unternehmen.

 

Eine andere interessante Option ist z. B. das Anpinnen von News-Artikeln an den Newsfeed. Das heißt, dass besonders wichtige Inhalte, die wirklich von möglichst allen wahrgenommen werden sollten, beispielsweise über mehrere Tage oder Wochen in einer News-Liste weit oben, oft sogar an erster Stelle, fest angepinnt sind. So bleiben die Inhalte prominent platziert, selbst wenn ständig neue Inhalte nachgeliefert werden.

 

Fazit

Oft sind es die Kleinigkeiten, die den Unterschied ausmachen. Kleinigkeiten, die vielleicht anfangs unscheinbar wirken, aber in ihrer Wirkung auf wichtige Dinge abzielen. Hinter jeder einzelnen Funktion in Linchpin steckt ein Sinn. Vor allem in puncto Kommunikation in Unternehmen und Redaktion. Es ist wichtig, das zu verstehen, um die Funktionen sinnvoll und möglichst effektiv einsetzen zu können. Nur so kann die Kommunikation im Unternehmen verbessert werden.

Coole Features sind zwar... cool, aber wir möchten mit der Linchpin Intranet Suite einen echten Mehrwert schaffen - zum einen einen kulturellen Mehrwert, zum anderen einen produktiven Mehrwert. Das ist das, was Linchpin von anderen Intranets unterscheidet: Hier steht der Mensch im Vordergrund. Seine Bedürfnisse und Erwartungen werden stets berücksichtigt, über die bloß praktischen Eigenschaften hinweg. Wer auf Linchpin Intranet setzt, setzt auf eine bessere Kultur und eine bessere Kommunikation im Unternehmen. Und damit auch auf mehr Effizienz, Produktivität und (Lebens-)Zufriedenheit.

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